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内定辞退は電話とメールどちらがいい? 伝え方例文と守るべきマナー

電話で、内定辞退をする男性のイメージ画像

就職活動中や転職活動中、企業から内定をもらったものの、その内定を辞退しなければいけない場面があります。例えば、複数社から内定をもらった場合や条件面が合わない場合など。

今回は、内定辞退を伝える際のマナー、連絡は電話とメールどちらが良いのか、伝え方の参考例文などを紹介します。

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内定辞退を伝える時に押さえるべきマナー

【マナー1】誠意を示す丁寧な対応を心掛ける

縁あって内定をもらった企業に断りの連絡を入れるというのは、心苦しく気が重いもの。「せっかく内定をもらったのに申し訳ない……」「怒られそうで怖い……」とちゅうちょしてしまう方もいるでしょう。

たしかに、企業側は採用のために膨大な時間と労力、そしてコストをかけています。あなたと一緒に働けることを楽しみにしている社員もいるでしょう。また、1人に内定を出したことによって、別の最終候補者を不採用にしているなど、場合によっては採用活動をゼロからやり直さなくてならない可能性もあります。

内定を辞退する際は、そのような企業側の思いや事情を心に留め、誠意を持っておわびと感謝を伝えることが大切です。

【マナー2】内定辞退の連絡をしないのは絶対NG

内定辞退の連絡は必ず行うようにしましょう。内定辞退の連絡をしなかったことで企業側が被害をこうむれば、場合によっては損害賠償などのトラブルに発展してしまうこともあります。

また、のちのち内定辞退の連絡をしなかった企業が自社の取引先に……、なんてことも。不要なトラブルを避け、気持ちよく次のステップへ進めるよう内定辞退の連絡は必ず行いましょう。

【マナー3】なるべく早く連絡する

内定辞退を決めたらすぐに連絡をすることが大切。伝えづらいからと時間を置くほど、より気が重くなりますし、企業側にも迷惑が掛かります。辞退を決意したら覚悟を決め、速やかに連絡を入れましょう。

【マナー4】連絡は相手の状況に配慮した時間に

内定辞退の連絡は、基本的に企業の営業時間内に行います。

電話の場合は、始業後すぐや昼の休憩時間、終業前などバタつきやすい時間はなるべく避け、相手に配慮した時間帯にかけるとベスト(例えば営業時間が9:00~18:00の企業であれば、午前中は10:30以降、午後は14:00〜16:00の間など)。

メールもなるべく営業時間内の連絡を心掛け、仕事の事情などで遅い時間にしか送れない場合は、「夜分遅くに失礼します」と一言添えるようにしましょう。

内定辞退の電話は怖い? メールのみでもOK?

内定辞退の連絡をするにあたり、電話をするのが怖いという話を聞きます。恐らく「電話口で責められたり叱られたりするのでは……?」という懸念があるのでしょう。

内定辞退は企業側にとってショックな出来事であることは事実です。しかし、就職活動や転職活動における内定辞退は仕方がないことであり、その点は企業側も理解しています。

大切なのは、企業が時間と労力をかけて自分を選んでくれたことへの感謝と、内定を辞退することへのおわびの気持ちを、なるべく早く、そして確実に伝えることですので、内定辞退の連絡は電話で行うことをおすすめします。

担当者と連絡がつかない場合はメールでも問題ありませんが、メールが何らかの原因で送信されない、担当者が送られたメールに気づかないなど、相手に内定辞退の連絡が伝わらない可能性があります。

内定辞退のメールをしたが数日たってもない返信がない場合は、再度メールを送るか、電話で連絡するなどして、必ず内定辞退の意向が担当者に伝わったことを確認するようにしましょう。

また、より丁寧な対応をしたいと考えている方は、一度電話で内定辞退を伝えたうえで、メールや手紙でおわびの気持ちを伝えても良いでしょう。

内定辞退の理由は伝えるべき? 伝え方は?

