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履歴書に印鑑って押す必要はある? シャチハタ、実印、認印、使うはんこの種類は?

履歴書に印鑑を押す

就職活動や転職活動をしていて、「履歴書に印鑑を押すべき?」と悩んだり、「履歴書に押印が必要と企業から指示されているのに、印鑑を押すスペースがない……」と困ったりしたことはありませんか? 今回は、履歴書への押印は必要なのか、使用可能な印鑑の種類、印鑑の押し方や失敗しないために気を付けるべきポイントについて紹介します。

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履歴書に印鑑を押す必要はある? ない?

市販の履歴書やWEBでダウンロードできる履歴書フォーマットには、印鑑を押すための欄(押印欄)があるものとないものがあります。以前は多くの履歴書に印鑑を押すための欄があったのですが、1997年に政府によって、「押印する必要性がなく、押印を廃止しても差し支えない文書に関しては記名のみでOK」という趣旨の「押印見直しガイドライン」が制定されたことにより、押印欄のない履歴書が増えています。

使用する履歴書に押印欄がない場合は、印鑑を押す必要はありません。また、印鑑の有無によって選考結果が左右されるということも基本的にありません。ただし、求人の募集要項に「履歴書に押印必須」などの記載がある場合は印鑑を押す必要があるため、あらかじめ押印するための欄がある履歴書を選ぶと良いでしょう。

履歴書に印鑑を押す必要があるのはどんな時?

一つは、先述のとおり募集要項に押印必須の記載があったり、採用担当者から押印を指示されたりといったケース。この場合は、履歴書に印鑑を押す場所がある・ないにかかわらず押印が必要です。

最近では、WEB履歴書やPDFなどデジタルデータでの履歴書提出を求める企業も増えていますが、押印を求められることもあるため、募集要項や採用担当者への確認を行いましょう。もう一つは、履歴書に印鑑を押す欄があるケースです。この場合は、企業側からの指示の有無にかかわらず、押印して提出しましょう。

履歴書に押印欄がないけれど、印鑑を押す必要がある場合はどこに押す?

企業から指示があり履歴書に印鑑を押す必要がある場合は、始めから押印欄ありの履歴書を使用するのが良いでしょう。しかし、押印欄のない履歴書に必要事項を記入し終わった後に印鑑を押す必要があることが判明したり、採用担当者から求められたりすることもあります。その際は、氏名の右横の位置に押印すれば問題ありません。すでに内容を記入した履歴書に印鑑を押して提出しましょう。氏名の文字と印影は重ならないよう注意してください。

履歴書に印鑑を押す

履歴書に印鑑を押し忘れて提出してしまった場合の対処法

もし、募集要項の記載や採用担当者からの指示を見落とし、印鑑を押さずに提出してしまった場合はどう対処するのが良いでしょうか。

押印を忘れて提出してしまった際は、気づいた時点ですぐに企業側に謝罪の連絡を入れましょう。履歴書の再送を求められるケースや、後日面接の予定があればその時に印鑑を持参し押印するケースなど、基本的に担当者の指示に従えば問題ないことが多いです。しかし、企業側の手間を増やしてしまうことになるので、送付前にしっかり確認をしましょう。

シャチハタはOK? 履歴書に押す印鑑の種類は?

履歴書に押印する場合、印鑑の種類はシャチハタでも良いのか、実印が必要なのかなど、迷う人もいるのではないでしょうか。履歴書では、印鑑登録(実印)や銀行登録(銀行印)に使用していない「認印」を使いましょう。個人情報流出や印影を悪用されるリスクを避けるためです。

また、朱肉を使わず押印できるシャチハタタイプの印鑑もNGです。見た目では違いが分からないだろうと思っても、採用担当者など見慣れている人からすると一目瞭然です。シャチハタのインクは水に濡れるとにじんだり、長期にわたって保存するとだんだんと薄くなったりすることもあり、公的文書や重要書類では使わないのが一般的。「常識がない人だ」「履歴書を重要な書類だと理解していない」と思われ、印象が悪くなってしまう可能性もあります。

認印であれば100円均一ショップなどで売られているものでも問題はありませんが、やはり文房具店や印鑑専門店で購入したものと比べると、押した時の見栄えは劣ることが多いです。印鑑は、履歴書への押印以外にもビジネスシーンで使用することがあるため、きちんとした認印を一本購入しておいても良いでしょう。

大きすぎる印鑑はマナー違反? 書体はどんなものが良い?

印鑑のサイズや文字の書体に決まりはあるのでしょうか。基本的に、文字がしっかりと読み取れるものであれば、サイズや書体は問われないことがほとんどです。ただし、大きすぎるサイズの印影に対して「偉そう」などと感じる人もいるようです。

あくまで目安になりますが、印鑑のサイズは直径1.5cm程度が一般的。書体は、文字がはっきりと読み取りやすい活字体(行書体や楷書体など)がおすすめです。

履歴書に押した印鑑がかすれたり、斜めになったら?

