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退職あいさつ(スピーチ・メール)で好印象を残す方法とは?【例文あり】

退職あいさつイメージ画像

退職を目前に控え、最終出社日をどう過ごそうか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

ここでは、退職当日にやるべきことや好印象を持たれる退職あいさつについて解説していきます。

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最終出社日にやるべきことは?

出社最終日はデスクの整理やあいさつ回りなどバタバタしがち。やるべきことを事前に把握して、スムーズに最終出社日を送れるよう準備しておきましょう。

備品の返却

会社の経費で購入したものや貸与されているものは、ペン1本であっても返却します。代表的なものは下記の通りです。

  • 健康保被保険者証
  • 会社支給の備品
  • 社員証、社章、名刺
  • 制服、作業着
  • 業務資料、マニュアル
  • 携帯電話、パソコン

企業が情報漏洩に神経をとがらせているこの時代、機密情報やノウハウが確認できる書類やデバイスは確実に返却しましょう。うっかり持ち帰ってしまうと、あらぬ疑いをかけられるリスクがあります。

引継ぎの最終確認

最終出社日までに引継ぎを済ませておくべきですが、渡し忘れた資料や伝え忘れたことがないかを後任者と一緒に最終確認しておくと安心です。

≫スムーズな引継ぎに必要なものとは?

上司や同僚へ個別に退職のあいさつ

退職日当日の夕方頃から、上司や同僚へ個別にあいさつ回りを始めます。社員全員が顔見知りのような小さな会社でしたら、一人ひとりの席を回ったほうが好印象です。ただし何フロアもあるような大所帯の場合、特にお世話になった部署や人を絞ってあいさつをすればOKです。

お菓子を渡す

個別にあいさつ回りをする際には、感謝の意を込めてお菓子を配ることをおすすめします。

価格は1個あたり100円前後のものが一般的。クッキーやチョコレートなど万人受けし、個包装のものが喜ばれます。高価なものでなくてもかまいませんが、箱に入っている贈り物用のお菓子が良いでしょう。

退職メールを送る

最後のあいさつとして、メールを送ります。詳細な退職理由やネガティブなことは触れず、これまでの感謝の気持ちと今後の活躍を祈る気持ちを伝えれば充分です。

社員の前でのスピーチ

定時の前や朝礼時にあいさつの時間をもらえることがあります。次の章を参考に話す内容をあらかじめ考えておきましょう。

退職あいさつのスピーチで好印象を残すポイント【例文付き】

転職や独立後に今の会社と仕事でかかわる可能性もありますので、退職あいさつでは印象が悪くならないよう注意する必要があります。

好印象を残し退職後も応援してもらえるよう、退職あいさつのマナーやポイント、例文をチェックしておきましょう。

基本のマナーをおさえよう

退職日を伝える

「本日付けで」「〇日付で」など、いつ退職するのかをはっきりと伝えます。

ゆっくり丁寧に話す

改まった雰囲気に圧倒されると早口になりがちですが、まずは落ち着いて深呼吸。意識してゆっくり話すようにしましょう。

視線を配りながら話す

うつむいたり照れ笑いを浮かべたりせず、社員に視線を向けながら話します。とはいえ1人の社員をじっと見つめるのはNG。視線を右から左、前から後ろと順に動かし、全体をまんべんなく見渡すようにします。

「お世話になりました」の気持ちで臨む

退職あいさつのスピーチは、単なる報告ではなく感謝の意を示す場でもあります。ネガティブな理由での退職だったとしても、「ありがとうございました」の気持ちを忘れずに。

好印象を残せる退職あいさつのコツ【例文付き】

退職あいさつは、今の会社で発言できる最後のチャンス。しっかり思いを伝えつつ、好印象を残せるあいさつのコツとスピーチ例を紹介します。

新人だった頃のエピソードや失敗談を語る

功績よりも、苦悩したことや失敗談を話すほうが印象に残ります。もしお世話になった人がその場にいれば名前を出し、その人に目線を向けて話すのもいいでしょう。

「新卒で入社し社会のことが何も分からなかった私に、〇〇さんは電話の掛け方から丁寧に教えてくれました」などと言うと、感謝された人は胸にジーンとくるものがあります。新人時代のあなたを知らない後輩は「誰にでもできなかった時代があるんだ」と勇気をもらえるでしょう。

