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内定辞退どう伝える？ 電話のかけ方・メール例文と正しいマナー
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内定辞退について、電話やメールでどう伝えればいいか分からず、悩むことはありませんか？ 就職・転職活動の際に、複数社から内定をもらった、条件面が合わないなどの理由で辞退しなければいけない場合、どのように対応すれば良いのでしょうか。
内定を辞退することは応募者側の権利であり、それ自体は何ら問題ありません。ただ、マナーのない伝え方をしてしまうと企業との間にわだかまりを残すことになります。
内定辞退を伝える際のマナー、電話とメールどちらで連絡するのが適しているか、その場合のかけ方・書き方について参考例文などを交えてご紹介します。
また、内定を受けた人が疑問に感じやすい部分とその回答についてもご紹介します。内定辞退を検討している場合はぜひ参考にしてください。
＜INDEX＞
内定辞退を伝える時に押さえるべきマナー
内定を辞退することは民法627条に定められている「労働契約の解約権の行使」に該当し、理由のいかんを問わず認められています。ただ、わだかまりを残さないためにも、マナーのある辞退を心掛けたいものです。
まずは、内定辞退を伝える際に押さえておきたいマナーを見ておきましょう。
【マナー1】誠意を示す丁寧な対応を心掛ける
縁あって内定をもらった企業に断りの連絡を入れるというのは、心苦しく気が重いもの。「せっかく内定をもらったのに申し訳ない……」「怒られそうで怖い……」とちゅうちょしてしまう方もいるでしょう。
たしかに、企業側は採用のために膨大な時間と労力、そしてコストをかけています。あなたと一緒に働けることを楽しみにしている社員もいるでしょう。また、1人に内定を出したことによって、別の最終候補者を不採用にしているなど、場合によっては採用活動をゼロからやり直さなくてはならない可能性もあります。
内定を辞退する際は、そのような企業側の思いや事情を心に留め、誠意を持っておわびと感謝を伝えることが大切です。
【マナー2】内定辞退の連絡をしないのは絶対NG
内定辞退の連絡は必ず行うようにしましょう。内定辞退の連絡をしなかったことで企業側が被害をこうむれば、場合によっては損害賠償などのトラブルに発展してしまうこともあります。
また、のちのち内定辞退の連絡をしなかった企業が自社の取引先に……、なんてことも。不要なトラブルを避け、気持ちよく次のステップへ進めるよう内定辞退の連絡は必ず行いましょう。
【マナー3】なるべく早く連絡する
内定辞退を決めたらすぐに連絡をすることが大切。伝えづらいからと時間を置くほど、より気が重くなりますし、企業側にも迷惑が掛かります。辞退を決意したら覚悟を決め、速やかに連絡を入れましょう。
【マナー4】連絡は相手の状況に配慮した時間に
内定辞退の連絡は、基本的に企業の営業時間内に行います。
電話の場合は、始業後すぐや昼の休憩時間、終業前などバタつきやすい時間はなるべく避け、相手に配慮した時間帯にかけるとベスト。例えば、営業時間が9:00～18:00の企業であれば、午前中は10:30以降、午後は14:00〜16:00の間などが良いでしょう。
メールもなるべく営業時間内の連絡を心掛けます。仕事の都合などで遅い時間にしか送れない場合は、「夜分遅くに失礼します」と一言添えるようにしましょう。
内定辞退の電話のかけ方・話し方の例文
実際の例文から、電話で内定辞退を行う際の話の進め方を見てみましょう。
応募者：お世話になっております。中途採用の選考を受けさせていただいております毎奈比一郎と申します。人事部の○○さんはご在席でしょうか？
（採用担当者が出たら）
応募者：お世話になっております。先日いただいた内定通知の件でご連絡させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか？
採用担当者：はい、大丈夫ですよ。
応募者：この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、検討させていただいた結果、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
採用担当者：そうですか。それはとても残念です。差し支えなければ、辞退の理由を聞いてもよろしいですか？
応募者：御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。最後まで悩みましたが、自分の適性や今後のキャリアについてあらためて考え検討した結果、そちらの企業にご縁を感じ、入社を決意いたしました。
採用担当者：なるほど。大変残念ですが、承知いたしました。
