転職ノウハウ

応募企業の探し方や履歴書の書き方、面接のポイントから円満退職の秘けつまで。あなたの転職を成功に導くためのノウハウを紹介!

【チェックリストあり】 WEB面接(オンライン面接)の準備、ありがちトラブル、当日の流れ

WEB面接のイメージ画像1

近年では、転職活動においてWEB面接(オンライン面接)を行う機会が増えています。話す内容や大まかな流れなどは対面での面接と変わらないものの、WEB面接ならではの事前準備や注意点があるため、あらかじめ押さえておく必要があるでしょう。

そこで今回は、WEB面接がどういったものか、対面で行う面接との違いも含めて紹介します。全体の流れや注意点、ワンポイントアドバイスやよくあるトラブルについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

WEB面接とは?

コロナ禍において「直接会って話す」以外のコミュニケーションの選択肢が広がった結果、WEB面接を導入する企業が増えました。まずは、「WEB面接とは何か」について見ていきましょう。

WEB面接とはオンラインで行う面接

WEB面接とは、パソコンやスマートフォン、タブレットを通してオンライン上で行う面接のこと。面接で話す内容やマナー、基本的な流れ自体は対面とそれほど変わりはないものの、WEB面接ならではの準備や注意点が出てきます。

WEB面接を受けるためには、いわゆる「ビデオ通話」ができるツールを用意する必要があります。実際にビジネスシーンで広く使われているツールは、以下のとおりです。

ほか、企業独自のWEB会議ツールを使用するケースもあります。WEB面接をすることが決まったら、企業側から使用ツールや面接URLを共有されるのが一般的。ダウンロードが必要な場合もありますので、使用するツールは、事前に使い方を確認しておきましょう。

対面の面接との違い

WEB面接と対面の面接とでは、以下のような違いがあります。

1. 面接の場所は自分で用意する

対面の面接では企業に出向くケースが多く、「面接を受ける場所」を用意してもらえますが、WEB面接では自分で用意しなくてはなりません。ビデオ通話を通して面接官と会話するため、インターネットを安定して使用でき、プライバシーを確保できる場所が必要です。基本的には周囲の音が入りにくい場所(自宅など)が望ましいでしょう。

2. インターネット環境やデバイスの準備が必要

WEB面接は映像通信を利用するため、回線速度と安定性が重要です。普段メールやチャットは問題なく使えても、送受信するデータ量の多いビデオ通話では、回線が不安定になることもあるでしょう。

ビジネスシーンのビデオ通話というとパソコンで行うイメージを持つ人もいるかもしれませんが、WEB面接のためにわざわざパソコンを用意する必要はありません。音声・映像の送受信が安定していて、音質や画質がクリアなものであれば、スマートフォンやタブレットでも問題なく行えます。

本体デバイスのほかには、マイク付きイヤホンを用意するのがベター。周囲の雑音が入りにくくなり、クリアな音質で自分の声を伝えやすくなります。

ただし、マイク付きイヤホンにも、声がこもりやすいものや音質が悪いものもあります。自分では確認しづらい部分ですので、面接前に家族や友人に頼んで、音声テストをしておくと良いでしょう。

WEB面接の全体の流れ

WEB面接のイメージ画像2

WEB面接は、以下のような流れで進むのが一般的です。

  1. 事前にWEB面接用のURLを企業側から受け取る
  2. 開始時間に合わせてURL先で待機
  3. 面接官に最初の一言(入室のあいさつ)を言う
  4. WEB面接を進める
  5. 締めのあいさつをして退室(終了)

上記の大まかな流れを踏まえて、それぞれの注意点を見ていきましょう。

WEB面接用のURLを企業側から受け取る

WEB面接の前に、企業からメールなどで当日使用するツールや面接用のURLが送られてきます。ツールに慣れていない場合は、操作方法を確認しておきましょう。入室・退室時はどのボタンを押すのか、ボリューム変更はどうやるのか、実際に操作してチェックしておくと安心です。

開始時間の少し前にURL先で待機

開始時間の少し前には、指定のURLをクリックして、待機しておきましょう。その時点では面接官がまだ入室しておらず画面に映っていなくても、相手が時間ちょうどに入室して始めるのか、数分前に入室して始めるのかは分かりません。待機の時点で面接はすでにスタートしているものと考えましょう。

