履歴書の送付状（添え状）の書き方とNG文面【テンプレートあり】

更新日：2023/12/28

送付状（添え状・送り状）は、企業に書類を送る際に同封するあいさつ状です。

転職活動では、履歴書や職務経歴書などの応募書類を送る際に同封します。採用担当者が最初に目にする文書であり、ビジネスマナーをアピールするチャンスです。また、多数の応募があった場合に自分を印象付けるツールにもなります。

この記事では、書き方・送り方の基本に加え、NGとなる文面や行動もご紹介します。

「送付状」そもそもの役割は？

履歴書を郵送する場合、「送付状」を同封することがマナーです。送付状は「添え状」「送り状」「カバーレター」などとも呼ばれており、主に3つの役割があります。

あいさつ状

送付状を同封する目的の一つに「あいさつ」があります。

その昔、物を届けるには、本人や遣いが相手先に出向いて手渡していました。物を送付する時に同封する送付状は、本来対面で行うあいさつを書面に託したものです。

現在でも商談の本題に入る前に世間話で場を和ませることがありますが、それと似たような効果を期待して送付状を同封しています。

送付状が本題に入る前のクッションの役割を果たすことで、採用担当者が気持ちよく履歴書を確認できるようになります。

中身を知らせる表書き

送付状を同封する2つ目の目的は、「中身を知らせること」です。送付状に「誰が」「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのかを明記することで、採用担当者が差し出し人と中身を把握しやすくなります。

毎日大量の履歴書をチェックしている採用担当者の業務がスムーズに進むためにも、送付状を同封するのが礼儀です。

補足事項を伝えるため

送付状は「補足事項を伝える」という目的で同封することもあります。履歴書に書ききれない内容を追加で採用担当者に伝える際に、送付状を用意しておくと重宝するでしょう。

転職時における「送付状」の必要性

転職活動においても、企業に書類を郵送する際は必ず送付状を付けましょう。転職活動でしっかりと作成された送付状を同封することで、以下のようなメリットが生まれます。

ビジネスマナーが身に付いている証し

ビジネスではさまざまな立場の人や組織と関わることから、取引を気持ちよく進めるため、折々で相手への気配り＝マナーが求められます。

例えば面接の場面。相手を不快にさせないよう身だしなみを整える、笑顔で対応する、聞きとりやすいようハキハキ話す……。マナーというと堅苦しいですが、一つひとつはちょっとした努力でできるものです。

履歴書や職務経歴書などの応募書類を送る相手は、面識のない採用担当者です。採用基準は企業によって異なるため、なかには送付状の有無を気にしない企業もあるかもしれません。

しかし皆さんが臨むのは、社会人経験者を対象とした中途採用の書類選考です。企業に応募書類を郵送する時は、マナーとしてあいさつ代わりの送付状を必ず付けましょう。

「御社に入社した際、私は周りの人の立場や気持ちを考えながら働くことができます」という宣言にもなります。中途採用の選考は、仕事のスキルと共にビジネスマナーが問われることを忘れないようにしましょう。

読んでもらうためのアピールにつながる

書類選考の採否は、企業が指定する応募書類が基準となります。採用担当者は、履歴書や職務経歴書に記載されている内容から、応募者の職務能力や熱意を推し量り、自社で必要とする人材とマッチするか判断します。

同封の送付状は採否に大きく関わるものではありませんが、採用担当者の目に触れる以上、何らかのアピールになる可能性があります。送付状から人物像や志向が垣間見えることで、履歴書や職務経歴書を入念に読んでみようと思う採用担当者もいるでしょう。

「形式的なものだから」と定型文の組み合わせで作成していてはもったいないです。履歴書や職務経歴書などの応募書類を読んでもらう一つのチャンスになるため、採用担当者の目に留まる送付状を作成して、職務能力のアピールにつなげましょう。

