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身元保証書とは？　書き方と保証人への頼み方を解説

掲載日：2023/03/30

転職活動をしたことがある人の中には内定・入社のタイミングで身元保証書を求められた、という人もいるのではないでしょうか。逆に転職経験があっても、「今まで一度も提出したことがない」という人もいるかもしれません。

転職の際の身元保証書の提出は、法律上の義務ではありませんが、企業によっては提出が必要です。いざ内定先の企業から身元保証書の提出を求められた際、「何か分からない」「なんのために必要なの？」と戸惑ってしまうことなく、スムーズに対応できるよう、基礎知識は蓄えておきたいですよね。

身元保証書とは何なのか、いつ必要で「身元保証人」はどう選ぶべきなのか、代筆は可能か？　といった概要を説明します。ぜひ参考にしてくださいね。

そもそも身元保証書とは？　いつ、なぜ求められるの？

「身元保証書」という言葉自体、耳なじみがない人も多いかもしれません。一体どういった書類なのか、なぜ転職の際に採用する企業側から求められることがあるのか？　その役割と、提出すべきタイミングなどについて、説明します。

「身元保証人」となる人が、対象者の身元保証などを行うための契約書

転職をする際に内定先の企業から提出を求められる身元保証書は、「内定者は責任を持って仕事に取り組む人物である」ということを約束するための契約書です。

具体的には、内定した労働者は「身元保証人」を立てて、身元保証人と企業の間で以下の内容を約束します。

もちろん、このような内容は採用される労働者本人自身が約束する必要があります。ですが、いざ損害賠償が発生した際などに、なんらかの理由で労働者本人が賠償できない場合に備え、身元保証人を立てます。

身元保証書の提出が求められるのは、入社のタイミング

身元保証書とは、労働者が企業に勤め始めた後、その企業側になんらかの損害が発生した時に備えるための契約書です。故に、企業が労働者に身元保証書を求めるのは、入社のタイミングです。

ただし、身元保証書の提出は法律で義務付けられているわけではないため、提出を求めない会社も多くあります。企業に求められた場合のみ提出する必要がある、と覚えておきましょう。

「身元保証人」には誰がなれるの？　誰に頼むべき？

労働者本人に代わって、賠償責任を負うケースも考えられる「身元保証人」。なかなか責任の重い役割ですので、誰に頼むべきなのか、条件はあるのかどうか、など気になりますよね。身元保証人の選び方、頼む際の注意点などについて、見ていきましょう。

企業によって異なる、身元保証書の証人になる条件

身元保証人になるための条件に、法律上の決まりがあるわけではありません。多くの場合、企業ごとに一定の基準が設けられています。例として、よくある条件を紹介します。

企業によって、条件や細かな定義は異なります。例えば「経済的に独立している」の定義を「働いて安定した収入源を得ている」と定めるところもあれば、「年金受給者でもOK」とする企業もあります。まずは企業側が提示する条件をしっかり確認し、不明点がある場合には人事に確認しましょう。

身元保証書の証人になれるのは、近親者のみ？

身元保証書の証人を探すにあたり、労働者本人との関係についても気になるところですよね。

父母兄弟や配偶者などの近親者を選ぶのが一般的ではありますが、企業側が提示する条件さえ満たしていれば、友人・知人でもなることができます。身元保証書は、採用する企業と身元保証人との間で締結される契約書なので、本人との関係性は問題になりません。

身元保証人、頼み方には注意が必要

身元保証書の証人は、親族でも友人・知人でもなることができる……　とはいえ、契約の中には賠償責任も含まれるため、誰にでも気軽に頼めるものではないですよね。のちのち人間関係のトラブルに発展させることがないよう、頼み方、説明の仕方にも一定の注意が必要です。

身元保証契約の期間や責任の範囲などをきちんと説明し、丁寧に、真摯にお願いしましょう。なかでも、以下の点をしっかりと説明することをおすすめします。

労働者が働き続ける限りずっと保証人でいることを求められるわけではなく、途中での契約解除も可能です。また損害賠償が発生した時に、全額を支払う責務が発生するわけではありません。更に現行の法律では、身元保証書に上限額の記載がない場合、契約そのものが無効となることも覚えておきましょう。

以上の点を説明したうえで保証人になってくれた場合、無事入社した際には、ぜひお礼の一言を伝えるようにしましょう。

身元保証書の書き方・注意点とは？

身元保証書の証人を引き受けてもらった後、どのように身元保証書を書いてもらえば良いのでしょうか。転職者自身が書くべきことは何なのか、注意点はあるのか、以下で説明していきます。

