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シンプルな文章と視覚的な工夫で、“通る”提案書を書く

掲載日：2014.3.31

取引先や上司に提案書を出さなければならない時、うまく作成できずに困ったという経験のある人も多いのではないでしょうか？　提案に通りやすい資料の作成には2つのコツがあります。1つは徹底して文章をシンプルにすること。そしてもう1つは視覚的な工夫です。

資料の文章は「シンプル・イズ・ベスト」

提案書は「シンプルな文章」で書くことが大切。ここで言うシンプルとは、余計な前置きをせずに、いきなり核心に入ることです。文章は一文一義にして、「そして」「また」などの余計な接続語を削り、1つの段落は150～200字でまとめてみてください。資料は、作り手の気持ちとは裏腹に、読む側は隅々まで見ないので、パッと見で何を伝えたいかが理解できるように工夫する必要があります。良い資料を作りたいなら「シンプル・イズ・ベスト」を目指し、「1文でも短く、1字でも少なく」を心掛けてみてください。

視覚的な工夫で分かりやすくする

通りやすい提案書に仕上げるためには「見やすさ」も重要なポイントです。意味の切れ目など、適切な位置に句読点を打ち、目立たせる言葉はカギ括弧を使ったりフォントを変えたりする。非常に細かい調整ですが、これだけで視覚的な印象がガラリと変わります。また、文章にするのではなく、個条書きで情報を整理するのも有効な手法です。さらに、資料全体の見た目を良くするのに重要になるのが「余白」。びっしり文字の詰まった提案書は圧迫感を与えてしまうので、文章の領域は用紙全体の70％ぐらいにし、行間や段落間の空白にもゆとりを持たせましょう。それだけで、資料の見た目は格段にアップするはずです。

（参照：『シンプルに書く！　伝わる文章術』　阿部紘久／著　飛鳥新社／刊）
写真:Thinkstock / Getty Images