送付状テンプレートのダウンロード

送付状のテンプレートは、インターネットからWord形式などでダウンロードできます。時候のあいさつ、募集職種や企業が求めている経験、人物像、自身の経歴やアピールポイントに合わせて文面を変更して使用しましょう。

これからご紹介する送付状のテンプレートは、以下からWord形式でダウンロードできます。

送付状（添え状）
テンプレートの
ダウンロードはこちら

送付状の基本構成

送付状は基本的な構成が決まっており、「誰から誰に」「何の書類をどのくらい」「何のために」送ったのかを余すところなく書きます。必要な項目それぞれについて詳しく解説しますので、参考にしてください。

送付状の書き方や封筒への入れ方　ポイント・マナー

採用担当者は、送付状の文面だけでなく、用紙サイズなどの形式や封筒への入れ方もチェックしています。それぞれのポイントやマナーをご紹介します。

用紙は職務経歴書のサイズで1枚に

職務経歴書と同じ大きさにそろえると採用担当者が扱いやすいのでおすすめです。送付状は本編（履歴書・職務経歴書などの応募書類）に添えるもののため、文章は一枚に収めましょう。

贈り物などの送付状に使われる「一筆箋」はカジュアル過ぎるため、使用はNGです。

横書きでパソコン作成するのが一般的

ビジネス文書なので横書きで、パソコンで作成するのが一般的です。横書きが主流の履歴書・職務経歴書と合わせた時に統一感が出て読みやすくなります。その際、フォントはパソコンに標準搭載されている明朝体やゴシック体を使うことをおすすめします。

ただし、どうしてもパソコンではなく手書きで送付状を作成する際は、下記の点に注意してください。

見本となる送付状を作り、それを見ながら作成すると間違いを減らせるのでおすすめです。

文体は「です」「ます」で統一

送付状は、面識のない採用担当者に送るあいさつ代わりのビジネス文書です。相手への礼儀として「です」「ます」調の文章にするよう気を付けましょう。

言わんとすることが優れていても、不適切な言葉遣いや誤字脱字があると台無しになります。提出前に必ず読み直し、不適切な文章があった場合は最初から作り直します。

送付状・履歴書の封筒への入れ方

郵送用の封筒に入れる際は、担当者が確認しやすいよう、「送付状に記載した順番」で同封してください。また、郵送中に折れ曲がったりぬれたりするのを防ぐため、クリアファイルに入れてから封筒へ入れましょう。

入れる順番は、以下のとおりです。
（1）送付状
（2）履歴書
（3）職務経歴書
（4）その他必要書類

履歴書の用紙サイズが「A3」または「B4」の場合は「二つ折り」にします。

ビジネス文書は、A4またはB5が主流であるため、履歴書を受け取って管理する採用担当者の利便性を考えても、履歴書は二つ折りで送付すべきです。「三つ折り」は、折り目の位置によって読みづらく、破れやすいため避けましょう。

このような細かな気配りもチェックされていると思ったほうが良いでしょう。

履歴書を郵送する際の封筒への入れ方については、こちらの記事でも詳しく解説しています。
＞＞「履歴書在中」は必須？　郵送時の入れ方、封筒サイズや色、切手代を解説

封筒のサイズや色はどう選ぶべき？

二つ折りの履歴書・職務経歴書とA4サイズの送付状を同封して郵送する場合、適した封筒サイズは以下の2つです。

• 角形A4号（228mm×312mm）
• 角形2号（240mm×332mm）

A4号より小さいと履歴書などを更に折らなければならず、採用担当者が保管する際に不便です。

封筒の色は、白や茶色、水色などが一般的ですが、フォーマルさや誠実さを印象付けられる白を選ぶと良いでしょう。茶色の封筒の場合は、頻繁に使用されるためほかの郵便物に紛れてしまう恐れもあります。

