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未経験から事務(一般事務、営業事務)になれる? 転職を成功させるには?

マイナビ転職に掲載している求人のうち、事務は未経験OKの募集が9割以上を占めています(※)。つまり、事務には未経験者が広く歓迎され、オフィスワークが初めてという方にもチャンスが多いということです。
※2017年12月20日自社調べ

では、こうしたチャンスを生かすために、未経験から事務職へ転職するにはどんなことに留意すればいいのか、マイナビ編集部がポイントをまとめてご紹介します。

未経験から事務に転職・タイトル画像

事務の仕事内容とは?

バックオフィスを担い、社内業務を幅広くサポートする事務は、「縁の下の力持ち」と言われる大切な存在です。配属先や仕事内容に応じて営業事務、経理事務というように「○○事務」と称されることも多く、社内の事務全般に広く携わる場合には通常「一般事務」と言われます。

一般事務

社内で発生する事務業務全般に対応するのが、「一般事務」です。資料や書類の作成、電話・来客応対、メール応対、郵便物の仕分け、データ入力・集計など、その役割は幅広く、柔軟な対応が求められる職種です。

営業事務

営業部門のサポートメンバーとして、提案資料の作成、受発注の管理、請求書の発行などを担います。会社の窓口として顧客と電話やメールでやりとりする機会もあり、場合によっては営業社員と顧客先に同行することもあります。

その他の事務

上記以外にも、病院内の事務を担う「医療事務」、貿易に必要な手続きを行う「貿易事務」、経理部にて現金管理や経費精算などをサポートする「経理事務」など、さまざまな分野・部門をサポートする「○○事務」の仕事があります。
⇒医療事務ってどんな仕事? 未経験から医療事務になるためには
⇒経理ってどんな仕事? 未経験から経理になるためには

事務のやりがいは?

会社やチームを支える存在

事務というとルーティン業務が多いイメージかもしれませんが、実際にはチームメンバーと密に連携を取りながら、仕事が円滑に進むようにさまざまなサポートを行います。そうしたサポート一つひとつが会社や部署の発展の支えになり、「提案書を迅速にまとめてくれて、いいプレゼンができた」、「データを入力してくれたお蔭で分析時間がだいぶ短縮できた」といった言葉をもらうたびに、誰かの「力になれた」というやりがいを強く実感できる仕事です。

オフィスワーク全般のスキルを磨けるチャンス

日ごろからMicrosoft Word・Excel・PowerPoint(以下Word・Excel・PowerPointと呼ぶ)などのオフィス向けソフトを駆使するので、実践的にパソコンスキルを磨くことができます。事務で身に付くパソコンスキルは幅広い仕事に応用できます。基本的な使い方をマスターし、より高度なスキルを身に付けて、自分自身のキャリアの可能性を広げることにもつながっていきます。

事務になるために求められるスキルや資質は?

パソコンスキル

未経験募集の場合、最初から高度なスキルは求められないとはいえ、最低限Word・Excelの基本スキルは求められることが多いです。業務によっては、タッチタイピング(ブラインドタッチ)による入力の正確性やスピード、演算や関数などのExcelスキル、PowerPoint使った資料作成スキルなどが求められるケースもあります。
⇒パソコンの基本的なスキルってどのレベル?

臨機応変に対応する力

決まった業務を行うに留まらず、チームの状況などに応じて幅広い業務に対応することが求められます。そのため、業務に対して優先順位を付けながら、柔軟に、かつ臨機応変にテキパキと進めていく力が大切になります。

気配りとホスピタリティ

周囲の状況に気を配り、自分からサポートできることを申し出るくらいの積極性を期待されています。また、必要になる業務を先回りして行い、チームメンバーがそれぞれの専門分野に専念できる環境を作ることも大切なサポートです。こうした「周囲の力になりたい」「チームを支えたい」というホスピタリティの高さが重視される傾向にあります。

コミュニケーション力

同じ部署のメンバーとの連携はもちろん、社内の他部署や社外の関係先とやりとりする場面も多く、時には問い合わせへの対応や交渉などを担うこともあります。そのため、社内外を問わず円滑にコミュニケーションを取れるかどうかも、資質のポイントになります。
⇒「あいさつ」は仕事の一部!? 仕事で使えるコミュニケーション術

事務の応募に有利な資格は?

