転職ノウハウ 応募企業の探し方、面接のポイントから、円満退職の秘訣まで。あなたの転職を成功に導くためのノウハウを紹介!
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リアルな面接から受かる極意を盗みとれ! 転職面接 体験レポート

実際の面接体験談をもとに、過去1万人以上を面接した人事のプロ『ヤドケン(谷所 健一郎氏)』が回答内容を評価。「自分なら質問にどう答えるだろう?」と面接を受けているつもりで読みながら、回答のコツを盗み取ってください。

面接でのやりとりを知ることで、緊張や不安が和らぐだけでなく、面接本番で使える回答のバリエーションも増やすことができますよ。

Episode.10 営業事務

Target Profile

えむさん(30歳・女性)
希望職種:事務、または販売スタッフ
応募職種:営業事務

主な職歴:家業(歯科医院)の事務受付/アポインター(契約社員)/DTPオペレーター(派遣社員)/PCインストラクター(アルバイト)
取得資格:幼稚園教諭二種、小学校教諭二種/日商PC検定 2級/ICTプロフィシエンシー検定協会主催 P検2011 3級/MOS(ワード 2010 エキスパート レベル・エクセル 2010 エキスパート レベル)取得/ITパスポート/日商簿記検定3級(結果待ち)

Check! 事務職の転職活動のポイント

事務職への転職は、専門職と違い、得意とする分野や強みを打ち出しにくい職種でもある。だからこそ、職務経歴書や面接で、ほかの応募者と差別化できる強みや志望動機が合否のポイントになるんだ。今までの経験を振り返り、事務職で工夫したことや改善したことを、具体的に整理してみよう。

事務職では、OA機器を使うことが必須になってきているけど、ただ「WordやExcelを扱うことができます」と言うのではなく、WordやExcelを使って、どのような帳票やシステムを作ることができるかということまで説明すると、アピール度は強まるんだ。

「どの企業でもいいから」という姿勢では、「どの企業もダメ」ということになりかねない。事務職の中でも、入力業務や書類作成などが中心の仕事もあれば、営業事務のようにお客さまと営業社員のパイプ役になる仕事もある。求められる能力やスキルをよくわきまえて、前職の経験を生かして貢献できることと、応募企業だからこそ働きたいという具体的な理由、将来のキャリアビジョンを明確にして、自分の可能性を示すことが大切なんだ。

<事務職の面接のポイント>

  • 事務職としての自身の強みを、事前に整理して臨む
  • キャリアビジョンを明確にする
  • 応募企業の商品や業務内容を事前に把握する
  • 明るさと笑顔を忘れない

<事務職の職務経歴書のポイント>

  • 前職で工夫、改善したことを簡潔に記載する
  • 応募企業でできること、得意なことを具体的に明示する
  • 応募企業に特化した志望動機を記載する
  • 複数の企業で同様の業務を行ってきた場合は、職務能力別にまとめる

面接レポート

面接官 「当社への志望動機を教えてください。」

 「私はこれまでどちらかと言えばパソコンに向う仕事が多かったのですが、協調性やヒューマンスキルを生かして、会社と顧客との間に立つ仕事をしたいと思うようになりました。御社では、私にとっても身近な××(商材)を扱われていて、より大きな責任を持って、非常にやりがいのある仕事ができると感じました。」

具体的に応募企業の特徴を示して説明している点は、好感が持てるね。パソコンが中心の仕事から、人を介する仕事に興味があるということも、志望動機として適切だと思う。

「パソコンに向かう仕事が多かったのですが」という部分が、応募職種に対して未経験のイメージを与えるので、あえて多かったとは言わず、「事務職やパソコンのインストラクター、教室運営の経験から……」としたほうが、会社と顧客との間に立つ仕事の志望動機には向いていると思うけど、どうかな?

