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面接（選考）辞退のメール・電話マナー｜断り方や理由別の例文・会話例

更新日：2024年04月24日

何らかの事情があり、面接を辞退することは決して珍しいことではありません。しかし、企業側から見ると選考の流れを中断する行為となるので、マナーを守って進める必要があります。

メールや電話など適切な連絡手段、辞退理由を伝える際のポイントや例文、選考を辞退する時に気を付けるべき点などを確認していきましょう。

そもそも面接（選考）を辞退してもいいの？

希望条件との相違や他社から内定を得たといった理由で選考を辞退したくなったら、その旨を企業側に伝えても問題はありません。

ただし、それまでの選考過程で、企業側が時間やコストを割いてくれたことは間違いありません。それを踏まえ、マナーのある丁寧な対応で辞退の連絡をする必要があります。

面接（選考）を辞退する時の基本マナー

面接辞退に至る理由は十人十色です。しかし、どんな正当な理由だとしても、その行為は選考の流れを止めてしまうものです。面接辞退を企業に伝える際は相手に十分に配慮し、マナーを守って進めていきましょう。

先方への連絡は「待ったなし！」

面接を辞退すると決めたら、企業の採用担当者にすぐに連絡しましょう。

採用担当者は、選考状況に合わせてさまざまな調整を短期間で進めています。しかし、応募者が一人でも面接辞退すると再調整が発生します。そのため、伝えるタイミングは「即連絡」が原則です。

当日キャンセルはできる限り避けるべきです。先方がスケジュールの再調整を行えるよう、最低でも前日までには連絡します。前日や当日のキャンセルは、メールではなく、電話で連絡するほうが良いでしょう。担当者が不在の場合は、伝言をお願いしたうえで、メールも送ると行き違いが防げます。

連絡なしの辞退は絶対にしない

企業側に一切連絡を入れずに面接を欠席するのはルール違反です。必ず前もって辞退の意思表示をしましょう。

今後その企業で働かないとしても、辞退の意向とともに、対応してくれた採用担当者におわびと感謝を伝えるのは、わだかまりなく次に進むためにも必要なアクションです。

転職エージェント（人材紹介会社）を通じて応募した場合は、転職エージェントの担当者に選考を辞退する理由を説明し、企業の採用担当者に伝えてもらいましょう。

メールと電話どちらで伝えてもOK

面接辞退を連絡する際の手段は、メールでも電話でも問題ありません。

ただし、メールは相手の開封状況を確認できないので注意が必要です。突然面接日程が合わなくなったなど、やむを得ない理由で面接前日や当日にキャンセル連絡をする場合や、採用担当者からメールの返信がない場合には、電話でもフォローアップしましょう。

辞退を伝えるメール・電話の例文は、「面接（選考）辞退を「メール」で伝える時の例文」と「面接（選考）辞退を「電話」で伝える時の会話例」を参照してください。

メール・電話をする時間帯は？

面接辞退のメールや電話をするなら、企業の営業時間内（採用担当者が勤務していて対応できる時間帯）が適切です。

メールでも営業時間内が望ましいですが、在職中などで遅い時間帯にしかメールを送れない場合は、「夜分遅くに失礼します」と添えると良いでしょう。

電話の場合、午前中は10時30分までに、午後は14時から16時など、始業後すぐや昼休憩、終業前の時間帯を避けると、採用担当者につながりやすく、業務を妨げない配慮にもなります。

担当者が不在だった場合は、戻る時間や都合の良い時間帯を必ず聞くようにします。電話をかけ直してもつながらない、戻り時間が分からないといった場合には、メールを選びましょう。

その際、メール文面に「お電話を差し上げたのですが、ご不在とのことでメールにて失礼いたします」と添えるとより丁寧な印象を与えます。

電話の場合は静かな場所を確保しておく

辞退の電話をする際は、「音がなく静か」で、かつ「電波状況が良い」環境を確保してから電話をするようにしましょう。

騒音が聞こえる場所や電波状況が悪い場所では会話が成立しづらく、お互いに情報を聞き漏らしてしまう可能性があります。
聞き取りづらいと感じたら、いったん電話を切ってかけ直すことも検討しましょう。

