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内定承諾書とは？内定通知書との違い、添え状はいる？封筒の選び方など解説

掲載日：2024年05月30日

内定承諾書とは、応募した企業からの内定を受け、内定を承諾することを正式に伝えるために提出する書類です。送り方にはルールや注意点もあるので、企業側に失礼のないようマナーを覚えておきましょう。

また、内定をもらったものの、中には辞退したいと考えている方もいるかもしれません。そこで今回は、内定承諾書とは何か、送り方のマナーや添え状の書き方、提出後の辞退について解説します。

内定承諾書とは

内定承諾書とは、企業から内定を受けた求職者が、内定を正式に受け入れる意思を示すために提出する書類のことです。

• 労働条件通知書、雇用契約書など内定時にもらう書類

入社承諾書との違い

内定承諾書と入社承諾書は、基本的に同じ役割を持っています。どちらも、求職者が企業からの内定を受け入れる意思を正式に伝えるために使用されます。

企業や業界、または地域によって呼び名が異なることはありますが、実質的な内容や機能に大きな違いはありません。

どちらの文書も、提出することで入社の意思を示すことになり、法的拘束力のない労働契約が成立します。ただ、法的拘束力はないので、提出した後に内定辞退することは可能です。詳細は「内定承諾書の提出後でも辞退できる？」の章にて。

内定通知書との違い

内定通知書は、求職者が応募した企業から内定をもらった際に、その事実を正式に通知するために企業から送られる文書です。労働条件通知書と内定承諾書を併せて送付されることが一般的です。

内定者は内定通知書を確認し、内定を承諾する場合、内定承諾書に署名・捺印して企業に返送します。これにより、内定者が入社の意思を示したことになり、労働契約が成立します。

それぞれの記載内容は下記の表のとおりです。

内定通知書 ※企業が求職者に送る	内定承諾書 （入社承諾書） ※求職者が企業に送る（返送する）
内定が決定した日付 内定となった旨の通知 入社日 同封する書類の説明と案内 書類の返送（提出）期日 内定取り消し事由 など	入社を承諾する旨 求職者自身の署名・捺印 など

内定承諾書の送り方のマナー

内定承諾書の送り方には、いくつかのマナーがあります。以下に、承諾する場合の返送マナーを含めた5つのポイントを紹介します。

承諾する場合は速やかに返送する

内定承諾書を速やかに返送することは、内定のオファーを受け入れる意思を示すと同時に、入社準備を迅速に進めるうえで重要です。入社の意思が明確な場合は、内定承諾書に署名・捺印し、早めの返送を心掛けると良いでしょう。

できるだけ早く返送することで、企業側は入社日に向けた調整や必要な設備の用意など、具体的な準備を進めやすくなります。

封筒の選び方｜サイズや色に注意する

内定承諾書の送り方のマナーとして、書類が折れずに送れるよう適切なサイズの封筒を使用すること、ビジネスシーンに適した白色の封筒を選ぶことが一般的です。

一般的なA4サイズの書類を送る場合、書類を折らずにそのまま入れられる「角形2号」の封筒が適しています。内定承諾書が三つ折りで届いた場合は「長形3号」の封筒を使用すると良いでしょう。

郵送に使用する封筒の色は、白色を選びましょう。返信用の封筒が同封されている場合は、そちらの封筒を使用しても問題ありません。

返信用の封筒の宛先欄に宛先が記載されている場合は、敬称を書き足したり、「行」や「宛」を「御中」や「様」に書き直すのも忘れないようにしましょう。

また、書類がきれいな状態で届くように配慮することも大切です。水ぬれや汚れ、折れ防止のため、書類一式をクリアファイルに入れてから封筒に入れると良いでしょう。

封筒の宛名の書き方｜表・裏に必要事項を記入する

封筒の宛名にも、ビジネス文書としてのマナーがあります。

表面には以下の内容を記入します。

裏面には以下の内容を記入します。

サインペンを使い、手書きしましょう。

添え状を同封する

添え状とは、送付する書類と共に送るあいさつ状のことで、同封書類に何が、何枚入っているといった概要を分かりやすく示したものです。添え状は、パソコン・手書きどちらで作成しても問題ありません。