特に必須の資格はありませんが、書類作成やデータ入力などでWordやExcelを使う機会が多いため、Microsoft社が実施するMOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)を取得していれば、アピールポイントになるでしょう。

そのほか、業務内容によっては簿記検定3級以上、秘書検定などの資格もアピールポイントになります。海外とのやりとりや英語文書の作成がある業務には、TOEICのスコアなどが強みになるでしょう。

未経験から事務へ転職するためのステップ

未経験歓迎の募集に応募する際にも、パソコンの基本的なスキルやビジネスマナーは最低限、身に付けたうえで臨むことをおすすめします。ビジネスマナーについては、来客・電話・メールの応対が失礼にならないように、敬語やビジネス会話、ビジネス文書などを日ごろから意識して身に付けておきましょう。

こうした最低限の準備をしておけば、専門的な業務スキルや事務処理スキルなどは入社後の実務を通じて身に付けることが可能です。
一般事務としてスキルを身に付けることで、貿易事務や医療事務、経理事務などのより専門性の高い職種へキャリアアップするチャンスも開けてきます。将来の可能性をより広げるためにも、実務と並行してパソコンや簿記、語学などの資格・検定の取得にも励むと良いでしょう。

未経験から事務になるための自己PR例

販売職として、幅広いお客さまに応対するスキルを磨くと共に、数値管理や伝票処理、在庫データベース入力などの事務処理能力も養いました。
とりわけ事務処理においては、限られた時間に効率よく進められるよう、重要度の高いものから優先順位を付け、頻度の高いものは独自にテンプレートを作成するなどの工夫を行いました。こうした対人スキルや事務スキルを生かし、貴社の事業拡大を支えていきます。

POINT

  • 前職での経験を通じて身に付けた対人スキルや事務スキルをバランスよくアピールしましょう。また、業務効率を高めるために実践してきた工夫の事例があれば、対応力や業務スピードへの意識の高さのアピールにもつながりますので、できるだけ具体的に盛り込みましょう。

飲食店でのアルバイトを1年間経験し、後半の半年間は新人スタッフの育成やシフト管理を任されました。お客さまに対する気配りや丁寧な応対を心掛けてきたことはもちろん、チームメンバーの動きにも目を行き届かせ、率先してフォローに回ることで店舗運営を支えるやりがいを実感してきました。
並行して、パソコンスキルを学ぶためスクールに通い、Word・Excelの基本スキルを身に付けています。入社後もたゆまずスキルアップに励み、周囲に積極的に働きかけ、会社の成長になくてはならない存在を目指します。

POINT

  • オフィスワークが未経験であっても、アルバイトなどの経験を掘り起こし、対応力や気配り、ホスピタリティなどの資質をアピールしましょう。パソコンスクールに通った経験があれば、基本スキルを有していることやスキルアップへの意欲の裏付けにできます。また、未経験の場合は入社後の成長意欲を強く伝えることが大切です。

事務で求められるスキルを自己PRでどう書く?

事務未経験が転職しやすい業界

マイナビ転職に掲載されている事務の求人の中で、業種・職種共に未経験OKの割合が高い業界は、「金融・保険」、「IT・通信・インターネット」、「マスコミ・広告・デザイン」です。

いずれも事務未経験歓迎の求人数が全体の90%以上を占め、最も割合が高い「金融・保険」では98.6%に及んでいます。ポテンシャルがあれば実務経験を問わず、入社後の成長に期待が寄せられているのでしょう。

【業種別】職種・業種未経験OKの事務の求人割合

1位 金融・保険 98.6%
2位 IT・通信・インターネット 97.8%
3位 マスコミ・広告・デザイン 94.5%
4位 運輸・交通・物流・倉庫 93.3%
5位 流通・小売・フード 91.7%
6位 サービス・レジャー 91.1%
7位 メーカー 90.2%
8位 コンサルティング 89.7%
9位 商社 89.6%
10位 不動産・建設・設備 87.3%
11位 公的機関・その他 86.3%
12位 環境・エネルギー 84.6%

※2017年12月19日自社調べ
※「一般事務・庶務」と「営業事務・営業アシスタント」のうち「業種未経験OK」「職種未経験OK」のフラグが付いている求人の割合

未経験から事務への転職する時の注意ポイント

黙々とパソコンに向き合うばかりではなく、日ごろから取引先、社内の各部署とコミュニケーションを取る機会が多く、時には契約などに関する問い合わせに対応するシーンも考えられます。 また、デスクワークが基本となりますが、銀行や役所を訪れて手続きを行ったり、場合によっては取引先を訪問する営業に同行したり、出掛けることもあるかもしれません。
特に中小企業やベンチャー企業の事務は、一人ひとりの裁量が大きく、スピード感を持って対応することが求められると言えるでしょう。こうした業務の特性を踏まえ、「アクティブに仕事に取り組む」という意識で転職活動に臨むことが大切です。

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