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【テンプレートあり】退職願・退職届の書き方・渡し方、封筒への入れ方は? ポイントを学んで円満退職!

退職願や退職届けの書き方・渡し方のポイントを解説

退職の意思表明は、円満な退職を左右する重要なステップですが、決まり事が多く、何から手を付けたらいいか分からないという人も多いようです。

ここでは、混同しがちな「退職願」「退職届」の違いを解説し、書き方や提出のポイントなどを紹介します。退職する前に、基本の知識を学びましょう!

<INDEX>

退職願・退職届・辞表、それぞれの違いと役割とは?

辞める時に提出する書類は、「退職願」「退職届」「辞表」が挙げられます。この3つを、“呼び方が違うだけで同じもの”と混同している人が多いようですが、実はそれぞれ特有の用途があり、提出するタイミングも異なります。状況に応じて使い分ける必要があります。

退職願
これからの退職に向けて、「退職したいです」と打診する書類

「〇月△日に労働契約を解除したい」と退職を申し出る時に提出する。口頭で申し出ることも可能で、必ず提出する必要はない

しかし明文化して提出することで、退職の意思の強さを示したり、申し出の証しにしたりする。退職願を受け取ると、会社は労働契約の解除について承諾するか検討に入る。
退職届
すでに退職が認められた後、「退職します」と届け出る書類

会社の承諾を得て退職が確定した後、退職の意思表示をするためのもの。法的には口頭のみの意思表示でも良いとされるが、勘違いや「言った言わない」のもめ事を避けるため、事務手続きの記録として提出する。会社規定の書面があれば使用する。
辞表
経営層が役職を辞める時、公務員が職を辞める時に届け出る書類

社長や取締役など役員が役を離れる時に提出する。
公務員が組織を辞める時に提出する辞表は、「退職届」に相当する。

退職願・退職届の提出はいつ、どのタイミングで、誰に渡せばいい?

退職(労働契約の解除)は、決められた手順に沿って行われます。必要な手続きを時系列でとらえ、退職願・退職届を「いつ」「誰に」「どんな方法」で提出すればいいか確認しましょう。

意思表示から退職までのフロー

▽辞める決意を固める
退職願を作成。退職希望日を記載
▽直属上司に退職を申し出て、退職願を手渡す
 (口頭で申し出るだけでもOK)
▽退職が承認されたら、正式な退職日を決める
▽会社の決まりに沿って退職届を提出する
 退職

「自社の決まり」を最優先に

「退職願は、退職希望日の1〜2カ月前までに直属の上司に渡す」とする会社が多いとされていますが、これは一般論です。

会社にはそれぞれ決まり事があります。会社との認識のズレからトラブルを起こさないためにも、退職願・退職届の提出は外部情報をうのみにせず、必ず「在籍する会社の就業規則」を確認してそれに沿って行いましょう。

提出方法について特に指定がない場合は、社内の会議室や個室など人目に触れない場所で、直属の上司に直接渡すといいでしょう。
詳しくは ≫ 退職願・退職届を出す前に、絶対やっておきたいこと

退職願・退職届・封筒の書き方

退職願と退職届は、形式に合わせて作成します。手書き用サンプルとパソコン用テンプレートのほか、封筒の扱いなども紹介します。

以下、手書きの場合で解説

必要なもの

用紙:B5かA4の白い便箋。罫線入りを使う場合は、ビジネス用のシンプルなものを選ぶ

封筒:白無地の封筒(郵便番号枠なし)。サイズはB5用紙に「長形4号」、A4用紙に「長形3号」

ペン:黒ボールペンか万年筆。油性・水性どちらも可

退職願・退職届の便箋(例文サンプル)

▼ 退職願の書き方・例文サンプル
退職願の書き方・例文サンプル
▼ 退職届の書き方・例文サンプル
退職届の書き方・例文サンプル

文字:縦書き

1.冒頭行:「退職願」または「退職届」と書く。

2.文の導入:本文一行目の下部に「私儀(わたくしぎ)」もしくは「私事」と書く。
「わたくしごとではありますが......」という意味があります

3.退職理由:自己都合退職の場合、「一身上の都合」と書きます

※会社都合退職の場合でも、会社から退職届の提出を求められる場合があります。その場合、「一身上の都合」とせず、「部門縮小のため」「退職勧奨に伴い」など退職の理由を具体的に書くようにしましょう
詳しくは ≫ 会社都合退職で退職届を提出する時の退職理由の書き方

