内定通知の電話対応はどうしたらいい？受け答えの例文と折り返し方

掲載日：2026年04月30日

内定通知の電話は、対応の仕方に悩みやすい場面の一つです。評価がほぼ確定した後の連絡とはいえ、最後まで誠実な印象を残したいものです。

この記事では、内定通知の電話対応の基本から、状況に応じた受け答えの例文、出られなかった場合の折り返し方までをまとめて解説します。

特に、承諾や保留の意向を伝える際の言葉選びや、担当者が不在だった場合の再連絡のマナーについても詳しく紹介します。不測の事態にも焦らず対応できるよう、マナーを確認して入社への第一歩をスムーズに踏み出しましょう。

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内定通知の電話に対応する準備とは？

内定通知の電話は突然かかってくることが多く、つい緊張しがちです。しかし、事前に心構えと物理的な準備を整えておくことで、落ち着いた誠実な対応が可能になります。

採用担当者への第一印象をより良くし、その後の条件確認や入社手続きをスムーズに進めるための具体的な準備ポイントを解説します。

常に電話に出られる状態にする

内定通知の連絡は突然かかってくることが多いため、転職活動中はなるべく電話に出られる状態を整えておきましょう。

もし会議中などで出られない時間帯があっても、後から折り返す前提で問題ありません。着信に気づいたら、静かな場所を確保し、30分～1時間以内に折り返すのがマナーです。

また、電話に出られてもその場で対応できない場合は、いつ頃折り返せるかを伝えるなど、誠実な対応を心掛けましょう。

留守番電話を設定する

内定電話を逃さないよう、留守番電話の設定は必須です。

アナウンスの内容は、折り返しの旨を簡潔かつ丁寧に伝えるだけでも問題ありません。必要に応じて氏名を添えることで、企業側に安心感を与えることもできます。未設定のままでは機会損失につながるため、定期的に動作確認を行い、常に受信できる環境を整えましょう。

あわせて、録音時間が短すぎないか、音声が聞き取りやすいかも事前に確認しておくことが大切です。

電波が安定した静かな空間を確保する

内定電話は通話品質を確保できる環境で受けることが大切です。

電波が不安定な場所や周囲の雑音が大きい場所では、音声が途切れたり聞き取りづらくなったりするため、屋内や通信状況の安定した場所に移動して対応しましょう。

難しい場合は一度出て『○分後に折り返します』と簡潔に伝え、環境を整えて掛け直すことが重要です。通話前に通信状態や周囲の音環境を確認しておきましょう。

メモ帳と筆記用具を手元に用意

内定通知の電話には、メモ帳と筆記用具を手元に用意しておきましょう。

入社日や提出書類、回答期限など、その場で伝えられる重要事項を確実に記録するためです。

口頭でのやりとりを即座にメモに残しておくことで、その後の退職交渉や入社準備といったアクションを迷わずスムーズに進められます。聞き漏らしを防ぐ姿勢が大切です。

内定通知の電話を受けたときの流れ

内定通知の電話を受けたときは、喜びや緊張で動揺しがちですが、あらかじめ全体の流れをイメージしておくことで冷静に対応できます。

企業からの評価に感謝を示しつつ、入社条件や今後の手続きを正確に把握するための重要なステップです。採用担当者と信頼関係を築くための、標準的な通話の流れを解説します。

企業担当者から内定が通知される

企業担当者から内定が通知された際は、まず企業名と担当者名を正確に聞き取りましょう。

内定の旨が伝えられたら、途中で質問を挟まず、まずは最後まで落ち着いて話を聞くことが大切です。その際、今後の手続きや入社予定日についても言及があるため、聞き漏らしがないようメモを取りましょう。

最後に入社の意思を問われますが、その場で即答するか保留するかを冷静に判断できるよう、自分なりの判断基準をあらかじめ整理して臨むことが重要です。

内定のお礼を伝える

内定を告げられたら、「このたびは内定のご連絡をいただき、ありがとうございます」と、まずは感謝の気持ちを伝えましょう。

丁寧にお礼を述べることで、採用担当者に「自社への入社意欲が高い」という好印象を与えられます。緊張する場面ではありますが、最初の一言で感謝をしっかり示すことが、その後の条件確認や入社後の円滑な人間関係を築くための第一歩となります。