面接（選考）の辞退理由は何と伝えれば良い？

メールでも電話でも、辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。

「諸般の事情により、次の選考は辞退させていただきます」「一身上の都合により、二次面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました」といった形式的な表現でOKです。

しかし、中には面接辞退の理由を確認する採用担当者もいるので、回答は事前に準備しておくと安心でしょう。回答は簡潔に、納得感のある理由にします。

辞退理由が何であれ、相手に失礼のないよう丁寧に伝えましょう。

面接（選考）辞退を「メール」で伝える時の例文

面接辞退の伝え方のポイントは、メールと電話でそれぞれ異なります。

メールの場合は、簡潔かつ分かりやすい文章で送ることが大切です。面接辞退の理由別テンプレートと内容のポイントをご紹介します。

【理由別メール例文（1）】他社から内定を得た

他社からの内定が理由で辞退する場合、一身上の都合でもいいですが、正直にその旨を伝えたほうがいいでしょう。ネガティブに考えて理由を取り繕うよりも、事実を伝えることが大切です。「十分な検討をした結果の辞退である」ことが伝わる文章を作成しましょう。

【理由別メール例文（2）】家庭の事情

家庭内の何らかの事情が原因で辞退せざるを得ない場合もあるでしょう。その場合は内容まで説明する必要はありません。「一身上の都合」と書いたうえで辞退の旨を伝えましょう。

【理由別メール例文（3）】体調不良

体調不良により面接辞退をする場合、その旨を簡潔に伝えましょう。ただし、体調不良が理由であれば、別の面接日時を打診されることもあります。

体調不良を伝えることに抵抗がある場合は、家庭の事情と同じように「一身上の都合」としても構いません。

面接辞退メールの基本構成とポイント

メールの基本構成は大きく「件名」「宛名」「本文」「署名」に分かれます。

件名

ひと目で内容が分かる件名にすることが何より重要です。「面接について」では辞退する旨が伝わらないため、見落とされてしまう可能性もあります。

「面接辞退のご連絡／◯◯◯◯（氏名）」のように、面接辞退という言葉と自身の氏名を明記してください。また、決まっている場合には面接予定日も入れると、より分かりやすいでしょう。

宛名

「株式会社●●　人事部　採用担当　××様」のように、会社名、部署名、採用担当者の名前の順で書きます。会社名・部署名は必ず正式名称で書きましょう。

本文

本文は、最初の3〜4行で面接を辞退する旨とその理由、自分の氏名や面接予定日など、すべての情報を簡潔にまとめます。

面接辞退の理由説明については、「一身上の都合」と伝えるのが一般的です。理由を説明する場合は、事情や感情を盛り込みすぎるとメールが長くなり伝わりにくいので、簡潔に記載しましょう。

• 「一身上の都合」とは？　言葉に隠された意味や使うシーンと使い方

署名

メールの末尾に入れる署名は、送信者が誰であるかがすぐに分かり、必要に応じて電話やメールで連絡を取りやすくするための配慮となります。

自分の氏名のほか、電話番号やメールアドレスも記載しましょう。

面接（選考）辞退を「電話」で伝える時の会話例

面接辞退の連絡を電話でする際も、メールと同様、簡潔で分かりやすく伝えるようにしましょう。

【理由別の会話例文（1）】他社から内定を得た

他社から内定をもらっている場合、一身上の都合と伝えても問題ありませんが、理由を正直に話して構いません。自分の適性や企業の方向性などを、何度も考慮した結果であることを誠実に伝えましょう。

ただし、辞退するまでの面接などで「御社が第一志望です」と明確に答えていた場合はうそをついていたと捉えられてしまうため、別の理由を説明したほうが良いでしょう。

【理由別の会話例文（2）】家庭の事情

家庭の事情が理由で辞退する場合、その旨を簡潔に説明しましょう。家庭の事情の詳細な内容までは説明する必要はありません。もし、詳しく聞かれても「プライベートな内容なので詳細は差し控えさせていただきます」と答えましょう。