封筒の色が選考に大きな影響を与えるわけではありませんが、採用担当者にすぐに気づいてもらうためにも、公式な場面でよく使われる白の封筒に入れるようにしましょう。

封筒には何を書けばいい？

封筒には、表面に郵便番号、企業の住所、企業名、採用担当者が所属する部署名＋御中を書くのが基本です。表面の左下に「履歴書在中」と記載することも忘れないでください。赤の油性ペンを使って履歴書在中と書き、更に赤枠で囲みます。

封筒の裏側には、蓋の中央に、きちんと封をしたことや重要な書類であることを示す「〆」を書くのを忘れないようにしましょう。「〆」には、封筒をしっかり閉めたことを伝える意味があります。

封筒の正しい書き方については、以下の記事でも解説しています。
＞＞履歴書の書き方マニュアル完全版！　封筒の見本（サンプル）・作成方法

送付状（添え状）の活用法

送付状は応募書類について説明するための書類です。文面を工夫することで採用担当者の印象を変えることができます。

• ネガティブな印象を良くしたい場合
• 応募書類で伝えきれなかったアピールをする場合

上記のような場合の送付状の活用法について詳しく解説します。

ネガティブな印象を良くしたい場合

転職する理由は人それぞれであり、なかにはネガティブな評価につながりそうな転職の仕方をしている方もいるでしょう。

何も説明がないままでは書類選考で不利になってしまうところですが、送付状でうまく説明できれば採用担当者が抱く印象を変えることも可能です。

送付状をクッションにして予告する

「転職回数が多い」「失業期間が長い」「アルバイト経験しかない」……　といった転職に不利な経歴がある場合、応募書類（履歴書や職務経歴書）を読む前の段階で、「なぜそうなったのか」「今後仕事でどう貢献するのか」などを送付状で簡潔に説明しておきます。

自ら問題点に触れて前向きな言葉で説明すれば、採用側の不安が払しょくされる可能性もあります。

応募書類で伝えきれなかったアピールをする場合

送付する応募書類としては「履歴書」「職務経歴書」がありますが、送付状を第3のアピールツールとして利用することもできます。

送付状は、もう一つの“ささやかな自己PR”

応募書類（履歴書や職務経歴書）で書ききれなかったアピールポイントがあれば、送付状に書いて問題ありません。

職務能力や人間性、応募先企業への思いなどがうかがえる短いサイドストーリーを書いて、応募書類とはまた違った角度からの自己PRにしましょう。

ただし、主戦場は「応募書類」

仕事のスキルや応募企業への熱意など、あなたが採用担当者に知ってほしいことは、履歴書と職務経歴書にまとめるのが大前提です。

書類選考では、実際の職務能力とは別に、与えられた紙幅で、言いたいことを「簡潔に」「正しく」「分かりやすく」伝える技量もまた問われます。

送付状作成でやってしまいがちNG文面

言いたいことを補足できる送付状。とても便利ですが、アピールのさじ加減や方向性を誤ると印象ダウンにつながってしまいます。応募者が陥りがちな傾向をチェックして反面教師にしましょう。

自己PRをくどくど書く

送付状は、あくまで応募書類への布石。応募先企業に対する熱意や思いを長々と書いては本末転倒です。簡潔、謙虚を心掛けましょう。自己PRを強く打ち出したい場合は別紙に書くか、履歴書・職務経歴書にまとめ直します。

志望動機を書く

自己PRを書くことと同様にNGです。送付状は、あくまで書類を送付したことを先方に伝えるための書類であることを忘れてはいけません。

ネガティブな経歴の言い訳をする

転職に不利になりそうな事柄を申告する時は、サラッと説明します。ネガティブな印象を払しょくしようと、送付状いっぱいに理由を展開すると、採用担当者は「言い訳をしている」と受け取ることもあります。

過去の実績を自慢話のように書く

書類選考を勝ち抜くには、自分がいかに応募先企業にマッチした人材であるか訴えることが重要ですが、「強み」の説明は、ともすると「自慢モード」に傾きがちです。

過去の実績は、取り上げる対象を厳選して具体的な数字や外部評価などを挙げて短めに仕上げるといいでしょう。

希望条件を書く

年収や休暇、勤務時間などの待遇、勤務条件は、会社選びの一つの基準です。

転職活動を進めるうえでも希望条件を自覚し、伝える必要がありますが、あいさつ状である送付状には不適切です。譲れないこだわりがある場合は、履歴書の「本人希望欄」に書きましょう。

