60秒ビジネスハック

仕事が円滑に進む、メールの作法

掲載日：2013.06.10

仕事をスムーズに進めるために、メールのテクニックは欠かせないもの。少しの気配りで良くなる、メール術を紹介。

件名だけで、内容を想像できますか？

多い人は一日に何十通というメールを受け取ります。そんな人に自分が送ったメールを読んでもらうためには、何が必要でしょうか？　答えは、雑誌のキャッチコピーと同じように、内容がある程度想像でき、要点を押さえた件名をつけること。また、誰に送ったのか一目でわかるよう、相手の名前を件名の最初に入れることもテクニックのひとつです。繰り返しやりとりされていて内容が変わっているのに、件名が変わっていない場合は、その都度適切なものに変えて、何について連絡しているのかがわかるようにしましょう。

BCCを使っていますか？

メールを一斉送信する機能の「CC」と「BCC」。CCは同報者全員に宛先が見えるのに対し、BCCはほかの同報者には宛先が見えません。このBCCメールは、揉めている取引先とのやりとりを上司に報告する時などに有効的です。リアルなやりとりをこっそり共有でき、何か起きる前の保身になったり、「細かな報告」ということで上司へのアピールにつながります。

伝えたいことは何ですか？

ダラダラと書かれたメールは、忙しい上司やクライアントには読んでもらえないうえに、書くのに時間がかかります。「相談」なのか「報告」なのか「連絡」なのか「質問」なのか、まず文頭で主旨を伝えましょう。相談と報告など、複数の内容をまとめて書くとその中の1つを忘れられる可能性が高くなるので、件名を変えて要件ごとにメールを分けることもオススメです。