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Step.5 内定をもらったらどうする?

5.入社手続きに必要な書類って? 源泉徴収票や卒業証明書は必要?

必要書類は企業ごとに種類や内容も違う

株式会社や有限会社などの企業は、法律によって社会保険の適用を受けています。正社員、また条件に当てはまるアルバイトなどを雇用したとき、期限内にその従業員の保険加入の手続きを行うことも義務づけられています。

また、企業には従業員各自が納める「所得税」「住民税」「社会保険料」を給与から天引き徴収して一括納付する義務もあります。

そのため、労働契約を交わして入社するときには、それらの手続きに必要な源泉徴収票や年金手帳などの書類を求められるのです。また企業によって卒業証明書などの提出を求められることもあります。

入社手続に必要な書類
【たいていの企業で求められる書類】
年金手帳
年金手帳は、勤務先か自分で保管します。前職場で保管していた場合は、退職時に返却されます。手帳を紛失した場合は、社会保険事務所で再発行の手続きが可能です。
雇用保険被保険者証
退職時に前職場から受け取る書類のひとつです。紛失した場合は、居住地を管轄するハローワークで再発行してもらうことも可能です。
源泉徴収票
退職時に前職場から受け取ります。年内に転職できた場合は、年末調整を受けるために新しい職場に提出。年を越して入社する場合は、提出を求められないのが普通です。
扶養控除等申告書
税金や社会保険の手続き、また諸手当計算などに必要です。決まった法令用紙があるので、企業から渡されて記入・捺印するのが普通。扶養家族がいない人も提出します。
健康保険被扶養者異動届
社会保険の手続きに必要です。ただし、提出を求められるのは扶養義務のある家族を持つ人だけ。(4)と同じく企業からもらった法令用紙に記入・捺印して提出します。
給与振込先の届書
給与振込みに必要な口座などを届けるもの。たいていは企業独自の書類用紙に記入します。また企業によっては「銀行通帳コピー(支店名・口座名の記載ページ)」の提出を求める例もあります。
【企業によっては提出を求められる書類】
従業員調書
人事管理のための基本資料にされます。企業によっては履歴書で代替されるケースもあります。
健康診断書
年齢により「生活習慣病検診」などが加わる例もありますが、企業の定期検診に準じたものが主流です。検診場所の指定を受けることもあります。
住民票記載事項証明書
住民税などと関係した現住所確認のためです。個人情報保護の観点から「住民票」そのものの提出は減る傾向にあります。
入社誓約書
企業独自の書類用紙に署名・捺印するのが普通です。内定時に「入社承諾書」と兼用で提出する例もあります。
身元保証書
企業独自の書類用紙に身元保証人となる人が署名・捺印して提出するのが一般的です。保証人の条件が決められていることもあります。
卒業証明書
通常、中途採用では要求されませんが、第2新卒者などケースに応じて求められることもあります。
免許・資格関連
職種によっては、ドライバーの「無事故証明書」、医療職の「資格取得証明書」など、業務に就く知識や能力の証明を求められることもあります。
20代はここがポイント!
小さな紙片なので紛失が多いのが「雇用保険被保険者証」です。失業給付の手続きでも使用することから、その書類の中にまぎれているケースがよくあります。再発行は可能ですが、もう一度確認を。
30代はここがポイント!
年金の手続きには、基礎年金番号が必要です。平成8年12月時点で公的年金に加入していた人(30代以上)は、年金手帳に「基礎年金番号通知書」が添付されていることを確認。紛失していた場合は、企業にその旨を申し出て手続きしてください。
40代はここがポイント!
書類が揃わないと入社手続きに手間取ってしまいます。40代以上の人からは、よく「身元保証人になってくれる人を探すのが大変」と聞きます。あらかじめ知人や親類に打診しておくと、いざというときスムーズに運びます。

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