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事務系 営業事務・営業アシスタントの志望動機、業務内容の書き方

事務系のポイント
まずは企業が求める人物像をつかむ

【事務職】は仕事内容が幅広いだけに、業務内容は企業によってまちまち。募集要項を読みこんだ上で応募企業が求める人物像をつかみ、そこにマッチする経験や能力を自分の業務経験から探すこと。職務経歴書には、事務処理能力はもちろんのこと、無理や無駄を省く課題認識力とその解決力、他部署との折衝力や気配りを窺わせる具体的なエピソードを盛り込もう。未経験なら、意欲が評価される部分も大きいので、志望動機をじっくり練ろう。

資格や自己啓発で前向きアピール!

簿記の資格や会計ソフトの知識が重視される経理以外の職種でも、取得資格や自己啓発などはしっかりアピールしよう。現在勉強中であるとか資格試験を受験しているというような記載でも、積極的に動いていることが伝わり好感度アップにつながる。

この職種に求められる能力とPR法

営業スタッフの仕事をサポートすることで売上に貢献する業務であるため、高い事務処理能力や、営業スタッフ・関連部署とのコミュニケーション能力が求められる。また、無理や無駄を省く課題認識力と解決力があるとよい。

経験者なら、とくに課題認識力と解決力を前面に出し、それが売上に貢献したエピソードを記載しよう。
未経験者の場合、今までの実績をアピールすることが難しいので、その企業の営業が扱う商品やサービスについては必ず事前に勉強しておき、営業スタッフのフォロー・サポートに対する意欲を見せよう。

※サンプル内にある にマウスを載せるとアドバイスが表示されます。
※「マイナビ転職」のWEB履歴書フォーマットに沿ったサンプルです。 ダウンロードはこちら。
見出しをつけてメリハリを

見出しをつけて、職種ごとに業務内容や実績を述べ、採用側に、どこでどんな業務を行っていたのかを一目瞭然でわかるようにする。また、それによって、採用側に業務で即戦力となることを印象づける。5W1Hを意識して記述すると、読みやすいものになる。

数字で表せなくても魅力的に実績をPR

数字で表せないことでも、書き方によっては、たいへん魅力的な実績となる。常に課題意識を持って課題解決していけるということを具体的に述べることで、この職種に必要な能力を持っていると伝えられる。

職種に求められる「コミュニケーション力」をPR

コミュニケーション力があることを、実績と絡めて記載し、強くアピールしよう。

具体的な数値を記入

人数・期間・金額・比率など、数字が出せるものは数字をあげておくと、仕事環境やスケールがわかって採用側が評価しやすい。

自己啓発は好感度アップ

会社から言われてするのではなく、自主的に勉強することは積極性がアピールでき、好感度が高い。

職務経歴書欄
職務経歴書1
勤務先会社名 株式会社○○販売
経験期間 20××年××月~ (現在も就業中)
勤務先業種 自動車
勤務先資本金 10億円以上
勤務先従業員数 5000名以上
経験職種 営業事務・営業アシスタント
雇用形態 正社員
年収実績 300~349万円
業務上のポジション マネジメント経験なし
職務内容 20××年××月××日  株式会社○○販売入社

【1.】 新人研修 20××年××月××日~20××年××月××日
企業理念など会社概要、ビジネスマナー研修、営業研修などの集合研修受講


【2.】営業部 ○○営業所 配属 20××年××月××日~現在
<担当業務> 
営業アシスタント(社員5名 派遣スタッフ2名)
・所長を含む4名の営業スタッフのアシスタント業務
・見積・発注・納品・請求書作成
・発注依頼・納品確認
・売上報告作成
・スケジュール管理・電話応対・来社顧客対応

<実績>
・お客様に喜んでいただくためには、お客様対応にミスのない営業活動を行うことが第一なので、営業スタッフの業務がスムーズに進められるように、必要書類の事前準備やスケジュール管理を行う。
書類や報告書がすぐ作成できるように、AcceesやExcelを使用したシステムを作成したことで、資料作成の効率が上がったと営業スタッフから喜ばれる。

・上記のシステムを作って業務が簡素化されたという情報が、他営業所のアシスタントにも伝わり、システム導入の相談を受けるようになる。
これにより他営業所とのコミュニケーションが活発になり、営業所間の情報交換が促進された。従来は得にくかった情報も、アシスタント経由で営業スタッフへ報告することができるようになった点で、営業活動への貢献を評価される。

・また、新人でもすぐに営業活動やアシスタント活動ができるようにマニュアル作成を行う。営業スタッフのミスが減り、事務処理もスムーズに行えるようになり、時間外残業も減った。(前年比▲15%)


●その他
伝票処理の際に簿記の知識があると処理がスムーズに行えると考え、現在簿記の勉強中。2級試験を秋受験予定。

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