添え状には、以下の内容を記入します。

日付は、書類を書いた日にするのが一般的です。また、宛名や差出人の情報は、省略せずすべて正式名称で記入しましょう。時候のあいさつの例は以下のとおりです。

上記のように、季節に合わせた時候のあいさつを添えるのがマナーです。時候のあいさつに続き、内定への感謝の気持ちや今後の抱負などを伝えると良いでしょう。

郵送は普通郵便・書留どちらでも問題なし

内定承諾書の返送は、普通郵便と書留郵便のどちらを使用しても問題ありません。企業に無事届いたかどうかを知りたい場合は、配達記録が残る「一般書留」または「簡易書留」で送ると良いでしょう。

内定承諾書の提出後でも辞退できる？

内定承諾書の提出後でも辞退は可能です。民法第627条1項に基づき、内定者が労働契約の解約を希望する日の2週間前までにその意思を伝えていれば解約は成立し、内定の辞退ができます。

ただし、以下の点に注意が必要です。

• 入社に向けた準備を進めている企業側に迷惑が掛かる
• 電話で担当者に直接おわびをする
• 入社直前の内定辞退は損害賠償を請求される可能性がある

上記の詳しい内容と併せて、内定承諾書の返送を保留してもらう方法についても解説します。

内定承諾書の提出後に辞退する時の注意点

先にも述べたとおり、内定承諾書の提出後でも内定の辞退は可能ですが、すでに入社に向けた準備を進めている企業側に迷惑が掛かることを理解しておきましょう。

入社前2週間を切っている場合、実際にかかった採用選考の費用やほかの内定候補者を断ったことによる機会損失、入社準備にかかった費用などについて、損害賠償を請求される可能性もあります。

そのため、原則として内定承諾書を提出してからの辞退は避けるべきです。やむを得ず内定承諾書の提出後に辞退を申し入れる際には、謝罪の気持ちや誠意が伝わりやすい電話で直接担当者へおわびしましょう。

採用担当者が電話対応できない場合は、メールで辞退の旨を伝えます。その際は、電話を入れたことも添えると悪い印象を和らげることができるでしょう。

電話で辞退を伝える際は、以下の点に気を付け、誠意を持って対応することがポイントです。

• 内定を頂いたことへの感謝を述べる
• 内定承諾書提出後の辞退となったことを謝罪する
• 電話での辞退になったことを謝罪する

内定承諾を保留してもらうのも一つの方法

内定承諾書を送る企業は1社に絞ることが基本です。しかし、以下のようなケースもあるでしょう。

• ほかの企業と迷っている
• 第一志望の企業からの選考結果が出ていない
• 条件面に懸念点がある場合など

このような場合は、取りあえず内定を承諾するのではなく、内定承諾書の返送を待ってほしいこと、いつまでに返送するかを企業に伝えると良いでしょう。その際、保留する理由を聞かれることもあります。

たとえ他社の選考結果を待っている状況であっても、そのとおりに伝えてしまうと内定取り消しになる可能性もあります。そのため、「上司と退職時期を決めて提出したい」のような理由で、提出時期を延ばしてもらえないか相談してみると良いでしょう。

• Q. 内定承諾書の提出後に辞退する場合、納得してもらいやすい理由はある？
• 【ケース別】内定保留をメールで伝える場合の例文

内定後の辞退者は一定数存在する

マイナビの調査（※）によると、2023年の中途採用において、内定後に辞退した求職者の割合は9.0％です。内定辞退率は2020年から下降続きでしたが、2022年の7.9％から1.1％上昇しています。

内定をもらった後に辞退することに抵抗のある方も多いかもしれませんが、内定後の辞退者は実際に一定数存在します。ほかの企業と迷っている場合や、転職活動を続けるか悩んでいる場合は、十分に検討してから内定承諾書を送りましょう。

• マイナビ「中途採用状況調査2024年版（2023年実績）」

内定承諾は焦らず慎重に決めよう

内定承諾書は、内定を承諾し、入社することを正式に伝えるための書類のことです。封筒の選び方や宛名の書き方など、失礼のないようにマナーを守って返送しましょう。また、内定承諾書の提出後の辞退は可能ですが、企業側に迷惑が掛かり、最悪の場合は損害賠償を請求される可能性もあります。

もしほかの企業と迷っているなどの理由で入社に迷いがある場合は、取りあえず内定を承諾するのではなく、内定承諾書の返送を待ってほしいこと、いつまでに返送するかを企業に伝えましょう。

内定承諾書の提出後の辞退はできるだけ避け、内定をもらったら十分に検討してから返送しましょう。

監修者

マイナビ転職　編集部

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