60秒ビジネスハック

ムダのない効率的な会議をしよう

掲載日：2013.07.08

大事な時間を割いたのに、何も決まらない……。そんなムダの多い会議は、今すぐやめるべき。コツさえおさえれば、効率良く進められるようになります。

会議は準備からはじまっている

会議のムダをなくすには、準備が大切。資料をその場で渡して議論をはじめてしまうと、考えがまとまらず話が散らかるので、出席者に事前配布して目を通しておいてもらいましょう。コメントや賛否など、考えをまとめておいてもらうと、ムダな議論が少なくなり、結論をスムーズに出せるはずです。

時間厳守、ゴールは明確に

会議の最初には必ず「目的」を共有し、ゴールをハッキリさせることが重要です。司会進行役となるファシリテーターは、タイムマネジメントを行い、その場をうまく仕切ること。そのほか、いろいろな意見を引き出すために、1人だけが話し続けないよう舵をとってください。反対意見が続いた場合は、賛成者にも発言を求めると議論が盛りあがるでしょう。アイデアが出ない場合は、自分から率先して意見を言い、参加者が発言しやすい雰囲気をつくることもファシリテーターの仕事の1つ。会議のムダをなくすカギは、このファシリテーターにあると言っても過言ではありません。

議事録は、明確かつ簡潔に

準備も大切ですが、会議のあとのフォローも忘れずに。議事録は、新たな気づきや確認の漏れをなくすためにも、必ずとるようクセをつけてください。議事録をまとめる時は、ダラダラ書かずポイントを明確にすること。会議のテーマ次第でまとめる内容は変わりますが、どんな会議にも必要な項目は「目的」「すべきこと」「期限」です。それに加え、発言者や決定事項も明記しておけば、「アレは誰がやるんだっけ？」という自体を避けられます。