応募企業の探し方や履歴書の書き方、面接のポイントから円満退職の
秘けつまで。あなたの転職を成功に導くためのノウハウを紹介!

【Career Pedia】
転職実用辞典「キャリペディア」

内定辞退とは?断り方・伝え方のマナー、電話・メール例文

更新日:2024年01月29日

内定辞退とは? 伝える際のマナーや電話のかけ方・メールの例文を解説
谷所 健一郎

監修者谷所 健一郎

キャリア・デベロップメント・アドバイザー(CDA)/有限会社キャリアドメイン 代表取締役

記事まとめ(要約)
  • 内定辞退とは、内定通知をもらった後、自己都合で内定を辞退すること
  • 内定辞退を決意したら、速やかに連絡を入れる
  • 内定辞退の連絡は、電話またはメールで行う(例文へ
  • より丁寧に、早く、確実に伝えるには電話がおすすめ(よくある疑問へ

内定を辞退するには、気を付けたいポイントとマナーがあります。内定辞退の連絡を電話やメールで入れる際の例文と共に確認していきましょう。

目次

    完全在宅勤務
    フルリモートワークの求人

    通勤がつらい! 
    出社しなくても仕事ができる求人を紹介!

    毎月25万円以上は欲しい!

    固定給25万円以上の求人をまとめました。

    賞与5カ月以上!

    賞与・ボーナス5カ月以上の求人をまとめました。

    内定辞退とは?

    内定辞退とは、企業から内定通知をもらった後、自己都合で内定を辞退することです。

    内定辞退の連絡は、電話またはメールでするのが基本です。

    内定承諾後辞退との違い

    内定承諾後辞退とは、企業から内定通知をもらい、正式な入社意思を示した後に入社を辞退することです。

    内定承諾の意思表示をしたことで企業と労働者の間に雇用契約が成立している点が、内定承諾前の辞退と大きく異なります。

    ▼内定辞退について、ケース別の疑問にも答えています

    内定辞退する時に押さえるべきマナー

    内定辞退することは民法627条に定められている“労働契約の解約権の行使”に該当し、理由のいかんを問わず認められていますが、わだかまりを残さないためにも、マナーのある辞退を心掛けたいものです。

    ただし、辞退を申し入れるために企業へ直接出向く必要はありません。

    まずは、内定辞退を伝える際に押さえておきたいマナーを見ておきましょう。

    【マナー1】誠意を示す丁寧な対応を心掛ける

    縁あって内定をもらった企業に断りの連絡を入れるというのは、心苦しく気が重いもの。

    「せっかく内定をもらったのに申し訳ない……」「怒られそうで怖い……」とちゅうちょしてしまう方もいるでしょう。

    たしかに、企業側は採用のために膨大な時間と労力、そしてコストを掛けています。あなたと一緒に働けることを楽しみにしている社員もいるでしょう。

    また、1人に内定を出したことによって、別の最終候補者を不採用にしているなど、場合によっては採用活動をゼロからやり直さなくてはならない可能性もあります。

    内定を辞退する際は、そのような企業側の思いや事情を心に留め、誠意を持っておわびと感謝を伝えることが大切です。

    【マナー2】内定辞退の連絡をしないのは絶対NG

    内定辞退の連絡は必ず行うようにしましょう。

    内定辞退の連絡をしなかったことで企業側が被害を被れば、場合によっては損害賠償などのトラブルに発展してしまうこともあります。

    また、のちのち内定辞退の連絡をしなかった企業が自社の取引先に…… なんてことも。

    不要なトラブルを避け、気持ち良く次のステップへ進めるよう内定辞退の連絡は必ず行いましょう。

    【マナー3】なるべく早く連絡する

    内定辞退を決めたらすぐに連絡をすることが大切。伝えづらいからと時間を置くほど、より気が重くなりますし、企業側にも迷惑が掛かります。

    辞退を決意したら覚悟を決め、速やかに連絡を入れましょう。

    【マナー4】連絡は相手の状況に配慮した時間に

    内定辞退の連絡は、基本的に企業の営業時間内に行います。

    電話の場合は、始業後すぐや昼の休憩時間、終業前などバタつきやすい時間はなるべく避け、相手に配慮した時間帯にかけるとベスト。

    例えば、営業時間が9:00~18:00の企業であれば、午前中は10:30以降、午後は14:00〜16:00の間などが良いでしょう。

    メールもなるべく営業時間内の連絡を心掛けます。仕事の都合などで遅い時間にしか送れない場合は「夜分遅くに失礼します」と一言添えるようにしましょう。

    完全在宅勤務
    フルリモートワークの求人

    通勤がつらい! 
    出社しなくても仕事ができる求人を紹介!

