60秒ビジネスハック

仕事を効率よくするためのタスク管理術

掲載日：2013.10.23

「終業時間なのに、今日のタスクがまだこんなに残っている……」。どんどん溜まっていくタスクリストを見てやる気を失う前に、上手なタスク管理術を身に付けましょう。

タスクの“レベル”を明確にする

仕事をはじめる前にその日のタスクを整理したとしても、急ぎの仕事や新たな仕事が舞い込んできたりして、常にやるべきことは変化していきます。その時に重要になるのが、タスクのレベル分け。どのタスクがどれだけ重要かを、優先度が高い順にA・B・C・Dと分けて整理しましょう。優先度がもっとも高いAについては「今すぐとりかかる」といったルールづけをすることで、何から手をつければ良いか明確になるはずです。

タスクを処理する“タイミング”が重要

タスクをレベル分けしたあとは、それを“いつやるか”を決める必要があります。特に、緊急なタスクがない場合は、自分の仕事のリズムに合わせてタスクを処理する時間を決めましょう。たとえば、集中力が高い午前中には企画書づくりをして、仕事のスイッチが入りきっていないお昼ごろには単純な書類整理をするなど、タスクの内容と時間にメリハリをつけると仕事の効率もアップします。

タスクの詳細を“こってり”と書く

たとえば、タスクをつくる際、「企画書をつくる」「確認メールを送る」など、ざっくりと作業内容だけを記載していませんか？　この時、ほんの少し詳細を書き込むだけで、作業のスピードは格段にアップします。「確認メールを送る」の場合は、「◯◯さんにメール：打ち合わせ日時を火曜日から水曜日に変更がOKか」など、タスクのタイトルに作業内容の詳細を落としこむことで、よりスムーズな処理を可能にします。

写真:Thinkstock / Getty Images