内定辞退の理由について、あえて自ら伝える必要はありませんが、企業側から内定辞退の理由を聞かれることもあるため、説明できるよう準備をしておくと安心です。

理由は「一身上の都合により」「検討した結果」など簡潔なもので問題ありません。ただし、採用担当者から踏み込んで聞かれる場合もあるでしょう。

その際に、「第1志望の企業から内定が出た」などと答えると、企業側の心証を害する可能性があります。また、「向こうのほうが良い条件だった」などはマナー違反です。

希望する職種や業種で内定をもらえた、自分の適性やキャリアプランにより合うほうを選択した、など企業や待遇以外で理由を説明すると角が立ちにくいでしょう。

内定辞退の電話のかけ方・話し方例文(サンプル)

普段仕事で電話をかけ慣れている人でも、担当者に内定辞退を伝えるとなると緊張してしまうもの。つい早口になってしまったり、伝えようと思っていた内容を忘れてしまったりすることがあります。

内定辞退の電話をかける際には、事前に伝えたい内容をまとめておき、慌てずゆっくり話すことを心掛けると良いでしょう。

応募者:お世話になっております。中途採用の選考を受けさせていただいております毎奈比一郎と申します。人事部の○○さんはご在席でしょうか?

(採用担当者が出たら)

応募者:お世話になっております。先日いただいた内定通知の件でご連絡させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか?

採用担当者:はい、大丈夫ですよ。

応募者:この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、検討させていただいた結果、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

採用担当者:そうですか。それはとても残念です。差し支えなければ、辞退の理由を聞いてもよろしいですか?

応募者:御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。最後まで悩みましたが、自分の適性や今後のキャリアについてあらためて考え検討した結果、そちらの企業にご縁を感じ、入社を決意いたしました。

採用担当者:なるほど。大変残念ですが、承知いたしました。

応募者:本来なら直接おわびに伺うところですが、電話でのご連絡となり申し訳ございません。

採用担当者:いえいえ、気にしなくて大丈夫ですよ。他社でも活躍を期待しています。

応募者:ありがとうございます。選考で貴重なお時間を割いていただきながら、このような形になってしまい大変申し訳ございませんでした。失礼いたします。

電話のかけ方については、『転職活動中の電話のかけ方・折り返し方・例文 これさえ覚えれば大丈夫!』も参考にしてみてください。

内定辞退のメールの送り方・書き方例文(サンプル)

メールでは、文面内で内定辞退の理由に触れていない場合、採用担当者から折り返し辞退理由を問われるケースがあります。特に詳しく書く必要はありませんが、簡潔に辞退理由を記載しておくと良いでしょう。

また、先に電話をしたが担当者とつながらず、メールで連絡をしたいという場合には「お電話させていただきましたが、ご不在のようでしたので、メールにてご連絡させていただきました」と一言添えておきましょう。

件名:
内定辞退のご連絡/毎奈比一郎

本文:
□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。毎奈比一郎です。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
このような光栄なお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

自分の適性や今後のキャリアについてあらためて考え検討した結果、別の企業とのご縁を感じ、そちらに入社を決意いたしました。

お忙しいなか選考に貴重なお時間を割いていただきながら、このような形になり大変申し訳ございません。

本来貴社にお伺いし、直接おわびすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦いただければと存じます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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毎奈比 一郎 Ichiro Mainabi

〒100-XXXX
東京都千代田区一ツ橋X丁目X-X
電話 ***-****-****
メール ******@***.com
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まとめ

電話であれメールであれ、内定辞退の連絡をするというのはとても心苦しいものです。つい、連絡をためらったり後回しにしたりしてしまいがちですが、内定辞退の連絡はスピードが命。貴重な時間を選考に割いて自分を選んでくれた企業に迷惑を掛けないよう、感謝とおわびの気持ちを忘れず、即連絡を心掛けましょう。

またビジネスでは、いつどこで誰とかかわりを持つか分かりません。「あの時、きちんと対応すべきだった……」と後悔しないよう、内定辞退は真摯な態度で伝えることが大切です。

マイナビ転職 編集部

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