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【例文あり】面接日程調整メールの書き方と返信マナー、よくある減点ポイント

【面接日程メールの例文とマナー】企業へのメールの書き方とよくある減点ポイント

就職・転職活動が順調に進むと、応募先企業の採用担当者と面接の日程調整をメールでやりとりをする場合があります。しかし送り方や言い回し一つとっても正解がわからず、自信を持てない人もいるでしょう。

面接日程調整メールの基本マナーやポイント、返信メールの例文、減点ポイントなどを解説しますので、メール上手になって就職・転職活動をスムーズに進めましょう!

目次

    面接日程調整メールの返信の基本マナー

    最初に、面接日程調整メールの返信の基本マナーを解説します。

    以下のポイントを押さえておけば、面接日程調整メールの基本マナーは問題ありません。

    読み手となる採用担当者のことを思い浮かべながら、配慮のある対応を心掛け、ビジネスマナーを理解していることをアピールしましょう。

    メールのやりとりは慎重に対応

    Web選考や書類選考をクリアし、いよいよ面接という段階になると、面接日程調整や直前の面接日程変更など、応募企業の採用担当者と直接連絡を取り合うことになります。その際、メールを使ってやりとりするパターンも多くあります。

    採用担当者との初めての接点ともいえるメールのやりとりは、あなた自身の印象を左右するものでもあります。

    採用担当者は、テンポよく返信があり内容が分かりわかりやすいメールを送ってくる応募者に対して、「仕事ぶりが期待できそう」と好印象を持つ可能性もあるでしょう。

    また、なかなか返信が来なかったり、読みづらいメールを送ってきたりする応募者には、「採用して大丈夫かな……」と不安を抱きかねません。

    採用担当者とやりとりしている間はメールが届いていないかこまめに確認しましょう。また、読みづらい文章になっていないか送信前に確認するなど、慎重に対応しましょう。

    見たらすぐ、24時間以内に返信

    早い返信にマイナス印象を持つ人はいません。いつまでに、というよりも、見たらすぐ、という意識で良いでしょう。遅くとも「24時間以内」には返信したいところです。

    もし日程調整などが必要で、すぐに返信できない場合は「ご連絡ありがとうございます。●日までにはご返信します」といった取り急ぎの返信をしておきましょう。

    返信する時間帯は、応募企業の就業時間内に送信するのがベターです。在職中に転職活動をしているなど、平日の日中にはなかなか返信できないという人もいるかもしれません。

    しかし、営業時間外となる遅い時間にメールを送ると好ましく思わない採用担当者がいたり、「生活リズムが不規則な人なのだろうか」など、いらぬ憶測を呼びかねません。

    メールの確認が深夜になってしまった場合は、時間を指定して送信する予約機能などを使って翌日の午前中に返信すると良いでしょう。

    なお、見落としていたなどの理由によりメールを受信してから24時間以上経過してしまった場合は、気づいた時点で返信しましょう。その場合も、深夜の場合は翌日午前中の返信がおすすめです。

    そして、メール返信の際は「ご返信が遅くなり誠に申し訳ございませんでした」と謝罪の一言を添えます。誠意が伝わる返信メールを心掛けましょう。

    ≫ 採用担当者からのメールには全て返信した方がいい?

    件名は「用件・名前・Re残し」

    メールを受信して最初に目に留まるのが件名です。

    簡潔に用件と名前が書かれていると、何のための連絡か、誰からなのかが把握しやすく好印象です。

    丁寧にしようと、件名に「ご連絡ありがとうございます」などお礼やあいさつを入れる人もいますが、用件が分かりづらくなるのでここでは不要です。

    先方からのメールに返信する際は「Re」の扱いに迷うかもしれませんが、「Reを付けたまま」が正解。何の用件への返信か、一目で分かるからです。

    もしやりとりが続いて、件名が隠れるくらい「Re」が増えてきたら、1~2個残して削除しても良いでしょう。

    また、件名を変えてしまうと過去の履歴をさかのぼりづらくなってしまうので、「変えずにそのまま」で問題ありません。

    本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」

    メール本文の基本的な構成は、「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」です。

    【宛先】

    株式会社などの法人格は略さず企業の正式名称で記載し、部署名、担当者の氏名を続けます。部署名や担当者名が分からない場合は、氏名の代わりに採用ご担当者様としておきましょう。

    ≫ 「ご担当者御中」など宛名の敬称でよくある間違いは?

