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電話相手が不在の場合、メールを送ってもいい？マナーやポイント・例文を紹介

掲載日：2024年05月09日

電話した相手が不在だった場合の対応法はさまざまありますが、電話の代わりにメールで用件を伝える方法もあります。どのようなメールを送ればよいのか、メールを送っても失礼にあたらないかなど、疑問を感じる人も多いのではないでしょうか。

相手が不在だった場合のメールマナー、例文や注意点をご紹介します。

電話相手が不在時の対応パターン

電話をかけた相手が不在だった場合、用件を伝える方法はさまざまです。まずは主な5つの対処法について解説します。

折り返しや伝言をお願いする

代表電話番号や部署番号にかけた場合、簡単な内容であれば、電話に出た人に伝言をお願いすることができます。

直接話したほうが良い内容であれば、折り返しの電話を依頼するのも一つの手です。代表電話の場合は出てくれた人に、自分の連絡先と折り返しの電話が欲しい旨を伝えましょう。携帯電話の場合は、留守番電話に折り返しを依頼するメッセージを残しましょう。

時間や日を置いてかけ直す

急ぎの用事でない時は、担当者が在席していそうな日時に、時間や日を置いてかけ直す方法もあります。代表電話などにかけてほかの人が電話に出た場合、話したい相手が確実に在席している日時を聞いておきましょう。

留守番電話にメッセージを残す

担当者の携帯電話に直接電話した際は、留守番電話にメッセージを残すのも有効です。着信履歴だけを残しても、何の用件なのかは相手に伝わりません。メッセージを残すことで電話をかけた目的が伝わり、かけ直した時に話をスムーズに進められます。

ただ、留守番電話に残せるメッセージの時間は限定的で、用件を伝えきれない可能性もあります。また、メッセージを聞くために相手に料金を負担してもらわなければいけない場合もあります。用件の概要を簡潔に残すようにしましょう。

SMSで連絡する

携帯電話の場合、留守番電話よりも確認しやすいのがSMSです。受信時に通知が表示され、文字で用件を残せるため、電話に出られない場合でも内容をすぐに確認できます。

ただ、SMSの連絡はカジュアルな印象を与えてしまうかもしれません。ある程度の関係性ができている相手や、もともとSMSでやりとりをしていた相手など、送る対象を考える必要があるでしょう。

メールやチャットで連絡する

メールやチャットで電話したことを伝えるのもおすすめです。用件を伝えられるだけでなく、資料なども添付できます。情報量が多い時などは特におすすめの方法です。

ただ、相手との関係性やシーンによっては、SMS同様に失礼にあたる可能性があるため、使用時は注意が必要です。

メールで連絡しても問題ない場合

前述のとおり、メールで連絡する際には状況やシーンを踏まえることが重要です。ここでは、メールで連絡しても問題のない3つのシーンをご紹介します。

緊急性の低い場合

緊急性の低い場合には、メールで連絡をしても問題ありません。

メールは、電話と比較して気づいてもらうのに時間がかかる可能性があります。緊急の場合には、メールではなく電話で直接連絡をしましょう。

重要性の低い場合

重要性が低い場合も、メールで連絡して問題ありません。

ただし、メールは不具合などで相手に届かないケースも考えられます。重要性の高い内容を伝える時は、電話で内容を伝えつつ、その内容をメールでも送る旨を伝えておくと安心でしょう。

文字で簡潔に伝えられる場合

伝えたい内容によっては、直接話すよりも文字や図表で表現したほうが相手に伝わりやすい場合もあります。そのような場合はメールを選択すると良いでしょう。

ただし、複雑な内容の場合は長文になり、結果的に読みづらく伝わりにくいメールになることも。メールで要点のみを伝えて電話で補足をしたり、簡潔に伝えられる場合にはメールを使ったりと、うまく使い分けましょう。

電話相手の不在時に送るメールマナー

続いて、メールを送る際のマナーや押さえておきたいポイントについてご紹介します。

内容や送信者が分かりやすい件名にする

メールの件名は、内容や誰から送られてきたものなのかが分かりやすいように工夫してください。人によってはメールをすべて開封しないこともあるので、一目で分かる件名にしましょう。

また、下記のように冒頭に隅付きかっこを付け、連絡した理由などを強調させることで、メールを送った意図を簡潔に伝えることができます。差出人の社名や氏名を件名に盛り込むのもおすすめです。

簡潔に分かりやすい表現を意識する

メールは文字だけで用件を伝えるため、分かりやすい表現を意識してください。用件は短く、冒頭で伝えましょう。その後に用件の補足事項を説明すると分かりやすいメールになります。

また、一文が長くなりすぎると、相手に読みづらさを感じさせます。
改行や句読点の入れ方を意識し、読みやすいメールにしましょう。

メールした理由を記載する

電話をした後にメールをする際は、「先ほどお電話をさせていただきましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします」などと一言添えるようにしましょう。メールで完結する話の場合、相手の折り返し電話の手間を省いたり、逆に内容について折り返しの電話をもらえたりすることもあります。

電話相手の不在時に送るメール例文

実際に電話相手が不在だった時に送るメールの例文を2種類ご紹介します。

一つ目はビジネス全般で使うことを想定したものです。

続いては、転職シーンを想定したメールとなります。転職シーンでは所属社名は名乗らずに、応募者であることを氏名の前で伝えましょう。

• 面接の前日や当日であれば電話で伝えるべきですが、日程に余裕がある場合はメールで伝えることもできます

メールを送る際のポイントや注意点

最後に、メールを送る際に押さえておきたいポイントや注意点を4点ご紹介します。

メールを送ると伝えておく

相手が不在だったためメールを送る際は、電話口に出た人に、あらかじめメールを送ることを伝えておきましょう。突然メールを送るよりも相手に失礼がなく、好印象を与えることができます。留守番電話につながった場合はメッセージを残してください。

相手を責めるような言い回しは避ける

相手にもさまざまな事情があり、電話に出られないことも当然あります。電話に出てもらえなかったことを責めるような言い回しにならないよう表現に注意しましょう。

特にメールは、表現によっては相手に冷たいイメージを与えてしまう恐れがあります。丁寧な言葉選びを心掛けましょう。

重要度設定に気を付ける

メールソフトには重要度設定を行う機能があります。しかし、相手が不在だった場合の連絡メールに高い重要度を設定してしまうと、自己中心的な印象を与えてしまいます。

本当に重要な要件の場合は、見落としや誤送信の恐れがあるメールではなく、できるだけ電話など口頭で伝えるようにしましょう。

電話で補足をする

メールは送りっぱなしにするのではなく、必要に応じて電話で補足をしましょう。
あらためて電話をかける時のためにも、最初の電話で不在と分かったら、戻りがいつになるのかを聞いておきましょう。相手が電話に出られそうなタイミングを見計らうことができます。

折り返しの電話が来ない時の対応は、下記記事で解説しています。

• 折り返しの電話が来ない時の対処法とは？　連絡する際のポイントや例文を説明

まとめ

電話した相手が不在の場合は、状況に応じてメールを送っても問題ありません。ただし、メールの送り方によっては相手に失礼になってしまうこともあったり、内容によってはメールよりも電話を優先したほうが良かったりする場合もあります。

メールを送る際は、ここでご紹介したポイントや注意点を押さえ、相手に失礼なく、かつ確実に内容が伝わるよう配慮しましょう。

監修者

マイナビ転職　編集部

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