面接官 「あなたがこれまでに手がけてきた業務について、具体的に説明してください。」

 「私はパソコンインストラクターを中心に、さまざまな業務を経験してきました。歯科受付では患者の応対やカルテの整理、医療費の計算をしていました。書類の整理や計算、医療品の発注等、いろいろ大変でしたが基本的な事務業務を身に付けることができました。

テレホンアポインターをしていた会社では、ひたすら新規のお客さまに電話をさせていただき、お約束を頂いていましたので、電話応対には自信があります。

DTPオペレーターをしていた会社では、デザイン関係の部署にいましたので、簡単なPOPやチラシなどを作成することができるようになり、今でも役に立っています。

インストラクターでは受講生のインストラクションのほか、カウンセリング業務や予約受付業務、学習の進捗状況の管理をしたり、チラシを作成して配布し営業活動などもしていました。受講生や新規のお客さまのご相談をお伺いしていると、自分はパソコンだけではなく人と向かい合う仕事も向いていると感じ、それを生かしたいと思うことができました。

また、インストラクターをしていた時は、教室の外がパソコン売り場であったので、商品について相談や説明を求められ、その結果、売り上げにつながることも多々ありました。そのため結構走り回ることも多かったのですが、じっとパソコンの前に座っているよりも自分に合っているとあらためて思えました。」

具体的に説明している点はいいけど、言葉が長いような気がするな。えむさんが聞く立場になった時、この文章を一度聞いて理解できるかな? どの業務にポイントを置くかを明解にしたいね。

パソコン教室運営を強みにするならば、前半を簡略してもいいね。何を伝えたいかということをはっきりさせないと、面接官も漠然としたイメージしか持てず、結局印象に残らないんだ。

面接官 「その経験やスキルを、当社でどのように生かすことができますか?」

 「私はお客さまの立場に立って、お話を伺うことができます。その結果、『次もあなたにお願いするわ』と喜んでいただけたこともありました。この経験を御社のお得意さまやお客さまに対して生かしたいと思っています。

また、どの部署でもコンピューターは必要不可欠な時代ですので、端末入力や不具合の発生時に、さまざまなパソコン経験も併せてお役に立てればと思っています。」

応募職種が、顧客とかかわる営業事務の仕事であれば、ベストの答えだと思うよ。コンピューター業務についても、今までの経験を生かせることをアピールしている点は、評価が高いね。

微妙なニュアンスだけど、前職の経験からパソコンに関する業務を強く打ち出すと、求めている人材と違うと判断されるかもしれないね。人という切り口で説明するのであれば、インストラクター経験が有効だと思うよ。

面接官 「当社は転勤がありますが、問題ありませんか?」

 「入社後すぐ、というのは困りますが、ある程度責任ある役職を頂き、その時家族が理解してくれれば、私自身は問題ありません。」

現状は難しいわけだから、答え方に困るよね。現在は難しくても、将来は可能だというスタンスは理解できる。責任ある役職がなければ転勤したくないと受け取られるとマイナスイメージを与える可能性があるから、「将来、家族の理解を得られれば、私自身は、まったく問題ありません」という答えでいいと思う。

面接官 「あなたの仕事での目標は何ですか?」

 「一人でも多くの顧客に喜んでいただけることです。それは企業の業績向上につながります。更にそれは自分の次のステップへとつながるので、この循環がまさに私の目標そのものです。」

顧客満足から業績向上、キャリアアップに結び付けて説明しているけど、業績が向上することでどのようにえむさんのステップにつながるのかが、あいまいだね。「顧客に喜んでもらえること」が、えむさんのキャリア目標だとすれば、達成に向けたステップについて説明が欲しいな。

「私の目標は、一人でも多くのお客さまに喜んでいただくことです。そのためには○○や××といった自己向上に努めていきます。顧客満足から業績が向上し、よりレベルの高い顧客満足を追及していきます」という内容はどうだろう。

面接官 「現在の転職活動についてお聞かせください。また、ほかに応募している企業はありますか?」

 「主に求人雑誌やインターネットの求人サイトをチェックし、希望に近い求人があれば応募しています。現在は御社以外に応募している企業はありません。」

「求人情報はチェックしていますが、御社が第一志望のため、現在応募している企業はありません」などの熱意を示そう。

面接官 「最後に自己PRをしてください。」

 「私は今までパソコンに向う仕事が多く、そのためアルバイトや派遣などが多かったのですが、自分の対人スキルを生かし、もっと大きな裁量や権限、責任を持って働ける正社員の職を探しておりました。次の仕事に生かせるよう、簿記を学び、日商検定3級を受け、現在結果を待っています。

将来的には人材教育にも携われるような役職を目指したいと、そのことを意識して、在職時からカウンセリング業務やマニュアル・カリキュラム・テキスト作成業務などのスキルを磨き、経験を積んできました。経験の少ない部分は御社のカラーに染まるつもりで、1日も早く必要不可欠な人材になれるよう、頑張りたいと思います。」

