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内定辞退とは？断り方・伝え方のマナー、電話・メール例文

更新日：2024年01月29日

内定を辞退するには、気を付けたいポイントとマナーがあります。内定辞退の連絡を電話やメールで入れる際の例文と共に確認していきましょう。

内定辞退とは？

内定辞退とは、企業から内定通知をもらった後、自己都合で内定を辞退することです。

内定辞退の連絡は、電話またはメールでするのが基本です。

内定承諾後辞退との違い

内定承諾後辞退とは、企業から内定通知をもらい、正式な入社意思を示した後に入社を辞退することです。

内定承諾の意思表示をしたことで企業と労働者の間に雇用契約が成立している点が、内定承諾前の辞退と大きく異なります。

▼内定辞退について、ケース別の疑問にも答えています

• 内定辞退は法的に問題？
• 人材紹介会社を介した内定を辞退してもいい？
• 内定辞退は後の転職活動にどう影響する？

内定辞退する時に押さえるべきマナー

内定辞退することは民法627条に定められている“労働契約の解約権の行使”に該当し、理由のいかんを問わず認められていますが、わだかまりを残さないためにも、マナーのある辞退を心掛けたいものです。

ただし、辞退を申し入れるために企業へ直接出向く必要はありません。

まずは、内定辞退を伝える際に押さえておきたいマナーを見ておきましょう。

【マナー1】誠意を示す丁寧な対応を心掛ける

縁あって内定をもらった企業に断りの連絡を入れるというのは、心苦しく気が重いもの。

「せっかく内定をもらったのに申し訳ない……」「怒られそうで怖い……」とちゅうちょしてしまう方もいるでしょう。

たしかに、企業側は採用のために膨大な時間と労力、そしてコストを掛けています。あなたと一緒に働けることを楽しみにしている社員もいるでしょう。

また、1人に内定を出したことによって、別の最終候補者を不採用にしているなど、場合によっては採用活動をゼロからやり直さなくてはならない可能性もあります。

内定を辞退する際は、そのような企業側の思いや事情を心に留め、誠意を持っておわびと感謝を伝えることが大切です。

【マナー2】内定辞退の連絡をしないのは絶対NG

内定辞退の連絡は必ず行うようにしましょう。

内定辞退の連絡をしなかったことで企業側が被害を被れば、場合によっては損害賠償などのトラブルに発展してしまうこともあります。

また、のちのち内定辞退の連絡をしなかった企業が自社の取引先に……　なんてことも。

不要なトラブルを避け、気持ち良く次のステップへ進めるよう内定辞退の連絡は必ず行いましょう。

【マナー3】なるべく早く連絡する

内定辞退を決めたらすぐに連絡をすることが大切。伝えづらいからと時間を置くほど、より気が重くなりますし、企業側にも迷惑が掛かります。

辞退を決意したら覚悟を決め、速やかに連絡を入れましょう。

【マナー4】連絡は相手の状況に配慮した時間に

内定辞退の連絡は、基本的に企業の営業時間内に行います。

電話の場合は、始業後すぐや昼の休憩時間、終業前などバタつきやすい時間はなるべく避け、相手に配慮した時間帯にかけるとベスト。

例えば、営業時間が9:00～18:00の企業であれば、午前中は10:30以降、午後は14:00〜16:00の間などが良いでしょう。

メールもなるべく営業時間内の連絡を心掛けます。仕事の都合などで遅い時間にしか送れない場合は「夜分遅くに失礼します」と一言添えるようにしましょう。

内定辞退を伝える際に意識したいこと

内定辞退を伝える際、メールでも電話でも共通して意識すべきポイントが2つあります。

【例文あり】話の構成を意識する

内定辞退の連絡を入れる際は、

1. お礼の言葉
2. 辞退する旨
3. おわびの言葉
4. 結び

の4つの構成を意識することが大切です。

まずは内定をもらったことに対するお礼の言葉を伝えてから、辞退の意思を伝えましょう。
次いで、辞退することへのおわびと、結びの言葉で締めます。

内定辞退の理由は分かりやすく簡潔に伝える

内定辞退の理由は具体的に述べる必要はありません。

述べる場合は、

• 他社の内定を受けることにした
• 現職にとどまる決断をした
• 仕事の内容や条件が希望と合致しなかった

など、差し支えのない内容で簡潔にまとめます。

採用担当者から理由の折り返し確認がないように、あらかじめ理由を記載しておくと良いでしょう。

企業から詳細を聞かれた場合は、伝えられる範囲で回答すればOKです。答えたくない内容の場合は「申し訳ございませんがお答えできません」と断っても問題ありません。

内定辞退の電話の例文・かけ方・話し方

