退職届に印鑑は必要？押印する印鑑の種類や失敗した時の対処法

掲載日：2024年02月27日

退職届を作成する際、印鑑は必要なのか、どの種類の印鑑を使うのが適切なのかと迷う人もいるでしょう。

この記事では、退職届の印鑑の要否、押印する際の適切な印鑑の種類、失敗した時の対処法について解説します。また、押さえておくべき退職の際のマナーも併せてご紹介します。

退職手続きをスムーズに進めるためにも、退職届について理解を深めておきましょう。

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そもそも退職届に印鑑は必要？

退職届とは、退職が確定した時点で所属している会社に提出する書類のことです。退職の意思を明確にするもので、会社に受理された後は基本的に撤回できません。

退職届の提出は、法的に定められていないため、印鑑を押す義務もありません。しかし、一般的には退職届に印鑑を押して会社に提出するケースが見受けられます。
後々のトラブルを防ぐため、退職者自身が記載した証を残す意味合いがあると考えられます。

会社によっては、就業規則で退職届への押印が義務付けられている場合があります。
就業規則に印鑑が必要な旨の記載があるにもかかわらず、押印を拒否してしまうと、退職手続きがスムーズに進まなくなる可能性があるでしょう。会社の担当者にとっても負担になり、円満退職の妨げになってしまうかもしれません。
そのため、法的な義務はありませんが、会社が定めている就業規則に従いましょう。

なお、会社によっては退職届のフォーマットや用紙が指定されているケースがあるため、事前に確認しておくべきです。

退職届に印鑑を押す位置

退職届で印鑑を押す位置は、自分の名前の後です。縦書きの書式であればフルネームの下に、横書きであれば右側に、名前にかからないように押すのが一般的です。

会社によっては就業規則で印鑑を押す位置が指定されている可能性もあるため、確認しておきましょう。

退職届に押す印鑑の種類の選び方

続いて、退職届に押す印鑑の種類をご紹介します。使わないほうが良い印鑑もあるので参考にしてください。

認印の使用が一般的

退職届の押印には認印を使うのが一般的です。
認印とは、自分の姓が刻印されている印鑑の中で、役所に実印として届けておらず、朱肉を使って押印するものを指します。

ホームセンターや文房具店などで購入できるものを、そのまま使用して問題ありません。

リスクを考え実印は使わない

実印とは、役所で印鑑登録がなされ、公的に認められた印鑑を指します。
信頼性が高い印鑑ですが、退職届のような法的効力を持たない書類に使うのはおすすめできません。

実印を使うシーンは、家や車を購入する時、銀行の融資を受ける時などが該当します。
悪意ある第三者に実印の印影情報などが漏れてしまうと金銭トラブルにつながるリスクがあるため、必須でなければ使用しないほうが良いでしょう。

マナーを踏まえて母印は使わない

母印は印鑑がない場合に指に朱肉を付けて指紋を押印するものですが、退職届に押印するのは不適切です。
基本的に退職届が必要となった段階から、提出までに印鑑を用意する時間はあります。認印を用意して押印しましょう。

シャチハタも使わない

シャチハタはビジネス文書には適していません。
朱肉を準備する必要がなく、手軽に押印できる便利な印鑑ですが、時間がたつにつれてインクが薄くなりやすいため、長期保管される書類には不向きです。

また、印面がゴム製で印影が変形しやすいため、印鑑としての信頼性が低く、正式な書類では認められていないケースが多々あります。

退職届の押印で失敗した場合の対処法

もし押印に失敗した場合は、基本的に最初から退職届を書き直すようにしましょう。
押印に不安がある人は、最初に押印してから退職届を書き始めるのも方法の一つです。

一度失敗してしまった場合、同じ失敗を繰り返さないためにも下記のように対処しましょう。

印鑑で押した名前が薄かった場合

印鑑で押した名前が薄かった場合、訂正印で対処する人もいますが、基本的には退職届を書き直したほうが印象は良いです。

薄くならないための押印のコツは、平らな場所に押印用のマットなどを敷き、平仮名の「の」の字を書くように力を入れることです。
力みすぎず、自然に力を加えるイメージで押印すると薄くなりません。

