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採用担当者様?御中?メールや履歴書の封筒の宛先の書き方を解説

掲載日:2024年09月20日

採用担当者様?御中?メールや履歴書の封筒の宛先の書き方を解説
人見 玲子

監修者人見 玲子

ビジネスマナー研修講師、キャリアコンサルタント(国家資格)/株式会社コントレール 代表取締役

記事まとめ(要約)
  • 個人名が分からない時の宛名の書き方
  • メール、封書、電話での「採用ご担当者様」の正しい使い方
  • そのほか、敬称にまつわる注意点
  • 応募書類を送る際に印象が良くなるポイント

転職活動をするなかで、担当者の名前が分からない時にメールや封筒の宛名として「採用担当者様」と書いていいのか迷うことがあるかと思います。

「採用担当者様」と書いても失礼にあたらないのか、組織や団体に送る時はどうするのか、もし敬語や敬称を間違ってしまった場合はどう対応すべきなのかについて解説します。

目次

    「採用担当者様」という表現は正しい?

    個人の名前が分からない場合に「採用担当者様」という表現を使っても失礼にはあたりませんが、「採用ご担当者様」としたほうがより丁寧な印象を与えられます。

    ただし、使う場面によって適切な表現は変わるので、ここからはケース別に解説します。

    担当者の個人名が分からない場合は「採用ご担当者様」

    応募先から「弊社人事部の採用担当宛てにお送りください」と指定があった場合、接頭語の「ご」と敬称の「様」を付けて「採用ご担当者様」とします。

    この時、「ご採用担当者様」としないよう気を付けてください。

    例えば、部署が分かっている場合、「株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 採用ご担当者様」、「〇〇株式会社 〇〇部〇〇係 採用ご担当者様」などと書きます。部署が分からない場合は、「株式会社〇〇 採用ご担当者様」とします。

    また、「採用ご担当者様」の「ご」は「御」でも構いません。

    ◎ 株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 採用ご担当者様
    ◎ 〇〇株式会社 〇〇部〇〇係 採用ご担当者様
    ◎ 株式会社〇〇 採用ご担当者様

    ✕ ご採用担当者様

    このほか、相手と電話で直接やりとりした場合など、相手の名前は聞いたものの、どのような漢字で書くのかは不明なケースがあります。

    そうした状況で、宛名を間違えた漢字で書くのは失礼にあたるうえ、担当者本人に届かないリスクもあります。

    このように名前の漢字が定かでないなど、担当者の正しい個人名が分からない時や、正しい部署名が分からない時も「採用ご担当者様」としたほうが無難です。

    担当者の個人名が分かる場合は(個人名)様

    採用担当者の個人名があらかじめ分かっているならば、個人名を明記しましょう。

    例えば、募集要項などに「人事部 〇〇(個人名)まで」と書かれてある場合は、「株式会社〇〇 人事部 〇〇様」とします。名字だけかフルネームかに関わらず、記載されているとおりに正しく書きましょう。

    部署宛てに送る場合は「部署名+御中」

    部署に宛てて送る時には、「部署名+御中」と書きます。

    例えば、採用担当の部署は分かるものの、その中の誰に送れば良いか分からない場合、あるいは「弊社人事部の採用担当チーム宛てにお送りください」と指定がある場合などです。

