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転職実用事典「キャリペディア」

【例文&基本マナー】面接日程調整など応募企業へのメールはどう書く? ありがち減点ポイントは?

転職活動や就職活動を進めていくうえで避けて通れないのが、応募企業とのメールのやりとり。面接の日程調整や選考結果の連絡など、さまざまなシーンでメールが必要になります。選考そのものではありませんが、送るタイミングや言い回し一つをとっても「採用担当者にどう思われるだろうか」と不安になる人も多いのではないでしょうか?

そこで、応募企業とのメールで押さえておくべき「基本マナー」や、そのまま使える「例文」、実は「減点ポイント」になりやすい注意事項などをまとめました。メール上手になって、選考をスムーズに進めましょう!

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メールで不採用!? 慎重に対応を

WEB選考や書類選考をクリアし、「いよいよ面接」という段階になると、面接の日程を決めるために採用担当者と直接連絡を取り合うことになるでしょう。その際、メールを使ってやりとりするパターンも多くあります。

採用担当者と初めての接点とも言えるメールのやりとりは、あなた自身の印象を左右するものでもあります。採用担当者は、テンポ良く返信があり、内容が分かりやすいメールを送ってくる応募者には「仕事ぶりに期待できそう」と好印象を持つでしょうし、なかなか返信が来なかったり、読みづらいメールを送ってくる応募者には「採用して大丈夫かな……」と不安を抱きかねません

では、実際どのようなことに気を付ければいいのか。まずは基本マナーから確認していきましょう。

【基本マナー】見たらすぐ、24時間以内に返信

早い返信にマイナス印象を持つ人はいません。「いつまでに」というよりも「見たらすぐ」という意識で良いでしょう。遅くとも「24時間以内」には返したいところです。もし、スケジュール調整などが必要ですぐに返信できない場合は「ご連絡ありがとうございます。●日までにはご返信します」といった「取り急ぎの返信」をしておきましょう。

返信する時間帯は、応募企業の就業時間内に送信するのがベター。在職中に転職活動をしているなど「平日の日中にはなかなか返信できない」という人もいるかもしれませんが、あまり遅い時間にメールを送ると好ましく思わない採用担当者がいたり、「生活リズムが不規則な人なのだろうか」と、いらぬ憶測を呼び兼ねません。メールの確認が深夜になってしまった場合は時間を指定して送信する「予約機能」などを使って、翌日の午前中に返信すると良いでしょう。

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件名は「用件・名前・Re残し」

メールを受信して、最初に目に留まるのが件名。簡潔に「用件・名前」が書かれていると「何のための連絡」「誰から」というのが把握しやすく好印象でしょう。丁寧にしようと、件名に「ご連絡ありがとうございます」などお礼やあいさつをいれる人もいますが、用件が分かりづらくなるのでここでは不要です。

先方からのメールに返信する際は「Re」の扱いに迷うかもしれませんが、「Reを付けたまま」が正解。何の用件への返信か、一目で分かるからです。もしやりとりが続いて、件名が隠れるくらい「Re」が増えてきたら、1~2個残して削除しても良いでしょう。また、件名は変えてしまうと過去の履歴を遡りづらくなってしまうので、「変えずにそのまま」で問題ありません。

本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」

メール本文の基本的な構成は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」です。

【宛先】

「株式会社」などの法人格は略さず会社の正式名称で記載し、部署名、担当者の氏名を続けます。部署名や担当者名が分からない場合は、氏名の代わりに「採用ご担当者様」としておきましょう。

【あいさつ】

書き出しは「お世話になっております」が基本ですが、初回のみ「お世話になります」とします。その後に自身の名前を名乗りましょう。働きながら転職活動をしている人も、現職の社名は記載する必要はありません。選考の段階に応じて、「貴社中途採用に応募しております●●(氏名)です」「●日に一次面接して頂きました●●(氏名)です」など、付けても良いでしょう。

【内容】

改行や段落分けをうまく利用し、分かりやすく・謙虚な言い回しを心掛けましょう。詳しくはこの後のシチュエーション別例文で紹介します。

【締め】

「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、相手が忙しい中メールを読んでくれたことへの感謝が伝わる言葉と共に締めると良いでしょう。

【署名】

名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。こちらも、「現職の社名」は必要ありません。本文との区切りを分かりやすくするために「-」「=」などの記号を使い、シンプルな線を入れると良いでしょう。

なお、先方からのメールに返信する時は以前のやりとりが本文内に残ると思いますが、これは残したままでOK。相手が過去のメールを確認する可能性があるからです。

以上がメールの基本マナーです。続いて、「面接日程調整」「面接後のお礼メール」など、シチュエーションに合わせた例文を紹介していきますので、ぜひ参考にしてくださいね。

シチュエーション別メール例文

面接日程調整メール例文(先方から候補日を提示され返信する場合)

件名:先方のメール件名を変えずに返信

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
(苗字 名前)と申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。

●月●日(●)●時〜●時

お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
苗字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話:090-0000-0000 
メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
----------------------

    ここがポイント!