なお、薄い押印の上に重なるように再度押印する人もいますが、きれいに重ねるのは難しいのでやめておきましょう。失敗した押印を二重線で消して訂正する方法も、ビジネス文書にはふさわしくありません。
もし書き直す時間がない場合は、薄い印影の端にかかるように訂正印を押して、横の余白に再度押印するやり方でも構いません。

印鑑で押した名前が曲がった場合

押印の際は、名前が曲がってしまうことがないよう、印鑑に朱肉を付けた後、向きをしっかりと確認し、正しく真っすぐ押印しましょう。
印鑑を持っている手の人差し指を名前の真上にあてると、名前の曲がりが予防できます。

多少の曲がりであれば問題ありませんが、大きく曲がってしまった場合は、退職届を書き直すようにしましょう。
書き直す時間がない場合は、曲がった印影の端にかかるように訂正印を押して、名前が薄かった場合と同様に、横の余白に再度押印するようにしましょう。

退職届に印鑑を押し忘れたら？

退職届に印鑑を押し忘れても、法的な義務はないため問題はありません。押印が不要な会社であれば、そのまま退職届が受理されるケースもあります。

一方、印鑑が必要な会社の場合は、一度返却され押印してから再提出となることもあります。事前に就業規則を確認しましょう。

もし押印が必要だと認識していたにもかかわらず忘れてしまった場合は、気づいた時点で担当者に連絡し、その後の対応について指示を仰ぐのが良いです。

退職届の印鑑に関する注意点

続いて、退職届の印鑑に関する注意点を解説します。

事前に会社の就業規則を確認する

退職届を書き始める前に、会社の就業規則にしっかりと目を通しておきましょう。印鑑の要否だけではなく、退職届のフォーマットが定められている場合などもあります。

会社指定の条件を満たしていない退職届であれば、再提出となる可能性があり、担当者にも自分にも負担が掛かってしまいます。円満に退職するためにも、事前に確認しておきましょう。

手書きでもパソコンでも印鑑を押す

退職届の作成方法には手書きとパソコンの2つのパターンがありますが、いずれの場合でも印鑑が必要であれば押すようにしましょう。

特にパソコンで作成する際には、署名、押印のいずれかが必要なものだと認識しておきましょう。
手書きであれば筆跡で自らが作成したと証明できるケースもありますが、パソコンの退職届は誰でも同様の文書を作成でき、見分けがつかないためです。

押さえておくべき退職届の書き方やマナー

最後に、退職届で押さえておくべきポイントやマナーを紹介します。

まずは、就業規則でフォーマットや用紙の指定がないかを確認します。特に指定がなければ、白い便箋、無地の白い封筒、黒ボールペンもしくは万年筆を準備しましょう。

便箋にはけい線があってもなくても問題ありませんが、ビジネスの場にふさわしいシンプルなものが適切です。迷うようであればけい線がないものにしましょう。封筒は郵便番号記載の枠がない無地の白いものを用意します。

また、鉛筆や消せるボールペンは、書いた字が摩擦によって消えてしまうことや誰かが消して書き直すこともできてしまうため、退職届に使うことはNGです。

退職届に書くべき内容は以下を押さえておきましょう。

• 書き出しは「私儀」
• 退職理由は「一身上の都合」
• 退職日

退職届を渡す際は、可能であれば相手のスケジュールを確認して余裕がありそうなタイミングを把握し、なるべく人目につかない場所で渡すのがマナーです。

退職届の書き方の詳細は以下の記事で解説しています。

• 退職届・退職願の正しい書き方｜テンプレートや手書き例文・辞表との違い

手書きの際の退職届の書き方やパソコンで作成する場合のフォーマットもダウンロードできます。また、退職届と似た意味を持つ退職願や辞表との違い、渡すタイミングについても詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

まとめ

退職届に印鑑を押す法的な義務はありませんが、多くの会社が押印を求める傾向にあります。押印があることで、退職を希望する本人が記載したものとして信頼性のある書類になるためです。

うまく押印できなかった場合や、失敗した場合はできる限り書き直して提出しましょう。受け取る相手の印象を意識することが、円満退職の大切な要素の一つです。
社会人としての次のステージへ気持ちよく送り出してもらえるよう、丁寧な対応を心掛けましょう。

監修者

マイナビ転職　編集部

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