    【あいさつ】

    書き出しは「お世話になっております」が基本ですが、初回のみ「お世話になります」とします。

    その後に、自身の名前を名乗りましょう。働きながら転職活動をしている人の場合は、現職の社名を記載する必要はありません。

    選考の段階に応じて、「貴社中途採用に応募しております●●(氏名)です」「●日に一次面接をしていただきました●●(氏名)です」など、付けても良いでしょう。

    【内容】

    改行や段落分けをうまく利用し、分かりやすく・謙虚な言い回しを心掛けましょう。詳しくは後述するシチュエーション別例文でご紹介します。

    【締め】

    「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、相手が忙しい中メールを読んでくれたことへの感謝が伝わる言葉と共に締めると良いでしょう。

    【署名】

    名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。こちらも現職の社名は必要ありません。本文との区切りを分かりやすくするために「-」「=」などの記号を使い、シンプルな線を入れると良いでしょう。

    ■例

    --------------------------------------------
    名字 名前
    〒000-0000
    □□県□□市□□0-0-0

    携帯電話:090-0000-0000
    メールアドレス:myoji_namae@ xxxxx.ne.jp
    --------------------------------------------

    なお、先方からのメールに返信する時は以前のやりとりが本文内に残ると思いますが、相手が過去のメールを確認する可能性があるため、残したままが良いでしょう。

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    面接の日程調整メールを送る際のポイント

    採用担当者に面接の日程調整メールを送る際に、理解しておきたいポイントがあります。

    先方から日時指定された場合とされていない場合で異なるので、それぞれのケースを確認しておきましょう。また、面接辞退(選考辞退)したい場合のポイントも併せて解説します。

    指定された日が難しい場合

    採用担当者から指定された日に面接への参加が難しい場合は、謝罪とその理由を伝えるようにしましょう。

    そのうえで、別日程での調整が可能か打診します。できる限り多くの日程を提示し、スムーズに日程が確定できるように配慮しましょう。

    日程が指定されていない場合

    特に指定を受けなかった場合は、こちらから日程を提案します。

    その際は、少なくとも3パターンほど日程を用意しておきましょう。ただし、3パターン提示しても、午前中のみ、月曜日のみと固定されてしまうと、採用担当者がスケジューリングしにくくなる可能性があります。

    時間や曜日を限定せず、できる限り幅広い範囲で提示できるように心掛けましょう。

    面接辞退(選考辞退)したい場合

    他社から先に内定をもらった、家庭の事情で現在の会社に残ることになったなど、やむを得ない理由で面接や選考を辞退したい場合は、辞退すると決めた時点で速やかに断りの連絡を入れましょう。その際、辞退する理由を詳細に書く必要はありません。

    面接辞退をする際にやってはいけないのが、連絡をせず無断で辞退することです。採用担当者は忙しいなか、あなたのために準備をして時間を空けてくれています。

    無断辞退は社会人としての信頼を失いますので、どのような理由であれ辞退の連絡は必ず入れるようにしましょう。なお、メールは企業の営業時間内に送るようにしてください。

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    【シチュエーション別】面接日程の調整メール例文

    ここからは、アレンジして使える面接日程調整メールの例文をご紹介します。シチュエーション別になっているので、状況に応じて使い分けてみましょう。

    面接日程の調整メール例文(候補日を提示された場合)

    採用担当者から面接候補日を提示された場合は、以下の内容で返信しましょう。

    件名:先方のメール件名を変えずに返信

    株式会社◯◯
    人事部 ▲▲様

    お世話になっております。
    (名字 名前)と申します。

    面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
    いただきました日程の中から、下記でお伺いしたく存じます。