企業側が用意する身元保証書のテンプレートを使うのが一般的

身元保証書の書式はさまざまですが、企業側が所定のテンプレートを用意していることが一般的です。指定された身元保証書に、転職者本人と保証人本人が各々、日付や住所・氏名などを記入し、印鑑を押印あるいはサインする形で契約を締結します。印鑑を使う場合には、認印でも問題ありません。

一般的な身元保証書のテンプレートは、以下のような形式です。転職者本人が記入する日付欄には、入社日を記載しましょう。これにより、入社日当日から、身元保証書の契約がスタートすることになります。

また保証内容に、保証期間と損害賠償の上限額が記載されているかどうか、確認しましょう。上述のとおり、上限額が記載されていない場合には契約そのものが無効となります。

保証人の記入欄、代筆はNG！

身元保証書における保証人の記入欄は、代筆ではなく保証人本人に署名してもらう必要があります。契約書ですので、保証人が遠方に住んでいるといった理由があっても、自分自身や別の誰かが代筆するのは厳禁です。注意しましょう。

保証人の印鑑、認印は使える？

身元保証書で保証人が押印する印鑑は、認印で問題ありません。ただし名字が同一の親族が押印する場合、同じ印鑑を使うのは避けましょう。

注意が必要なのは、企業によっては印鑑証明書を求めるケースがあること。その場合には、身元保証書の押印が印鑑証明書と合致している必要がありますので」、必ず「実印」を使うようにしてください。

身元保証人になってくれる人がいない場合には、どうする？

さまざまな事情で、身元保証書の保証人の条件に合う人を見つけられなかった、頼める人がいない、という場合もありますよね。そういった際の対処法を、以下に紹介します。

まずは採用企業の人事に相談を

しかるべき身元保証人を立てることができない、という理由だけで即内定が取り消されるケースは、多くはありません。まずは採用先企業の人事に相談してみましょう。身元保証人を立てられない事情にもよりますが、身元保証人を探すためのアドバイスをしてくれるなど、柔軟に対応してもらえるはずです。

いずれにしても判断は企業側に委ねるしかないため、一人で抱え込まず、早めに相談することをおすすめします。

身元保証人の代行サービス会社を利用することも

入社にはどうしても身元保証人が必要だが、頼める人がいない、という場合には、保証人代行のサービス会社を利用するという手もあります。保証人代行のサービスとは、料金を支払うことで身元保証を代わりに担ってくれるサービスのことです。

サービス内容や料金体系は会社によって異なります。各社ウェブサイトなどで確認し、比較検討してから依頼するようにしましょう。

身元保証書に関するよくある質問

転職活動における身元保証書の提出について、よくある質問にお答えします。

Q: 身元保証人が見つからない場合、内定取り消しになりますか？

A. 身元保証人がいないという理由で、即座に内定が取り消しになるケースは少ないでしょう。ただし、社内規程などで「身元保証人を立てることが必須」としている企業の場合、内定取り消しの判断が出されることもあります。内定が取り消されるリスクがあることは念頭においたうえで、まずは企業の人事担当者に相談してみましょう。

Q: 身元保証書に損害賠償についての誓約があり、不安です。注意しておくことはありますか？

A. 身元保証書とはそもそも、採用した労働者が何らかの過失により企業側に損害を与えた際、労働者本人と保証人が連帯して賠償責任を負うことを約束する契約書です。書かれていること自体に不安を持つ必要はありませんが、身元保証の契約期間や、賠償の上限額などの記載内容については、必ず確認しましょう。

≫損害賠償についての誓約がある身元保証書の提出について詳しくはこちら

【まとめ】身元保証書は、提出を求められた時のみ必要！まずは概要を理解しておこう

ここまで、身元保証書の役割、提出するタイミングや書き方、身元保証人の選び方などについて説明してきました。

原則として、内定先の企業から求められた場合のみ提出するものなので、転職活動中の事前準備などは不要です。今必要のない人は、「提出を求められることがある」ということと、概要を理解しておくだけで十分です。

一方で、現在まさに内定先の企業から身元保証書の提出を求められている、という人は、ぜひ本記事に記載の注意点や「よくある質問」などを確認し、役立ててくださいね。

マイナビ転職　編集部