4.退職日:退職願は退職を希望する年月日を、退職届は上司と合意した年月日を書く。年の表記は西暦・元号どちらも可能。会社規定があれば準ずる

5.文末の表現:退職願は打診なので「退職いたしたく〜お願い申し上げます」と願い出る。退職届は退職が承諾された後の報告なので「退職いたします」と宣言する

6.届出年月日:実際に書類を提出する年月日を書く

7.所属と氏名:行の下方に書く。所属は正式な部署名、名前はフルネームで書き、末尾に捺印する

8.宛名:組織の最高執行責任者を宛先にする。役名とフルネームを、自分の名前より上方に書く。敬称は「殿」か「様」

退職願・退職届の便箋の折り方

三つ折り:長辺を三つ折りにします

1
便箋の折り方1
2
便箋の折り方2
3
便箋の折り方3

1. 便箋の書き出しが右方上(☆)にくるように置く
2. 下から上に3分の1折り上げる
3. 上から下に折り重ねる

退職願・退職届の封筒

▼ 退職願・退職届の封筒(表)書き方

退職願の封筒(表)
退職届の封筒(表)

表面:「退職願」または「退職届」と、書類のタイトルを書く

▼ 退職願・退職届の封筒(裏)書き方
退職願・退職届の封筒(裏)書き方
▼ 退職願・退職届の封筒の入れ方
退職願・退職届の封筒の入れ方

裏面:左下方に、差出人の所属部署とフルネームを行頭をずらして書く

封入:便箋の右上方(☆)が封筒の裏の上部にくるように入れる。封入口にのりをして「〆」と書いて封じる

退職願・退職届をパソコンで作成する場合(テンプレートのダウンロード)

ワードで作成する場合のテンプレートです。ダウンロードして活用してください。文面や形式は手書きの場合と同じです。

≫ 退職願テンプレートのダウンロード
≫ 退職届テンプレートのダウンロード

退職願・退職届を出す前に、絶対やっておきたいこと

「自社の就業規則」をチェック!

退職とは、あなたが会社と結んだ「労働契約を解除すること」です。労働契約の解除については人事責任者の承認を要し、組織内でさまざまな手続きが順序だてて行われます。手続きをスムーズに進めるため、まずは、在籍する会社の就業規則で「退職のルール」を確認しておきましょう。

就業規則に「退職の申し出は1カ月前まで」とあるのに期限を過ぎて申し出ると、ルール違反で退職願が受理されず、その後の退職交渉に悪影響が出てしまうこともあります。

また、“誰に”いつまでに申し出る必要があるのかを把握しておくことも必要です。期限は同じ「1カ月前まで」でも、「直属の上司に申し出る」で良い場合と、「上司を経て、人事部や代表取締役が受理する」ことが必要な場合では、申し出るタイミングも変わってくるでしょう。そのほか、雇用形態で規則が異なる場合があるので、自身の状況に照合してください。

会社の決まり事を正しく理解し、それに準じて一つひとつ進めていくことが円満退職への近道です。

Q&A 「退職願」「退職届」に関するよくあるギモン

Q.退職願・退職届は手書きにすべき? パソコンでもOK?

A.手書き、タテ書きが一般的と言われています

退職届や退職願は、「手書き」で作成する慣習があります。もちろん、パソコンで作成したものもマナー違反ではありません(※)が、労力を要する手書きのほうが誠意が伝わりやすい、と考える人が多いようです。

文章の向きは、読む側に丁寧な印象を与えられる「タテ書き」が無難です。

※会社からパソコン作成の指示がある場合や、書き方のフォーマットがある場合は、それに従いましょう

Q.直属の上司が「退職願」を受け取ってくれない場合、どうすればいい?

