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手書きの履歴書は不利? 最適な印刷サイズは? 見た目で減点されないための履歴書のキホン

手書きの履歴書は不利? 最適な印刷サイズは?

手書きの履歴書は人柄や応募意欲が伝わるというメリットがありますが、職種によってはパソコンスキルに不安を持たれてしまうこともあるそうです。

この記事では、手書きの履歴書とパソコンで作成した履歴書それぞれのメリット・デメリット、印刷サイズなど履歴書の見栄えが人事に与える印象を、キャリアアドバイザー谷所健一郎氏の解説でお伝えします。

「せっかくいい内容を書いているのに、見た目のせいで台無し」ということにならないよう、しっかりチェックしてくださいね。手書き、パソコン両方で使えるフォーマットや、スマホで履歴書を作成できるツールも併せて紹介します。

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手書きの履歴書とパソコンで作成した履歴書、人事の印象はどう変わる?

応募者の履歴書のどんな点に着目するかは、人事の担当者によって異なります。ですから手書きとパソコンのどちらで作成するのが良いのかについて、一概に「これが正解」とは言えませんが、気になる部分というのはありますので、その点について解説していきます。

履歴書を作成する時は必ず事前に、作成方法について求人情報内で指定がないか確認をしてください。指定があるにもかかわらず指定に反した履歴書を提出すると大幅なマイナス、もしくは受け付けてもらえないケースもあります。特に指定がなければ、基本的には手書き、パソコンどちらで作成しても問題はありません。

しかし、ベンチャー、スタートアップ、IT系、外資系企業などは、手書きの履歴書だと「いまだに手書き?」と違和感を持つ可能性があります。パソコンスキルを問われる事務職やエンジニアなどの職種への応募では、パソコンスキルをアピールする意味でも、パソコンで作成したほうがいいでしょう。

一方、歴史のある企業や保守的な業界・企業では、手書きで書いたほうが良いケースも。また、手書きの契約書やお礼状作成など、手書きの業務が求められる仕事の場合は、字のうまさをアピールするためにも、手書きで書いたほうが好感を持たれます。

履歴書を手書きするメリット、パソコン・スマホで作成するメリット

■手書きのメリット

手書きの履歴書からは、人柄や応募意欲を感じることができます。丁寧な字で書かれていると、丁寧な仕事をする応募者だとイメージしたり、転職意欲や志望意欲の高さを感じたりする人事もいます。また、文字がきれいな応募者は仕事のスキルも高いととらえる人事もいるようです。

■手書きのデメリット

反対に、丁寧な字で書かれていないと、入社意欲が低い、あるいは雑な仕事をする応募者だととらえられてしまうことも。字が丁寧か、雑かだけで採否が決まるわけではありませんが、同レベルの応募者がいた場合、採否の判断材料になることがあります。また、どんなに立派な経歴でも誤字や脱字があると評価が下がってしまいます。

作成する手間の面では、手書きの履歴書は毎回イチから記載するため効率的ではないという点もデメリットでしょう。また、誤って記載した場合、原則としてすべて書き直さなければなりません。誤った部分を修正液などで消していると、ビジネスマナーを心得ていない、あるいは入社意欲に欠けると考えられるからです。

履歴書の修正方法について、詳しくはこちら

■パソコン・スマホ作成のメリット

パソコン・スマホで作成した履歴書は、文字が読みやすいため人事がストレスを感じません。また、パソコンスキルがアピールできるというのもメリットの一つです。

手間の面では、複数の企業へ応募する場合や、転職サイトの応募フォームなどにすでに入力している内容がある場合、イチから同じことを書く必要がなく、共通する部分を転用できます。書いている途中で間違えたとしても、パソコンで作成すればあらためてすべて書き直さずに済み、効率良く作成できます。

また、最近は履歴書のデータ提出を求められることもありますが、パソコン・スマホで作成していればスキャンする手間がなく、PDFで保存してそのまま提出できるという点もメリットでしょう。

履歴書をメール提出する時のマナーはこちら

■パソコン・スマホ作成のデメリット

手書きの履歴書からは人となりが分かると考えている人事が少なからずいますので、手書きを評価する企業ではマイナスになる可能性があります。また、これまでの記載内容を使い回している履歴書だと思われた場合、入社意欲が欠けているだけでなく手を抜いていると受け取られるケースもあるかもしれません。