    「御中」は、会社や団体、その中の部署に宛てて送る場合に付ける敬称です。

    部署宛てに送る場合、部署内の個人名がそれぞれ分かっていても、宛名を連名にするのではなく「御中」を使いましょう。

    例としては、「〇〇株式会社 人事部御中」「株式会社〇〇 人事部採用係御中」などです。

    なお、「〇〇株式会社 人事部御中 採用ご担当者様」と、御中と様の両方を同時に使うのは誤りです。

    ◎ 〇〇株式会社 人事部御中
    ◎ 株式会社〇〇 人事部採用係御中

    ✕ 〇〇株式会社 人事部御中 採用ご担当者様

    部署名は分からないが、担当者の個人名が分かる場合は「採用担当 個人名様」

    応募書類の送付先として「株式会社〇〇 〇〇(個人名)まで」といった記載がある場合もあります。

    はっきりした部署名が分からず、個人名のみ分かっている時は、「株式会社〇〇 採用担当 〇〇様」と明記しましょう。

    そうすることで、社内に同姓の社員がいたとしても、該当部署の担当者本人に届けられます。

    場面 使用する表現
    担当者の個人名が分からない場合 採用ご担当者様
    例)株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 採用ご担当者様
    担当者の個人名が分かる場合 (個人名)様
    例)株式会社〇〇 人事部 〇〇様
    部署宛てに送る場合 部署名+御中
    例)〇〇株式会社 人事部御中
    部署名は分からないが、担当者の個人名が分かる場合 採用担当 個人名様
    例)株式会社〇〇 採用担当 〇〇様

    宛名について更に詳しく知りたい場合は、以下の記事も参考にしてください。

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    「採用ご担当者様」の使い方

    「採用ご担当者様」の使い方

    メールで送る時と封書で郵送する時に分けて、宛名の書き方についてそれぞれ解説します。また、返信する場合や電話で伝える場合などについても解説します。

    メールで送る場合

    メールでも「会社名+部署名+採用ご担当者様」と順に入れ、会社名や部署名を省略しないようにします。

    部署宛ての場合は「会社名+部署名+御中」です。会社名や部署名が長い場合は、1行に収めずバランスを見て適宜改行しましょう。

    例)株式会社〇〇〇〇 〇〇〇〇〇〇課 採用ご担当者様

    株式会社〇〇〇〇
    〇〇〇〇〇〇課
    採用ご担当者様

    封書で送る場合

    応募書類を送る封書

    株式会社も(株)と省略せず、正式な表記で書きます。

    住所は右側に、会社名以降は、住所よりも大きめの字で、表面の中央にバランス良く書きましょう。

    住所よりやや下の位置から会社名を書き、部署名は改行して会社名よりも字下げをして記入します。

    個人宛てに送る場合、「様」の位置は下過ぎず、ある程度の余白を残して書きましょう。会社名よりも下に来るよう文字の間隔を調整すると体裁が良くなります。

    人事部の中に、採用以外にも複数の担当(育成、労務など)がある場合、「人事部御中」だけだと、採用担当者の手元に届くのが遅れるおそれがあるため、封書の表面に「応募書類在中」と赤字で書き、四角で囲っておきます。書く位置と注意点については後述します。

    詳しくはこちらの記事も参考にしてください。

    返信用封筒で送る場合

    応募先の会社から送られてきた書類一式に、返信用の封筒が入っている場合があります。

    宛名にあらかじめ「〇〇株式会社 人事部 〇〇行」、「〇〇株式会社 採用係 〇〇宛」などと印字されていたり、ラベルシールが貼られていたりすることもあります。

    その場合は「行」や「宛」を消して、正しい敬称に書き換えなければなりません。

    消すといっても修正液や修正テープ、バツ、塗りつぶしではなく、二重線を引くのがマナーです。消した文字の横や下に「御中」や「様」など、宛名に対して正しい敬称を書きます。

    行を御中に訂正した返信用封筒

    電話で連絡する場合

    名前が分からない採用担当者宛てに電話で連絡する必要がある時も、「採用ご担当者様」と伝えて取り次いでもらいましょう。

    まずは自分の名前と用件を手短に伝えてから「人事部の採用ご担当者様をお願いいたします」などと言います。

    例えば、このような流れです。

    「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇〇と申しますが、御社の求人情報の〇〇についてお伺いしたいことがあり、ご連絡させていただきました。人事部の採用ご担当者様をお願いできますでしょうか。」

