履歴書をメールで送る際のマナー

マナー1：履歴書は指示されたらすぐに送る

（2021.11.25更新）

採用担当者から履歴書送付の指示があったら、「すぐに送る」ことが大切。なかなか送らない場合、「メールを確認しない人なのかな？」「仕事もスローペースなのかな？」とマイナスの印象を持たれてしまう可能性があります。

ただし、深夜にメールを送ると生活リズムが不規則なのではないかなど、不要なイメージを相手方に与えてしまう懸念もあります。あまり極端な時間帯にメールを送るのは避けておいた方が無難でしょう。

履歴書は転職活動で必ず必要になる書類のため、事前にメールで送れるデータを準備しておくのがベスト。もし、紙の履歴書しか準備しておらず提出までに時間が掛かってしまうという場合、取り急ぎ「いつまでに送付します」という具体的な日にちをメールで返信しておき、必ずその期限までに送りましょう。

マナー2：セキュリティ対策をして送る

（2021.5.27更新）

個人情報など重要な情報をビジネスで扱う際は、細心の注意と相応の取り扱いが求められます。応募企業に提出する履歴書も、セキュリティー対策をせずに送ってしまうと「入社してからも重要なデータをずさんに扱うのでは？」と不安に思われてしまう可能性も。手間は掛かりますが、閲覧者をメールアドレスで指定できるクラウドストレージサービスを利用するなど、セキュリティ対策を行いましょう。

＞どんなセキュリティ対策をするのがベスト？

マナー3：件名、本文は簡潔に

採用担当者は日々たくさんのメールをチェックしているので、件名、本文共に内容が分かりにくいとストレスに感じるかもしれません。件名には、採用担当者がメールを受信した際、誰からのどんな連絡かがすぐに分かるよう「名前」「用件」を簡潔に記載しましょう。ただし、相手のメールに返信する場合は、「Re」を付けたままで件名も変える必要はありません。

本文には、宛先・あいさつ・内容・締め・署名を記載します。

●宛先

「法人格＋会社名　部署名　担当者氏名」
部署や氏名が分からない場合は「採用ご担当者様」で問題ありません。

●あいさつ

基本的には、「お世話になっております。●●（氏名）です。」で書き出し、初回のみ「お世話になります。」とすると良いでしょう。在職中の人も、現職の社名を記載する必要はありません。

●内容

本文では、なるべく簡潔に分かりやすく用件を伝えます。1通目のメールでは履歴書送付メールであること、添付ファイルにパスワードを設定しており、後から送るメールで知らせる旨も忘れずに記載しましょう。2通目のメールでは、先に送った添付ファイルのパスワードである旨を記載してください。

●締め

締めの文面には、「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」など、忙しいなか履歴書を確認してもらうことへの感謝が伝わるような言葉を添えられると好印象でしょう。

●署名

署名には、氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。こちらにも、現職の情報を記載する必要はありません。

【メール例文】履歴書を送る時の文面

履歴書を送付する際の例文を2つ紹介します。一つ目は、履歴書の送付方法を先方から指示されていないケース。二つ目は、指示されているケースです。

というのも、重要情報物のやりとり方法やITリテラシーは企業によってさまざま。自身が良かれと思って行ったセキュリティ対策が人事担当者にポジティブに受け取られないケースや、会社で使用できるツールの制限に引っ掛かってしまいファイルを開けず送り直しに……となってしまうこともあるからです。

先方からの連絡のなかに履歴書の送り方や使用ツールに指定がないか確認し、指定がなければ方法を確認しましょう。相手に丸投げで指示をもらうのではなく、こちらからも送付方法を提案できるとベターです。

●方法が明示されていない場合のメール例文

●方法が明示されている場合のメール例文

履歴書添付時の適切なファイル形式とファイル名

PDF・Word ・Excelどれがベスト？　添付する履歴書のファイル形式

履歴書のメール送付を指示された際、迷うのがファイル形式です。結論から言うと、PDF形式で送るのがベスト。WordやExcelのテンプレートを使って作成した場合でも、PDFファイルに変換して送ると良いでしょう。PDFファイルに変換することで第三者が修正できなくなるだけでなく、レイアウトを保ったまま印刷することができるため、採用担当者の手間を最小限に抑えることができます。

手書きの履歴書をスキャンしたPDFで送ることも間違いではないですが、字がつぶれてしまったり顔写真が不鮮明になったりと読みにくくなることも。PCを持っていない場合でも、スマートフォンのみでPDFの履歴書を作成できるツールなどもありますので使ってみると良いでしょう。

＞履歴書のWordフォーマットはこちら

Word、Excelを添付用PDFに変換する方法【簡単3ステップ】

もしWordやExcelで履歴書を作成した場合「PDFファイルに変換ってなんだか難しそう……」と感じる人もいるかもしれません。ですが、実はとっても簡単！　たった3ステップでできる方法を紹介します。

PDFデータに変換したら、必ず開いて内容をチェックすることを忘れずに。WordやExcelファイルの段階では枠内に収まっていた文末の文字や最後の行が、はみ出して隠れてしまうことがあるためです。消えてしまっている文字がないか、レイアウト崩れがないかなど読み直して確認しましょう。

ファイル名は「履歴書+氏名」で付ける

添付履歴書のファイル名の付け方に厳密なルールはありませんが、なんでもOKというわけではありません。採用担当者がたくさんの履歴書を受け取り管理することを考慮し、パッと見て誰の何のデータかが分かるようなファイル名にする必要があります。

「履歴書（職務経歴書の場合は職務経歴書）_氏名.pdf」など、分かりやすいファイル名を付けると良いでしょう。
ファイル名に日付を入れるのも一般的ですが、その際はメールを送付する日にちを付けるようにしましょう。履歴書の記入日同様、古い日付のまま送るのは印象が悪くなるため注意が必要です。

メールを送る前のチェックリスト・NG例

送付前に再確認！　履歴書添付メールを送る前のチェックリスト

履歴書を添付してメール文面も完成して、後は送信するだけ！　となったら、その前にもう一度見直しを行いましょう。メールは一度送ったら取り消すことができません。間違ったら再送すればいいという軽い考えはNGです。採用担当者は選考中、一通のメールを含め転職者の行動すべてに注目しています。メールはビジネスの基本だからこそ、きちんと送ることができて当たり前。念入りにチェックを行い、うっかりミスを防ぎましょう。

ここも注意！　メール送付時のありがちNG

メール送付時にやってしまいがちな、よくあるNG例を紹介します。細かいポイントですが、メールを受けとる採用担当者の印象を左右するためしっかり押さえておきましょう。