また、通常のコピー用紙で印刷して提出する場合、市販の履歴書用紙と比較をして紙が薄く、見劣りする可能性も。印刷サイズを市販の履歴書のようにA3、B4 の1枚にせず、A4、B5サイズの用紙を2枚で提出するなどした場合は、印刷方法で人事が違和感を覚えることもあります。

ちなみに、パソコンやプリンタが自宅にないから手書きにせざるを得ない、と思う人もいるかもしれませんが、昨今はスマホでもパソコンで作成したような履歴書を簡単に作れます。

また、印刷も、スマホのデータを専用サイトやアプリに登録するとコンビニで印刷できる「コンビニプリント」を使えば、自宅にプリンタがなくても問題ありません。手書き・パソコン・スマホ作成それぞれのメリット・デメリットを考え、最適な方法で作成してみてはいかがでしょうか。

履歴書フォーマットの選び方

履歴書のフォーマットで広く使われているものとして、JIS(日本産業規格 Japanese Industrial Standards)という産業標準の履歴書があります。こちらは、自由記入欄が「志望の動機、特技、好きな学科、アピールポイントなど」と1つの枠になっているのが特徴。とはいえ、企業から特にフォーマットの指定がない場合は、JIS規格の履歴書でなくても問題ありません。

量販店、文房具店、コンビニなどで売っている市販のフォーマットか、インターネット上で自分に合ったフォーマットを見つけ、ダウンロードして使用すると良いでしょう。ただし、一口に履歴書と言っても、就活生向け、アルバイト向け、転職者向けなどさまざまな種類があります。

就活生向けの履歴書は、学生時代の活動などを記載するスペースがあるので転職では避けたほうが無難。転職者向けで氏名、現住所、連絡先、学歴・職歴、志望動機、本人希望欄などが盛り込まれた履歴書フォーマットのなかから選びましょう。「性別」「賞罰」「趣味」などの欄の有無や各項目の大きさを見て、書きやすい履歴書を選択してください。

転職の履歴書でアピールすべきポイントは、職務経歴と志望動機です。志望動機欄がなく自己PR欄のみの履歴書だと、人事が違和感を覚えるケースも。志望動機は職務経歴書に重複して記載することがあるものの、人事が履歴書で注目する箇所なので、志望動機欄のあるフォーマットを使用し、割愛せずに記載することをおすすめします。

志望動機欄と自己PR欄が分かれていて、志望動機のスペースが狭くなるようであれば、志望動機欄のみの履歴書を選び、応募企業向けの志望動機のみを詳細に記載すべきです。自己PR欄に書く内容は職務経歴書の「応募企業で発揮できる職務能力」などでも記載できるからです。

志望動機欄に書くことが思いつかない場合は、応募企業で発揮できる能力などの自己PRを盛り込んで記載することもできます。志望動機欄の書き方は以下の記事を参考にしてください。

志望動機は「書き出し」と「締めくくり」で差を付ける! 人事の目を引く書き方とは?

また、趣味欄に書くことがないのに趣味欄が広い履歴書を選んでしまうと、空欄が目立ってしまい見栄えが良くありません。このような場合は、趣味欄がない履歴書を選択したほうがいいでしょう。

フォーマットを使用せずオリジナルの履歴書をパソコンで作成するのはおすすめしません。記入項目をアレンジした履歴書では、書きたくない内容を記載していないと考える人事がいます。ですから、原則としてフォーマットを利用し、特に記載内容にこだわりがないならば、人事が見慣れているJIS規格の履歴書を選択するといいでしょう。

履歴書の印刷サイズはA3(A4の二つ折り)? B4(B5の二つ折り)?

フォーマットを印刷して使用する場合、印刷サイズはA3、B4どちらでも問題ないです。職務経歴書が通常A4ですので、サイズを合わせるという点ではA3サイズがいいかもしれませんが、職務経歴書とサイズが違っても人事はそれほど気にしないでしょう。

記載内容が少なく余白が目立ってしまう場合は、転職意欲を疑われてしまいかねないためB4のほうがいいかもしれません。

自宅でプリントしようとしたら家庭用のプリンタがA4以下の印刷サイズしか対応していないというケースもあると思います。特に指定がなければA4×2枚、もしくはB5×2枚で提出することも可能ですが、その場合はクリップで留めてページ番号を入れておくといいでしょう。