    なお、電話をかける時間帯については、急ぎの連絡を求められた時以外、相手の会社の始業直後や終業直前、昼休みを避けたほうが無難です。

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    二重敬称にならないように注意する

    二重敬称にならないように注意する

    そのほかの敬称にまつわる注意点を紹介しますので、誤って理解していないか確認しておきましょう。

    ちなみに「採用ご担当者様」も厳密には「ご」と「様」で二重敬称です。ただし、「ご本人様」のように「一般化」されているため、使用しても問題ありません。

    「人事部御中 採用ご担当者様」はNG

    「人事部御中 採用ご担当者様」とするのは誤りです。敬称である「御中」と「様」の同時使用はできません。正しくは「人事部 採用ご担当者様」とします。個人を特定せず人事部宛てに送る場合は、「人事部御中」です。

    「役職名」+「様」はNG

    相手の役職名が分かっている場合、「〇〇社長様、〇〇部長様」などと役職名の下に「様」を付けて呼ぶケースを見聞きしたことがある人もいるかもしれません。しかし、これは二重敬称となるため避けたほうが良いでしょう。

    役職名も敬称にあたるため、封筒やメールの宛名とする場合は、肩書として名前の前に役職名を書きます。つまり、「〇〇株式会社 人事部部長 〇〇様」といった順番にするのが適切な書き方です。

    「様」+「各位」はNG

    各位も、相手を敬う「様」と同様の意味を持つ敬称です。

    ただし、「様」が個人宛てであるのに対して、「各位」は大勢の人を対象としています。

    「会員各位」や「社員各位」となっていれば、会員の皆様、社員の皆様といった意味のある敬称の一つです。

    そのため、「各位」と「様」を同時に使うことはなく「◯◯各位様、◯◯様各位」などは誤った表記になります。(ただし、「お客様各位」「会員様各位」など、あえて「様」を記載するケースもあります)

    「様」+「御中」はNG

    先ほども少し触れましたが、宛名に「〇〇様御中」や「〇〇御中様」あるいは、「〇〇部御中 〇〇様」と2種類の異なる意味を持つ敬称を同時に使うことはNGです。

    「様」は個人に使う敬称であり、「御中」は組織や団体、部署などに使う敬称です。

    「御中」を話し言葉で用いるのはNG

    組織や団体の宛名に使う「御中」は、封書やメールを送付する際に敬称として使う言葉であり、話す際には使用しません。

    「話し言葉」で、相手の会社を指して「御社では~」と敬語を使うことがありますが、「〇〇社御中では~」というような使い方はしないため気を付けましょう。御中は、宛名に付けて敬意を表す「書き言葉」です。

    応募書類を送付する時の注意点

    宛名の敬称に限らず、応募書類を郵送する時は細心の注意が必要です。

    ここでは、宛名のほかにも間違えやすいポイントを紹介します。

    会社名を書く時は、株式会社を(株)やK.K.などと略すのは失礼にあたるため、正式名称で略さずに書きましょう。

    また、封筒の表面には応募書類だと分かるように、「履歴書在中」「応募書類在中」などと記しておくと、ほかのDMなどに紛れてしまうこともありません。

    縦書きの場合は、左下の余白に赤字で目立つように書いて、赤い四角の枠線で囲います。

    この際には、線が曲がらないように定規を使うのがおすすめです。横書きの場合は、宛名よりもやや右下に書きます。

    履歴書や職務経歴書、資格者証の写しなどを郵送する際の送付状(添え状)の文中には、「御社」ではなく「貴社」を使います。

    御社は話し言葉での敬語であり、書面での敬称は貴社を使います。

    同様に、銀行の場合は「貴行」、店舗の場合は「貴店」、社団法人など団体の場合は「貴法人」、協会の場合は「貴協会」などとします。

    郵送時のマナーに関しては以下の記事でも解説しています。詳しく知りたい方はこちらも参考にしてください。

    ビジネスマナー講師に聞いた、印象が良くなるポイント

    ビジネスマナーを熟知しているビジネスマナー講師に、応募書類を送る際に印象が良くなるポイントについて伺いました。

    企業とのファーストコンタクトとなる重要な機会ですので、ぜひマナーを守って印象を良くし、転職活動の成功につなげてください。

    メールでは読みやすさを意識すること

    メールを送る場合は、誤字脱字や変換ミスがないのは当然として、「読みやすさ」も求められます。文章の組み立て方のみならず、メールを開いた時の「見た目」を整えることも重要です。

