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体調不良で仕事を休む際のメール例文

更新日：2025年03月07日

体調不良で仕事を休む際、メールでどのように連絡するのが良いか悩むことはありませんか？

社会人として適切なメールの文面や送るタイミングを知ることで、信頼を損ねず安心して休養を取れます。

ビジネス上の人間関係を良好に保つために、適切なメールの仕方を身に付けましょう。

体調不良で仕事を休む場合、メール連絡で良い？

かつては体調不良の連絡は電話で行うのが主流でしたが、近年はメールやチャットツールも活用されています。

何時までに誰宛に連絡するかを含め、規定がある場合には、職場のルールに従い連絡しましょう。特に定めがない場合には、始業時間までに直属の上司宛に送るのが一般的です。

業務が開始する時間になっても連絡がないまま不在だと、周囲に心配を掛けてしまいます。

【上司宛】体調不良で仕事を休む場合のメール例文

体調不良時であっても、仕事を休む場合には社会人として適切なメールの文章・内容が求められます。誠実さが伝わるメールを送ることで、一緒に働く人との信頼関係を保ち、復帰後も円滑に業務を再開できます。

ここでは、上司へのメール例文を紹介します。

例文

メール連絡は、読む人の気持ちを考え、簡潔かつ明確に伝わることを心掛けましょう。

以下で、メールに入れるべき項目をご紹介します。

項目①理由、症状

仕事を休む旨を伝えるメールには、どのような理由や症状で休むのかを明確に記載しましょう。単に「体調不良で」だけでは具体性に欠け、メールを受け取る相手に不安を与えかねません。

例えば「昨晩から熱が続いている」「今朝から腹痛がある」といった症状を、簡潔に文面に入れます。メールを受け取る側の立場になり、理解を得られやすい伝え方を心掛けましょう。

項目②復帰のめど

欠勤の連絡をするメールでは、復帰のめどを可能な範囲で伝えましょう。メールを送る時点で復帰時期の判断が付かない場合には「これから病院に行くので、明日以降の出勤は診断次第で判断させてください」といった内容が適切です。

症状が思いのほか悪化する可能性もあるため「明日には出社できます」などの不確実な報告は、この時点では避けるのが無難です。

項目③引き継ぎ事項

欠勤当日に引き継ぎ事項がある場合は、必ずメールに記載しましょう。例えば「急ぎの業務に関しては、○○さんに別途引き継ぎの連絡をさせていただきます」などと伝えると、上司に安心感を与えられ、職場の混乱も最小限に抑えられます。

同じような欠勤連絡メールでも、周囲への気遣いがあるかないかで印象は大きく変わります。職場のコミュニケーションを円滑にするためにも、上司や一緒の働く人への心遣いを忘れないようにしましょう。

項目④おわび

体調不良は仕方がないことではありますが、おわびの気持ちは忘れずに伝えましょう。「急な連絡となり、ご迷惑をお掛けし申し訳ございません」など、謝意を述べると誠意が伝わります。

復帰後も、上司やサポートしてくれた職場の先輩や同僚に、おわびとお礼を伝えるのを忘れないようにしましょう。

取引先と約束があった際のメール例文

欠勤当日に取引先との打ち合わせなどが入っていた場合は、先方にも連絡を入れる必要があります。まず取り急ぎメールを入れ、先方の始業時間になったら電話を入れるのが社会人として適切な対応です。

ここでは、取り急ぎ取引先へメールを送る場合の例文を紹介します。

例文

転職の面接当日に体調不良になってしまった場合

転職の面接当日に体調不良になり参加できなくなった場合は、メールではなく電話連絡が望ましいです。相手がすぐにメールを読むとは限らず、迷惑を掛けてしまう可能性があるからです。

電話では、採用担当者にまずおわびを述べ、そのうえで「後日あらためて面接の機会を頂けないでしょうか」とお願いすることで前向きな印象や熱意を伝えられます。

体調不良でどうしても電話が難しい場合には、なるべく早くメールで連絡を入れ、おわびと延期のお願いを明記しましょう。誠実な対応がその後の面接にも良い影響を与える可能性があります。

復帰連絡をする場合のメール例文

新型コロナウイルスやインフルエンザなどで休みが長引いてしまった場合には、復帰できる状態になった時点で上司へメールで連絡を入れましょう。

ここでは、職場の上司へ送るメール文を紹介します。

例文

しっかり休養を取り体調が回復したことと、長期間休んでしまったことへのおわびの気持ちを伝えましょう。

• 「宜しくお願い致します」と書くのは間違い？

体調不良のメール連絡に対する返信

一方で、自分が体調不良のメール連絡を受け取った場合、どのように返信したら良いか悩んだ経験はないでしょうか。

ここでは返信の例文を紹介します。

例文

Q&A体調不良で仕事を休む時のメールに関する疑問

体調不良で仕事を休む時のメールについて、よくある3つの疑問を解決します。

上司から「無理しないで」とメール。返信すべき？

上司から「無理しないで」と気遣いのメールを頂いた場合には、一言でいいので返信しましょう。

「ご配慮いただきありがとうございます。しっかり休養して早く回復できるよう努めます」といった内容が適切です。体調が回復してから、あらためて感謝を伝えることも忘れないようにしましょう。

早朝に体調不良で休むメールをしても大丈夫？

早朝に体調不良が起こった場合、その時点で欠勤の連絡をして良いか悩む人もいるのではないでしょうか。なるべく早く連絡しなければと思うかもしれませんが、職場の人へのメールは相手が起きている時間に送るのが常識的です。

目安としては、始業時間の1時間～1時間半前であれば、相手も起きていると思われるため問題はないでしょう。例えば、始業時間が9時の場合は7時半～8時にメールを入れても違和感はありません。早朝勤務で6時に始業する場合には、4時半～5時が目安です。

なお、早朝に連絡をせざるを得ない状況においては、メールの文面に「早朝のご連絡となり申し訳ございません」など一言添えると配慮が伝わります。

体調不良でメールの返信が遅くなったことを伝える例文は？

体調不良で仕事を休んでおり、メールの返信が遅くなった場合には、おわびと対応を早急に連絡します。

例文

取引先へは「腹痛で」「発熱で」など具体的な症状まで伝える必要はありません。

【まとめ】体調不良で仕事を休む時は適切なメールで信頼関係を保とう

体調不良で仕事を休む旨をメールで連絡する場合には、休む理由や復帰の見通し、引き継ぎ事項を簡潔に書きます。その際、おわびも忘れずに伝えましょう。

上司から気遣いのメールが届いた際には、一言でも良いのでお礼を伝えると好印象を与えられます。

体調不良は誰にでも起こり得るものです。社会人として適切なメールの仕方を身に付け、職場の人間関係を良好に保ちましょう。

執筆者

マイナビ転職　編集部

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