履歴書に印鑑を押した際、失敗してしまうことがあります。少し斜めになったりにじんでしまったりした程度であればそこまで気にする必要はありませんが、「印影が逆さまになっていた」「かすれて文字が読めない」と明らかに失敗してしまった場合は、履歴書を始めから書き直し、印鑑を押し直すほうが良いでしょう。

印鑑を失敗

また、履歴書に記載した内容を間違えた場合、該当箇所に二重線を引き訂正印として印鑑を押せば問題ないと考える人がいるかもしれませんが、それはビジネスマナーとしてNGです。手間は掛かりますが、押印に失敗してしまった時と同様、新しい履歴書を作成し直す必要があります。

提出した履歴書に粗があると、採用担当者に「仕事が丁寧ではなさそう」「書類作成ミスが多そう」などと思われてしまうかもしれません。企業に採用していい人材か判断してもらうための書類ですので、面倒くさがらず準備しましょう。

印鑑のきれいな押し方と失敗しないためのポイント

せっかく記入した履歴書の押印を失敗して始めから書き直すことにならないよう、印鑑のきれいな押し方と失敗しないためのポイントを紹介します。

<押印の前に準備するもの>

  • 認印
  • 朱肉
  • 捺印マット(なければ厚めのノートなど、平らで弾力があるもの)
印鑑セット

<印鑑をきれいに押すためのポイント>

ポイント1:印鑑の印字面がきれいな状態か確認する

印鑑に朱肉を付ける前に、印字面にゴミや汚れがつまっていないか確認します。印字面が汚れていると、かすれや文字部分が欠ける原因になるため、爪楊枝などできれいに汚れを落としておきましょう。

印鑑を確認する

ポイント2:正しい位置に捺印マットを敷く

履歴書の下に敷く捺印マットは、100円均一ショップなどで売っているもので問題ありません。捺印マットがない場合は、厚めのノートや雑誌などクッション性のあるもので代用しましょう。ポイントは、印字面が履歴書の用紙に密着するよう少し柔らかめの素材のものを選ぶことです。

履歴書の下に印鑑マットを置く

また、捺印マットがずれていて印影が切れてしまうミスをなくすため、マットの中心が押印欄の真下に敷かれていることを確認しましょう。

ポイント3:朱肉は叩くように付ける

印鑑に朱肉を付ける前に、朱肉の表面が乾燥していないか確認します。しばらく使用していない朱肉やフタを開けっぱなしにしていた朱肉は表面が乾燥していることがあります。ティッシュなどで表面を押さえて確認してみましょう。

また、朱肉を付ける際は、印鑑をぎゅっと押し付けないことがポイントです。力みすぎると朱肉が多く付きすぎ、にじみの原因になるため、印鑑をポンポンと軽く数回叩くようにして付けてください。

印鑑に朱肉をつける

ポイント4:印字面全体を紙面に密着させる

印字面の上下を見て、文字が逆さまになっていないことを確認し、上からまっすぐ印鑑を押します。押印用の枠がある場合は、枠からはみ出さないよう注意しましょう。印鑑が紙面に着いたら、印鑑を持っていないほうの手を添え安定させます。更に、小さくゆっくりと「の」の字を書くように重心をずらすことで、文字の欠けやぼやけを防ぎ、きれいに押印することができます。

そのほか、押印の失敗による履歴書の書き直しを防ぐには、履歴書に印鑑を押す前にメモ帳などで何度か試し押しをする、履歴書作成の一番初めに印鑑を押してしまうといった方法もあります。

履歴書に印鑑を押す

履歴書の送付状や添え状に印鑑を押す必要はある?

履歴書には印鑑の押印が必要なケースと必要ないケースがあることが分かりました。では、履歴書と一緒に送ることが多い送付状にはどうでしょうか。結論から言うと、履歴書の送付状には印鑑を押す必要はありません。押印したほうが見栄えが良くなると感じ印鑑を押したくなるかもしれませんが、送付状はあくまで補足資料のため、押印はしないようにしましょう。

まとめ

履歴書に印鑑を押す必要があるかないか、押す場合の印鑑の種類やきれいに押印するためのポイントなどを紹介してきました。近ごろは押印欄のない履歴書が増えているため、履歴書に印鑑を押すことはそう多くないかもしれません。

しかし、応募企業から指示された場合や押印欄がある履歴書を使用する場合には、印鑑を押す必要があります。実印、銀行印、シャチハタ以外の認印を使用し、印影が欠けたりかすれたりしないよう、捺印マットを敷いて注意深く押印することが大切です。履歴書の内容はもちろん、押印の丁寧さも採用担当者にチェックされていると考え、気を抜かないようにしましょう。

マイナビ転職 編集部

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