実際の例文から、電話で内定辞退を行う際の話の進め方を見てみましょう。

電話のかけ方については、こちらも参考にしてみてください。

• 転職活動中の電話のかけ方・折り返し方・例文　これさえ覚えれば大丈夫！

電話で内定辞退する際のポイント・注意点

メモを用意し、慌てずゆっくり話す

緊張して早口になってしまったり、急いで話すあまり重要なことを話し忘れたりしないように気を付けましょう。

普段電話慣れしている人でも、内定を断る電話は緊張するもの。電話をかける際には事前に伝えたい内容をメモしておき、慌てずゆっくり話すことを心掛けると良いでしょう。

まずはお礼を伝える

採用担当者に代わったら、まずは採用を決定してくれたことへのお礼を述べましょう。

採用に至るまでは、書類選考⇒面接スケジュールの調整⇒社内で採用可否の打ち合わせ、といったように、時間や手間がかかっています。そうした手間をかけてくれた人事担当者にお礼の気持ちを伝えることは、社会人として必須のマナーです。

内定辞退の旨をはっきりと伝える

お礼の後は、内定を辞退したい旨を簡潔に、はっきりと告げます。相手に辞退の意思が伝わらないと「それは辞退するということでしょうか？」と聞き直されてしまうことになります。

辞退理由を聞かれたら、答え方に注意

また、企業によっては「差し支えなければ」と辞退の理由を聞かれることもあります。自分から理由を伝える必要はありませんが、聞かれたら差し支えない範囲で答えましょう。

ただし、「御社よりも給与面で条件の良い会社を見つけました」のような待遇面に言及する回答は避けましょう。

より詳しい理由を先方から尋ねられるケースもまれにあるため、回答をあらかじめ用意しておくことをおすすめします。

内定辞退メールの例文・書き方・送り方

内定辞退の連絡をメールで行う場合、以下の例文を参考にして文章を作成してみましょう。

メールで内定辞退する際のポイント・注意点

メールで内定辞退を伝える際にリスクとなるのは、担当者がメールを見逃してしまうことです。採用担当者には毎日膨大な数のメールが届いており、その中に埋もれてしまう可能性もあります。

件名で要件が一目で分かるように

「内定辞退のご連絡（名前）」のように、一目で用件が分かる簡潔な件名にしましょう。

メール文の構成は電話と同じ

本文の構成は、電話で内定辞退する際と同様です。内定のお礼、結論（内定を辞退する旨）、内定辞退の理由、結びと続きます。

文末に「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」と一文を加えることがメールの基本的な構成です。

電話がつながらずメールした場合は、一言添える

また先に電話をしたが担当者とつながらず、メールで連絡をしたいという場合には「お電話させていただきましたが、ご不在のようでしたので、メールにてご連絡させていただきました」と一言添えておくと失礼な印象にはならないでしょう。

可能な範囲で辞退理由を記載する

メールで内定辞退をする場合、辞退の理由をメールに明記しておきましょう。電話と違ってその場で会話することがないぶん、採用担当者から辞退の理由を折り返しの電話で問われる可能性があるためです。

返信が1日以上ない場合は電話連絡を

加えて、メール送信後1日以上たっても返信がない場合は電話で連絡を入れることも大切です。先方の確認漏れを防ぐと同時に、メールだけで完結させるより丁寧な印象を与えることもできます。

• 内定辞退の旨、書面で送ってほしいと言われた。どう書けばいい？

内定辞退のよくある質問や疑問

内定辞退をする人によくある疑問と回答をまとめました。

内定辞退は電話が良い？　メールのみでもOK？

内定辞退の連絡をするにあたって、電話をするのが怖いという話を聞きます。

そもそも電話が苦手な場合もありますが恐らく「電話口で責められたり叱られたりするのでは……？」という懸念があるのかもしれません。

内定辞退は企業側にとってショックな出来事であることは事実です。しかし、就職活動や転職活動における内定辞退は仕方がないことであり、その点は企業側も理解しています。

大切なのは、企業が時間と労力をかけて自分を選んでくれたことへの感謝と、内定を辞退することへのおわびの気持ちを、なるべく早く、そして確実に伝えることですので内定辞退の連絡は電話で行うことをおすすめします。

担当者と連絡がつかない場合はメールでも問題ありませんが、メールが何らかの原因で送信されない、担当者が送られたメールに気づかないなど、相手に内定辞退の連絡が伝わらない可能性があります。

内定辞退のメールをしたが数日たっても返信がない場合は、再度メールを送るか、電話で連絡するなどして、必ず内定辞退の意向が担当者に伝わったことを確認するようにしましょう。