面接官に最初の一言(入室のあいさつ)を言う

ここからは、通常の面接とほとんど変わりはありません。面接官が画面に表示されたら、対面の面接と同じようにスタートします。始めのあいさつの一言は、「初めまして、本日面接を受けさせていただきます○○と申します。お時間をいただきありがとうございます。よろしくお願いいたします」といったもので問題ありません。

WEB面接で届く声はマイクを通したものになるので、日常生活の会話よりも少し大きめの声量で話すと聞き取りやすくなります。面接官の声が聞き取りづらい場合は早めに、「申し訳ございません、お声が少々遠いようでして、もう一度おっしゃっていただけますか」などと伝えましょう。

WEB面接を進める

基本の心構えは、対面で面接を受ける時と同じ。画面に映らないからといって、「見えない部分は何でもあり」というわけではありません。カンニングペーパー(カンペ)を用意している場合も、頼り過ぎずに。伝えたい内容を頭の中にインプットしておくこと、準備した内容を読み上げるのではなく面接官の反応を見てコミュニケーションを第一にすること、対面と同じような緊張感を保つことを意識しましょう。

WEB面接と対面の面接とで面接官から聞かれる質問内容に大きな違いはありません。転職の面接でよくある質問の対策については、以下のページを参考にしてください。

受かる! 面接対策ガイド

締めのあいさつをして退室(終了)

面接終了時は、面接官側が先に接続を切るケースと、応募者側が先に接続を切るケース、両方のパターンがあります。面接官の指示を待ち、向こうから「退出してください」と言われた時は、自分から面接の御礼を述べて退出・ログアウトなどのボタンを押して接続を切ります。

WEB面接で失敗しないために事前にすべき準備

WEB面接のイメージ画像3

WEB面接では以下のツールが必要となるので、事前に準備しておきましょう。

<必須>

パソコンもしくはスマートフォン、タブレットなどのスマートデバイス

デバイスの種類、世代によって性能は異なりますが、何を使うにしてもビデオ通話を滞りなく行えることが必須。面接前にテストをして、問題なく通信できるかを確認しておきましょう。

イヤホン・マイク

WEB面接で使用するイヤホンは、マイク付きのものがおすすめ。イヤホンなしでスピーカーを使用する場合は、声がハウリング(相手の声がこちらのマイクに入って聞き取りづらくなる現象)する恐れがあるため、注意が必要です。事前に周囲のノイズがどれくらい入るのかテストをしておきましょう。

WEBカメラ

パソコンやスマートフォンに内蔵されていない場合、もしくはカメラの画質が鮮明でない場合は、別でWEBカメラを用意する必要があります。

<あると良いもの>

ライト

面接を受ける場所の明るさが足りない時は、顔を明るく照らせるライトがあると便利。100円均一ショップなどでも購入できるため、高額なものをわざわざ用意する必要はありません。

スマートフォンを固定できるスタンド

スマートフォンは机に直接置くと見下ろす形になってしまい、面接官から見た時の印象がよくありません。ですから、ベストな高さに固定できるスタンドを用意しておくと安心です。

WEB面接をする場所の確保

WEB面接をする場所は、以下の条件を満たすところがおすすめです。

雑音が入らず、プライバシーが確保できる場所

周囲の音が入る場所は避けて、自宅の静かな部屋や個室で行うようにしましょう。多くの企業では社員の情報を含む内部情報は、社外秘にあたります。情報セキュリティの面からも、カフェなど不特定多数の人が利用、出入りする場所、プライバシーが確保されない場所でWEB面接を行うのはふさわしくありません。

背景がシンプルな場所

背景が映り込むことを考えると、白い壁の前や無地のカーテンの前が望ましいでしょう。ビジネスの場であるので、個性をアピールする必要はありません。家具が背景に入っても問題はありませんが、ポスターなどは映らないようにします。

同居人やペットがカメラに映らない位置

同居人やペットがいる場合は、面接中に声や姿がカメラに入らないように。扉を閉めておく、事前に面接を行うことを伝えておくなども必要です。

顔が明るく見える位置

同じ部屋の中でも、窓やライトとの位置関係によって顔の見え方が大きく異なります。逆光にならないように、事前にカメラを起動し、映り具合を確認しながらベストな位置を探してみてください。