定型文オンリーで作成する

送付状を単なる形式的なビジネス文書と捉え、どこの会社にも通用するような定型文をつなげて作成する方がいます。

送付状はこれまで説明してきたとおり、採用担当者の気持ちに働きかけるアピールツールです。“応募先企業でなければならない理由”を自分の言葉で表現しましょう。

履歴書を送る際の送付状に関する質問

履歴書は就職・転職活動において非常に重要な書類です。送付前にはさまざまな疑問が浮かぶかもしれません。ここでは、送付状に関するよくある質問をまとめました。

面接で履歴書を持参する場合、送付状は必要？

履歴書を面接当日などに持参し、手渡しする場合、送付状は不要です。先に説明したように送付状は「応募書類を送付する時に同封する書面」であり、対面で行うあいさつの代わりとして用いられます。

そのため、直接採用担当者や面接官に手渡す場合は不要です。「応募書類（履歴書・職務経歴書）を提出させていただきます」と一言添えて渡しましょう。

ただし、クリアファイル・封筒に入れて持参すること。郵送しないため封筒に住所を書く必要はありませんが、封筒ごと手渡す可能性も考え、氏名と「応募書類在中（履歴書のみの場合は『履歴書在中』でOK）」は記載しておくと良いでしょう。

＞＞面接に持参する履歴書は、封筒に入れる？　手渡し方のマナーは？

履歴書を郵送する際、料金不足にならないか不安です

送料はサイズや重さによって変わるため、送料不足が心配な方は郵便局へ直接持って行くのがおすすめです。窓口で計量してもらい、正確な料金をその場で支払います。

郵便料金は下記のとおりです。※2023年11月27日現在の情報です。最新の料金は郵便局の公式ホームページでご確認ください。

■定型郵便

25g以内	84円
50g以内	94円

■定形外郵便

規格内	50g以内	120円
	100g以内	140円
	150g以内	210円
規格外	50g以内	200円
	100g以内	220円
	150g以内	300円

参考：定形外郵便送料一覧（郵便局）

履歴書を折らずに送付した場合は、定形外郵便規格内（長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内、重量1kg以内）となることが多いようです。

切手を貼ってしまった場合も、郵便局の窓口に持って行けば、料金が不足していないか確認してもらえます。足りなかった場合はその場で不足分を支払います。

記念切手を貼って履歴書を送ってもよいですか？

履歴書の送付はビジネスシーンでの行動となるため、記念切手などは使わずに普通の切手を使用しましょう。

記念切手は、景勝地や絵画、人気キャラクターなどがモチーフとなっており、魅力的なアイテムですが、担当者によっては「ビジネスシーンにふさわしくない」と、そのモチーフに対してマイナスなイメージを抱いてしまう人もいるかもしれません。その点からも普通切手を使用するのが無難です。

まとめ

送付状は、添え状やカバーレターなどとも呼ばれる、履歴書や職務経歴書を郵送する際に同封する書類です。「あいさつ状、表書き、補足」の3つの目的があり、応募書類を読んでもらうための補助的なアピールツールとして活用できます。

送付状には基本的なスタイルと構成があり、作成は難しくありません。ただし、ちょっとしたマナー違反で担当者にマイナスなイメージを与えてしまう可能性があります。定型文オンリーだったり自己PRをくどくどと書いてしまったりすると、良い印象を持たれない可能性が高いです。

今回ご紹介したテンプレートを参考に、季語のあいさつなどを取り入れながら、採用担当者に熱意が伝わる送り状を作成しましょう。

送付状（添え状）
テンプレートの
ダウンロードはこちら

マイナビ転職　編集部