    毎月25万円以上は欲しい!

    固定給25万円以上の求人をまとめました。

    賞与5カ月以上!

    賞与・ボーナス5カ月以上の求人をまとめました。

    内定辞退を伝える際に意識したいこと

    内定辞退を伝える際、メールでも電話でも共通して意識すべきポイントが2つあります。

    【例文あり】話の構成を意識する

    内定辞退の連絡を入れる際は、

    1. お礼の言葉
    2. 辞退する旨
    3. おわびの言葉
    4. 結び

    の4つの構成を意識することが大切です。

    まずは内定をもらったことに対するお礼の言葉を伝えてから、辞退の意思を伝えましょう。
    次いで、辞退することへのおわびと、結びの言葉で締めます。

    1. 先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
    2. 大変恐縮ではありますが、検討させていただいた結果、別の会社に入社することを決断したため、このたびの内定は辞退させていただきたくご連絡いたしました。
    3. 面接や選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
      また、本来であれば直接おわびを伝えるべきところ、電話(メール)でのご連絡となり、申し訳ございません。
    4. ○○さまをはじめ、皆さまには大変お世話になりました。ありがとうございました。

    内定辞退の理由は分かりやすく簡潔に伝える

    内定辞退の理由は具体的に述べる必要はありません。

    述べる場合は、

    • 他社の内定を受けることにした
    • 現職にとどまる決断をした
    • 仕事の内容や条件が希望と合致しなかった

    など、差し支えのない内容で簡潔にまとめます。

    採用担当者から理由の折り返し確認がないように、あらかじめ理由を記載しておくと良いでしょう。

    内定辞退の理由例文

    • 他社からも同時に内定が出ており、そちらの内定を受けることにしたため
    • 慎重に今後のキャリアについて検討を重ねた結果、現職にとどまる決断をしたため
    • 面接で伺った内容を元に検討をさせていただきましたが、労働条件の面で希望と合致しなかったため

    企業から詳細を聞かれた場合は、伝えられる範囲で回答すればOKです。答えたくない内容の場合は「申し訳ございませんがお答えできません」と断っても問題ありません。

    内定辞退の電話の例文・かけ方・話し方

    実際の例文から、電話で内定辞退を行う際の話の進め方を見てみましょう。

    応募者:お世話になっております。中途採用の選考を受けさせていただいております毎奈比一郎と申します。人事部の○○さんはご在席でしょうか?

    (採用担当者が出たら)
    応募者:お世話になっております。先日いただいた内定通知の件でご連絡させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか?

    採用担当者:はい、大丈夫ですよ。

    応募者:このたびは、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
    大変申し上げにくいのですが、検討させていただいた結果、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

    採用担当者:そうですか。それはとても残念です。差し支えなければ、辞退の理由を聞いてもよろしいですか?

    応募者:御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。最後まで悩みましたが、自分の適性や今後のキャリアについてあらためて考え検討した結果、そちらの企業にご縁を感じ、入社を決意いたしました。

    採用担当者:なるほど。大変残念ですが、承知いたしました。

    応募者:本来なら直接おわびに伺うところですが、電話でのご連絡となり申し訳ございません。

    採用担当者:いえいえ、気にしなくて大丈夫ですよ。他社でも活躍を期待しています。

    応募者:ありがとうございます。選考で貴重なお時間を割いていただきながら、このような形になってしまい大変申し訳ございませんでした。失礼いたします。

    電話のかけ方については、こちらも参考にしてみてください。

    電話で内定辞退する際のポイント・注意点

    • 話す内容をあらかじめメモ書きしておく
    • 選考や内定のお礼を先に伝える
    • 辞退する旨を簡潔かつはっきり伝える
    • 理由は聞かれたら差し支えのない範囲で答える