自宅でWEB面接を受ける場合でも、工事の音が入ってしまう、ペットを預けられないなど、環境を整えられない場合もあるでしょう。周囲の状況が心配で面接に集中できなくなってしまうくらいなら、思い切って場所を変えるのも一つの方法です。個室のレンタルオフィスや駅の一人用ワークスペース、ホテルなどであれば、安心して面接を受けることができます。

面接がトラブルで中断すれば、十分なアピールができないだけでなく、「仕事の準備をきちんとできない人」という印象を持たれてしまうかもしれません。

WEB面接の服装は基本的にスーツ

服装の注意点は対面の面接とさほど変わりません。スーツを基本に、ビジネスの場としてふさわしい格好を選びましょう。

上半身しか映らなくても、下半身も映っても問題ない格好に整えておくのがベター。念入りに準備をしていても、カメラや音声など使用機器のトラブル、バッテリー切れ、部屋の外から声を掛けられたなど、不意に立たないといけない場面が訪れるかもしれません。どんなにそれまで面接が順調に進んでいたとしても、その際に手抜きがバレてしまえば台無しです。

当日使うツールの設定確認

WEB面接で使用するツールは、事前に起動して設定や音量調整をしておいてください。ツールによっては、自分の姿を録画できる機能も付いています。WEB面接当日をイメージしながら、音質や映り方に問題がないか確認してみましょう。

設定の確認項目は、以下のとおりです。

マイク・イヤホンは問題なく機能しているか

ノイズやハウリングがなく、クリアな音声が届いているか確認します。

アカウントの名前はふさわしいものになっているか

Googleアカウントやプライベートで使用しているアカウントで面接用ツールにログインする場合、名前とプロフィール写真の設定もチェック。名前があだ名やハンドルネームになっていると、面接官が当日、本人か確認できません。

名前だけでなくアイコンも表示される場合は、画像にも注意。ふざけたものや違法ダウンロードした画像はふさわしくありません。履歴書に貼った証明写真の画像に変えておく、もしくは、面接用のアカウントを新規作成して、面接当日はそちらでログインするようにしましょう。

実際に話してみて問題はないか

事前に家族や知人などの協力を得て、音ズレや声量、カメラの位置や背景画像についてチェックを行います。

デバイスの充電、通信容量は十分か

「パソコン(スマートフォン)や無線イヤホンの充電は十分にあるか」「電源はきちんと接続しているか」「スマートフォンの通信制限までの残容量は問題ないか」などを事前に確認しましょう。

WEB面接に関係ないアプリの通知はオフにしているか

スマートフォンの場合は設定を変更しておかないと、メッセージアプリやメールやSNS、動画やゲームアプリなど、さまざまな通知が入ります。通知音が鳴ったり、通知メッセージで画面が見えなくなったりすると大変です。面接前にはスマートフォンの通知設定をチェックして、通知音と表示の両方をオフにするようにしましょう。

カメラの位置の調整

カメラの位置で注意したいポイントは、以下のとおりです。

顔とカメラの位置をできるだけ同じ高さにする

カメラの位置より顔が高いところにあると、面接官を上から見下ろす映り方となってしまいます。カメラ側が高過ぎても見上げる形になるため、なるべく目線と同じくらいの高さに配置するのがベストです。

スマートフォンはスタンドで固定する

面接は一般的には30分前後かかるため、スマートフォンを手に持ったまま面接を行うと、面接終了までに手が疲れてしまうでしょう。また、画面がブレて相手が画面酔いする可能性もあるので、あらかじめスタンドで固定しておくのが望ましいです。

スマートフォンは横画面で起動する

面接官は、パソコンやモニターの横画面でWEB面接を行うケースが一般的。そのため、WEB面接でスマートフォンを使用する際は、こちらも縦画面ではなく横画面で起動します。

背景の確認

WEB会議ツールで使用できる「デジタル背景」は、WEB面接では設定しないほうがベター。理由は、自動で人物を感知する仕組みであるため、場合によっては画質が低下したり、体の一部にデジタル背景が重なり消えるケースがあるからです。また、動いた拍子にデジタル背景が消えて、元の背景が映ってしまうことも。

