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実録!面接徹底攻略法 今回の面接者
【第39回】
外資系企業の役員秘書へ未経験で挑戦
ポテンシャルをアピールできるのか?


今回の面接設定 応募業種:外資系製薬会社
応募職種:秘書
年齢・性別:27歳・女性

挑戦者の斉藤さんは、元化粧品会社の営業だけあって身なりや髪型、言葉づかいなどすべてがきちんとしており、面接官の第一印象は良い。営業職で培った心配りや、その他のスキルをどう秘書職へ生かしていけるのか。これが今回面接官が着目するポイントとなる。


今回の挑戦者

名前:斉藤幸恵(仮名)
経験年数:0年
年齢:27歳
職務経歴:大学卒業後に証券会社へ。1年後に退職し、化粧品会社の営業職として2年勤める。現在は求職中。1種証券外務員、2種証券外務員、ビジネス能力検定2級、TOEIC 825点、実用英語技能検定 準1級などの資格を持つ。
年収実績:380万円
希望年収:380万円


斉藤さんが応募した外資系企業では、アメリカ人の役員秘書としてすぐにでも務まる人材を求めている。面接官は、秘書としての経験はない斉藤さんに対して、質問に対する応答の仕方や言葉遣いなどから、まずはポテンシャルを見極めようとする。

面接官  
今までに秘書の経験はありますか?
   
挑戦者  
今までの業務のなかで秘書の経験はございません。ですが私は、営業として4年間勤めてまいりまして、自身で営業事務も兼ねてまいりましたので、書類作成業務ですとか、「Microsoft Office Outlook」を使っての管理業務ですとか、そういった業務の経験はあります。ポイント1
   
面接官  
秘書の仕事で必要なスキルとは、どういうものだと思いますか?
   
挑戦者   正確さを非常に求められる業務だと思いますので、間違いのないような資料づくりや、心配りが非常に重要だと思います。上司や外来のお客様など、すべての人に細かい心配りをすることが求められているのではないかと思います。
     
面接官  
ご自身では、その点について自信はありますか?
     
挑戦者   はい。4年間営業に携わってきましたので、常に相手がどう考えているのか、そういうことにも気を配ってまいりました。秘書としても、上司の方がおっしゃる前に気づいて業務が実践できると思います。 ポイント2
     
面接官   営業をやってきたなかで、印象に残った出来事は何ですか?
   
挑戦者   そうですね、営業は数字を求められる仕事でしたので、業績が悪い時に、このあとどう持ち直していくか、というのが非常に難しく、それが特出した出来事ではないかと思います。
     
面接官  
業績が悪かったことがあった、ということですか?
     
挑戦者   そうですね、はい(苦笑)。
     
面接官  
それはどういう形で、持ち直していくように工夫されましたか?
     
挑戦者   まずは、これまでの自分のプレゼンテーションがどう悪かったかということを分析し、改善点を見いだしました。その改善点を改めて、商談をしていくように心がけておりました。
     
面接官   改善点とは具体的にはどんなことでしょうか?ポイント3
   
挑戦者   そうですね、具体的で分かりやすい資料を作り、お客様にプレゼンテーションすることでした。やみくもに「この商品が売れます、どうぞ」というような形ではなく、過去のデータを参考に、「この商品はこういった感じで御社に数字の貢献ができる」というようなプレゼンテーションをしてまいりました。ポイント4
     
     
     
面接官のワンポイント
コミュニケーション能力が高く、
聞き上手でもある点で高評価
まず評価できるのは、一つひとつの質問に対して「ええ」「はい」と相づちを打ち、質問を理解したかどうか、きちんと意思表示をしていることです。簡単なことですが、斉藤さんの高いコミュニケーション能力が垣間見られます。こういった小さなことを面接官は見ています。また「YES or NO」を最初にはっきり言っていることも高評価です。
 
斉藤さんに対し好印象を持った面接官だが、斉藤さんのキャリアの方向性については若干の疑問を感じている。証券会社の営業から化粧品会社の営業へ転職し、さらに今回は秘書を希望している斉藤さんは、本当にやる気があって秘書職に応募しているのか? それを探るように質問を重ねていく。
 
     
スペーサー スペーサー スペーサー
面接官  
先ほど秘書の業務に必要だとおっしゃっていた正確さという点では、自信はありますか?
    スペーサー
挑戦者   はい、前社の化粧品会社の前は、証券会社に勤務をしておりました。お客様の大事な資産をお預かりする面で、非常に正確さを求められる業務でしたので、1つの数字でも間違いのないように書類をつくるよう心がけておりました。
    スペーサー
面接官   こちらの証券会社には1年もいらっしゃらなかったのですね。これはどうしてですか?
     
挑戦者   はい、もともと私は英語を使って貿易業務、もしくは通訳業務に進みたいと学生時代から考えておりました。ずっと英語の勉強に専念してまいりましたので、就活の時に経済・社会の知識がないということに気づきました。そこで社会人としての知識を得て、経済を学ぶ目的で証券会社に入社をいたしました。だいたい約1年でマーケットの知識を手に入れることができ、新規顧客獲得数も目標を達成いたしましたので、本来求めていた仕事に挑戦しようと思い、退社を決意いたしました。ポイント5
     
面接官  
そして次に化粧品会社にお入りになって、そこでも貿易などには携わっていらっしゃらないですよね?
     
