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離職票はいつ必要? 書き方や退職証明書との違い

離職票を確認しているイメージ

退職時、場合によっては会社から発行してもらう必要がある「離職票」。自分に離職票が必要か分からない、離職票はいつもらえる? 転職先に提出する必要がある? など、離職票の扱いに困る人も多いのでは?

今回は、離職票がどんな書類でいつ必要になるのか、発行手続きの流れや書き方、退職証明書との違いなどについて紹介します。

離職票とは?

「離職票」とは、退職後に基本手当(いわゆる失業給付金、失業手当)の受給手続きをする際に必要となる書類です。離職したことを証明する公的な文書で、退職者自身がハローワークに提出する必要があります。

会社によって、退職者に離職票の発行有無を聞く、退職者全員に発行する、退職者から希望がなければ特に発行しないなど、対応方法はさまざまです。

退職後に失業手当を受け取りたい場合は、退職前に会社に離職票の発行を申し出ておきましょう。

退職後すぐに転職して働く場合や、失業手当を受給する予定のない人は、特に発行してもらう必要はありません。また、離職票は失業手当の申請に必要な書類であり、転職先の企業には提出しません。

離職票は2種類ある?

退職者が会社から受け取る離職票には、「雇用保険被保険者離職票―1」と「雇用保険被保険者離職票―2」の2種類あります。それぞれ、簡易的に「離職票―1」「離職票―2」と呼ばれたりもします。

「離職票―1」には雇用保険の資格喪失の旨が、「離職票―2」には離職日以前の賃金支払状況と離職理由が記載されています。

失業手当の申請をする場合、退職者は「離職票―1」「離職票―2」をセットでハローワークに提出します。

離職票発行手続きの流れ

離職票は会社ではなくハローワークが発行する書類です。発行には、会社がハローワークに必要書類を提出し、ハローワークから会社に離職票が交付されたら、会社が退職者に送付するという手順を踏まなければならず、一定の期間を要します。

退職が決まり、失業手当の受給予定がある場合は、早めに会社に確認するなど準備をしておくとスムーズでしょう。

●離職票発行手続きの流れ

<STEP1>退職者から会社に離職票発行を依頼

退職が決まったらすぐに、退職後に離職票を発行してもらえるよう会社担当者に依頼しましょう。

<STEP2>会社が「離職証明書」を準備

会社側で、離職票の発行に必要な「離職証明書」という書類を準備します。離職証明書とは、従業員を雇用保険から脱退させるために、会社がハローワークに提出する書類です。

基本的には会社側が書類に必要事項を記載し、退職者に渡します。退職者は書類を受け取ったら必要事項を記入・捺印し、会社に返します。

<STEP3>会社からハローワークに「離職証明書」を送付

決められた提出期間内に会社からハローワークに離職証明書が送られます。ハローワークへの離職証明書の提出は、退職日翌日から10日以内と期限が決められています。

ハローワーク側での手続きが完了すると、「離職票―1」と「離職票―2」が発行され、会社宛に送られます。

<STEP3>については退職者側で行う処理はありません。

<STEP4>会社から「離職票」を受け取る

会社から退職者に「離職票―1」「離職票―2」が渡されます。すでに会社を退職しているため、郵送で届くケースがほとんどです。退職後に引っ越しの予定がある場合などは、退職前に送付先住所を正しく伝えておく必要があります。

退職後10日以上たっても離職票が届かない場合は、念のため会社に確認をしてみましょう。

離職票が届いたら、ハローワークに行き失業手当受給の手続きを行います。失業手当の申請をする際、離職票のほかにマイナンバーが分かる書類、身分証明書、印鑑、写真、通帳などが必要になります。