どうしても必要な時以外は、デジタル背景、ぼかし機能は使用しないほうが良いでしょう。

通信環境の確認

前述したように、WEB面接で使用するツールは、メールやチャット、音声通話などよりも、インターネット回線の負担が大きくなります。大容量のデータを送受信するため、途中で音声や映像が途切れて、面接が続行できなくなる可能性もあるので、安定した通信環境を用意することが大切です。安定性を重視するなら、以下の順番で回線を選ぶと良いと一般的には言われています。

パソコンの有線接続>パソコンのWi-Fi接続=スマートフォンのWi-Fi接続>スマートフォンの携帯回線接続(4G・5Gなど)

なお、一例としてZoomが推奨する回線速度を紹介します。

1対1のビデオ通話の場合:
  • 高品質ビデオでは600 kbps
  • 720pHDビデオでは1.2 Mbps
  • 1080pHDビデオでは3.8Mbps/3.0Mbps(アップロード/ダウンロード)
グループビデオ通話の場合:
  • 高品質ビデオでは1.0Mbps/600 kbps(アップロード/ダウンロード)
  • 720pHDビデオでは2.6Mbps/1.8Mbps(アップロード/ダウンロード)
  • 1080pHDビデオでは3.8Mbps/3.0Mbps(アップロード/ダウンロード)

[参照:Zoomサポート『Zoom のシステム要件: Windows、macOS、Linux』]

使用環境の回線速度を確認する方法は、「回線速度」とインターネットで検索すると、その場所、そのデバイスの回線速度をチェックできるサイトがあります。WEB面接を行う予定の場所で、使用予定ツールの推奨環境を満たしているか事前に確認しておくと、安心かもしれません。

WEB面接の受け答え中に気を付けること

WEB面接のイメージ画像4

続いては、面接官とスムーズにコミュニケーションをするために、WEB面接中に気を付けたいポイントを紹介します。

声は大きめにハキハキと話す

WEB面接の場合、自分では大きめの声で話しているつもりでも、相手にうまく伝わっていないことがあります。マイクの位置やイヤホンの設定、音量など、少しの調整で聞き取りやすさが変わってしまうため、いつも以上にハキハキと大きな声で話すように心掛けましょう。

画面ではなくカメラを見る

WEB面接では、画面の面接官の映っている部分に注目してしまいがちですが、画面上の相手ではなくカメラに向かって話すのが基本です。実際に相手の画面に映るのは「カメラ越しのあなた」なので、カメラを見て話すと、相手も「自分を見て話している」と認識されるでしょう。

「聞く姿勢」も意識する

対面では表情や身ぶり手ぶり、雰囲気などからも、細かなニュアンスが伝わります。しかし、WEB面接の場合は、「画面に映っているもの」「音声として聞こえてくるもの」がすべて。

無表情やノーリアクションで聞いていると仏頂面に見えたり、面接官が「ちゃんと伝わっているのか」と不安に感じたりしてしまいます。面接官の話を聞いている時はなるべく口角を上げるなど、明るい表情を心掛けましょう。

カメラ越しでニュアンスが伝わりにくいからこそ、相づちを打つ時は顔を動かして分かりやすくうなずくのもポイント。しっかり話を聞いていることが伝われば、自然とコミュニケーションもスムーズになります。

面接官に「この人と一緒に働きたい」「きちんとコミュニケーションができそう」という印象を与えるためにも、面接中の「聞く姿勢」をあらためて意識してみると良いかもしれません。

メモを取るときは手書きで

面接中にメモを取りたくなった時、キーボードで入力したり、スマートフォンのメモ機能を使ったりするのは避けたほうが良いでしょう。

特にキーボードの場合は、メモを取る時のタイプ音がマイクに入り、こちらの声をかき消してしまう恐れがあります。また、スマートフォンでWEB面接を受ける場合は、メモアプリを立ち上げたことでカメラが途切れてしまうかもしれませんので、使用を避けたほうが無難です。

WEB面接終了間際に気を付けるべきこと

面接官の記憶に残りやすいのは面接終盤や退室時の態度と言われています。WEB面接も同じく、ツールを退室して終了するまでは油断禁物。うっかり気の抜けた表情をする、ため息をつくなどないように気を付けましょう。