    • 候補日をもらったお礼を述べる
    • 確定した日程を本文内に引用し、認識のズレがないことを伝える

    面接日程調整メール例文(こちらから候補日を送る場合)

    件名:先方のメール件名を変えずに返信

    株式会社◯◯
    人事部 ▲▲様

    お世話になっております。
    (苗字 名前)と申します。

    書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
    面接の希望日程をお送りいたします。
    下記日程であれば、お伺いすることが可能ですので、
    ご調整頂けますと幸いです。

    【1】 ●月●日(●)●時〜●時
    【2】 ●月●日(●)●時〜●時
    【3】 ●月●日(●)●時〜●時

    お忙しい中恐れ入りますが、
    何卒よろしくお願い申し上げます。

    ---------------------
    苗字 名前
    〒000‐0000
    □□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
    電話:090-0000-0000 
    メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
    ----------------------

      ここがポイント!

    • 候補の日程は少なくとも3つ以上送る
    • 実際の選考時間を見込んで、終了時間を設定する

    一度決まった面接日程の変更をお願いするメール例文

    件名:×月×日×時からの面接日程変更のお願い(苗字 名前)

    株式会社◯◯
    人事部 ▲▲様

    お世話になっております。
    (苗字 名前)と申します。

    ×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、
    貴社にお伺いすることが難しくなりました。
    大変申し訳ございません。

    先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、
    ご不在とのことでしたので、
    メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きました。

    誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、
    もし可能であれば、以下の日程の中で
    面接を再設定頂けないでしょうか。

    【1】 ●月●日(●)●時〜●時
    【2】 ●月●日(●)●時〜●時
    【3】 ●月●日(●)●時〜●時

    後ほど再度お電話させて頂きます。

    ご多用の折、お手数をお掛けして申し訳ありませんが、
    ご検討頂きますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

    ---------------------
    苗字 名前
    〒000‐0000
    □□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
    電話:090-0000-0000 
    メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
    ----------------------

      ここがポイント!

      • なるべく電話で連絡し、担当者不在の場合はメールを送る
      • 日程の都合が悪くなった理由は、詳しく書く必要はない
      • 面接当日も、始めのあいさつの際に日程変更のお礼を述べる

      面接後のお礼メール例文

      件名:中途採用面接のお礼(苗字 名前)

      株式会社◯◯
      人事部 ▲▲様

      お世話になっております。
      本日○時より面接をして頂きました、(苗字 名前)と申します。

      本日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして
      誠にありがとうございました。
      ▲▲様のお話を伺い、◆貴社の質の高いサービスや社員満足度、
      活躍するための必要なスキル◆について理解を深めることができ、
      貴社で仕事をしたいという思いが一層強くなりました。

      まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
      末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

      ---------------------
      苗字 名前
      〒000‐0000
      □□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
      電話:090-0000-0000 
      メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
      ----------------------

        ここがポイント!

        • すぐに採用結果が決まることもあるので、なるべく早く送る(遅くても翌日まで)
        • ◆の部分には採用担当者が説明した内容を具体的に盛り込む

        メールで書類提出する際のメール例文

        件名:応募書類のご提出について/履歴書添付(苗字 名前)

        株式会社◯◯
        人事部 ▲▲様

        お世話になっております。
        (苗字 名前)と申します。

        先日ご依頼頂きました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
        恐れ入りますが、添付ファイルをご確認頂けますでしょうか。

        お忙しい中恐縮ですが、
        ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

        ---------------------
        苗字 名前
        〒000‐0000
        □□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
        電話:090-0000-0000 
        メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
        ----------------------

          ここがポイント!

          • 添付ファイルの名前は「応募者名・履歴書」など内容が分かるものにする
          • ファイルサイズが大きすぎないか(1MB以下目安)確認する
          • 添付するのを忘れて送信してしまわないように注意

          選考辞退のメール例文

          件名:選考辞退のご連絡(苗字 名前)

          株式会社◯◯
          人事部 ▲▲様

          お世話になっております。
          (苗字 名前)と申します。

          誠に申し訳ございませんが、
          一身上の都合により選考を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。
          大変貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、
          身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。

          メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを
          重ねてお詫び申し上げます。
          末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

          ---------------------
          苗字 名前
          〒000‐0000
          □□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
          電話:090-0000-0000 
          メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
          ----------------------

            ここがポイント!

