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住民票記載事項証明書とは? 1分で分かる住民票との違いや発行方法

住民票記載事項証明書と住民票のイメージ画像

転職や就職時に企業から提出を求められることがある「住民票記載事項証明書」。住民票記載事項証明書とはどんな書類? 住民票ではダメなの? コンビニで発行できる? といった疑問を持つ人も多いでしょう。今回は、住民票記載事項証明書と住民票の違い、発行方法などを分かりやすく紹介します!

<INDEX>

住民票記載事項証明書とは?

住民票記載事項証明書とは、住民票にある項目のうち、申請者が必要とする事項のみを記載した書類です。記載された内容が「住民票に記載されている内容と間違いない」ということを証明します。よって、転職・就職など企業への入社時やアルバイト・パートとして雇用される際などに提出を求められることが多いようです。

というのも、企業には、労働基準法において労働者名簿の作成が義務付けられています。そのため企業は住民票記載事項証明書を提出してもらうことによって、雇用者の正確な氏名や住所、生年月日、性別などを知る必要があるのです。また、雇用者が身分を偽っていたり、不正確な情報を提示したりしていないかを確認し、トラブルを未然に防ぐ目的もあります。

住民票記載事項証明書は身分証明のための必要書類と考え、求められたら速やかに提出しましょう。

住民票記載事項証明書と住民票の違い

そもそも住民票というのは、氏名や本籍などの情報が記載された住民記録のことを指し、市区町村ごとに住民基本台帳にまとめられています。銀行口座開設など本人確認で住民票が必要になるケースがありますが、そこで求められている住民票は、正確には「住民票の写し」のことです。

「住民票の写し」には、次の事項が記載されます。

  • 氏名
  • 生年月日
  • 性別
  • 住所
  • 当該市区町村の住民となった日
  • (当該市区町村内で住所を変更した場合は)現住所を定めた日
  • 前住所
  • 世帯主名、続柄(※)
  • 本籍地、在留資格等(※)
  • 住民票コード(※)
  • マイナンバー(※)
    (※)の事項は「住民票の写し」に記載するか選択可能

住民票記載事項証明書には、上記の「住民票の写し」にある項目のうち、指定した事項のみが記載されます。

住民票記載事項証明書の代わりに「住民票の写し」ではダメ?

企業側から住民票記載事項証明書の提出を求められた際、「住民票の写し」にはすべての事項が記載されているのだから、それを提出すればいいのでは? と思うかもしれません。しかし近年、プライバシー保護の観点から、個人情報は慎重かつ厳重な取り扱いが求められます。

企業は、リスクとなるような不要な個人情報は保持したくないと考えているため、本籍や住民票コードなどが記載された「住民票の写し」ではなく、必要最低限の個人情報のみ記載された住民票記載事項証明書を求めるのです。また、行政通達でも、労働者名簿の作成にあたっての提出書類は、「住民票の写し」ではなく住民票記載事項証明書が望ましいとされています。

上記の理由から、転職・就職時などに企業から求められるのは住民票記載事項証明書であることがほとんどです。しかし、なかには「住民票の写し」の提出を求められるケースがあります。その際は会社の指示に従うのがベターですが、もし気になるようであれば住民票記載事項証明書でも良いかを確認してみましょう。

住民票記載事項証明書の取得方法・書き方

まずは指定用紙の有無、必要項目の確認を

住民票記載事項証明書(住民票記載事項証明書願)は企業指定の用紙があるケースが一般的です。なぜなら、企業が管理する時に、自治体によって異なるフォーマットで書かれているより、そろっていたほうが管理しやすいからです。

もし指定の用紙を渡されなかった場合も、念のため企業に指定の用紙の有無を確認したほうがいいでしょう。指定がなければ役所に用意されている書式で申請すればいいのですが、取得時にどの事項を記載してもらうか指定しなければなりません。あらかじめ企業に必要な事項を確認しておきましょう。

住民票記載事項証明書の取得場所

住民票記載事項証明書は、住んでいる市区町村の役所や行政サービス窓口で申請・発行できます。企業指定の用紙がある場合は、氏名や住所などの情報を自分で書き込み、役所の窓口に持参・申請し証明印を押してもらいます。役所の窓口は平日の日中しか開いていないところもありますので、提出日までに確実に入手できるよう、早めに取得スケジュールを立てましょう。市区町村によっては、郵送で申請・発行を行っているところもあります。

住民票記載事項証明書の申請に必要なもの・手数料

住民票記載事項証明書の申請には、運転免許証やマイナンバーカード、パスポートや健康保険証などの本人確認書類や印鑑が必要です。手数料は200円〜500円程度が一般的。用意すべきものや発行手数料は自治体によって異なるため、事前にホームページなどで確認しておきましょう。

住民票記載事項証明書の書き方・注意すべきポイント

住民票記載事項証明書(住民票記載事項証明書願)は、記入された内容が住民票と相違ないことを証明する書類なので、記載内容が一字一句住民票と同じでなければなりません。

もし間違えてしまったら再度企業から用紙をもらうことになりますので、慎重に記入してください。特に間違いやすい事項は次のとおりです。

■住所

都道府県から、地番・方書(アパート名や部屋番号など)まで正確に記載します。地番はハイフン(-)を使わず、番地や番・棟・号で記載するのが一般的です。

<例>
× 東京都千代田区一ツ橋1−1−1
〇 東京都千代田区一ツ橋1丁目1番1号

■氏名

戸籍上と同じ文字で記載します。住民票に登録されている氏名が旧字体であれば、旧字体で記入しましょう。(沢→澤、辺→邊 など)

■生年月日

西暦(19XX年)ではなく、和暦(昭和、平成、令和)で記入します。「昭」「平」「令」「S」「H」「R」などの略記はNGです。

■続柄

世帯主本人の場合は「世帯主」、世帯主の妻にあたる場合は「妻」、世帯主の夫にあたる場合は「夫」、世帯主の子にあたる場合は「長男」や「次女」ではなく「子」で統一して記入します。

※市区町村長証明欄は役所側で記入する箇所のため、自分で記入してはいけません。

書き方に不安がある場合や住民票に登録されている内容が分からない場合は、記入前に役所窓口で相談してみましょう。

住民票記載事項証明書はコンビニでも発行できる?

もし、企業指定の用紙がない場合は、コンビニでも発行ができます。住んでいる市区町村以外のコンビニでも取得が可能で、毎日6:30〜23:00の間、マルチコピー機を使った簡単な操作だけで住民票記載事項証明書を即時発行することができます。

ただし、発行にはマイナンバーカード(または住民基本台帳カード)が必要になり、 市区町村によってはコンビニ交付に対応していないところもあるので、事前に確認しましょう。

まとめ

住民票記載事項証明書は、住民票から必要事項だけを抜きだした抜粋版と考えると分かりやすいでしょう。住民票記載事項証明書は、自分の身分を証明するための大切な書類です。取得するには役所へ申請に行く(もしくは郵送手続きをする)必要がありますので、早めの準備を心掛けましょう。

マイナビ転職 編集部

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