    メモを用意し、慌てずゆっくり話す

    緊張して早口になってしまったり、急いで話すあまり重要なことを話し忘れたりしないように気を付けましょう。

    普段電話慣れしている人でも、内定を断る電話は緊張するもの。電話をかける際には事前に伝えたい内容をメモしておき、慌てずゆっくり話すことを心掛けると良いでしょう。

    まずはお礼を伝える

    採用担当者に代わったら、まずは採用を決定してくれたことへのお礼を述べましょう。

    採用に至るまでは、書類選考⇒面接スケジュールの調整⇒社内で採用可否の打ち合わせ、といったように、時間や手間がかかっています。そうした手間をかけてくれた人事担当者にお礼の気持ちを伝えることは、社会人として必須のマナーです。

    内定辞退の旨をはっきりと伝える

    お礼の後は、内定を辞退したい旨を簡潔に、はっきりと告げます。相手に辞退の意思が伝わらないと「それは辞退するということでしょうか?」と聞き直されてしまうことになります。

    辞退理由を聞かれたら、答え方に注意

    また、企業によっては「差し支えなければ」と辞退の理由を聞かれることもあります。自分から理由を伝える必要はありませんが、聞かれたら差し支えない範囲で答えましょう。

    ただし、「御社よりも給与面で条件の良い会社を見つけました」のような待遇面に言及する回答は避けましょう。

    より詳しい理由を先方から尋ねられるケースもまれにあるため、回答をあらかじめ用意しておくことをおすすめします。

    完全在宅勤務
    フルリモートワークの求人

    通勤がつらい! 
    出社しなくても仕事ができる求人を紹介!

    毎月25万円以上は欲しい!

    固定給25万円以上の求人をまとめました。

    賞与5カ月以上!

    賞与・ボーナス5カ月以上の求人をまとめました。

    内定辞退メールの例文・書き方・送り方

    内定辞退の連絡をメールで行う場合、以下の例文を参考にして文章を作成してみましょう。

    件名:
    内定辞退のご連絡/毎奈比一郎
    本文:
    □□株式会社
    人事部 ○○様

    お世話になっております。毎奈比一郎です。

    このたびは、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
    このような光栄なお知らせをいただき大変恐縮なのですが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

    自分の適性や今後のキャリアについてあらためて検討した結果、別の企業とのご縁を感じ、そちらに入社を決意いたしました。

    お忙しいなか選考に貴重なお時間を割いていただきながら、このような形になり大変申し訳ございません。

    本来貴社にお伺いし、直接おわびすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦いただければと存じます。

    末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

    ---------------------
    毎奈比 一郎 Ichiro Mainabi
    〒100-XXXX
    東京都千代田区一ツ橋X丁目X-X
    電話 ***-****-****
    メール ******@***.com
    ---------------------

    メールで内定辞退する際のポイント・注意点

    • 件名は簡潔かつ分かりやすく
    • まず内定のお礼を伝えてから、辞退する旨を記載する
    • メールでの連絡になったことへのおわびも忘れずに
    • 相手への配慮の文章で締めるのがベスト

    メールで内定辞退を伝える際にリスクとなるのは、担当者がメールを見逃してしまうことです。採用担当者には毎日膨大な数のメールが届いており、その中に埋もれてしまう可能性もあります。

    件名で要件が一目で分かるように

    「内定辞退のご連絡(名前)」のように、一目で用件が分かる簡潔な件名にしましょう。

    メール文の構成は電話と同じ

    本文の構成は、電話で内定辞退する際と同様です。内定のお礼、結論(内定を辞退する旨)、内定辞退の理由、結びと続きます。

    文末に「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」と一文を加えることがメールの基本的な構成です。

    電話がつながらずメールした場合は、一言添える

    また先に電話をしたが担当者とつながらず、メールで連絡をしたいという場合には「お電話させていただきましたが、ご不在のようでしたので、メールにてご連絡させていただきました」と一言添えておくと失礼な印象にはならないでしょう。

    可能な範囲で辞退理由を記載する

    メールで内定辞退をする場合、辞退の理由をメールに明記しておきましょう。電話と違ってその場で会話することがないぶん、採用担当者から辞退の理由を折り返しの電話で問われる可能性があるためです。

    返信が1日以上ない場合は電話連絡を

    加えて、メール送信後1日以上たっても返信がない場合は電話で連絡を入れることも大切です。先方の確認漏れを防ぐと同時に、メールだけで完結させるより丁寧な印象を与えることもできます。

    完全在宅勤務
    フルリモートワークの求人

    通勤がつらい! 
    出社しなくても仕事ができる求人を紹介!