この会社で得たことを具体的に話す

退職者が「辞めてせいせいした!」という雰囲気だと、ほかの社員のモチベーションに影響が出る可能性があります。仮に会社に対してネガティブな気持ちがあったとしても、学んだことや得たことは必ずあるはず。それを具体的に語ることで、社員が会社の良さを再確認できます。

詳細な台本はあえて用意しない

台本を作って一字一句暗記して読み上げるあいさつは、事務的な印象になる場合も。話す内容だけ決めておき、あとはその場で言葉にしましょう。途中でつかえたり、しどろもどろになったりしても大丈夫です。逆に感情がこもっていることが伝わり、聞く人の印象に残るスピーチになります。

好印象を残すスピーチ例文

お忙しい中、あいさつのお時間をいただきありがとうございます。一身上の都合により、本日付で退職致します。

営業職も〇〇業界も未経験で入社し、最初は何をしていいのか戸惑うことばかりでした。でもチームの皆様のサポートもあり、少しずつ業務に慣れていけました。

特に印象に残っているのは、営業成績が伸び悩んでいるときに〇〇課長がじっくりと話を聞いてくれたことです。そこで自分が数字にとらわれてお客さまのニーズや気持ちを二の次にしていることに気付き、ハッとしました。それ以降、顧客視点を徹底的に意識するようになり、仕事も楽しくなっていきました。

この会社の良いところは、やはり人だと思います。たくさんの人に支えられ、3年間がんばってこられました。

これからどこでどんな仕事をしても、ここで身に付けた「お客さまの立場で考えること」と「助け合うこと」を生かしていこうと思います。

皆さまのご活躍とご健康を心よりお祈りしております。
本当にお世話になりました。


やってはいけないNGあいさつ

退職あいさつも仕事の一つ。ビジネスマナーを守り、相手を不快にさせるような言動は慎みましょう。ここでは、退職あいさつで言ってはいけないことやNGマナーを紹介します。

詳細な退職理由

退職理由は一身上の都合でOK。家庭の事情を詳しく伝えたり、「次は株式会社〇〇に勤務するため退職します」などとあえて言ったりする必要はありません。

批判的な意見や愚痴

前向きではない理由で退職する方もいると思います。しかし「残業が多くて耐えられなかった」「〇〇課長とやり方が合わなかった」など、会社や社員の批判は避け、気持ちよく別れられるようにしましょう。

長すぎる

最後に伝えたいことがたくさんあるかもしれませんが、ほかの社員は通常通り業務をこなさなければなりません。スピーチは長くても3分くらいにまとめましょう。

退職あいさつメールの書き方【例文付き】

メールでの退職あいさつは失礼?

できる限り直接会って退職のあいさつをするのが望ましいです。しかし、社員数が多い会社や、クライアントを多く抱える方などは、全員に会うのは現実的でないでしょう。

その場合、メールで退職のあいさつを済ましてもかまいません。メールでの退職あいさつは広まっており、受け取ったことがある方も多いと思います。

しかし、年配の方や目上の方の中には、メールのみのあいさつを失礼だと感じる方もいます。相手の考えや自分との関係性を考え、直接会う時間を作るか、メールを送るか、もしくは手紙やはがきを送るのかなど、どの手段がベストか対応の仕方を検討しましょう。

近年は新型コロナウイルスの影響でリモートワークになったり、社員同士で会うことが制限されたりと、会えないまま退職を迎えるケースも出てきました。その場合「本来であれば直接ごあいさつをさせていただくところ、コロナ禍の状況を見て控えさせていただきます」などと一言加えると、印象が良くなります。

メールはいつ送る?

社内向けと社外向けでは、送るタイミングが異なります。

社外向け

退職日の2~3週間前には伝えます。このくらいの期間があれば引継ぎもできますし、問題があっても解決できるからです。

先方から見れば、担当者が変わるのは不安なもの。直前の連絡だと無責任だと思われ、会社の印象が悪くなる恐れがあります。

社内向け

社外向けメールの目的は退職を「報告」することですが、社内向けの場合は「最後のあいさつ」としての意味合いが大きいです。メールを送るベストなタイミングは会社によって違うので、過去に受け取ったあいさつメールの送信日時を参考にするのが無難。一般的には、最終出社日の夕方に送ることが多いです。