【理由別の会話例文（3）】自分の適性と企業が合わないと感じた

自分の適性や能力が企業と合わないことが理由の場合でも、正直に答えてしまって構いません。ただし、応募先企業への不平・不満となってしまわないように注意が必要です。

「会社の方向性が自分と違う」「自分が希望する部署で働けそうにない」というのが本音でも、自分の能力では貢献できないといった言い方で説明すると良いでしょう。

【理由別の会話例文（4）】体調不良

体調不良が原因で面接を辞退する場合でも、正直にその旨を伝えて構いません。ただし、「面接を辞退するのか」「日程を調整したいのか」は曖昧にならないように注意が必要です。

最初に面接を辞退したい旨を明確に伝えておき、簡潔に話が終わるように気を付けましょう。

電話で面接辞退を伝える場合の基本マナーと流れ

電話で面接を辞退する場合、メールとは異なるマナーを求められます。

以下の流れを理解し、簡潔かつ誠意を持って伝えましょう。「メール・電話をする時間帯は？」も参考に、電話をするタイミングにも注意してください。

辞退理由については、聞かれた場合に答えればOKです。辞退の理由を聞かれた場合については、理由別の会話例文を参考に、事前に話すべき内容をまとめておくと良いでしょう。

最初のあいさつ

簡潔に自己紹介をして担当者につないでもらいます。

担当者が電話に出る

話をする時間があるか確認したうえで、再度上記のように名乗り、面接辞退の旨を伝えます。

辞退の理由を聞かれた場合の回答

簡潔に辞退の理由を伝えます。「理由別の会話例文」を参考にしてみてください。

終話

貴重な時間をいただいたこと、辞退に至ったことのおわびをしてから終話させます。

• 転職活動中の電話のかけ方　これさえ覚えれば大丈夫！

データで分かる！　面接（選考）辞退の実態

実際に面接や選考を辞退する人はどれぐらいいるのでしょうか。辞退理由も併せて調査しました。

そもそも、面接辞退をする人はどれくらいいる？

転職活動段階ごとの辞退経験の有無と辞退社数です。

Q.一次面接前に選考を辞退した社数は？

転職成功者288人（※）に、一次面接に臨む前に辞退した企業の数（＝辞退社数）を聞いたところ、「0社」が半数弱を占め、「1社」が約3割、「2社」「3社以上」がそれぞれ1割強。応募から一次面接までに、およそ半数の人が1社以上辞退していることが分かりました。

Q.一次面接から内定通知までに選考を辞退した社数は？

また、一次面接を受けてから内定通知をもらう前までの辞退社数は、「1社」が3割強で最も多く、「0社」「2社」「3社以上」がいずれも2割前後で続きました。

Q.内定を辞退した社数は？

• 【転職活動、何社応募した？】平均応募社数や、選考通過・内定の確率はどれくらい？

更に、内定通知をもらってからの辞退社数は、「0社」が約7割を占めました。選考行程の終盤である内定まで進むと、辞退する人は減ってくるようです。

• 内定辞退はいつまで？　内定連絡への答え方や回答の実例を紹介

選考・面接を辞退した理由は？

選考や面接を辞退した理由についても、ランキング形式で紹介します。

Q.一次面接前に選考を辞退した理由は？

「一次面接前に選考を辞退した理由」も聞いたところ、トップ3は「他社から先に連絡が来ていた」を筆頭に、「Webサイトの企業評価や口コミ情報を見て、希望に合わないと思った」、「他社から内定を得た／他社での選考が通過した」が並びました。

転職活動は、複数の企業に同時に応募することが一般的。そのため、選考序盤では他社の選考状況が影響しているケースが多いようです。

Q.一次面接から内定通知を受ける前に選考辞退した理由は？

一方、面接を受けてから内定通知をもらう前に辞退した理由で一番多かったのは、「給与が希望と合わなかった」でした。

2位「仕事の中身が希望と合わなかった」、3位「勤務地が希望と合わなかった」と続き、選考が進むにつれ、応募者が自身の希望を重視し、企業とのミスマッチを感じて辞退する姿が浮き彫りになっています。