            • 選考辞退の理由を詳しく述べる必要はない
            • なるべく早く送る

            内定受諾のメール例文

            件名:先方のメール件名を変えずに返信

            株式会社◯◯
            人事部 ▲▲様

            お世話になっております。
            (苗字 名前)と申します。

            この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
            心より感謝申し上げ、謹んでお受けいたします。

            これまでの経験を生かし、貴社の戦力として貢献できるよう
            努力して参ります。

            引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

            ---------------------
            苗字 名前
            〒000‐0000
            □□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
            電話:090-0000-0000 
            メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
            ----------------------

              ここがポイント!

              • 返信が遅れると「内定辞退」とみなされることもあるので注意!
              • 勤務条件・給与・待遇など労働条件に不明点がないか確認してから返信する

              内定保留のメール例文

              件名:先方のメール件名を変えずに返信

              株式会社◯◯
              人事部 ▲▲様

              お世話になっております。
              内定を頂戴した(苗字 名前)と申します。

              この度は、採用のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
              大変光栄にございます。

              早速にも入社承諾のお返事をすべきなのですが、
              誠に恐縮ではございますが、
              返答については○月△日まで猶予を頂けないでしょうか?

              現在、選考が進んでいる企業が他にもあり、
              そちらの話も聞いてみてから判断したいと考えております。

              もちろん貴社に対して、大きな魅力を感じておりますが、
              貴社に失礼のないよう、悔いのない状態で、
              入社させて頂きたいのです。

              こちらの都合で恐れ入りますが、
              ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

              ---------------------
              苗字 名前
              〒000‐0000
              □□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
              電話:090-0000-0000 
              メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
              ----------------------

                ここがポイント!

                • 猶予をお願いする日程は通常2〜3日間。最長1週間が限度
                • 企業によっては内定取消しになってしまう可能性もあるので注意!

                ここまで、例文の紹介でした。では、最後に「減点ポイント」になりやすい注意事項を4つ紹介します。当てはまっていないか、チェックしてみてくださいね。

                イメージ3

                【減点ポイント】会社アドレス、キラキラアドレス

                働きながら転職活動している人でも、会社のメールアドレスを使うと「公私混同するルーズな人?」と思われてしまいます。また、上司や会社に転職活動をしていることがバレてしまう可能性もあるので、使わないほうが良いでしょう。また、プライベートのメールアドレスでも携帯電話専用のものは、PCからのメール送受信・文字数・添付ファイルに制限があるので、避けたほうが無難です。

                おすすめは転職活動専用にフリーメールのアドレスを取得すること。スマートフォン(スマホ)でもPCでもチェックできる点が便利ですし、大事な採用担当者からの連絡を、ほかのメールに紛れて見落としてしまうリスクも減らせるからです。

                @より前の部分は自由に設定できますが、好きなアーティスト名や顔文字、☆♪などの記号が入っている「キラキラアドレス」は幼稚な印象を与えかねませんので、名前などを用いたシンプルなものがベターでしょう。

                色文字や太字などの装飾

                「読み手が分かりやすいように」あるいは「強調したい」といった気持ちが逆効果になるパターン。相手のメールソフトやブラウザの設定によっては、正しく反映されずに文字化けしたり、文字サイズや行間がバラバラになってしまう可能性があります。また、色文字や太字は「正式なビジネスのメールにはふさわしくない」と考える人もいるようです。

                テキスト形式(プレーンテキストモード)など一番シンプルな設定にしておくか、送信前に「書式をクリア」すると良いでしょう。

                改行や段落分けがされていない

                スマホで返信する人は特に注意してください。採用担当者はPCでメールをチェックしていることが多いのです。スマホでは読みやすくても、PCでは「読みづらい」と感じるメールになっていませんか?

                PCの場合は、改行がなく横幅が長いメールだと読みづらく感じる傾向があります。目安は1文ごと、長い文章では25文字前後で、こまめに改行を入れましょう。また、段落を分ける(1行空けてから文章を始める)とメリハリがついて読みやすくなります。3〜4行ごと、重要な部分の前後などは意識して行間を空けましょう

                敬語を正しく使えない

                メールは見える形で残ってしまうので、話し言葉以上に、正しい言葉遣いを心掛けたいものです。ありがちな間違いとしては、以下が挙げられるでしょう。

                ×了解です・分かりました
                ○かしこまりました・承知しました

                ×御社(話し言葉)
                ○貴社(書き言葉)

                ×見ました
                ○拝見いたしました

                ×とりあえず
                ○取り急ぎ

                ×よろしかったでしょうか
                ○よろしいでしょうか

                合わせて、相手に依頼する時は「クッション言葉」を使うと、ビジネスメールらしくなります。

                【例】

                ・お手数をお掛けしますが
                ・差し支えなければ
                ・ご多用の折恐れ入りますが

                まとめ

                いかがでしたか? メールの文章は、あなた自身の印象を左右するものです。採用担当者に「書類選考では期待していたのに、メールのリアクションを見るとイマイチかも……」と思われてしまうのはもったいない! メールの基本マナーを押さえて、スマートに乗り切りましょう。

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