内定を承諾・保留・辞退することを伝える

内定を承諾・保留・辞退することを伝える際は、まず自分の意思を明確にします。

内定承諾を伝えると、そのまま入社可能時期の確認や今後の具体的な手続きについて説明が進むことが多いため、スケジュールを把握しておきましょう。

もし迷っている場合やその場で即断できないときは保留しても問題ありません。その際は、他社の選考状況や、いつまでに判断できるかといった点を確認されることが多いため、誠実に答えるための準備が大切です。

電話を終えた後にメールも送る

電話を終えた後は、内容を要約したフォローメールを速やかに送りましょう。

電話口で伝えた承諾や保留の意思、確認した入社予定日などをあらためてテキストで送ることで、担当者との行き違いや認識違いを防ぐ強力な手段となります。

また、口頭だけでは漏れが生じやすい提出書類の期限や次回面談の日程を再確認する意味でも有効です。丁寧な事後のフォローは、認識のズレを防ぐだけでなく、やりとりを円滑に進めるうえでも有効です。

加えて、記録として残ることで後から内容を見返しやすくなり、双方にとって安心して手続きを進めることができます。

内定通知の電話でやってはいけないNG対応

内定通知の電話で最も避けるべきは、その場しのぎの返答です。

「検討したいけれど断りづらい」という思いから、つい「承諾します」や「分かりました」と口にしてしまうと、後から辞退する際に大きなトラブルになりかねません。

自分の意思を正確に伝えることが、結果として企業への誠実な対応につながります。

また、内定への感謝を忘れたり、折り返しを放置したりすることも、入社前の印象を大きく下げるNG行動です。

内定を承諾・保留・辞退する受け答えの例文

内定の電話を受けた際、「どのように伝えれば良いのか分からない」と戸惑う人は少なくありません。

しかし、承諾・保留・辞退のいずれの場合でも、基本となる考え方は共通しています。本章では、それぞれの状況に応じて使える内定の受け答え例文を紹介すると共に、落ち着いて対応するためのポイントもあわせて解説します。

内定を承諾するときの例文

内定を承諾する際は、まず「入社の意思があること」を明確に伝えることが重要です。

あいまいな表現は誤解を招くため、「ぜひ入社させていただきたい」といった断定的な言い回しを用いましょう。また、選考の機会をいただいたことへの感謝や評価してもらえたことへのお礼を添えることで、誠実な印象を与えられます。

例文

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内定を保留するときの例文

内定保留の際は、まず高く評価いただいたことへの謝意を伝えるのが鉄則です。

そのうえで「前向きに検討しているが、納得感のある決断のために時間が必要」である旨を誠実に説明しましょう。

重要なのは、回答期限を自分から提示する点です。期限が不明確だと企業側に採用活動の遅延という負担を強いるため、最長でも1週間程度を目安に設定しましょう。

また、保留が難しい場合もあることを念頭に、他社の選考状況や条件面を冷静に整理し、「選んでいる」のではなく「慎重に決断しようとしている」という謙虚な姿勢を示すことが重要です。

例文

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内定を辞退するときの例文

内定を辞退する際は、まず評価してくれたことへの感謝を丁寧に伝えることが重要です。

そのうえで、入社できない旨を簡潔かつ明確に伝えましょう。理由については詳細に説明する必要はなく、「一身上の都合」や「他社との比較検討の結果」など簡潔で問題ありません。

長々とした説明よりも、誠実で配慮ある表現を心掛けることが大切です。

例文

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内定通知の電話に出られなかったときの対応

内定通知の電話に出られなかったことで、「失礼にあたらないか」と不安になる人も多いでしょう。

しかし、正しい対応を心掛ければ評価に影響することはほとんどありません。ここでは、内定通知の電話に出られなかった場合の適切な対応方法を、ポイントを押さえて分かりやすく紹介します。落ち着いて行動すれば問題はありません。

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早めに折り返す

内定通知の電話に出られなかった場合は、不在着信に気づいた時点で、できるだけ早く折り返すことが重要です。

可能であれば当日中に連絡し、迅速な対応を心掛けましょう。やむを得ず時間が空く場合でも、遅くとも翌営業日までには必ず連絡を入れることが大切です。

折り返すタイミングは14～17時が目安

すぐに折り返すことが基本ですが、やむを得ず対応できない場合は、14～17時頃を目安に連絡すると良いでしょう。

始業直後や昼休み、終業間際は業務が立て込んでいることが多いため避けるのが無難です。企業側が比較的落ち着いて対応しやすい時間帯を選ぶことで、スムーズで丁寧なやりとりにつながります。