    ●月●日(●)●時〜●時

    お忙しい中恐れ入りますが、
    何卒よろしくお願い申し上げます。

    ---------------------
    名字 名前
    〒000-0000
    □□県□□市□□0-0-0(自宅住所)
    電話:090-0000-0000
    メールアドレス:myoji_namae@xxxx.ne.jp
    ----------------------

    返信ポイント

    • 候補日をもらったお礼を述べる
    • 確定した面接日程を本文内に引用し、認識のズレがないことを伝える

    ≫ 面接日程を上手に組むコツは?
    ≫ 面接で会社を休む時、みんなはどうしてる?
    ≫ ダメな応募者と思われるメールのありがち失敗は?

    面接日程の調整メール例文(候補日の提示がない場合)

    採用担当者から日程の指定がない場合は、以下のようにこちらから候補日を提示しましょう。

    件名:先方のメール件名を変えずに返信

    株式会社◯◯
    人事部 ▲▲様

    お世話になっております。
    (名字 名前)と申します。

    書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
    面接の希望日程をお送りいたします。
    下記日程でお伺いすることが可能ですので、
    ご調整いただけますと幸いです。

    【1】 ●月●日(●)●時〜●時
    【2】 ●月●日(●)●時〜●時
    【3】 ●月●日(●)●時〜●時

    お忙しい中恐れ入りますが、
    何卒よろしくお願い申し上げます。

    ---------------------
    名字 名前
    〒000-0000
    □□県□□市□□0-0-0(自宅住所)
    電話:090-0000-0000
    メールアドレス:myoji_namae@xxxx.ne.jp
    ----------------------

    返信ポイント

    • 候補の日程は少なくとも3つ以上送る
    • 実際の面接時間を見込んで時間を設定する

    ≫ 面接日程を上手に組むコツは?
    ≫ 面接で会社を休む時、みんなはどうしてる?
    ≫ ダメな応募者と思われるメールのありがち失敗は?

    一次面接なのか最終面接なのかなどでも面接にかかる時間が異なります。そのため、目安として1時間程度の幅を持たせて日程調整の提案をすると良いでしょう。

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    面接日程の変更や再調整をお願いするメール例文

    面接日程が決まっていたが、やむを得ない事情によって再調整が必要になった場合は、以下のように変更や再調整の相談をしてみましょう。

    件名:×月×日×時からの面接日程変更のお願い(名字 名前)

    株式会社◯◯
    人事部 ▲▲様

    お世話になっております。
    (名字 名前)と申します。

    ×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、
    貴社にお伺いすることが難しくなりました。
    大変申し訳ございません。

    先ほどお電話にてご連絡させていただきましたが、
    ご不在とのことでしたので、
    メールにて取り急ぎご連絡をさせていただきました。

    誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、
    もし可能であれば、以下の日程の中で
    面接を再調整していただけないでしょうか。

    【1】 ●月●日(●)●時〜●時
    【2】 ●月●日(●)●時〜●時
    【3】 ●月●日(●)●時〜●時

    後ほど再度お電話させていただきます。

    ご多用の折、お手数をお掛けして申し訳ありませんが、
    ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

    ---------------------
    名字 名前
    〒000-0000
    □□県□□市□□0-0-0(自宅住所)
    電話:090-0000-0000
    メールアドレス:myoji_namae@xxxx.ne.jp
    ----------------------

    返信ポイント

    • 面接日程変更(再調整)はなるべく電話で連絡し、担当者不在の場合はメールを送る
    • 日程の都合が悪くなった理由を詳しく書く必要はない

    ≫ 面接日程を上手に組むコツは?
    ≫ 面接で会社を休む時、みんなはどうしてる?
    ≫ ダメな応募者と思われるメールのありがち失敗は?

