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仕事相手に会いに行く

電話やメールだけで済ませちゃイケナイ場面って? 職場で使える処世術、賢いオフィス・コミュニケーションや便利な言い回しをくまなく伝授!

「仕事相手に会いに行く」4コマ漫画

他社の人と顔を合わせるチャンスを大切に

昔、あるPR雑誌に原稿を書いたことがありました。その雑誌を編集している会社は、たまたま私の住まいのすぐ近くでした。

ところが、担当者からの連絡はいつもファックス(当時は電子メールがまだ普及していなかったので)。私の原稿もファックスで送り、校正用紙もファックスで。結局、担当者と会わないまま仕事は終わりました。小さな原稿なので支障はなかったのですが、何となくフラストレーションが残りました。

これは極端な例ですが、最近は何でも電子メールで済んでしまうので、相手の顔を見ないで仕事をすることが多くなりました。メールは確かに便利ですが、相手の顔を見て話すチャンスが減ったのは残念です。

電子メール抜きでアポを取る

長期間にわたって付き合うクライアントとは、必ず顔合わせや打ち合わせが必要ですが、そうでなくても、相手の顔を見て話すことにはいろいろなメリットがあります。何か用事を作って、会いにいってしまうくらいの気持ちがあっていいのではないでしょうか。

電子メールでは、案件以外のおしゃべりはなかなかできません。ところが、打ち合わせ時の雑談では、相手から面白い情報が引き出せることが多いのです。それによって、顧客が目の前の商品のほかに何か欲しいものがあることが分かることもあるし、新しい企画のアイデアが沸くこともあります。担当者の人柄や相手の会社の様子が分かると、今後の参考にもなります。

アポイントメントも電話で取りましょう。電子メールでは、相手の都合を聞くだけで、メールが2往復ぐらい必要になりますが、電話なら相手の都合に即座に反応できるので、その場で時間と場所が決まります。自分が相手に会いたいと思ったら、相手を訪ねるのが礼儀なので、まず相手が忙しくないかどうか尋ねてから、「じゃあ、明日の○時くらいに、ちょっとごあいさつに伺っていいでしょうか」とか、「お名刺をいただきに行ってもいいでしょうか」というように相手の都合を聞いてみましょう。

時間厳守で、短く

相手の時間を無駄にしないのが、打ち合わせの基本です。まず、到着時間は厳守。交通機関の遅れや迷うことも考えて、15分くらい余裕を見て出発しますが、受付に到着するのはあくまでも時間ぴったりに。10分以上遅れそうな時は、先方に電話を入れておきましょう。

表敬訪問的、あるいは顔合わせや担当者の紹介が目的の打ち合わせなら、正味は15分。会議室でのプレゼンテーションなどは別ですが、具体的な案件がある場合でも、正味30分で切り上げられるように、話しをまとめるのがスマートです。

雑談は、相手が初対面なら、お天気や、先方の会社の周囲の風景などから。相手が知っている人なら、スポーツなど好みの話題で始めてもいいのですが、その場にいるほかの人を無視したり、自分だけが延々と話すようなことは避けましょう。いずれにしても用件に入る前の雑談は、短く切り上げるのがルールです。

なお、打ち合わせに入る前には、必ず携帯電話を切っておくのがマナーです。

フォローアップは電子メールで

用件が終わり、相手があまり急いでいないように見えたら、情報収集のための雑談や情報交換をしてもいいでしょう。そしてタイミングを見計らって「それでは、今日はこのぐらいで失礼します。お時間をとっていただいてありがとうございました」といって退出します。

案外重要なのが、フォローアップです。「先日は、お忙しところ貴重なお時間をさいていただきありがとうございました……」とメールを打っておきましょう。これは、相手に負担を感じさせないという意味で、メールが適しています。「特に○○に関してのご意見は大変参考になりました」と具体的なら、もっと効果的。いただいた名刺には、鉛筆で会議の内容や相手の印象などを書き込んでおくと、メモ代わりになります。

その他の仕事に役立つコミュニケーション能力
PROFILE
朽木ゆり子(くちきゆりこ)

東京生まれ。国際基督教大学卒、同大学院修士課程修了後、ニューヨークのコロンビア大学大学院で学ぶ。帰国後、フリーランスのライター・編集者を経て雑誌エスクァイアの副編集長に。94年、家族と共にニューヨークに移住。著作にはアート関係のノンフィクション『盗まれたフェルメール』(新潮社)『パルテノン・スキャンダル』(新潮社)など。そのほか『はたらく女性のための英会話レスキューブック』(集英社)では、仕事を助ける英語コミュニケーションを解説した。

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