【例文】退職あいさつメール｜いつ・誰に送る？注意点も解説（社内・社外）

掲載日：2024/04/19

退職前のあいさつメールは、いつ、誰に送る？　どんな内容がふさわしい？　など、分からないことが多いもの。
文面だけでなく、送るタイミングや注意点など、押さえておきたいポイントがあります。社外向け・社内向け、それぞれの例文も参考にしてください。

• 退職の伝え方、退職までの流れはこちら
• 手紙で退職のあいさつをする場合の例文はこちら

退職あいさつメールの目的とは？

退職のあいさつは、

この3点が大きな目的です。

ただし、送り先が社外か、社内かによって、送るタイミング、文面、気を付けるべきポイントが異なります。

それぞれに分けて例文や送り方について紹介するので、参考にしてください。

【社外向け】退職メール例文・書き方・送り方

取引先など社外の人へ退職のあいさつをする場合の例文や送るタイミング、書く内容の注意点です。

【社外向け】退職メール例文

• 手紙で退職のあいさつをする場合の例文はこちら

送るタイミングは上司と相談のうえ決める

取引先へ退職のあいさつメールを送るタイミングは、上司と相談のうえ決めましょう。

一般的には

この3点がそろったタイミングで送ります。

退職まで2～3週間あれば、きちんと引き継ぎの期間を設けることができ、取引先に安心してもらえますし、問題が起こった時に解決する時間を取ることもできます。

退職まであまり日がないと取引先から「無責任」などと捉えられてしまうこともあり得ます。

また、原則として始業直後、終業間際、終業後の時間帯に送ることは控えましょう。

退職日（最終出社日）を明記する

取引先がメールを受け取ってから、返信や電話をすることもあります。その時に「すでに辞めていて、連絡がつかない」という事態を避けるため、いつ退社するのかを明記しましょう。

後任者を紹介する

業務を引き継ぐことになる後任者の氏名、連絡先は必ず記載しましょう。退職前に直接あいさつを行う場合は、訪問日程の候補日なども記載しておくと良いでしょう。

訪問することが難しい場合は、

などと一言添える、また

とするなど、引き継ぎに関して不安を与えることがないようにしましょう。

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退職後の連絡先は書かない

取引先への退職あいさつメールには、転職先の企業名や、退職後の連絡先（プライべート含む）は書きません。

退職後に取引が発生した場合、「顧客情報を持ち出した」と誤解を与え、トラブルに発展してしまうことがあります。特に同業・競合企業への転職の場合は注意が必要です。

どうしても連絡先を伝える必要がある場合は、上司に相談するなど会社に判断を仰ぎましょう。

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【社内向け】退職メール例文・書き方・送り方

所属部署など、社内の人へ退職のあいさつメールをする場合の例文や送るタイミング、書く内容の注意点です。

社内向け退職メール例文

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送るタイミングは最終出社日が一般的

社内向けのメールは、退職の報告というより「最後のあいさつ」として、最終出社日に送ることが一般的です。

ただし、会社によって慣習が異なることがあるため、注意が必要です。

「勤務時間の終了後に送る」、あるいは「1週間前までにメールすることになっている」という会社もあります。

過去に受け取った退職のあいさつメールを参考にしたり、先輩・上司に聞いてみたりして、いつ送るべきかを確認しておきましょう。

退職後の連絡先は状況に応じて記載する

退職後の連絡先として、プライべートのメールアドレスや電話番号を記載する必要はありませんが、状況に応じて判断しましょう。

一斉送信は失礼にはあたらないが、気を付けるポイントも

社内向けのあいさつの場合、まったく同じ内容のものを複数の人へ一斉送信しても問題ありません。

一斉送信する場合は、TOには自分のメールアドレスを、BCCに各宛先を設定し送付します。TOやCCでは誰に送っているのか、宛先が見えてしまうので注意してください。

また、お世話になった上司や社員に対しては、一斉送信ではなく、個別に感謝の気持ちを伝えることもできます。

宛先・文面は事前に作成しておくと安心

退職日（最終出社日）は、仕事だけでなく、退職後に必要となる書類の受け取り、備品の返却、身の回りの整理など、やることが多く慌ただしくなります。

いざ退職のあいさつメールを送るタイミングで慌てることがないよう、事前にメールを送りたい人をリストアップし、文面を作成しておくと安心です。

退職あいさつメールのマナー・注意点【社内・社外共通】

退職のあいさつメールで好印象を残すため、2つの押さえるべきマナーがあります。

1.退職理由は書かない

退職理由はあえて書かず、「退職することになりました」や「一身上の都合」とします。

職場への不満や愚痴などは、退職のあいさつとしてふさわしくありません。ネガティブな印象を与えるうえに、形に残るものなので今後の人間関係や仕事に悪影響を及ぼす可能性もあります。