    面接後のお礼メール例文

    面接後には採用担当者にお礼メールを送ります。お礼の言葉だけではなく、入社の意欲が高まったことも伝えると良いでしょう。

    件名:中途採用面接のお礼(名字 名前)

    株式会社◯◯
    人事部 ▲▲様

    お世話になっております。
    本日○時より面接をしていただきました、(名字 名前)と申します。

    本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして
    誠にありがとうございました。
    ▲▲様のお話を伺い、◆貴社の質の高いサービスや社員満足度、
    活躍するための必要なスキル◆について理解を深めることができ、
    貴社で仕事をしたいという思いがいっそう強くなりました。

    まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
    末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

    ---------------------
    名字 名前
    〒000-0000
    □□県□□市□□0-0-0(自宅住所)
    電話:090-0000-0000
    メールアドレス:myoji_namae@xxxx.ne.jp
    ----------------------

    返信ポイント

    • すぐに採用結果の連絡が来ることもあるので、なるべく早く送る(遅くても面接翌日まで)
    • ◆の部分には採用担当者が面接で説明した内容を具体的に盛り込む

    ≫ お礼メールは必ず送るべき? 誰宛に送る?
    ≫ 面接官の反応から合格・不合格が分かる?
    ≫ ダメな応募者と思われるメールのありがち失敗とは?

    書類を添付して提出する際のメール例文

    面接前に、応募書類のデータ送付を求められる場合があります。採用担当者から指示を受けたら、以下のようなメール文と共にデータファイルを添付して送付しましょう。

    件名:応募書類のご提出について/履歴書添付(名字 名前)

    株式会社◯◯
    人事部 ▲▲様

    お世話になっております。
    (名字 名前)と申します。

    先日ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
    恐れ入りますが、添付ファイルをご確認いただけますでしょうか。

    お忙しい中恐縮ですが、
    ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

    ---------------------
    名字 名前
    〒000-0000
    □□県□□市□□0-0-0(自宅住所)
    電話:090-0000-0000
    メールアドレス:myoji_namae@xxxx.ne.jp
    ----------------------

    返信ポイント

    • 添付ファイルの名前は、応募者名・履歴書など内容が分かるものにする
    • 添付するファイルサイズが大き過ぎないか確認する(1MB以下目安)
    • 添付するのを忘れて送信しないように注意する

    ≫ 要注意! 「ダメな履歴書」によくあるミス
    ≫ 履歴書提出前のチェックリストはこちら

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    面接辞退(選考辞退)のメール例文

    やむを得ない事情で面接や選考を辞退する時は、以下のように、おわびの言葉を伝えましょう。

    件名:面接辞退のご連絡(名字 名前)

    株式会社◯◯
    人事部 ▲▲様

    お世話になっております。
    (名字 名前)と申します。

    誠に申し訳ございませんが、
    諸般の事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
    大変貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
    身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。

    メールで面接の辞退をご連絡しましたことを
    重ねておわび申し上げます。
    末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

    ---------------------
    名字 名前
    〒000-0000
    □□県□□市□□0-0-0(自宅住所)
    電話:090-0000-0000
    メールアドレス:myoji_namae@xxxx.ne.jp
    ----------------------

    返信ポイント

    • 選考辞退(面接辞退)の理由を詳しく述べる必要はない
    • 辞退するとなったら、時間を置かずにすぐに送る

    ≫ 上手な選考辞退の方法は?

    面接結果を問い合わせる場合のメール例文

    面接結果の通知が予定日までに届かなかった場合は、以下のようなメール文で採用担当者へ問い合わせましょう。やむを得ない事情があり遅れていると想定されるので、配慮のある内容を心掛けましょう。

    件名:●月○日の面接結果につきまして(名字 名前)

    株式会社◯◯
    人事部 ▲▲様

    お世話になっております。
    ●月○日△時より中途採用面接をしていただきました、(名字 名前)と申します。

    先日はお忙しい中、面接のお時間を賜りまして誠にありがとうございました。
    恐れ入りますが、面接の結果はいつまでにお知らせいただけますでしょうか?
    目安だけでも教えていただけますと幸いです。

    お手数をお掛けし恐縮ですが、
    ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

    ---------------------
    名字 名前
    〒000-0000
    □□県□□市□□0-0-0(自宅住所)
    電話:090-0000-0000
    メールアドレス:myoji_namae@xxxx.ne.jp
    ----------------------