内定通知の電話に折り返すときの例文

内定通知の電話に折り返す際は、氏名・用件・折り返しであることを簡潔に伝えることが重要です。

また、担当者名が分かっている場合は、その氏名を添えることで取り次ぎがよりスムーズになります。最初に用件を端的に伝え、その後のやりとりに移る意識を持ちましょう。

例文

電話に出た相手が担当者ではない場合

電話に出た相手が担当者の場合

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内定の連絡が10日以上こないときは問い合わせてみよう

選考結果の連絡は、面接後すぐに来るとは限りません。社内調整や比較検討の都合で時間がかかることも多いため、一般的には1週間程度が目安となります。

注意したいのは、企業によっては合格者にのみ連絡するケースがある点です。事前に求人票や面接時の説明を再確認しておきましょう。また、メールが迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性も否定できません。

もし、事前の指定がなく10日以上経過しても連絡がない場合は、不安なまま過ごすより、丁寧な表現で状況を確認してみるのが賢明です。その際の具体的な問い合わせ方法をご紹介します。

問い合わせるときの例文

選考結果を問い合わせる際は、結果を急かすのではなく、あくまで現在の進捗状況を確認するという丁寧な姿勢が欠かせません。

問い合わせは、担当者が都合の良いタイミングで確認できるメールが原則ですが、他社の内定承諾期限が迫っているなど急ぎの場合は、電話で直接確認するほうがスムーズなこともあります。

ここでは、相手への配慮を忘れずに状況を伺うための、電話での伝え方を紹介します。

例文

内定通知の電話に関するよくある質問

内定通知の電話に関しては、多くの方が疑問や不安を感じるポイントがあります。

そこで本章では、内定の電話にまつわるよくある質問について、キャリアアドバイザーの視点から分かりやすく解説します。

なぜ内定の連絡は電話で来るの？

内定の連絡が電話で行われるのは、迅速かつ確実に本人へ伝えるためです。

内定は重要な意思確認を伴うため、その場で反応を確認できる電話が適しています。また、入社意思や不明点を即時に確認できるため、手続きを円滑に進めやすくなります。

更に、直接声で伝えることで、応募者に対する誠意や歓迎の意図を示す意味もあります。

電話で内定を承諾した後でも、内定を辞退することは可能？

電話で内定を承諾した場合、一般的には雇用契約が成立すると考えられます。

ただし、入社前であればやむを得ない事情による辞退は認められます。とはいえ、企業は受け入れ準備を進めているため、辞退する場合はできるだけ早く連絡し、おわびと感謝を丁寧に伝えることが重要です。

特に、連絡が遅れると企業側の負担が大きくなるため、注意が必要です。

複数内定が重なった場合どう電話対応したらいい？

複数の内定が重なった場合は、まず各企業に対して誠実に対応することが重要です。

第一志望の企業には入社意思を明確に伝え、それ以外の企業には感謝を述べたうえで辞退の意向を伝えましょう。すぐに判断できない場合は、正直に検討中であることを伝え、回答期限を相談するのも有効です。

いずれの場合もあいまいな返答は避け、誠実かつ迅速な対応を心掛けることが大切です。

内定通知の電話が遅い場合は不採用？

内定通知の電話が遅いからといって、必ずしも不採用とは限りません。

企業側の社内調整や最終確認に時間がかかるケースは多く、連絡が遅れることは珍しくありません。ただし、目安として10日以上連絡がない場合は、状況確認の問い合わせをしても問題ありません。

不安なまま待つよりも、丁寧に確認をして次の行動につなげましょう。

内定通知の電話は、落ち着いて丁寧に対応しよう

内定通知の電話では、完璧な受け答えや高度な敬語が求められているわけではありません。

内定の電話は「評価の場」ではなく「意思確認の場」です。面接の延長ではなく、入社に向けてお互いの気持ちや条件を確かめ合う時間と捉えることが大切です

緊張しすぎる必要はなく、落ち着いて丁寧に対応すれば十分に良い印象を与えられます。

監修者

マイナビ転職　編集部

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