「立つ鳥跡を濁さず」を意識し、前向きな内容でまとめましょう。

2.読む側が疲れない文字数を心掛ける

メールの文字数に決まりはありませんが、読み手が疲れない程度のボリュームに収めます。

お世話になったことへの感謝の気持ちが大きければ、それだけ文字数も増えてしまうかもしれませんが、あくまでも退職のあいさつが主な用件であることを忘れてはいけません。

しかし、短文すぎると冷たい印象を与えてしまう可能性もあります。相手とのこれまでの関係性も考えながら、適度な文字数に収めましょう。

退職あいさつメールの作成・送信でよくある質問

退職のあいさつメールでありがちな、ケース別の質問に回答します。

退職のあいさつメールはどの範囲まで送ればいい？

社外であれば、現在やりとりをしている取引先の担当者はもちろん、親交が続いている相手にもあいさつをしておくべきでしょう。

社内であれば、所属部署を中心に、業務で関わりがあった人に送ります。社員数が少ない企業に勤めている場合は、全員に送っても良いでしょう。ただし、対面することができるならば、直接あいさつするのがベストです。

退職後、社外・社内を問わず、偶然再会する機会があるかもしれません。特に同じ業界内での転職や独立する場合は、再会する可能性が高くなります。

「もう会うこともないだろう」とあいさつをせずに後悔することのないよう、丁寧なあいさつを心掛けましょう。

好印象を残す文面作成のコツはありますか？

親交が深い相手の場合、思い出話など具体的なエピソードを交えると良いでしょう。感謝の気持ちも伝わりやすくなります。

「経験や学びを今後へ生かしたい」など、前向きな気持ちを伝えることもポイントです。

退職あいさつメールに返信が来たら？　返信文例を教えてください

退職のあいさつメールに返信が来て、更に返信したい場合は、お礼の言葉を添えましょう。

など、もらったメール文面に併せて返信します。

有給消化中に退職日を迎える場合、いつメールを送る？

社外向けのメールは、最終出社日から逆算して、十分な引き継ぎ期間が取れる日程で送ります。

社内向けメールは、有給消化に入る前日＝最終出社日に送ります。

送り方や注意点などは、退職日まで勤務する場合と変わりません。

正社員でない場合もメールは送るべき？

仕事でお世話になった人や、関わった人が多い場合は、上司に相談のうえ送ると良いでしょう。

取引先とやりとりしている場合は、上司に相談をしたうえで引き継ぎの案内も含めて送るなど、基本的にはこれまで説明してきたポイントや注意点を踏まえて送ります。

なお、自分が契約社員や派遣社員であることには触れなくて構いません。

手紙・電話で退職あいさつをしたほうがいいケースは？

最近では、退職のあいさつは手紙よりもメールで送付するのが一般的です。

しかし、目上の人など、相手によってはメールだと失礼に感じる人もいます。自分と相手の関係性を考え、手紙や電話、メールのどれが適しているのかを判断しましょう。

取引先へメールで伝えることに気が引けるのであれば、電話で伝えてからあらためてメールで後任者を紹介することもできます。対応について迷ったら、上司や先輩に相談して決めましょう。

• 手紙で退職のあいさつをする場合の例文・注意点

最終出社日にスピーチであいさつしてほしいと言われた

好印象を残すスピーチ例文は以下の記事で紹介しています。

• 退職あいさつ（スピーチ）で好印象を残す方法とは？【例文あり】

好印象を残すポイントとしては

などが挙げられます。

まとめ

退職することを伝えるあいさつメールは、気持ちよく次へ進むために大切なステップです。社外向け・社内向けとも、相手との関係性を踏まえて、送るタイミングや内容に気を配りましょう。

社外・社内の人を問わず、退職した後に再会する可能性もあります。その時にわだかまりなく話ができるよう、お世話になった人へ向けてメールを送り、きちんと感謝の気持ちを伝えておきましょう。

監修者

マイナビ転職　編集部

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