転職の入社手続き完全ガイド｜必要書類・提出方法・よくある質問

更新日：2026年02月16日

入社手続きに必要な書類

入社時には、社会保険や税務、給与振込の手続きを行うため、企業からいくつかの書類の提出を求められます。一般的に必要とされる主な書類は次のとおりです。

企業は法律にもとづき、従業員の社会保険料や税金を給与から控除し、行政機関へ納付する義務があります。そのため、これらの手続きを進めるうえで、必要書類の提出が欠かせません。

ここからは、それぞれの書類の役割や入手方法、提出時の注意点について詳しく解説します。

マイナンバー

入社時には、社会保険や税務の手続きを行うためにマイナンバーの提供が必要となります。

これは、健康保険・厚生年金・雇用保険の資格取得や、給与に関する税務申告を企業が行う際に、従業員のマイナンバーを用いるためです。

近年は、マイナンバーを活用した行政手続きの一元化や電子申請が進んでおり、企業・行政双方の事務負担を軽減する目的で利用範囲が広がっています。

マイナンバーを提供する方法としては、マイナンバーカードを提示して番号を確認するほか、通知カードなど番号が確認できる書類を用いるのが一般的です。具体的な方法は、会社の案内に従ってください。

基礎年金番号通知書または年金手帳

現在、年金手帳は新規発行が廃止されており、年金番号は「基礎年金番号通知書」やマイナンバーで確認するのが一般的です。マイナンバーを提供していれば、基礎年金番号の提供は不要です。

なお、すでに年金手帳を持っている場合は、引き続き基礎年金番号を確認する書類として使用できます。年金手帳や通知書は本人が保管するもので、前職で預けていた場合は退職時に返却されます。

紛失した場合は、年金事務所で基礎年金番号通知書の再交付が可能です。

雇用保険被保険者証

退職時に職場から受け取る書類の一つです。紛失した場合は、居住地を管轄するハローワークで再発行してもらうことも可能です。

• 雇用保険被保険者証とは？

源泉徴収票

退職時に職場から受け取ります。年内に転職できた場合は、年末調整を受けるために新しい職場に提出。年を越して入社する場合は、原則として提出を求められません。

• 源泉徴収票とは？

• 転職した年の年末調整について

扶養控除等申告書

税金や社会保険の手続き、また諸手当計算などに必要です。決まった法令用紙があるので、企業から渡されて記入・捺印するのが一般的です。扶養家族がいない人も提出します。

• 配偶者・扶養家族とは？

健康保険被扶養者異動届

社会保険の手続きに必要です。ただし、提出を求められるのは扶養義務のある家族を持つ人に限られます。扶養控除等申告書と同様に企業からもらった法令用紙に記入・捺印して提出します。

給与振込先の届書

給与振込に必要な口座などを届け出るものです。多くの場合、企業独自の書類用紙に記入します。また企業によっては「銀行通帳コピー（支店名・口座名の記載ページ）」の提出を求める例もあります。

企業によって提出を求められる書類

ここからは、企業や職種によって提出を求められることがある書類を紹介します。入社先の指示に従って用意・提出しましょう。

従業員調書

人事管理のための基本資料として使用されます。企業によっては履歴書で代替されるケースもあります。

健康診断書

年齢により「生活習慣病検診」などが加わる例もありますが、企業の定期検診に準じたものが主流です。検診場所の指定を受けることもあります。

• 入社前の健康診断の必要性とは？

住民票記載事項証明書

住民税などと関係した現住所確認のためです。個人情報保護の観点から「住民票」そのものの提出は減る傾向にあります。

• 住民票記載事項証明書とは？

入社誓約書

企業独自の書類用紙に署名・捺印するのが一般的です。内定時に「入社承諾書」と兼用で提出する例もあります。

• 入社承諾前にチェックしたい書類

身元保証書

企業独自の書類用紙に身元保証人となる人が署名・捺印して提出するのが一般的です。保証人の条件が決められていることもあります。

• 身元保証書とは？

卒業証明書

通常、中途採用では要求されませんが、第二新卒者などケースに応じて求められることもあります。

免許・資格関連

職種によっては、ドライバーの「無事故証明書」、医療職の「資格取得証明書」など、業務に就く知識や能力の証明を求められることもあります。

また、外国人であれば「在留資格カード」の確認が必要です。

入社手続きに必要な書類の提出方法

入社時に必要な書類の提出方法には、主に次の3つがあります。

• 入社日に手渡しする
• 郵送する
• メールで送付する

企業の方針や書類の内容によって指定される方法が異なるため、案内に沿って対応しましょう。

入社初日に手渡しする

入社初日に書類を手渡しする方法は、多くの企業で採用されています。

担当者と直接やり取りできるため、その場で書類の不足や記載内容の確認ができる点が特徴です。雇用契約書や誓約書など、署名や押印が必要な書類については、入社日にそのまま対応するケースも少なくありません。