良くまとまっているけど、応募職種が事務職の場合、企業が欲しい人材と異なってしまう可能性があるね。経理や人材開発に興味があるように読み取れて、人事や人材開発などの部署が適任なのではと考える面接官もいると思うよ。

実績を積み上げて、その結果、将来は権限や責任あるポジションが与えられるのではないかな。長く責任のある仕事がしたいというえむさんの気持ちは理解できるけど、裁量や権限を強く希望すると、面接官に募集職種や求める人材と違うと誤解されることがあるから注意すること。

応募職種に的を絞り、まず強みと貢献できることを説明したうえで、将来の目標を語るようにしよう。

フリーターや派遣社員から正社員を目指す場合の面接のコツはこちらをチェック
≫Episode.03 会計事務(派遣社員から正社員)

Check! 資格やスキルを上手にアピールする方法

資格やスキルは、応募者の能力を示す有効なバロメータであるから、口頭で「できます」と言うよりも信憑性が高い。資格やスキルがあるということは、取得のために勉強をして努力してきたはずだ。努力を無駄にしないためにも、資格を保持していることに自信を持ち、資格を生かしてその企業に貢献できることを書き出してみよう。

資格やスキルがあるから、転職が成功すると考えている人が多いけど、資格やスキルがあるだけでは、採用は難しい。応募職種に関連性のない多くの資格を羅列する人がいるけど、逆に「資格を生かせる仕事をなぜしないのか」という疑問を持たれることもある。

職務経歴書に資格を羅列するだけではなく、資格やスキルを企業で活用していきたいという積極的な姿勢を面接で示すことが大切なんだ。応募者の中には、「ただ資格を所持しているだけですから……」と控えめに答える人もいるけど、それでは企業は興味を示さないよ。

資格やスキルは、職務能力のレベルを示す強力な武器になるし、生かしたいという姿勢は、意欲としてアピールできる。資格やスキルをキャリアのバックボーンにして、企業でやりたいことや貢献できることを積極的に示すことで、採用担当者の信頼を勝ち取ることができるんだ。

面接を終えた感想

やはり、志望動機は事前にきちんとまとめておくべきだと、あらためて思いました。実際の面接では「パソコンのご経験が豊富ですね」などと言われ、「うちではあまりパソコンで活躍をしてもらう機会がないから……」という意味合いを感じました。パソコンばかりを使用する仕事に疑問を持ったうえでの転職だと、なかなか分かっていただけないようです。記入する資格を減らすなど、履歴書や職務経歴書を見直したほうがいいのでしょうか。

求められる能力とマッチングすることをアピールしよう。

えむさんは、資格やスキルもあり優秀な人だと思うけど、多くの可能性があることで、何をやりたいのか、焦点が絞れていないような気がするな。能力があっても、応募職種に対する熱意とビジョンがなければ、採用は難しい。

列記している資格は、事務職として活用できるものだから、減らすことはないけど、応募企業が求めている人材にマッチングしていることを、資格と職務経験から強くアピールしてみよう。「うちではあまりパソコンで活躍をしてもらう機会がないから……」と言われているように感じたということは、面接官に求めている人材と違うと思われたとも取れるね。

インストラクター経験は、別の職種と共通するスキルが多くあるよね。例えば、接客や販売なども、顧客の心理を読み取ったうえで、納得する説明を行い、求めているものを提供するという部分で、共通項があるんだ。このことを職務経歴書や面接で表現しなければ、採用担当者は、インストラクター経験と募集職種とは異業種だという認識で捉えてしまう。

事務職として人を介する仕事がしたいという意志をはっきり伝えることと、パソコンのスキルの高さではなく、パソコンを生かすことで貢献できる具体的な企画を提案してみよう。

有限会社キャリアドメイン代表取締役
谷所 健一郎(ヤドケン)

有限会社キャリアドメイン 代表取締役 キャリア・デベロップメントアドバイザー(CDA)。1万人以上の面接と人事に携わった経験から、執筆、講演活動にて就職・転職支援を行う。ヤドケン転職道場、キャリアドメインマリッジ、ジャパンヨガアカデミー相模大野を経営。主な著書「はじめての転職 必ず成功する転職」(マイナビ)ほか多数。

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