転職ノウハウ 応募企業の探し方、面接のポイントから、円満退職の秘訣まで。あなたの転職を成功に導くためのノウハウを紹介!
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事務系 総務

事務系のポイント
まずは企業が求める人物像をつかむ

仕事内容が幅広いだけに、業務内容は企業によってまちまちだ。まず募集要項をよく読んで、応募企業が求める人物像をつかみ、そこにマッチする経験や能力を自分の業務経験から探すこと。事務処理能力はもちろんのこと、無理や無駄を省く課題認識力とその解決力、他部署との折衝力や気配りを窺わせる、具体的なエピソードを盛り込もう。未経験なら、意欲が評価される部分も大きいので、志望動機をじっくり練ろう。

資格や自己啓発で前向きアピール!

簿記の資格や会計ソフトの知識が重視される経理以外の職種でも、取得資格や自己啓発などはしっかりアピールしよう。現在勉強中であるとか資格試験を受験しているというような記載でも、積極的に動いていることが伝わり好感度アップにつながる。

この職種に求められる能力とPR法

よく「縁の下の力持ち」と表現される総務。仕事内容が幅広く、業務範囲も企業によって様々なので、まずは募集要項をよく読んで、応募企業が求める「総務」像をつかもう。一般的に総務には、さまざまな事態に対応できる柔軟性が求められる。職場環境の整備といった従来の役割のほか、最近はリスクマネジメントやコンプライアンスを担う部署としての期待も高まってきた。

経験者であれば、これまでのスキルや知識をアピールするため、経験業務をモレなく記載しよう。庶務関連、固定資産管理、福利厚生関連、株式実務など、項目を立ててまとめるとわかりやすい。
未経験の場合は、自分のこれまでの業務経験から、「総務」の仕事とマッチする部分を探すこと。事務関連なら処理能力、営業関連なら折衝力、接客ならコミュニケーションスキルなどを、その企業の総務業務と関連づけて語ることができれば成功。未経験では意欲も評価されるので、志望動機もじっくり練る。

※サンプル内にある にマウスを載せるとアドバイスが表示されます。
※「マイナビ転職」のWEB履歴書フォーマットに沿ったサンプルです。 ダウンロードはこちら。
マネジメント経験を明記

マネジメント経験は評価の対象になる。組織内でのポジションと部下の人数を明確にしよう。

項目ごとに整理する

経験業務は項目ごとにまとめて書くとわかりやすい。その際、実務担当・総括責任者・アウトソーシング窓口など、どんな立場で関わったかが分かるようにしておくこと。

研修・講習の経験もPR

研修や講習の経験も知識としてアピールできるので、有効だと思うものは書いておく。

実績やスキルをまとめる

箇条書きにした仕事内容のうち、特に実績としてあげられるものをまとめておこう。数字で表せるものは数字で表すと説得力がある。

考え方やポリシーもPR

仕事を通じて獲得した考え方やポリシー・ヒューマンスキルなどもPRしておくと、職務の内容に深みが増す。

退社理由はなくても可

退社理由は簡潔に書くか、無理に触れなくてもいい。ただし、面接では必ず聞かれるので備えておくこと。

経験業務を網羅する

転職先の職務内容にないものであってもしっかり書こう。転職先の部署が業務拡大を予定しているなどの場合、転職成功につながる可能性が高まる。

裁量権を得たものは特にアピール

特に、1人で担当を丸々任されたなど、裁量権を発揮した業務はアピールしておく。

職務経歴書欄
職務経歴書1
勤務先会社名 ○○○○株式会社
経験期間 20××年××月~20××年××月
勤務先業種 ソフトウェア・情報処理
勤務先資本金 1000万円以上
勤務先従業員数 50名以上
経験職種 総務
雇用形態 正社員
年収実績 350~399万円
業務上のポジション マネジメント9名以下
職務内容 ソフトウェア開発会社(資本金XXXX万円、従業員XX名)の総務課(当時4名)に在籍。
昇格に伴い、20××年××月から総務課長(部下2名)としてマネジメントにあたる。


【事業計画関連】
・取締役会および経営会議の資料作成・議事録作成

【社内規定管理】
・就業規則などの各種制度の運用・見直し

【ファシリティ関連の総括】
・固定資産の管理・維持(資産計上・除去処理・資産台帳管理など)
・オフィス移転に伴う業務(物件探し・レイアウト設計・備品手配・引越手配・ネットワーク構築・官公庁への届け出など)

【福利厚生業務の総括】
・社内レクリエーションの企画運営

【車両管理関連総括】
・社有車管理(損害保険に関わる各種手続き・車両管理台帳作成)

【庶務業務の総括】
・各種文書管理・慶弔関連・社用印章管理など

【労務関連】
・社会保険労務士の窓口(書類作成・官公庁届け出などの実務補助)

【法務関連】
・企業弁護士の窓口(書類作成・官公庁届け出などの実務補助)
・コンプライアンスマニュアルの作成準備

【その他】
○○主催のリスクマネジメント講習会(受講期間:3カ月/計6回)参加


<主な成果>
・ 就業規則の整備
社会保険労務士のアドバイスのもとにいちから見直し、実情に合わせて整備した(2003年X月~X月)。
・ 管理部門への派遣・アルバイト導入 
マニュアル作成など業務平準化を実現し、人件費12%の削減に成功した。


<アピールポイント>
・ 経営陣も個々の従業員の顔もわかる職場環境で、日々の小さな業務にも、経営施策の実現という意義を見いだせるようになった。
・ 部下のマネジメントや責任を負う立場を経験し、細部までつめていく段取り力が身についた。


20××年××月 一身上の理由により退社
職務経歴書2
勤務先会社名 株式会社○○○○
経験期間 20××年××月~20××年××月
勤務先業種 専門店(総合)
勤務先資本金 5000万円以上
勤務先従業員数 300名以上
経験職種 総務
雇用形態 正社員
年収実績 350~399万円
業務上のポジション マネジメント経験なし
職務内容 【株式実務】
・総会事務局(事業報告書の作成・召集通知・議決権行使書の集計・会場設営・議事録の作成・総会決議通知)

【社内会議】
・ 取締役会議事務局(資料作成補助・会場設営)
・ 部課長会議(資料作成・会場設営・議事録の作成などを1人で担当)

【福利厚生関連】
・ 福利厚生施設の管理・運営
・ 社内行事の企画・運営

【文書管理】
・ 各種契約書・申請用紙の管理
・ 社用印章管理

【車両管理】
・社有車管理(損害保険に関わる各種手続き・管理台帳管理・リース会社窓口)

【固有資産管理】
・ 固定資産台帳管理
・ 減価償却

【ファシリティ管理】
・ 本社事務所(xxx名)管理(修繕、レイアウト変更)
・ 什器や備品の購入・管理(全38支店を本社で一括管理)

【安全衛生管理】
・災害対策プロジェクトのメンバーとして災害対策規定を制定


<主な成果>
支店単位で行われていた什器管理および保守契約を一本化し、経費削減に貢献した

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