    毎月25万円以上は欲しい!

    固定給25万円以上の求人をまとめました。

    賞与5カ月以上!

    賞与・ボーナス5カ月以上の求人をまとめました。

    内定辞退のよくある質問や疑問

    内定辞退をする人によくある疑問と回答をまとめました。

    内定辞退は電話が良い? メールのみでもOK?

    内定辞退の連絡をするにあたって、電話をするのが怖いという話を聞きます。

    そもそも電話が苦手な場合もありますが恐らく「電話口で責められたり叱られたりするのでは……?」という懸念があるのかもしれません。

    内定辞退は企業側にとってショックな出来事であることは事実です。しかし、就職活動や転職活動における内定辞退は仕方がないことであり、その点は企業側も理解しています。

    大切なのは、企業が時間と労力をかけて自分を選んでくれたことへの感謝と、内定を辞退することへのおわびの気持ちを、なるべく早く、そして確実に伝えることですので内定辞退の連絡は電話で行うことをおすすめします。

    担当者と連絡がつかない場合はメールでも問題ありませんが、メールが何らかの原因で送信されない、担当者が送られたメールに気づかないなど、相手に内定辞退の連絡が伝わらない可能性があります。

    内定辞退のメールをしたが数日たっても返信がない場合は、再度メールを送るか、電話で連絡するなどして、必ず内定辞退の意向が担当者に伝わったことを確認するようにしましょう。

    また、より丁寧な対応をしたいと考えている方は、一度電話で内定辞退を伝えたうえで、メールや手紙でおわびの気持ちを伝えても良いでしょう。

    内定辞退の理由は正直に伝えるべき?

    企業側から内定辞退の理由を踏み込んで聞かれる場合もあるでしょう。

    その際に「第一志望の企業から内定が出た」などと答えると、企業側の心証を害する可能性があります。また「向こうのほうが良い条件だった」などはマナー違反です。

    希望する職種や業種で内定をもらえた、自分の適性やキャリアプランにより合うほうを選択した、など企業や待遇以外の理由を説明すると角が立ちにくいでしょう。

    内定辞退の連絡が遅れてしまった場合の対処法は?

    内定を受け取った場合は、内定を承諾するか辞退するかを決めることになります。

    返答期限は企業から指定されることが一般的で、期限までに返答することが社会人としてのマナーです。

    内定を辞退する場合は、時間が経過するほど企業に迷惑が掛かります。期限を過ぎているのであれば速やかに採用担当者に電話をして連絡が遅れたことを謝罪し、内定辞退の旨を連絡しましょう。

    企業ごとに内定承諾・辞退の手続き方法や期限は異なります。内定通知書に誓約書が同封されており期限までに返送を求める方法か、採用担当者から入社日などの確認を兼ねて入社の意志確認をするケースが一般的です。

    どのような方法であっても期限までに辞退の旨を伝えられるよう、企業からの連絡には常に気を配っておきましょう。

    内定辞退の返事が遅れてしまった場合の対処法は、以下でも解説しています。

    内定承諾するか迷っているため、回答期限を延ばしてほしい。対処法は?

    内定通知をもらったものの、他社の選考も並行しているなどの理由で承諾を迷う場合は、正直な理由を添えて回答期限を延ばしてもらえないか相談してみましょう。

    この時、具体的に何日くらい待ってほしいのかも明示することがポイントです。数日から1週間程度であれば待ってもらえることが多いでしょう。

    ただし、数日から1週間程度であれば他社の選考も並行していると伝えず、在職中であれば上司と相談中、離職中であれば両親と相談中などと伝えて、回答期限を延ばしてもらう方法があります。

    なぜなら他社の選考結果を待っていると伝えることで、第一志望が他社だと判断される可能性があり、回答期限を延ばす承諾が得られない可能性があるので注意が必要です。

    内定承諾をするか迷った時点で、なるべく早めに連絡を入れることも大切です。期限が迫ってから回答を待ってほしいと連絡を入れると、心証を悪くしたり、先方に迷惑を掛けてしまったりする可能性があります。

    万が一、連絡が遅くなってしまった場合は、その理由もきちんと説明しましょう。

    内定承諾書を提出した後は断れない?