挑戦者   はい、入社の時点で営業のスキルがあったので、営業として入社をしてもらいたいと言われました。そのあとでマーケティングやロジスティック部門へ行ってもらいたいというような契約で入社を決めました。そこで3年間勤務をした頃に、このまま営業としてスキルを積んでもらいたいと人事から辞令が出ました。本来求めていたのはロジスティック部門なので、会社との方向性の違いを感じました。 ポイント5
     
面接官  
それで今回転職を、とお考えになったわけですね。
     
挑戦者   はい。
     
面接官  
証券会社の業務では、数字を扱うので正確さが求められたということだったんですが、提出していただいた書類に、実は不備がありました。自己PRのところに、同じ内容を重複して記入されていますね。
     
挑戦者   大変申し訳ありません……。(書類を確認してから)大変申し訳ございません。ポイント6
     
面接官  
面接前に確認はされましたか?
     
挑戦者   はい……確認はしたのですが、ちょっと急いで提出をしたもので、大変失礼いたしました。
     
面接官  
もしこういうミスをお客様に対してしてしまった場合、どうされますか?
     
挑戦者   はい、すぐに謝罪に出向きます。二度とこのような間違いはないということをお客様に約束すると共に謝罪をいたしまして、以後、同じ失敗はいたしません。過去の経験のなかでも、私ではなくほかの者がやったことでも、間違いが起きたことはあります。しかし二度と同じ間違いは繰り返しませんでしたので、一度間違えたことを受け止めて、次回は同じことを繰り返さないように行ってまいりたいと存じます。
     
面接官  
はい、分かりました。では最後の質問ですけれども、弊社でもいろんなタイプの方と接することになりますが、苦手なタイプの人はいますか?
     
挑戦者   特に苦手だという方はいません。人と接する仕事をしてまいりましたので、人が苦手だと思うことはありませんでした。
     
面接官  
では、好きだなというタイプはありますか?
     
挑戦者   そうですね、やはり人に対して気遣いができる方に非常に好感を持ちますし、私もそのような人でありたいと思います。
     
面接官  
分かりました。では以上で終了いたします。
     

そつはないが、決め手もない。
秘書という職種に限らず、面接官は語る内容よりも話し方を重視して合否を決める場合があります。その点で斉藤さんはそつがない。ただ実際の面接となるとほかの応募者との比較になります。こうなると決め手はなにか? 斉藤さんの場合、残念だったのは今までのキャリアのなかから秘書職へ生かせるスキルや経験について、具体的なエピソードを挙げて語られなかったことです。必ず具体的なエピソードを用意してください。
面接官のワンポイント
面接心得
聞き上手に見せる“相づち”を!
斉藤さんは終始、面接官の質問に対して「ええ」「はい」と相づちを打っていた。こういう相づちがあることで面接官は「聞き上手」と評価する。
例)理解や納得を伝える
「なるほど」「わかります」「はい」「その通りだと思います」

また、質問によっては意図がわかりづらい場合があり、実際、斉藤さんの回答も面接官の質問に対して不十分だったこともある。そういう場合は、相手を不愉快にさせないように、質問を確認して整理するように心がける。
例)わからない場合には確認する
「お答えするのは、退職理由ということでよろしいでしょうか?」
「まず退職理由、その次に応募理由をお答えさせていただきます」

挑戦者の感想

客観的な指摘は大変ためになりました。
自分で面接を振り返ったりしていたのですが、客観的に指摘
されるのは初めてなので、非常に参考になりました。

面接官プロフィール
名前:細田 咲江さん

早稲田大学卒業後、1983年に流通会社に入社。12年間、主に人事部で採用担当や人事教育などに従事。1994年にハナマル キャリアコンサルタントを設立。現在は、高校生や大学生の就職、社会人の転職、主婦向けの再就職に関する講演、執筆など幅広く活躍中。面接官の視点に立ったアドバイスには定評がある。また、埼玉女子短期大学と駒沢女子大学では講師も務める。
ポイント1
質問に対し、まず結論から
答えているのが高評価
質問に対して、まず「Yes or NO」をはっきり答えている点が評価できる。さらに過去の経験を生かせるというPRを加えているのも良い。
ポイント2
自分の強みをはっきりと伝えている
なぜ自信を持てるのか根拠を述べたうえで、しっかり自己PRできている。
ポイント3
もっと具体的な答えを求めている
工夫や改善点について質問された時にはより具体的に答えるべき。ここまでの説明では言葉足らずだったため、面接官は再度同じ質問をしている。
ポイント5
もっとPRになるようなエピソードを
営業では数字やデータをもとにプレゼンテーションするのは当たり前なので、この回答では強みとして評価はされない。
模範解答例
量販店に対する営業では、地域の女性の消費動向についての調査をマーケティング会社に手配しました。そのうえで、店舗の販売担当に売り上げがアップするような売り場についての提案をしました。担当者にも喜んでいただき、私への発注も増えましたので、結果的に営業成績も上がりました。
ポイント5
自信を感じさせる受け答えに 多少のマイナス印象は払拭された
転職理由は、一応論理的ではある。疑問点も残るが自信を持って話しているので、面接官はことさら追求はしなかった。
ポイント6
まず過ちを認めて 謝罪している点が高評価
とっさの出来事に対して、まず過ちを認めて謝罪している点で評価を上げた。ここで言い訳を先に言うとかなり評価を下げる。
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