一方で、当日までに書類がそろっていないと手続きが進まないこともあるため、事前に必要書類を確認し、余裕をもって準備しておくことが重要です。

• 雇用契約書がないと違法？

郵送で送付する

郵送による提出は、入社日前に手続きを進めたい場合によく利用されます。

あらかじめ書類を提出しておくことで、入社初日の事務負担を軽減できる点がメリットです。

送付前には、記載漏れや押印忘れがないかを確認し、指定された期限までに届くよう余裕をもって発送しましょう。個人情報を含む書類が多いため、簡易書留など追跡可能な方法を指定される場合もあります。送付方法や宛先は、必ず企業の案内を確認してください。

メールで送付する

書類をデータ化してメールで提出する方法は、電子化を進めている企業を中心に増えています。PDFや画像データで送付できるため、郵送に比べて手間や時間を抑えられる点が特徴です。

ただし、原本の提出や署名・押印が必要な書類については、後日あらためて提出を求められることもあります。

また、個人情報を扱うため、セキュリティ面への配慮が求められる場合があります。送付方法などは、企業の指示に従いましょう。

添え状の正しい書き方

入社時に必要書類を提出する際は、簡単な添え状を同封すると丁寧な印象を与えます。

添え状には、提出日、宛先（会社名・部署名）、自分の氏名を記載し、「入社手続きに必要な書類をお送りいたしますので、ご確認をお願いいたします」といった簡潔な文面を添えるのが一般的です。

長い文章を書く必要はなく、提出書類の内容と枚数を明記し、結びに一言あいさつを加える程度で問題ありません。形式よりも、分かりやすさと簡潔さを意識しましょう。

添え状は手書きが必須？

添え状は必ずしも手書きである必要はありません。

入社手続きでは、パソコンで作成した文書を同封するケースが一般的です。企業から特別な指定がない限り、読みやすく簡潔な文面であれば問題ありません。

入社書類に関するよくある質問

入社書類への押印は認印でも問題ない？

入社書類への押印は、多くの場合は認印で問題ありません。

雇用契約書や各種届出書類では、実印や印鑑証明書まで求められるケースは一般的ではありません。

ただし、企業や書類の内容によって指定がある場合もあるため、事前に案内を確認しておくことが大切です。

入社書類が届かない時はどうしたらいい？

入社書類が届かない場合は、早めに企業の担当者へ連絡しましょう。

郵送の場合は、発送の行き違いや配達遅延が起きている可能性もあります。入社日が近づいているにもかかわらず書類が届かない場合は、遠慮せずメールや電話で状況を確認しましょう。

その際は、「入社手続きに必要な書類について確認したい」と簡潔に伝えるとスムーズです。企業側も想定外のトラブルとして対応してくれるケースがほとんどです。

入社書類に誤りがあったらどうしたらいい？

入社書類に記載漏れや誤りがあった場合は、自己判断で修正せず、まずは企業の担当者に相談しましょう。内容によっては、訂正方法が指定されていたり、あらためて書類を作り直す必要があったりする場合もあります。

特に、氏名や住所、マイナンバーなどの重要な情報は、誤ったまま提出すると手続きに影響が出るため、早めの確認が重要です。

入社書類の提出が間に合わない時は？

入社書類の提出が期限に間に合わない場合は、できるだけ早く企業の担当者へ連絡することが重要です。

無断で提出が遅れると、社会保険や給与手続きに影響が出る可能性があります。事情を伝えたうえで、いつ頃提出できるのかを具体的に説明すれば、柔軟に対応してもらえるケースも少なくありません。

また、すべての書類がそろわない場合でも、先に提出できるものがあれば提出するよう求められることもあります。自己判断で放置せず、早めに相談することが円滑な入社手続きにつながります。

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監修者

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