【例文】お世話になった方に手紙で退職のあいさつをしよう

更新日：2026年08月18日

会社を退職する際には、取引先や社内でお世話になった方へ手紙（挨拶状）やメールを送り、きちんと感謝の気持ちを伝えたいところです。

しかし、どのような内容にすれば良いのか分からないという人も多いのではないでしょうか。

手紙での退職のあいさつにはどのような文面が適しているのか、送る際のポイントや例文をご紹介します。

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退職のあいさつは手紙？それともメール？

円満退社をするうえで、あいさつは極めて重要です。

特にお世話になった方や、今後も良好な関係を保ちたい方へは、手紙（挨拶状）やメールで感謝の気持ちを伝えると印象が良いでしょう。

最近のビジネスパーソンの間では、退職のあいさつは手紙よりもメールで送付するのが一般的になっています。社内外の関係者へ一斉に連絡しやすく、迅速に伝えることができるためです。

しかし、目上の人や長年お世話になった取引先など、相手によってはメールでの連絡を事務的で失礼だと感じる人もいます。そのような場合は、手紙を送ることで、より丁寧な印象を与えられるでしょう。 相手との関係性や状況に応じて、手紙とメールを使い分けることが大切です。

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【例文】退職あいさつの手紙はいつ送るもの？

退職あいさつの手紙は、社外向けと社内向けとでは意味合いや送るタイミングが異なります。

原則として、退職を正式に公表できる状態になってから社内外へ知らせるようにしましょう。退職日や引き継ぎ状況を確認したうえで、適切なタイミングで手紙を準備します。

社外向け

取引先へは引き継ぎなどのやりとりが必要になるため、会社で退職が正式に公表され、社内への周知が行われた後、退職日の2～3週間前を目安に伝えましょう。

退職を伝える時期や方法は、事前に上司へ相談し、会社の方針に従って進めることが大切です。

退職までの期間が短いと、取引先から「最後まで仕事を全うしていない」「無責任」などと捉えられてしまうこともあります。

十分な引き継ぎの期間を設けることで、取引先に安心してもらえるだけでなく、問題が発生した場合にも解決に向けた時間を確保できます。

取引先に送る

例文（手紙の場合）

社内向け

社内向けのあいさつは、これまでお世話になった方々へ感謝を伝えるためのものです。最終出社日にメールで送ることが一般的ですが、先輩方の事例やこれまでに受け取った退職のあいさつを参考に、会社特有の慣例についても確認しておきましょう。

特にお世話になった上司や社長などの役職者へ手紙を送る場合は、感謝の気持ちに加え、思い出深いエピソードを交えると、より気持ちが伝わる内容になります。

直属の上司に送る

例文（手紙の場合）

例文（メールの場合）

メールで送る場合も、タイミングや内容の注意点については同様です。以下の記事で例文を紹介しているので、参考にしてください。

• 退職あいさつで好印象を残すメール例文

退職のあいさつはどの範囲まで送ればいい？

退職後、前職の社員はもちろん、これまでお世話になった方と偶然再会する機会があるかもしれません。特に同じ業界内での転職や独立する場合は、その可能性が高まります。

「退職すればもう会うこともないだろう」とあいさつをせずに後悔することのないよう、直属の上司や同僚、取引先など、社内・社外を問わず業務で関わりの深かった方へは、可能な範囲で退職のあいさつをしておくことをおすすめします。

手紙（挨拶状）で退職のあいさつをする時の注意点

手紙（挨拶状）で退職のあいさつをする場合は、どのようなことに気を付ければ良いのか、マナーやポイントを例文と共に解説します。

手紙（挨拶状）で退職あいさつをする際のマナー

挨拶状を送る際は、以下の5つのマナーとポイントを押さえることが大切です。相手へ誠意がきちんと伝わるよう、しっかり確認しておきましょう。

封筒と便箋は白無地を使う

退職のあいさつでは、白無地の封筒と便箋を使います。白には誠実な印象を与える効果があり、フォーマルな用途に最適なためです。

色柄つきの封筒や便箋は、カジュアルな印象が強くなるため避けてください。

手書きの温かみを大切にする

パソコンを使うと手早く手紙を作成できますが、やや淡泊な印象になりがちです。手書きの文字には気持ちがこもり、お世話になった方への感謝も伝わりやすいでしょう。

文字はきれいに書くのが理想ですが、苦手であっても心を込めて丁寧に書くことで十分に誠意は伝わります。ただし、手書きが難しい場合は、パソコンで作成しても失礼には当たりません。