（※）調査対象：正社員で勤務する20～39歳男女で直近3年以内転職経験者288人。かつ転職時に2社以上内定獲得し、転職先決定の主な理由が企業の内的要素に起因
調査方法：インターネット調査
実施期間：2017年6月21日（水）～6月23日（金）

面接（選考）辞退をする前に注意したいこと

後で「やっぱり面接を受けておくべきだった……」と後悔しても、取り返しがつきません。辞退のメール・電話をする前に、本当に辞退するのがベストなのか、いま一度考えてみましょう。

面接を断る理由を整理しよう

面接を辞退したいと思った時は、「辞退しなければならない理由」について整理してみることをおすすめします。

まず、「企業が自分に合わない」と思った場合、企業と自分の希望のどこが合わないのか、自分が転職先の企業に求めているものはどのようなことで、辞退を検討している企業で実現することは本当にできないのかといった内容を紙に書き出してみると、心の中を整理することができます。

また、面接を進めていくなかで、気づくこともあります。冷静に考えてもなお「やっぱり違う」「ここではない」と確信するのであれば、速やかに行動に移しましょう。

体調不良が原因の場合は、日程調整を相談するのも一つの方法です。日程を調整し、体調が回復するのを待ってくれる場合もありますので、相談してみましょう。

他社との面接日程が重なった場合も同様で、都合が悪くなったことを伝えれば、日程調整をしてもらえる可能性もあります。

後悔しない決断をしよう

決断ができない場合は、家族や友人など信頼できる人に相談することも方法の一つです。客観的な立場から、自分では考えつかなかった意見やアドバイスをもらえることもあります。そのアドバイスをもとにじっくりと検討を重ね、後悔のない決断をしましょう。

面接（選考）辞退でよくあるQ＆A

最後に、面接（選考）辞退に関してよくある質問とその回答をご紹介します。

電話が苦手です。メールで辞退連絡をしてもいいですか？

面接の辞退を伝える方法は、企業から指定されていなければメールでも電話でも構いません。

ただし、面接の直前では採用担当者がメールを確認することができないことがあり、ドタキャンと捉えられてしまう場合があります。メールで辞退する場合は面接の数日前に送るようにし、面接直前の辞退の場合は電話で連絡しましょう。

面接辞退のメールをしましたが、返信がきません

面接辞退のメールに返信がない場合、担当者がメールを見落としている可能性や、忙しいなどの理由で返信が遅れている可能性があります。基本的には数日返信を待ち、もし返信が来ない場合はもう一度メールを送ってみてください。

ただし、面接まで日にちに余裕がない場合や、再送メールにも返信がなく不安な場合は電話で連絡しましょう。その際は、メールでも連絡を入れていることと送信日を伝えると、話をスムーズに進められます。

面接辞退を連絡したら引き留められました。どのように対応するべきですか？

ほかに内定をもらっている企業があるなど、引き留められても辞退をすることに変わりがないのであれば、一貫して断りましょう。

また、辞退の理由によっては、条件の見直しや懸念点の解消を提案する企業もあります。その場ですぐに返事ができない場合は、一度返事を保留し、数日考えてみても良いでしょう。

一度面接を断った企業に再度応募してもいいですか？

一度面接を辞退した企業に再応募することは可能です。ただし、再応募しても選考で不採用になる可能性が高いことは覚悟しておく必要があります。一度面接を辞退していることで「また辞退されるかもしれない」とマイナスの印象を持たれてしまうためです。

再応募する際は、求人情報に1年以内の再応募不可など書かれていないか確認をして、半年～1年以上の一定期間が経過してから応募するのがおすすめです。

• 内定辞退した企業に再応募してもいい？　タイミングや心構え、連絡方法

まとめ

面接を辞退する際は、時間と労力をかけて対応をしてくれた採用担当者に対して誠意を示すことが大切です。辞退を決めたら少しでも早く、メールまたは電話で辞退の旨を伝えましょう。また、辞退理由は簡潔にまとめ、マナーにのっとって応対することが重要です。

一度辞退した選考に再応募して内定を得ることは、基本的には困難です。辞退した後に「やっぱりあの会社が良かった」などと後悔しないよう、慎重な判断を心掛けましょう。

監修者

マイナビ転職　編集部

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