A.退職に取り合ってもらえないことを、更に上の上司に相談しましょう

直属の上司が退職交渉に応じてくれない場合、相談相手を変えます。直属の上司の更に上の上司に状況を伝え、相談しましょう。

それでも取り合ってもらえない場合は、更に上の上司(部門長クラス)に交渉を持ち掛けます。
難しい場合は、人事部に掛け合いましょう。

Q.退職に取り合ってもらえない…… 「退職届」を置いて去っても問題ない?

A.問題が複雑化することも。申し出のやりとりをメモに残しておきましょう

民法では「退職届の提出から2週間後に退職が認められる」とされていますが、すべての雇用形態に適用されるわけではありません。

また、退職届を置き去りにすると、受理をめぐって後々問題になりかねません。「退職を相談した日」「退職届を提出した(受け取ってもらえなかった)日」のやりとりを冷静に振り返りメモに残しておきましょう。再度退職を掛け合う時だけでなく、外部の窓口(労働基準監督署など)に相談する時にも役立ちます。

Q.会社都合の退職は、退職届を出す必要はありますか?

A.会社の意向によります。提出の指示があれば、提出しましょう

退職届は、従業員が自ら辞める意思を表明するための書類です。会社都合の退職での提出は、本来の趣旨に合いませんが、事務手続き上、退職理由(会社都合・自己都合)にかかわらず提出を求める会社も中にはあるようです。就業規則を確認したり、人事の窓口に問い合わせたりして、会社の意向を確認して対応しましょう。

会社都合の退職で退職届を提出する場合、退職理由は、「部門縮小のため」「早期退職のため」など会社都合の具体的な理由を記載します。間違っても「一身上の都合」と書いてはいけません。自己都合の退職として扱われ、失業保険を受け取るタイミングや金額、受給期間などに影響することがあります。

詳しくは ≫ 退職理由に「一身上の都合」が使えるのはどんな時?

Q. いったん提出した退職願・退職届・辞表を、取り下げることはできますか?

A. 退職届を取り下げることはできません

退職願 取り下げ△
労働契約の解除を申し出る(打診)ためのもの。

提出後は、直属の上司を通じて人事責任者の手に渡り、退職の承認が検討される。承認前であれば、取り下げることができるかもしれない(★)が、確実ではない。
退職届 取り下げ×
労働契約の解除を届け出るためのもの。

提出した時点で、労働者が労働契約を解除したことになる。一般的に、取り下げは難しいとされる。
辞表 取り下げ×
役職を辞めることを届け出るためのもの。

社長もしくは執行役員に提出した時点で、役職の契約を解除したことになる。取り下げは難しいとされる。

★退職願の取り下げは、リスクが大きい
退職願の取り下げがかなったとしても、いったん「会社を辞める」と意思表示すると、あなたに向けられる社内の目は多かれ少なかれ変わります。不本意な異動や人間関係の変化など、デメリットのほうが多いかもしれません。

退職は、退職を考えている当事者一人の問題ではなく、さまざまな調整を要する組織の問題です。人がかかわっている以上、感情に影響することも。「後で撤回できるだろう……」といい加減な気持ちで切り出すのは、絶対にやめましょう。

Q.退職届を出したら、同僚や取引先に退職すると伝えてもOK?

A.個人の判断で公表するのはNG。会社と決めたタイミングで伝えましょう

「退職するのは私だから」と自分の判断で公表するのはやめましょう。従業員の退職は、社内統制や外部取引にも影響します。会社側と話し合い、業務に差しさわりのないタイミングで報告します。

取引先に退職を知らせる際は、後任者の紹介、もしくは今後の体制について説明ができるようにしておきましょう。

退職願・退職届・辞表のまとめ

退職願・退職届・辞表の提出は、会社への最初のアクションです。

書き方から渡し方まで慣習による決まりが多く、煩わしいかもしれませんが、マナーを守ることが円満退職への一番の近道です。新天地に気持ちよく前進するためにも、ポイントを押さえて円満退職を実現しましょう。

マイナビ転職 編集部

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