文章の構成を意識する

退職のあいさつを手紙で送る場合は、前文、主文、末文、後付けの構成を意識すると、読みやすい文章に仕上がります。

前文は「拝啓」から始め、続けて時候のあいさつなどを記載します。時候のあいさつは季節に合わせた表現のほか、季節を問わず使える「時下」を用いる方法もあります。相手との関係性も意識しながら使い分けましょう。

次に、本題となる退職のあいさつやお礼の言葉を主文にまとめます。前文から改行して1字下げて、「このたびは」「さて」といった前置きの言葉を入れるのが一般的です。

末文では、相手を思いやる言葉を添え、結語で締めます。結語には「敬具」を使い、最終行または改行をして右端に配置しましょう。

署名や宛名は後付けとして末文の下に書くものです。ただし、用紙を改めないと収まりきらない場合は省略されることもあります。

文章量は読む側が疲れない程度にする

文章の量に決まりはありませんが、相手が負担なく読める程度のボリュームに収めます。

しかし、短文すぎると冷たい印象を与えてしまう可能性もあるので、便箋1枚半程度の長さを目安にするのが良いでしょう。

お世話になった方への気持ちが大きいと、それだけ文章量も増えてしまうかもしれませんが、あくまでも退職のあいさつが主な用件であることを意識し、簡潔で読みやすい内容にまとめることが大切です。

ネガティブな内容は書かない

手紙に限らずメールにも当てはまることですが、職場への不満や愚痴などのネガティブな内容は、退職のあいさつとしてふさわしくありません。

読み手にマイナス印象を与えるだけでなく、形に残ることで今後の人間関係や仕事に悪影響を及ぼす可能性もあるためです。「立つ鳥跡を濁さず」を意識し、感謝の気持ちや今後の活躍を願う前向きな内容にまとめましょう。

手紙（挨拶状）の例文に沿って解説

1. 冒頭のあいさつ（時候の言葉は“時下”なら季節を問わない）。
2. 退職報告は期日や勤続年数を記載すると、相手に状況が伝わりやすい。
3. 在職中にお世話になったことに対するお礼を述べる。
4. 転職先での仕事内容や新しい環境での抱負（転職先の社名や詳細な情報は記載しないのが一般的）。
5. 今後のご指導・ご支援のお願いと相手への配慮。

手紙（挨拶状）の書き方のポイント

退職あいさつの手紙は、内容を簡潔にまとめることが大切です。以下の5つのポイントを押さえておきましょう。

1時候の言葉は“時下”なら季節を問わない

時候の言葉は、季節を感じられる言葉や言い回しを選びます。しかし、早めに準備を済ませるために発送時期の気候が予測できない場合は、通年使用できる「時下」を用いると良いでしょう。

2期日や勤続年数を入れると良い

退職日や勤続年数を明記すると、取引先も引き継ぎや今後の対応を把握しやすくなるでしょう。

3お世話になったことに対するお礼を述べる

退職あいさつの手紙は、在職中にお世話になったことへの感謝を伝えるのが主な目的です。ネガティブな言葉や内容は避け、お世話になったエピソードを織り交ぜながら、お礼の気持ちを伝えます。

4新しい環境での抱負を入れる

前向きな文章で締めくくれるよう、今後の抱負や意気込みも入れましょう。ただし、転職先の社名など具体的な情報は記載しません。転職の理由も不要です。

5先方に対する配慮を示す

最後に、相手への感謝と、今後の活躍や健康を願う言葉を添えましょう。宛先に応じて「貴社のますますのご発展」「ご活躍」「ご健勝」などの配慮の言葉を使い分けると、より丁寧な印象になります。

【年代別】退職あいさつのポイント

退職あいさつの手紙で気を付けたいポイントは、年代によって少し異なります。

また、入社の経緯やキャリア、退職後の進路などによっても書き方や伝える内容は変わります。よくあるケースを元にまとめてみましたので、ぜひ参考にしてください。

監修者

マイナビ転職　編集部

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