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内定承諾書の提出後に辞退してもいいの？リスクやマナー、連絡方法

更新日：2024年02月02日

内定承諾書を提出した後に、なんらかの事情で内定を辞退しなければいけない状況になってしまうこともあるかもしれません。そのタイミングで辞退したら、印象が悪くなったり、企業側ともめたりしないか心配する人も多いでしょう。

この記事では、内定承諾書を提出した後に内定を辞退する際のリスクやマナーなどについて詳しくご紹介します。スムーズに辞退できるように、ぜひ最後までチェックしてください。

内定承諾書とは？

内定承諾書は、求職者が企業からの内定を承諾し、入社を誓約するための書類です。

ただし、内定承諾書を企業に提出したからといって、入社に法的拘束力は生じません。あくまで入社への意思を表示する書類です。

企業によっては「内定誓約書」という名称で書面を発行する場合もありますが、内定承諾書と違いはありません。

また、似たような書類に「内定通知書」もありますが、こちらは内定したことを知らせる書類です。内定承諾書のように、入社の意思を示すための書類ではありません。

内定承諾書の提出後に辞退はできる？

内定承諾書を提出した後であっても辞退は可能です。

内定承諾書を提出、あるいは内定通知で承諾すると企業と労働者の間に労働契約が成立しますが、この労働契約は、労働者が解約を希望する日の2週間前までにその意思を伝えていれば、一方的な解約も可能となっています（※）。

• 出典：e-Gov法令検索「民法第627条1項」

そのため、入社の2週間前までに申し出をしていれば、内定承諾書の提出後に辞退しても法的には問題ありません。

ただ、内定を辞退するということは、企業が採用に費やした労力を無駄にすることでもあります。すでに備品の購入や社内体制を整えている可能性もあり、少なからずとも相手に迷惑を掛けることになります。

そのため、内定承諾書を提出した後に内定を辞退する場合は、速やかに、かつ慎重に対応する必要があります。

内定承諾書の提出後に辞退する際のリスク

内定承諾書を提出した後に内定を辞退した場合に生じる主なリスクとしては、下記の2点が挙げられます。

それぞれ対処法も含めてご紹介します。

損害賠償が発生することもある

前述のとおり、入社より2週間以上前に内定を辞退しているなら、法律的には何の問題もありません。これは労働者の権利であるため、損害賠償は基本的には発生しません。

ただし、入社することを前提に会社の費用で講習などを受けていた場合は、費用の返還を求められるかもしれません。

入社日まで2週間を切ってから辞退した場合は、労働契約の解約が入社日以降になるため、損害賠償が発生する可能性があります。また、企業側がすでに名刺や制服などを発注し、備品制作費用が発生している可能性も高いからです。

ただし、2週間を切ってからの辞退でも、誠意を持って対応すれば、損害賠償を請求される可能性は少ないでしょう。

再応募したい場合、採用枠がないこともある

1年以内の再応募は不可などの規定がなければ、内定を辞退した会社に再び応募し、再度選考を受けることは可能です。

しかし、内定承諾後の辞退は企業に迷惑を掛けており、会社があなたに持つイメージが低下している可能性があります。

またすぐにほかの応募者の採用が決まってしまうなどで採用枠がない可能性もあります。

内定承諾後の辞退は、慎重に考えるべきでしょう。

内定承諾書の提出後に辞退する際のマナー

解説したとおり、内定承諾書の提出後に辞退すると、企業には多大な迷惑が掛かります。そのため、辞退の連絡をする際にはマナーが非常に重要です。ここでは、辞退する際に特に注意したいマナーについて紹介します。

辞退を決めたら速やかに連絡する

辞退することを決めたら速やかに企業に連絡しましょう。

企業は入社を前提にさまざまな準備をしているので、日程が入社日に近づくほど担当者に迷惑を掛けることになってしまいます。

迷惑を掛けないためにも、できるだけ早く連絡をしましょう。どんなに遅くても入社日の2週間前までには連絡するように心掛けてください。

基本的には電話で連絡する

内定辞退は、基本的に電話で連絡しましょう。電話は、謝罪の気持ちや誠意が一番伝わりやすい方法だからです。

採用担当者のなかには、メールでの辞退は失礼と感じる人もいますので、穏便かつ確実に内定辞退を伝えるためにも電話がおすすめです。

ただし、採用担当者が多忙だったりリモートワークだったりで、電話がつながらない場合もあります。その場合は何度も電話をかけるのではなく、メールで連絡しましょう。その際、電話で連絡を入れたことも添えると印象が悪くならないでしょう。