送る範囲に決まりはありませんが、お世話になった人や一緒に仕事をしたことがある人には送信することをおすすめします。同じ文面を一斉送信する場合、宛先はTOには自分のメールアドレス、BCCに各送付先を設定します。

今後も連絡を取りたい場合は、メールの最後に私用の電話番号やメールアドレスを記載してもよいでしょう。

退職あいさつメールの例文

社外向け

件名:退職のごあいさつ(○○株式会社 ○○)

株式会社○○ ○○部
○○○○様

いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の○○です。

時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

この度、私事で大変恐縮ですが、○月○日をもちまして
○○社を退職することとなりました。
在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。

○年間という短い間ではありましたが、
○○様にはご指導、ご協力をいただきました。
心より感謝申し上げます。

今後、別の機会にてお世話になることもあるかと思いますが、
その際はよろしくお願い申し上げます。

引継ぎは、後任の○○へ行っておりますので、
何かございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。

後任者名:○○○○○○○○
連絡先:○○○○○○○○

今後とも弊社事業に倍旧のご支援をお願いいたします。

本来であれば、直接ごあいさつを申し上げるべきところ、
メールでのごあいさつとなりましたこと、お詫び申し上げます。

末筆ながら、○○様のご活躍をお祈りいたします。

≫退職あいさつメールについて詳しくはこちら

社内向け

件名:退職のごあいさつ

お疲れ様です、〇〇部の〇〇です。

この度、一身上の都合により本日付で退職いたします。
本来であれば直接ごあいさつすべきところですが、
メールにて失礼いたします。

入社して〇年、大変お世話になりました。
至らぬ点も多々あったかと思いますが、
皆様に支えられて多くのことを学ばせていただきました。

今後も、ここでの経験を生かしていきたいと思います。

退職後の連絡先は下記のとおりです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

メールアドレス:◯◯◯@〜
携帯:090-◯◯◯

最後になりましたが、皆様の益々のご活躍を
心よりお祈り申し上げます。

今まで本当にありがとうございました。

手紙で退職あいさつを伝えるポイント【例文付き】

より丁寧な印象を与えたい場合には、手紙(ハガキ)で退職を報告する方法もあります。

メールとの違いは、手紙特有のマナーを守ること。具体的には、「拝啓」で始めて「敬具」で締める、前文に「時候のあいさつ」を入れるなどです。季節や月によって書き方が変わる時候のあいさつの書き方に不安がある人は、季節に関係なく使用できる「時下」でも代用可能です。

社外向け例文

○○様

拝啓
 時下、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

 さて、この度、私は〇月〇日を持ちまして〇年間勤務いたしました株式会社〇〇を円満退職し、〇月〇日より新しい職場で再出発することになりました。

 前職場に在職中は、公私ともに格別のご高配を賜りましてありがとうございました。改めてお礼申し上げます。

 新しい職場は、前職場と同じ〇〇業ですが、扱う品目が一般事務機器へと変化しました。これまでの業務経験を活かしつつも新人のつもりで精励努力し、お客さまの役に立ち、信頼される営業職を目指したく考えております。

 なにとぞ、倍旧のご指導とご鞭撻を賜りたくお願い申し上げます。まずは略儀ながら、書面を持ちましてごあいさつ申し上げます。

 末筆で失礼ながら、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

敬具

令和〇年〇月吉日
〒000-0000
東京都千代田区〇〇1-1-1
〇田〇郎

社内向け例文

○○様

拝啓
 時下、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

 この度、一身上の都合により〇月〇日で退職することになりました。在職中は、社会人としての基本的な振舞いや業務の指導など、多くのことを教えていただき大変お世話になりました。

 難しい案件も根気強く見守ってくださったこと。そして、自力では解決できない時は手を差し伸べてくださったこと。私もいつか、後輩に対して〇〇部長のような対応ができる人になりたいと心から思いました。

 〇〇部長から学んだことを生かしながら、これからも頑張っていきたいと思います。

 末筆ながら、〇〇部長のご健康とますますのご多幸とお祈りしております。

敬具

令和〇年〇月吉日
〒000-0000
東京都千代田区〇〇1-1-1
〇田〇郎

退職後も、次の仕事やプライベートで会社の人とかかわる機会があるかもしれません。そんな時にも気持ちよく話せたらいいですよね。

「立つ鳥跡を濁さず」の言葉通り、最後に好印象を残して退社できるよう、少しずつ準備をしていきましょう。

マイナビ転職 編集部

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