通信が切れたと思って画面をそのままにしていたら、実はまだつながっていて…… というケースもあるそう。ブラウザやアプリごと終了するなど、確実に終了させるようにしてください。

WEB面接でよくあるトラブル

WEB面接のイメージ画像5

WEB面接でよくあるトラブルと回避法を事前に知っておけば、いざという時にすぐに対処できます。

前提としてトラブル時の連絡手段を確保しておく

どれだけ入念に準備をしたとしても、突然のトラブルは避けられません。発生しがちな例は以下のとおりです。

  • 回線が急につながらなくなる
  • マイクが声を拾わなくなる
  • カメラが急に動かなくなり真っ暗になる

音声が届いていれば何らかの対処はできますが、相手との通信が切れた時のために、別の方法で連絡できるように準備を。特に担当者の電話連絡先は、紙のメモに残しておくと安心です。

映像や音声だけが途切れた場合は、WEB会議ツールのチャット機能も活用しましょう。基本的には面接中は使わない機能ですが、トラブルを見据え事前に操作方法を一通り確認しておくことをおすすめします。

通知音や外部の音が入ってしまった

同居人に声を掛けておく、宅配便の荷物の到着日はずらしておくなどどんなに対策をしていても、予定外の来訪者でインターホンが鳴るケースはあり得ます。その場合はいったん喋るのを中断し、「申し訳ございません」と謝罪し、音が鳴り止んでから再び話し始めます。

相手の声が聞こえない

相手の声が聞こえなくなった時は、すぐ相手に伝えましょう。トラブルをそのままにして面接を続けた結果、大事な点を聞き漏らすなど、会話がかみ合わなくなるかもしれません。また、ビジネスシーンにおいて、トラブルが起きた時には隠さず、迅速に現状を共有するのも大切なことです。

伝える方法は前述のとおり、チャット機能やあらかじめ用意していた緊急連絡先への電話連絡となります。

<トラブル発生時の例文>

申し訳ございません。音声がうまく聞き取れず、設定を確認しますので、少々お待ちいただけますでしょうか?(一度退出して再入室してもよろしいでしょうか?)

急にデバイスが動かなくなった/ツールが落ちた

WEB面接中にデバイスやツールが動かなくなった時でも、代替品があれば安心です。パソコンで面接を受ける場合でも、スマートフォンをすぐ使えるようにしておきましょう。代わりに使えるデバイスがない場合は、緊急連絡先にすぐ連絡して、面接日の変更を相談してください。

WEB面接準備チェックリスト

ここまで説明してきたWEB面接の準備を、チェックリストにまとめてみました。以下を参考にして、万全の状態で臨みましょう。

<前日まで>
  • 面接する場所の確保
  • イヤホン、スタンドなどツールの準備
  • WEB会議ツールの操作方法の確認
  • 通信環境やイヤホン接続のリハーサル
  • トラブル時の緊急電話連絡先の入手
  • 面接で話す内容の準備
<当日15分前>
  • WEB会議ツールの設定
  • 服装・身だしなみの確認
  • (同居人がいる場合は)同居人への声掛け

まとめ

WEB面接を初めて受ける場合には、通常の面接準備に加え、事前に場所の確保、ツールの準備をしておくことが大事です。また、よくあるトラブルや対処法を確認し、イメージしておくことも不安の払拭につながるはず。実際によくある失敗談については、以下のページでまとめていますので、こちらも併せてご覧ください。

キャリアアドバイザーから聞いた! 「WEB面接(スカイプ面接)」本当にあった失敗話

≪面接対策これだけは!≫
  • twitter
  • facebook
  • line
  • hatena
自分を向いて歩こう。マイナビ転職

豊富な転職・求人情報と転職ノウハウであなたの転職活動を支援する【マイナビ転職】。マイナビ転職は正社員の求人を中心に“日本最大級”常時 約8,000件以上の全国各地の豊富な求人情報をご紹介する転職・求人サイトです。毎週火・金更新であなたの希望の職種や勤務地、業種などの条件から検索することができます。職務経歴書や転職希望条件を匿名で登録するとあなたに興味を持った企業からスカウトされるサービスや、転職活動に役立つ職務経歴書サンプルや転職Q&A、会員登録をすると専門アドバイザーによる履歴書の添削、面接攻略など充実した転職支援サービスを利用できる転職サイトです。