≫【社労士監修】失業手当受給の流れ、手続きの方法はこちら

離職票の書き方

ハローワークに離職票を提出する際、退職者側で記入すべき箇所があります。「離職票―1」と「離職票―2」でそれぞれ見ていきましょう。

●「離職票―1」の書き方

「離職票―1」のイメージ図

※出典:ハローワーク

「離職票―1」の上部にある離職者氏名や被保険者番号などは、あらかじめ記載されています。

【個人番号】の欄は、ハローワークの窓口に行ってから記入しましょう。

退職者が事前に記入する必要があるのは、【求職者給付等払渡希望金融機関指定届】の欄です。ここには給付金の振込を希望する金融機関等を記載します。

書き方が分からない場合は、ハローワークの窓口で確認して進めると良いでしょう。

●「離職票―2」の書き方

「離職票―2」のイメージ図

※出典:ハローワーク

「離職票―2」の左ページは会社側ですでに記入がされています。(1)退職者は、右ページの【離職理由】横にある【離職者記入欄】の該当箇所に○を付けます。

併せて、(2)【具体的事情記載欄(事業主用)】の内容を確認し、問題なければ【具体的事情記載欄(離職者用)】に「同上」と記載します。

最後に、(3)事業主が○を付けた離職理由に異議があるかないかをチェックし、署名・捺印をしましょう。

離職理由によって、給付される失業手当の金額や支給期間が変わってきますので、もし記載された離職理由に異議がある場合は、ハローワークに相談しましょう。

もし離職票を無くしたら再発行はできる?

発行された離職票を万が一無くしてしまった場合、再発行することができます。前職の会社に依頼することもできますが、直接ハローワークで再発行の手続きを行うほうが確実です。

自分が住んでいるエリアのハローワークでも再発行の手続きは可能ですが、離職票の管理をしているのは前職の会社の住所を管轄しているハローワークのため、手続きはそちらに依頼したほうがスムーズでしょう。

離職票はとても重要な書類です。届いた時点で分かりやすい場所にきちんと保管し、無くさないよう注意しましょう。

退職証明書とは?

離職票と混同しがちな書類に「退職証明書」があります。退職証明書とは、会社を退職した事実を証明するための書類で、退職者から申請があった際に発行されます。

離職票が国から発行される公的な文書であるのに対し、退職証明書は会社から発行されるため公的な文書ではありません。

退職証明書に記載される内容

退職証明書には決まったフォーマットがないため、会社ごとに書式や記載される内容が異なります。ここでは、労働基準法で労働者から求められたら必ず退職証明書に記載すべきとされている5項目について紹介します。

(1)使用期間

会社に所属していた期間が「○年○カ月」と記載されます。試用期間を使用期間に含めるかどうかは会社によって異なります。

(2)業務の種類

会社で任されていた業務の内容が記載されます。どこまで具体的に記載するかは会社の判断になるため、詳しい業務内容は履歴書や職務経歴書で伝えるようにしましょう。

(3)地位・役職

会社での最終的な役職が記載されます。

(4)賃金

直近の給与額が記載されます。手取り額ではなく、税金や保険料天引き前の給与に交通費や残業代などがプラスされた金額が記載されます。

(5)退職理由

退職理由の書き方は会社によってさまざまです。一般的には「自己都合」など簡潔に記載されるケースが多いですが、詳細まで記載する会社もあるようです。

5項目のうちどれを退職証明書に記載するかは、退職者が申請時に選択することが可能です。転職先企業から項目の指定があればその項目のみ選択すれば問題ありません。特に指定がない、記載したくない事情がない場合はすべての項目を記載してもらうのが良いでしょう。

また、法律で定められている項目ではありませんが、退職した年月日が記載されることが一般的です。退職前に転職活動を行い、転職先への入社日が決まっている場合、退職年月日と転職先での雇用契約開始日が重複しないよう記載してもらいましょう。

退職証明書が必要になるのはどんな時?

退職証明書が必要になるのは、大きく分けて次の2つのタイミングです。

  • 転職先企業から提出を求められた場合

退職証明書は、転職先企業から提出を求められることがあります。転職先企業は、退職証明書によって、退職時期や退職理由をはじめ、複数企業に所属していないか、社会保険加入のため前職での被保険者資格を失っているかなどの情報を確認します。

  • 失業手当や国民健康保険の申請時、離職票が手元にない場合

失業手当や国民健康保険の加入手続きなど、離職票が必要だがまだ届かないといった場合には、退職証明書を代わりに提出することで手続きを進めることができます。

退職証明書の提出予定が特にないという場合でも、今後必要になる可能性もあるため、退職の際に会社に申請し、発行しておくと良いでしょう。

まとめ

退職時や転職時に必要な「離職票」と「退職証明書」について紹介してきました。離職票は失業手当の給付手続きに、退職証明書は転職先から求められた場合に必要になる重要な書類です。誤って捨てたりなくしたりしないよう、分かりやすい場所に大切に保管しましょう。

マイナビ転職 編集部

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