    返信ポイント

    • 送る前にメール受信フォルダ(迷惑メール含む)や着信履歴などをチェックし、本当に結果連絡が届いていないかを確認する
    • 最初に面接のお礼を述べる

    ≫ 面接結果連絡が来るまでの目安日数、電話で問い合わせをする場合の例文はこちら

    内定承諾のメール返信例文

    面接後、無事内定をもらったら、以下のように内定承諾のメールを送りましょう。まずは内定に対するお礼を述べ、承諾する旨を伝えます。

    件名:先方のメール件名を変えずに返信

    株式会社◯◯
    人事部 ▲▲様

    お世話になっております。
    (名字 名前)と申します。

    この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
    心より感謝申し上げ、謹んでお受けいたします。

    これまでの経験を生かし、貴社の戦力として貢献できるよう
    努力して参ります。

    引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

    ---------------------
    名字 名前
    〒000-0000
    □□県□□市□□0-0-0(自宅住所)
    電話:090-0000-0000
    メールアドレス:myoji_namae@xxxx.ne.jp
    ----------------------

    返信ポイント

    ≫ 複数内定したらどうする?
    ≫ 【テンプレートあり】退職届の出し方・渡し方

    内定保留のメール返信例文

    内定を保留したい場合は、以下のように保留の理由と返信が遅くなることに対してのおわびを伝えます。

    件名:先方のメール件名を変えずに返信

    株式会社◯◯
    人事部 ▲▲様

    お世話になっております。
    内定を頂戴した(名字 名前)と申します。

    この度は、採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
    大変光栄にございます。

    迅速に入社承諾のお返事をすべきところ、
    誠に恐縮ではございますが、
    返答については○月△日まで猶予をいただけないでしょうか?

    現在、選考が進んでいる企業がほかにもあり、
    そちらの話も聞いてみてから判断したいと考えております。

    もちろん貴社に対して大きな魅力を感じておりますが、
    貴社に失礼のないよう、悔いのない状態で、
    入社させていただきたいのです。

    こちらの都合で恐れ入りますが、
    ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

    ---------------------
    名字 名前
    〒000-0000
    □□県□□市□□0-0-0(自宅住所)
    電話:090-0000-0000
    メールアドレス:myoji_namae@xxxx.ne.jp
    ----------------------

    返信ポイント

    • 猶予をお願いする日程は通常2〜3日間。最長一週間が限度
    • 企業によっては内定取消しになる可能性もあるので注意!

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    面接日程調整のメール返信でよくある減点ポイント

    ここからは、面接日程調整メールの返信でよくある減点ポイントをご紹介します。

    以下のポイントを避けると同時に、最低限のビジネスマナーや相手への配慮を持って対応することを意識しましょう。

    会社アドレス、キラキラアドレスで送信している

    働きながら転職活動している場合、会社のメールアドレスを使うと「公私混同するルーズな人なのかな?」と思われてしまいます。また、上司や会社に転職活動をしていることがバレてしまう可能性もあるので、使わないほうが良いでしょう。

    おすすめは、就職・転職活動専用にフリーメールのアドレスを取得すること。スマートフォン(スマホ)でもパソコンでもチェックできる点が便利ですし、大事な応募企業や採用担当者からの連絡がほかのメールに紛れて見落としてしまうリスクも減らせるからです。

    @より前の部分は自由に設定できますが、好きなアーティスト名や顔文字、☆♪などの記号が入っているキラキラアドレスは幼稚な印象を与えかねませんので、名前などを用いたシンプルなものにしましょう。

    色文字や太字などの装飾が使われている

    読み手が分かりやすいように、あるいは強調したいといった気持ちが逆効果になるパターンです。

    相手のメールソフトやブラウザの設定によっては正しく反映されずに文字化けしたり、文字サイズや行間がバラバラになってしまったりする可能性があります。

    また、色文字や太字は「正式なビジネスのメールにはふさわしくない」と考える人もいるようです。

    テキスト形式(プレーンテキストモード)など一番シンプルな設定にしておくか、送信前に「書式をクリアする」と良いでしょう。

    改行や段落分けがされていない

    スマートフォンで返信する場合は特に注意しましょう。

    企業の採用担当者は、パソコンでメールをチェックする可能性が高いです。スマートフォンでは読みやすくても、パソコンでは読みづらいと感じるようなメールになっていませんか?