    だらだらと文字が続く文面は、情報の伝達効率を妨げかねません。適度な文字数で改行を入れ、段落間に空行を入れるなど、読みやすさに配慮しましょう。

    また、漢字とひらがなの配分は3:7程度を目安にすることで、見た目にも読みやすい文章になります。

    数字やアルファベット、記号などは半角と全角の表記が意味なく混在しないように、また、同じ言葉を使う場合は漢字やひらがな、カタカナ、英語での表記をそろえるなど、細かい部分にも注意することで、相手への配慮が感じられるメールになります。

    このようにメールで好印象を残すことができれば、他者との差別化にもつながります。

    音読や校閲機能でミスをなくすこと

    応募書類を送る前に最終チェックをする際は、誰かにダブルチェックをお願いできると良いですが、難しい場合は自分で必ずチェックします。その際、ぜひ音読をしてみてください。

    文字だけでなく音でもチェックすることにより、文章のリズムのおかしな箇所や脱字などに気づき、ミスを発見しやすくなります。

    自分で読み上げるのが大変な場合は、Wordの校閲機能の「音声読み上げ」を使用しても良いでしょう。

    ほかにも、Wordの校閲機能には「てにをは」の誤用や変換ミス、表記揺れなどを指摘してくれる機能があります。

    このように何とおりかのチェック方法を用いて、より文章の正確性を高めてから送るようにします。

    間違いに気づいた場合、素直に謝罪しすぐに訂正すること

    電話で緊張してしまい、うっかり二重敬称を言ってしまったり、尊敬語や謙譲語を間違って使ってしまったりすることがあるかもしれません。気がついた時はすぐに「失礼しました」とおわびし、言い直すようにしましょう。

    ただ、電話の場合、メールや書面のように残るものではないので、あまり神経質になりすぎる必要はありません。

    何度も間違ってしまった場合や、どうしても気になる場合は、話の腰を折らないタイミングで「申し訳ありません。先ほど〇〇課長様と伝えてしまいましたが、課長の〇〇様の間違いです」などと訂正します。

    応募書類を送ったあとでミスに気づき、修正したものに差し替えてほしい時などは、相手の作業負担へのおわびや配慮の言葉も必要です。

    些細なミスの場合は、面接時に謝罪し、訂正しても良いでしょう。ミスを知りながらそのままにしておくよりも、好印象につながります。

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    まとめ

    担当者の個人名が分からない場合は「採用ご担当者様」を使うようにしましょう。

    敬語の使い方や郵送時のマナーなど、気を付けることが多いように感じるかもしれませんが、その分、好印象を残すチャンスともいえます。

    正しいビジネスマナーを身に付けて、転職活動の成功につなげてください。

    監修者
    人見 玲子

    人見 玲子(ひとみ れいこ)

    ビジネスマナー研修講師、キャリアコンサルタント(国家資格)
    株式会社コントレール 代表取締役

    大阪市出身。航空会社のグランドスタッフとして10年勤務した後、金融機関へ転職。社内研修の企画・運営・臨店指導を経て2013年11月に独立起業。現在は企業・自治体向け「ビジネスマナー研修」への登壇を中心に、キャリアコンサルティング、覆面調査、執筆活動などを行う。これまでの登壇回数は2,000回、受講者数は2万5,000人を超える。

    マイナビ転職 編集部

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