応募者：本来なら直接おわびに伺うところですが、電話でのご連絡となり申し訳ございません。
採用担当者：いえいえ、気にしなくて大丈夫ですよ。他社でも活躍を期待しています。
応募者：ありがとうございます。選考で貴重なお時間を割いていただきながら、このような形になってしまい大変申し訳ございませんでした。失礼いたします。
電話のかけ方については、『転職活動中の電話のかけ方・折り返し方・例文 これさえ覚えれば大丈夫！』も参考にしてみてください。
ポイント・注意点
緊張して早口になってしまったり、急いで話すあまり重要なことを話し忘れたりしないように気を付けましょう。
普段電話慣れしている人でも、内定を断る電話は緊張するもの。電話をかける際には事前に伝えたい内容をメモしておき、慌てずゆっくり話すことを心掛けると良いでしょう。
採用担当者に代わったら、まずは採用を決定してくれたことへのお礼を述べましょう。採用に至るまでは「書類選考⇒面接スケジュールの調整⇒社内で採用可否の打ち合わせ」、といったように、時間や手間がかかっています。そうした手間をかけてくれた人事担当者にお礼の気持ちを伝えることは、社会人として必須のマナーです。
お礼の後は、内定を辞退したい旨を簡潔に、はっきりと告げます。相手に辞退の意思が伝わらないと「それは辞退するということでしょうか？」と聞き直されてしまうことになります。
また、企業によっては「差し支えなければ」と辞退の理由を聞かれることもあります。自分から理由を伝える必要はありませんが、聞かれたら差し支えない範囲で答えましょう。ただし、「御社よりも給与面で条件の良い会社を見つけました」のような待遇面に言及する回答は避けましょう。
内定辞退のメールの送り方・書き方の例文
内定辞退の連絡をメールで行う場合、以下の例文を参考にして文章を作成してみましょう。
件名：
内定辞退のご連絡／毎奈比一郎
本文：
□□株式会社
人事部 ○○様
お世話になっております。毎奈比一郎です。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
このような光栄なお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
自分の適性や今後のキャリアについてあらためて考え検討した結果、別の企業とのご縁を感じ、そちらに入社を決意いたしました。
お忙しいなか選考に貴重なお時間を割いていただきながら、このような形になり大変申し訳ございません。
本来貴社にお伺いし、直接おわびすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦いただければと存じます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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毎奈比 一郎 Ichiro Mainabi
〒100-XXXX
東京都千代田区一ツ橋X丁目X-X
電話 ***-****-****
メール ******@***.com
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ポイント・注意点
メールで内定辞退を伝える際にリスクとなるのは、担当者がメールを見逃してしまうことです。採用担当者には毎日膨大な数のメールが届いており、その中に埋もれてしまう可能性もあります。「内定辞退のご連絡（名前）」のように、一目で用件が分かる簡潔な件名にしましょう。
本文の構成は、電話で内定辞退する際と同様です。「内定のお礼」「結論（内定を辞退する旨）」「内定辞退の理由」と続きます。メールで内定辞退をする場合、辞退の理由をメールに明記しておきましょう。電話と違ってその場で会話することがないぶん、採用担当者から辞退の理由を折り返しの電話で問われる可能性があるためです。
続いて「メールでの連絡になったことへのおわび」を記載します。先に電話をしたが担当者とつながらず、メールで連絡をしたいという場合には「お電話させていただきましたが、ご不在のようでしたので、メールにてご連絡させていただきました」と一言添えておくと失礼な印象にはならないでしょう。
文末に「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」と一文を加えることがメールの基本的な構成です。
内定辞退のよくある質問や疑問
内定辞退をする人が疑問に感じる部分と、それに対する回答をまとめました。
内定辞退は電話が良い？ メールのみでもOK？
内定辞退の連絡をするにあたって、電話をするのが怖いという話を聞きます。そもそも電話が苦手な場合もありますが、恐らく「電話口で責められたり叱られたりするのでは……？」という懸念があるのかもしれません。