メールで連絡することになった場合、採用担当者がメールを見落とす可能性もあります。連絡後、採用担当者から返信がない際は、再度電話で連絡すると安心です。

• 内定承諾メールの例文とマナー｜書き方・電話での伝え方と返信時の注意点

誠実・丁寧な対応をする

内定承諾書提出後に内定辞退をすると、内定者の入社のためにさまざまな準備をしていた企業に迷惑を掛けてしまう可能性があります。

そのため、誠実で丁寧な対応を心掛けてください。過去には、内定者の対応が不誠実すぎたため訴訟に発展してしまったケースもあります。

内定承諾書の提出後に辞退する際の連絡方法

内定承諾書の提出後に内定を辞退する場合の連絡方法ごとのポイントと例文をご紹介します。

電話で伝えるのが一般的ですが、電話で内定辞退の連絡を入れ、その後に更に手紙でおわびをすると、より誠実で丁寧な印象になります。

電話のやりとり例文

電話で内定を辞退する際に重要なポイントは下記の5点です。

電話の例文

応募者：

先日、御社より内定をいただきました○○と申します。
恐れ入りますが、採用担当の○○さまはご在席でしょうか？

（採用担当者が電話口に出る）

応募者：

お世話になっております。○○と申します。
先日いただいた内定についてご相談させていただければと思い、
連絡させていただきました。
今、少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか。

採用担当者：

はい。大丈夫です。

応募者：

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変心苦しいのですが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
内定承諾書提出後の辞退につき多大なご迷惑をお掛けすることとなり、申し訳ございません。
何卒お許しいただきたく存じます

採用担当者：

そうですか。
差し支えなければ、理由を聞かせていただけますか？

応募者：

御社と並行して応募していた企業からも内定をいただきました。
最後まで悩みましたが、今後のキャリアを考えた結果、
そちらの企業への入社を決断しました。

採用担当者：

そうですか。
残念ですが、承知いたしました。

応募者：

本来でしたら直接伺ってお伝えすべきところを、
お電話での連絡となり大変申し訳ございませんでした。

メールの例文

メールで内定を辞退する場合、重要なポイントは下記の5点です。

メールの例文

おわび状の例文

電話での内定辞退を伝えた後にあらためておわび状を送ると、より誠意が伝わります。

特に家族や親族、恩師、知人などから紹介された場合は、紹介してくれた人に迷惑が掛かるかもしれません。これらの場合は、手紙で謝罪の気持ちをあらためて伝えるのがおすすめです。

おわび状を送る際のポイントは下記の5点です。

横書き、縦書き、それぞれの例文をご紹介します。

横書き例文

縦書き例文

内定承諾書提出後の辞退に関するQ＆A

最後に、内定承諾書提出後に辞退をする際によくある質問をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

Q. 内定承諾書の提出後に辞退する場合、納得してもらいやすい理由はありますか？

企業により受け取り方が違いますが、通常は納得してもらいやすい理由は特にないでしょう。

企業の問題や不満を指摘する理由ではなく、一身上の都合といった個人的な理由であれば、納得してもらえることが多いですが、内定承諾書提出後であれば、具体的な理由を求めてくるケースが多いです。

その場合は、他社から内定をもらい検討した結果他社に決めたなど、うそをつかず誠意をもって本当の理由を伝えましょう。

Q. 内定承諾書を提出した後に辞退したら、怒られたり引き留められたりすることはありますか。その場合、どうすれば良いか、もめない対処法を教えてください

採用担当者は企業イメージを気にしますし、内定承諾書に法的な拘束力がないことを理解していますので、通常は怒られることはないでしょう。

厳しい口調で怒られていると感じた時は、それだけ必要とされていたと捉えて、感情的にならないように対応しましょう。内定への感謝の気持ちと謝辞を、誠意をもって伝えることがポイントです。

強く引き留められることはありますが、曖昧な態度を取らず辞退の意思を貫きましょう。

内定辞退の理由は質問されるまで伏せておき、質問をされてから、他社からも内定を得たことと、どちらの企業も魅力を感じて悩んだと伝える方法もあります。採用担当者の気分を害さないような配慮をして伝えましょう。

入社直前の辞退は、企業に多大な迷惑が掛かることから、怒られたりもめたりするのではないかと心配する人は多いかもしれませんが、内定辞退の意思が固まったら速やかに連絡をしてください。

Q. 辞退した会社のグループ会社や子会社の求人に応募する場合、影響はありますか？

通常はあまり心配する必要はありませんが、内定を辞退した会社とグループ会社や子会社の関係により異なります。

人事などのつながりがある場合、内定承諾後に辞退した情報が伝わり、選考に影響がある可能性は否定できません。そのため、内定辞退は慎重に行いましょう。

内定辞退の方法は以下の記事でより詳しく解説しています。

• 内定辞退の方法とは？　電話のかけ方マナーやメールの例文を解説

まとめ

内定承諾書提出後の内定辞退は企業に大きな迷惑を掛けてしまうため、慎重に行動する必要があります。

また、辞退すると決めた場合は誠実かつ丁寧な対応が非常に重要です。上記でマナーや連絡方法、文例を紹介しましたが、これらをただなぞるのではなく、誠意をもって対応しましょう。失礼な態度を取ってしまうと、企業ともめて損害賠償が発生する可能性も否定できません。

この記事を参考に誠意のある対応を心掛け、スムーズな転職活動を目指しましょう。

監修者

マイナビ転職　編集部

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