60秒ビジネスハック

読まれるメール文章のキーワードは「シンプル・イズ・ベスト！」

掲載日：2013.11.13

1日に何十通もやりとりするビジネスメール。もっとも使うツールだからこそ慎重になる必要があるのに、忙しいとついつい雑になってしまいがち……。送信メールを見返して「自分のメール、分かりづらいかも？」と思う人は、「シンプルさ」を意識してみてください！

一文は短く、言葉は完結に

本や新聞と同じで、メールも最初に読みにくい文章があると、先に読み進めてもらえないことがあります。最初の一文は相手に読んでもらうために、特に簡潔に書きましょう。また、「～ですが」「～ので」と文章をつないで一文を長くすると、結局何を言いたいのか分からない文章になってしまいます。一文をダラダラ書くのではなく、途中で区切って短くすれば、読みやすさは増します。さらに「基本的に～」「そして～」などの接続詞はなくても通じる場合がほとんどです。抜いて意味が通じる場合は思い切って削除し、シンプルにしましょう。

「あいまいさ」は徹底的になくす

文字だけでコミュニケーションを行うメールは、直接話すよりも食い違いが起きやすくなります。十分に注意して、正確にあいまいさを排除して書くことが重要です。特に、暗黙の了解で「主語」を省くと、相手がこちらの考えと違う想定をしてしまう可能性があります。そのほか、「～もの」「～こと」という、何を指すのかよく分からない言葉も同様。「そういうものを集めて」を「その資料を集めて」と置き換えるなど、あいまいな表現は避けるよう工夫してください

メール内の言葉の表記は統一する

一つのメールの中で、同じ意味を表す言葉の表記が異なると、読み手に混乱を与えてしまいます。例えば、相手の名前を「さん」付けにするか「役職」で呼ぶかは統一するようにしましょう。文章の読みやすさは、視覚だけでなく音のリズムもありますので、大事なメールは、誤字・脱字がないか確認する意味も含めて、一度声に出して読んでみるのがオススメです。

写真:Thinkstock / Getty Images