内定辞退は企業側にとってショックな出来事であることは事実です。しかし、就職活動や転職活動における内定辞退は仕方がないことであり、その点は企業側も理解しています。
大切なのは、企業が時間と労力をかけて自分を選んでくれたことへの感謝と、内定を辞退することへのおわびの気持ちを、なるべく早く、そして確実に伝えることですので、内定辞退の連絡は電話で行うことをおすすめします。
担当者と連絡がつかない場合はメールでも問題ありませんが、メールが何らかの原因で送信されない、担当者が送られたメールに気づかないなど、相手に内定辞退の連絡が伝わらない可能性があります。
内定辞退のメールをしたが数日たっても返信がない場合は、再度メールを送るか、電話で連絡するなどして、必ず内定辞退の意向が担当者に伝わったことを確認するようにしましょう。
また、より丁寧な対応をしたいと考えている方は、一度電話で内定辞退を伝えたうえで、メールや手紙でおわびの気持ちを伝えても良いでしょう。
内定辞退の理由は正直に伝えるべき？
内定辞退の理由について、あえて自ら伝える必要はありませんが、企業側から内定辞退の理由を聞かれることもあるため、説明できるよう準備をしておくと安心です。
理由は「一身上の都合により」「検討した結果」など簡潔なもので問題ありません。ただし、採用担当者から踏み込んで聞かれる場合もあるでしょう。
その際に、「第1志望の企業から内定が出た」などと答えると、企業側の心証を害する可能性があります。また、「向こうのほうが良い条件だった」などはマナー違反です。
希望する職種や業種で内定をもらえた、自分の適性やキャリアプランにより合うほうを選択した、など企業や待遇以外の理由を説明すると角が立ちにくいでしょう。
内定辞退の連絡が遅れてしまった場合の対処法は？
内定を受け取った場合は、内定を承諾するか辞退するかを決めることになります。返答期限は企業から指定されることが一般的で、期限までに返答することが社会人としてのマナーです。
内定を辞退する場合は、時間が経過するほど企業に迷惑が掛かります。期限を過ぎているのであれば速やかに採用担当者に電話をして連絡が遅れたことを謝罪し、内定辞退の旨を連絡しましょう。
企業ごとに内定承諾・辞退の手続き方法や期限は異なります。内定通知書に誓約書が同封されており期限までに返送を求める方法か、採用担当者から入社日などの確認を兼ねて入社の意志を確認してくるケースが一般的です。
どのような方法であっても期限までに辞退の旨を伝えられるよう、企業からの連絡には常に気を配っておきましょう。
内定承諾書を提出した後は断れない？
「内定承諾書を提出した後は内定の辞退はできない」という法的な規制はありません。内定承諾書を提出した後でも辞退することは可能です。
ただ、内定承諾書を提出していたことで、入社を強く希望していたほかの応募者が選考に落ちている可能性もあるでしょう。また、通常は損害賠償に発展することはありませんが、応募者の辞退の仕方によっては例外的に実損害を賠償請求される可能性もあります。
通常、内定通知書の送付から内定承諾書の提出までには、数日から数週間の時間的な余裕があるものです。内定辞退をするのであれば、内定承諾書を提出する前に結論を出したうえで、速やかに連絡しましょう。
「採用」「内定」「内々定」はどう違う？
企業の採用に関する単語には「採用」「内々定」「内定」などがありますが、それぞれ意味が異なります。
| 採用 | 企業が用意した選考プログラムのすべてを通過した状態。応募者はまだ入社に合意していない状態。 |
| 内々定 | 企業が内定を出す前で、「◯月に内定を出す」といった口約束の段階。労働契約は成立していない状態。 |
| 内定 | 企業から「採用通知」などの書面を受け取り、応募者から「内定承諾書」を提出することで相互に意思確認をし、労働契約が成立している状態。 |
内定のみ、すでに労働契約が成立した状態です。内定の後に辞退することも可能ですが、企業に多大な迷惑を掛けます。入社の意思がない場合は、労働契約が締結していない「採用」「内々定」の時点で速やかに辞退しましょう。
まとめ
電話であれメールであれ、内定辞退の連絡をするというのはとても心苦しいものです。つい連絡をためらったり後回しにしたりしてしまいがちですが、内定辞退の連絡はスピードが命。内定辞退の連絡が遅れると、企業が研修の準備や備品の購入を進めてしまうこともあり、そうなると多大な迷惑を掛けてしまうことになります。
貴重な時間を選考に割いて自分を選んでくれた企業に迷惑を掛けないよう、感謝とおわびの気持ちを忘れず、即連絡を心掛けましょう。
またビジネスでは、いつどこで誰と関わりを持つか分かりません。「あの時、きちんと対応すべきだった……」と後悔しないよう、内定辞退は真摯な態度で伝えることが大切です。
マイナビ転職 編集部
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