こんにちは、アイビーズ株式会社の採用担当です！ 今回は、事務職の1日の流れと先輩のひとことコメントを紹介します。



【1日の事務職業務の流れ】 ・9:00〜9:30　《出勤・朝礼》 出勤後、まずは朝礼を行います。 朝礼では、今日の業務内容や連絡事項、優先事項を確認し1日の流れを把握します。
《先輩のコメント》 「朝礼で今日の業務内容を確認することで、優先順位やタスクの進行具合を把握でき、効率的に仕事を進めることができます。無駄な時間を減らし、スムーズに作業が進みます。」
・9:30〜10:00　《作業準備・メール確認》 朝礼後、メールのチェックを行います。 重要なメールや返信が必要なものを確認し対応します。 PCを開き必要な資料やファイルを準備して、作業を始められるように整えます。
《先輩のコメント》 「朝一番にメールチェックをすることで、急ぎの対応が必要なものを早めに把握できます。作業前に環境を整えておくことで、スムーズに進められます。」
・10:00〜12:00　《午前の業務》 午前中は主にデータ入力や資料作成、書類整理などの作業を行います。 電話対応や顧客からの問い合わせの処理もこの時間帯に行うことが多いです。 集中力が高い時間帯にしっかりと処理を進めます。
《先輩のコメント》 「午前中は、入力業務や書類作成を集中して進める時間です。きちんとしたデータ管理が後々の業務に役立つので、ミスなく正確に処理することが大切です。」
・12:00〜13:00　《昼休憩》 仲間とリラックスしながら昼食を楽しんだり、休憩時間に気分転換を図ることで午後の業務に備えます。
《先輩のコメント》 「昼休憩はリフレッシュするための重要な時間です。気分転換をしっかり行うことで、午後も効率よく仕事を進められます。」
・13:00〜17:00　《午後の業務》 引き続きデータ入力や資料作成、書類整理、電話・メール対応を行います。 午後の最初の時間帯は集中力が保たれているため、難易度の高い業務を進めます。 次の日の準備や重要なタスクの確認もしておきます。 午後の後半には、残りの業務を効率よく終わらせるように心がけます。
《先輩のコメント》 「午後の前半はまだ集中できている時間帯なので、比較的複雑な業務を進めるのがおすすめです。後半は疲れが出やすい時間帯なので、焦らず、計画的に残りのタスクを進めることが大切です。」
・17:00〜17:30　《作業整理・片付け》 PCやデスク周りを整理し、翌日の準備を整えます。 重要なファイルや資料が散らかっていないか確認し、整理整頓を行います。
《先輩のコメント》 「作業を終えた後に片付けをしっかり行うことで、翌日の業務を効率よく進められます。整理整頓をすることで無駄な時間を省けるので、習慣化すると良いですよ。」
・17:30〜18:00　《日報作成・引き継ぎ》 最後に、日報を作成します。今日の業務内容や進捗状況、問題点などを記録し、上司や同僚に引き継ぐべき事項を共有します。この時点で、次の日の業務の見通しを立てることも重要です。
《先輩のコメント》 「日報は、進捗状況や課題を共有するために必要です。次の日の仕事をスムーズに進めるためにも、しっかりと振り返りを行い、引き継ぎを行いましょう。」

【先輩からのアドバイス】 〔時間管理の重要性〕 事務職では、複数のタスクを並行して進めることが多いため、時間管理が非常に重要です。集中すべき時にしっかり集中し、作業を効率よく進めましょう。
〔コミュニケーション〕 電話やメールでのコミュニケーションはもちろん、チーム内での情報共有も大切です。定期的に確認し合うことで、業務のズレを防げます。
〔丁寧な作業〕 事務作業は正確さが求められます。ミスを防ぐためにも、丁寧に確認しながら作業を進めることが大切です。
〔自己成長〕 事務職でも、スキルアップが重要です。新しいソフトの使い方や業務の効率化を学び続け、自己成長を図ることがキャリアに繋がります。
このように、事務職の1日も多くの業務とそれに伴う注意点があります。先輩のアドバイスを参考にしながら、日々の業務を着実にこなしていきましょう。