また、より丁寧な対応をしたいと考えている方は、一度電話で内定辞退を伝えたうえで、メールや手紙でおわびの気持ちを伝えても良いでしょう。

内定辞退の理由は正直に伝えるべき？

企業側から内定辞退の理由を踏み込んで聞かれる場合もあるでしょう。

その際に「第一志望の企業から内定が出た」などと答えると、企業側の心証を害する可能性があります。また「向こうのほうが良い条件だった」などはマナー違反です。

希望する職種や業種で内定をもらえた、自分の適性やキャリアプランにより合うほうを選択した、など企業や待遇以外の理由を説明すると角が立ちにくいでしょう。

内定辞退の連絡が遅れてしまった場合の対処法は？

内定を受け取った場合は、内定を承諾するか辞退するかを決めることになります。

返答期限は企業から指定されることが一般的で、期限までに返答することが社会人としてのマナーです。

内定を辞退する場合は、時間が経過するほど企業に迷惑が掛かります。期限を過ぎているのであれば速やかに採用担当者に電話をして連絡が遅れたことを謝罪し、内定辞退の旨を連絡しましょう。

企業ごとに内定承諾・辞退の手続き方法や期限は異なります。内定通知書に誓約書が同封されており期限までに返送を求める方法か、採用担当者から入社日などの確認を兼ねて入社の意志確認をするケースが一般的です。

どのような方法であっても期限までに辞退の旨を伝えられるよう、企業からの連絡には常に気を配っておきましょう。

内定辞退の返事が遅れてしまった場合の対処法は、以下でも解説しています。

• 内定辞退の返事が遅れてしまった場合はどうすればいい？

内定承諾するか迷っているため、回答期限を延ばしてほしい。対処法は？

内定通知をもらったものの、他社の選考も並行しているなどの理由で承諾を迷う場合は、正直な理由を添えて回答期限を延ばしてもらえないか相談してみましょう。

この時、具体的に何日くらい待ってほしいのかも明示することがポイントです。数日から1週間程度であれば待ってもらえることが多いでしょう。

ただし、数日から1週間程度であれば他社の選考も並行していると伝えず、在職中であれば上司と相談中、離職中であれば両親と相談中などと伝えて、回答期限を延ばしてもらう方法があります。

なぜなら他社の選考結果を待っていると伝えることで、第一志望が他社だと判断される可能性があり、回答期限を延ばす承諾が得られない可能性があるので注意が必要です。

内定承諾をするか迷った時点で、なるべく早めに連絡を入れることも大切です。期限が迫ってから回答を待ってほしいと連絡を入れると、心証を悪くしたり、先方に迷惑を掛けてしまったりする可能性があります。

万が一、連絡が遅くなってしまった場合は、その理由もきちんと説明しましょう。

• 返事を待ってもらいたい場合の例文は？

内定承諾書を提出した後は断れない？

「内定承諾書を提出した後は内定の辞退はできない」という法的な規制はありません。内定承諾書を提出した後でも辞退することは可能です。

ただ、内定承諾書を提出していたことで、入社を強く希望していたほかの応募者が選考に落ちている可能性もあるでしょう。また、通常は損害賠償に発展することはありませんが、応募者の辞退の仕方によっては例外的に実損害を賠償請求される可能性もあります。

通常、内定通知書の送付から内定承諾書の提出までには、数日から数週間の時間的な余裕があるものです。

内定辞退をするのであれば、内定承諾書を提出する前に結論を出したうえで、速やかに連絡しましょう。

「採用」「内々定」「内定」はどう違う？

企業の採用に関する単語には「採用」「内々定」「内定」などがありますが、それぞれ意味が異なります。

採用	企業が用意した選考プログラムのすべてを通過した状態。応募者はまだ入社に合意していない状態。
内々定	企業が内定を出す前で“◯月に内定を出す”といった口約束の段階。労働契約は成立していない状態。
内定	企業から内定通知を書面などで受け取り、応募者からも内定承諾書を提出するなど内定承諾の意思表示を行い相互に意思確認をし、労働契約が成立している状態。

内定のみ、すでに労働契約が成立した状態です。

内定の後に辞退することも可能ですが、企業に多大な迷惑を掛けます。入社の意思がない場合は、労働契約が締結していない「採用」「内々定」の時点で速やかに辞退しましょう。

まとめ

内定辞退はとても心苦しく感じるものであり、つい連絡をためらったり後回しにしてしまったりするものです。しかし、内定辞退の連絡が遅れると、企業に迷惑を掛けてしまいます。

ビジネスでは、いつどこで誰と関わりを持つか分かりません。「あの時きちんと対応すべきだった……」と後悔しないよう、真摯な態度で伝えることが大切です。

貴重な時間を選考に割き自分を選んでくれた企業に迷惑を掛けないよう、感謝とおわびの気持ちを込めた対応を心掛けましょう。

監修者

マイナビ転職　編集部

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