A3(B4)の1枚にまとめようとして、A4(B5)の2枚を並べてコピーしてA3(B4)にしたものを提出する方もいますが、コピーされた履歴書は画質が悪くなるため印象が良くありません。前述したとおり、通常のコピー用紙と市販の履歴書は紙の厚さが異なりますので、できれば厚口のコピー用紙や履歴書用専用紙を使用したほうが無難です。

手書きで履歴書を作成する時の注意点

■NGな筆記用具

使用する筆記用具は、文字のにじみがなく書き味が滑らかで書き出しが掠れない、ゲルインクボールペンが適しています。万年筆や水性ペンは、にじみやすいことがあるので注意を。文字が消せるボールペンは、正式文書には適さないので使用不可です。

ペンの太さは、文字が細すぎると弱弱しい印象を与えますし、太すぎると重たく感じますので、0.7 mm位が適当でしょう。ボールペンの色は青ではなく、黒のボールペンを使用してください。

■雑に見えてしまうポイント

「。」など句読点まで丁寧に書く、個性的な字ではなく楷書で書くことを意識すると、丁寧に記載しようとしている気持ちが伝わります。また、筆圧の強い字からは、応募者の思いの強さを感じます。急いで書いたのがすぐ分かるような走り書きの文字で書かれていると、「雑」という印象を与えてしまうかもしれません。

「スペース配分が計算されているか」も見栄えを左右するポイント。途中から急に文字が小さくなったり、記載内容が少ないのをごまかすためほかの箇所より大きな文字で記載したりすると、やる気がないと受け取られる可能性があります。整理された机の上で時間に余裕を持って、一度下書きしたものを清書するといいでしょう。

■略語、略字は不可

住所を都道府県から書かない、株式会社を(株)と略して記載する、高等学校ではなく高校と書く、大学の学科名を省略する、略字を使うなどは、丁寧な仕事をしない、手を抜いているといった印象を与える可能性があります。略語・略字を使用せず正式名称で記載してください。

パソコンで履歴書を作成する時の注意点

■データの使い回し

職歴など共通する箇所を部分的に使い回すことは問題ないですが、履歴書全体をそのまま使い回すのは避けてください。人事は、自社のために書いた履歴書かどうかを見極めています。特に志望動機は、どの企業でも当てはまるような内容だと、多くの企業のなかの1社に過ぎないという印象を与えてしまい、人事は応募者の入社意欲を感じません。

文中に他社の企業名、サービス名、社訓を残してしまうミスにも注意を。また、日付部分は、原則提出日(面接で持参する場合は面接日)を記載するべきです。ほかの企業のために作成した古い日付のまま提出してしまうと、使い回していることが明確になりますので注意してください。

■写真

本文と一緒に写真も印刷しているものだと、履歴書を使い回している印象を与えます。原則として、写真はデータ作成時に一緒に印刷したものではなく、別で貼付して提出してください。

■印刷時の注意

印刷/PDFデータ化した時に、最後のほうの文字が枠に収まりきらず消えてしまうことがあります。必ず印刷後に、最後の一文字まできちんと印字されているか、体裁が乱れている部分がないか最終チェックをしてください。

まとめ

履歴書を手書きで作成するかパソコンで作成するかによって人事が受ける印象は異なります。応募企業や応募職種ではどちらが最適か、それぞれのメリット・デメリットを考えて、適した方法を選ぶと良いでしょう。また、印刷サイズもA3、B4どちらでも問題ありません。

手抜きの印象を与える、見栄えで劣る履歴書では、せっかくの職歴や志望動機も魅力が半減してしまいます。アピールしたい部分をきちんと読んでもらうためにも、見た目でマイナス評価を受けることがないよう丁寧に作成しましょう。

谷所健一郎(やどころけんいちろう)

有限会社キャリアドメイン 代表取締役 キャリア・デベロップメントアドバイザー(CDA)。1万人以上の面接と人事に携わった経験から、執筆、講演活動にて就職・転職支援を行う。ヤドケン転職道場、キャリアドメインマリッジ、ジャパンヨガアカデミー相模大野を経営。主な著書「はじめての転職ガイド 必ず成功する転職」(マイナビ出版)、「転職者のための職務経歴書・履歴書・添え状の書き方」(マイナビ出版)ほか多数。

マイナビ転職 編集部

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