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事務系 一般事務

事務系のポイント
まずは企業が求める人物像をつかむ

一般事務の仕事は、企業によって担当業務がまちまちだ。そのため応募者に求められていることも企業ごとに異なるので、まずは募集要項を読み込み、求められているものを理解することが重要。応募企業が求めるスキルや人物像をつかみ、そこにマッチする経験や能力を自分の経験から探すこと。事務職未経験の場合も、前職での事務業務やPCスキルを明記して、適性や意欲をアピールすることが大切だ。意欲が評価される部分も大きいので、志望動機をじっくり練ろう。

具体的なエピソードでスキルや前向きさをアピール

事務処理能力だけでなく、さまざまな依頼に迅速かつ正確に応えることができる柔軟な対応力が求められる。そのため無理や無駄を省こうとする意識や実行力、他部署との折衝力や気配りをうかがわせる具体的なエピソードを盛り込めると良い。また、募集要項で資格を求められていなくても、取得している資格や取り組んでいる自己啓発などがあれば、しっかりアピールを。現在勉強中であることや、資格試験を受験予定というような記載でも、積極性が伝わり好感度がアップする。

この職種に求められる能力とPR法

経験業務を具体的に記載し、PCスキル(Word、Excelなど)や緻密さ、正確性についても、アピールできることがあれば記載する。

また、職場や取引先と良好な人間関係を築くことができるコミュニケーション能力や、来客、電話応対時のビジネスマナーは事務職としても必須。ルーティンを受け身でこなすのではなく、臨機応変さや調整能力を業務で発揮できることが伝わるように実績やエピソードに盛り込もう。

事務系職種未経験の場合は、これまでの職務経験から、応募先で発揮できる経験、強みを強調する。また、汎用性のあるスキル(業務遂行能力、コミュニケーション能力など)や仕事への取り組み姿勢を伝えると良い。応募企業の職務内容と関連付けて語ることができれば好印象につながる。

※サンプル内にある にマウスを載せるとアドバイスが表示されます。
※「マイナビ転職」のWEB履歴書フォーマットに沿ったサンプルです。 ダウンロードはこちら。
見出しを付けて分かりやすく書く

カッコや記号を効果的に使い、視覚的なメリハリを付ける。経験業務や実績ごとにまとめ、採用側に一目瞭然で分かるように記載すると良い。書類作成能力のアピールにもつながる。

求められる能力やスキルにマッチしていることを示す

求人情報で求められるスキルや人物像を把握して、自らの経験とマッチした内容に重点を置くことで、即戦力となることを印象付ける。

具体的に記載する

経験業務を具体的に記載し、早期に戦力となれることをアピール。業務が多岐にわたる場合、箇条書きで読みやすくする。

数字以外の実績もアピール

事務職の仕事は数字で表しにくいが、業務効率化を図った実績など、貢献したことがあれば積極的に記載する。どのように良い結果が表れたのか、周囲からどんな評価をされたのかといった点も記載すること。

応募先の求める経験、スキルをピックアップ

担当している仕事のボリュームも記載し、採用担当者がイメージしやすいようにする。

スキルを裏付ける資格を記載する

自己啓発やスキルの裏付けとなる実務を記載し、即戦力として貢献できることを示す。直接仕事にかかわらない資格であっても、スキルアップに取り組んでいることを示し、意欲や自主性をアピールすると良い。

PCスキルを具体的に記載する

使用してきたソフトや、どのような用途・場面で使用していたのかを記載することで、具体的にスキルを示す。

前向きな転職理由

経験やスキルを生かして、更に活躍したいという前向きな姿勢をアピールする。求人情報やホームページなどから応募企業の特徴を理解したうえで、自身の思いや経験をどのように生かしたいかを記載すると、企業理解にもつながり効果的だ。

職務経歴書欄
職務経歴書1
勤務先会社名 ○△株式会社
経験期間 20××年××月〜20××年××月
勤務先業種 食品メーカー
勤務先資本金 5000万円以上
勤務先従業員数 100名以上
経験職種 一般事務
雇用形態 正社員
年収実績 300〜349万円
業務上のポジション マネジメント経験なし
職務内容 【職務要約】
<管理部>一般事務職として、以下の業務に従事。(部長ほか、部員5名)

主に会議資料や議事録作成、データ入力、ファイリングを一人で担当しました。そのほか、英語を含むメールや電話による顧客対応、出張の手配、備品管理、社内報や社内レクリエーションにかかわる補助業務など幅広い業務を行いました。

【業務内容】
・会議書類作成、会場予約、ファイリング(一人で担当)
・売上データ入力、資料作成 
・請求書発行
・電話、メール応対、及び問い合わせ対応(英、日)
・来客対応、出張者の旅券やホテルの手配(国内、海外)
・消耗品・備品の在庫管理
・社内報・社内レクリエーションの企画・案内作成補助

【アピールポイント】
1.納期厳守と正確な仕事
日々の業務で漏れが発生しないよう、納期を確認して優先順位を決めるなどスケジュール管理を徹底しました。書類作成やデータ入力は、間違いのないように完了後2度はチェックし、正確な作業を心掛けました。この2点を行ったことにより、期限に遅れることなく仕事を進めることができたため、作成した書類やデータを使う社員たちから「余裕を持って仕事ができる」と言われました。

2.実践で生かせる英語力
電話応対、来客対応など、以下のように英語を使った業務を経験しました。昨年独学でTOEIC 800点を取得し、業務においても、英文メールの処理時間短縮やトラブルの早期解決に役立ちました。

・海外取引先からの電話応対(約○件/日)
・英文メールチェック、問い合わせメールの判読、一次切り分け(担当部門につなぐ)
・海外から視察のため来客した方への受付業務(約2回/年)
・Web、メール、電話でのホテル予約や問い合わせ(約3〜4回/年)

3. 社内コミュニケーション向上に貢献
忘年会やボウリング大会などの社内レクリエーションの企画を任されました。単に社員の皆が盛り上がれるだけでなく、イベント後に社内の人間関係がより良いものになるよう、違う部署の社員同士を交流させるような仕組みを工夫しました。イベント後は、自発的に勉強会やボランティア活動などのサークルが立ち上がり、社内コミュニケーション向上に貢献できたと思います。

【資格・スキル】
・実務技能検定協会主催 ビジネス実務マナー検定2級
・日本漢字能力検定協会主催 日本漢字能力検定2級
・TOEIC800点(20XX年 取得)
・サーティファイ 情報処理能力認定委員会主催 ワードプロセッサ技能認定試験2級

【PCスキル】
・Word  社内文書作成
・Excel(IF関数、ピボットテーブル、VLOOKUP関数)  売上データ管理等
・PowerPoint  会議資料作成
・Access  請求書発行

【転職理由】
これまでは国内業務が中心でしたが、TOEIC800点を取得したことで、更に英語を生かした国際的な業務にもかかわりたいと強く思うようになりました。食品メーカーの中でも、他社と異なる地域の新興国に積極的に海外展開を進めている貴社で、幅広い業務を担当し、知識・スキルの向上に取り組みたいと考えています。前職での業界知識や、臨機応変に対応できる能力、英語力を生かし、早期に貢献できる人材になれるよう努力します。

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