    パソコンの場合は、改行がなく横幅が長いメールだと読みづらく感じる場合もあります。一行あたり25文字前後でこまめに改行を入れましょう。

    また、段落を分ける(一行空けてから次の文章を始める)とメリハリがついて読みやすくなります。3〜4行ごと、重要な部分の前後などは意識して行間を空けましょう。

    加えて、メモ帳など別のツールで文章を作成してからメールの返信画面に貼り付ける場合も注意してください。

    こちらから見ると改行されていても、メールを受信した採用担当者の画面上では改行が反映されていない場合があります。コピーした文章をそのまま貼り付けるのではなく、プレーンテキストとして貼り付けるようにしましょう。

    敬語を正しく使えない

    メールは見える形で残ってしまうので、話し言葉以上に正しい言葉遣いを心掛けたいものです。ありがちな間違いとしては以下が挙げられます。

    ×了解です・分かりました
    ○かしこまりました・承知しました

    ×御社(話し言葉)
    ○貴社(書き言葉)

    ×見ました
    ○拝見いたしました

    ×とりあえず
    ○取り急ぎ

    ×よろしかったでしょうか
    ○よろしいでしょうか

    併せて、相手に依頼する時にクッション言葉を使うと、ビジネスメールらしくなります。

    【例】

    • お手数をお掛けしますが
    • 差し支えなければ
    • ご多用の折恐れ入りますが

    また、丁寧な言葉遣いを意識するあまり、二重敬語になっているケースも多々見受けられるので注意しましょう。

    ×ご覧になられる
    ○ご覧になる

    ×伺わせていただきます
    ○伺います

    一文が長く読みづらい

    文頭から句点までが長い文章は、多くのケースで読みづらいと認識されてしまいます。

    文章にまとまりがなく内容に矛盾が生じたり、結局何が言いたいのか結論が分からなかったりすると、採用担当者に与える印象を損なう可能性も。

    一文は60文字程度に抑え、シンプルにまとめることを心掛けましょう。端的な文章のほうが、こちらの意図を誤認されるリスクを軽減できます。

    内容によっては箇条書きを活用すると、より伝わりやすいメール文を作成できるでしょう。

    誤字脱字が多い

    メールの誤字脱字は、どのように注意していても起きてしまう可能性があります。

    かといって、何の対策も打たず誤字脱字が多いままだと、仕事が大雑把かもしれないなど、面接前から良くないイメージを持たれてしまうかもしれません。

    また、宛名を間違えていたり、宛名に「様」を付け忘れたりといったミスの場合は、採用担当者に不快な思いをさせることになるほか、ビジネスマナーが足りないのでは? と思われる可能性もあります。

    ケアレスミスで気づかないうちにイメージダウンしてしまわないよう、メールを送信する前に誤字脱字はないか複数回読み直すことを徹底しましょう。

    会社名を省略している

    うっかりミスが多いポイントとしては、会社名を省略してしまうことが挙げられます。

    長い会社名を省略するだけでなく、株式会社や合同会社などの会社形態の記載を忘れてしまう人も一定数見受けられます。

    会社名の省略はビジネスマナーとしてふさわしくありません。必ず正式名称で記載します。

    正式名称は会社のホームページを検索するか、採用担当者のメールに記載されている署名を確認すると良いでしょう。

    まとめ

    面接日程調整メールのやりとりは、採用選考の採否に直接的に影響を及ぼすものではありません。

    ただし、メール対応の内容によって採用担当者があなたに抱く心象が左右される可能性は大いにあります。

    「書類選考では期待していたのに、面接日程調整メールを見るとイマイチかも……」などと採用担当者に思われるのは、非常にもったいないことです。今回ご紹介したポイントを振り返り、マナーや心遣いが伝わるメール対応をマスターしましょう。

    マイナビ転職 編集部

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