３．スムーズな引継ぎに必要なものは？

担当業務は必ず区切りをつけるのが原則

担当業務は完了、または区切りのいいところまで行うのが基本のルール。場合によっては、早出や残業もいとわず責任を果たしていく姿勢が大切です。新たな業務については後任者の補佐役に回るのが一般的です。また、懸案になったまま持ち越されてきた業務は、これまでの経緯の説明と共に後任者に引き継ぎます。

引継ぎのスケジュールを作成する

退職日（または最終出社日）が決まったら、担当業務の整理や引継ぎに全力投球しましょう。必要なパワーや日数は、仕事の内容やチーム性・担当制のスタイルによって異なります。まずはルーチン業務の仕事量やサイクルなどから、後任者への引継ぎと残務処理にかかる時間を割り出し、優先順位を行い、退職日から逆算してスケジュールを組みます。ゴールを退職の3日ほど前に設定すると不測の事態にも対応できるでしょう。

関係書類は業務別、取引先別に区分して保存。また自分が窓口になっていた業者の発注書や納品書・領収書なども確認し、処理漏れや支払い漏れがないかも確認してください。

要点を整理してまとめた引継ぎノートを準備

引継ぎは、後任者と一緒にひと通りのルーチン業務を行うのが理想。ただし、職場によっては「まだ後任者が決まっていない」「退職者の業務を複数の人が分担する」といった例も多くあります。

そんな事態に備えるうえでも、あらかじめ準備しておきたいのが「引継ぎノート」です。
業務の流れや実務作業の要点などを、テーマ別や取引先別などに整理。上司や同僚はもちろん、新しく入社する後任者が見ても分かるように見やすく工夫するといいでしょう。

記載項目は仕事内容によっても違いますが、次のリストを参照してください。

POINT引継ぎノートの記載項目リスト

担当業務の目的や社内での位置づけ
業務全体の流れのフローチャートと守備範囲など
各段階の作業手順や要点、優先事項、注意点など
顧客企業や担当窓口の情報（取引概要、特徴なども付記）
顧客連絡先一覧（アドレス帳のほか名刺ファイルも整理）
業者企業や担当窓口の情報（取引概要、特徴なども付記）
業者連絡先一覧（アドレス帳のほか名刺ファイルも整理）
業務別・取引先別に起きやすいトラブルと対処法
社内資料や書類、帳票類などの保管場所について
決済・依頼項目別の問い合わせ先（社内関連部署、担当者など）

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注意したいのは取引先の名刺ファイルの扱いです。「自分がもらった名刺」と思うのは間違い。もらったのは担当者であり、名刺は会社のもの。担当業務の取引先を網羅するようなファイルとなれば、これはもう“社外秘”とも言える情報。引継ぎ時に上司に渡します。「その前にコピーを」などというのもタブー。あいさつ状の送付用に、お世話になった方の連絡先のみを控える程度にしましょう。

退職日までに担当プロジェクトが終わりそうもない……。そんな予測がついたら、転職先への至急連絡が大切。事情を説明し、入社日が変わる可能性を伝えます。その際、自分勝手に新しい期日を言うのは避けてください。再度、職場や関係者と調整を図ったうえで、確実な入社日を割り出してから改めて連絡するのが鉄則。入社日の延期交渉は１回のみ。２回目は内定取消の覚悟も必要です。

職場での責任の重さや守備範囲に比例して引継ぎにはパワーが必要です。注意したいのは、前の職場から転職先に電話問い合わせが来ること。やっぱり自分じゃないと……など、悪くない気分で業務処理などの助言をするのは危険。「きちんと引継ぎをしてこなかったようだ」と思われては、新しい職場の上司や同僚の信頼を失う恐れがあります。

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