    「内定承諾書を提出した後は内定の辞退はできない」という法的な規制はありません。内定承諾書を提出した後でも辞退することは可能です。

    ただ、内定承諾書を提出していたことで、入社を強く希望していたほかの応募者が選考に落ちている可能性もあるでしょう。また、通常は損害賠償に発展することはありませんが、応募者の辞退の仕方によっては例外的に実損害を賠償請求される可能性もあります。

    通常、内定通知書の送付から内定承諾書の提出までには、数日から数週間の時間的な余裕があるものです。

    内定辞退をするのであれば、内定承諾書を提出する前に結論を出したうえで、速やかに連絡しましょう。

    「採用」「内々定」「内定」はどう違う?

    企業の採用に関する単語には「採用」「内々定」「内定」などがありますが、それぞれ意味が異なります。

    採用 企業が用意した選考プログラムのすべてを通過した状態。応募者はまだ入社に合意していない状態。
    内々定 企業が内定を出す前で“◯月に内定を出す”といった口約束の段階。労働契約は成立していない状態。
    内定 企業から内定通知を書面などで受け取り、応募者からも内定承諾書を提出するなど内定承諾の意思表示を行い相互に意思確認をし、労働契約が成立している状態。

    内定のみ、すでに労働契約が成立した状態です。

    内定の後に辞退することも可能ですが、企業に多大な迷惑を掛けます。入社の意思がない場合は、労働契約が締結していない「採用」「内々定」の時点で速やかに辞退しましょう。

    完全在宅勤務
    フルリモートワークの求人

    通勤がつらい! 
    出社しなくても仕事ができる求人を紹介!

    毎月25万円以上は欲しい!

    固定給25万円以上の求人をまとめました。

    賞与5カ月以上!

    賞与・ボーナス5カ月以上の求人をまとめました。

    まとめ

    内定辞退はとても心苦しく感じるものであり、つい連絡をためらったり後回しにしてしまったりするものです。しかし、内定辞退の連絡が遅れると、企業に迷惑を掛けてしまいます。

    ビジネスでは、いつどこで誰と関わりを持つか分かりません。「あの時きちんと対応すべきだった……」と後悔しないよう、真摯な態度で伝えることが大切です。

    貴重な時間を選考に割き自分を選んでくれた企業に迷惑を掛けないよう、感謝とおわびの気持ちを込めた対応を心掛けましょう。

    監修者
    谷所 健一郎

    谷所 健一郎(ヤドケン)

    キャリア・デベロップメント・アドバイザー(CDA)
    有限会社キャリアドメイン 代表取締役

    有限会社キャリアドメイン 代表取締役 キャリア・デベロップメント・アドバイザー(CDA)。1万人以上の面接と人事に携わった経験から、執筆、講演活動にて就職・転職支援を行う。ヤドケン転職塾 、キャリアドメインマリッジを経営。主な著書「はじめての転職ガイド 必ず成功する転職」(マイナビ出版)、「転職者のための職務経歴書・履歴書・添え状の書き方」(マイナビ出版)、「転職者のための面接回答例」(マイナビ出版)、「転職者のための自己分析」(マイナビ出版) ほか多数。

    マイナビ転職 編集部

    関連する記事
    簡単1分会員登録 簡単求人を探す 簡単求人を探す 適職診断 ‐適職をディグる! ジョブリシャス診断‐

    必読! 転職完全マニュアル

    • 履歴書の書き方

    • 職務経歴書の
      書き方

    • 自己PRの
      書き方・例文集

    • 志望動機の
      書き方・伝え方

    • 面接対策ガイド

    • 退職願・退職届の
      書き方・渡し方

    テンプレート・書類作成ツール

    • 履歴書
      テンプレート

    • 入学・卒業年度 自動計算表

    • 職務経歴書
      テンプレート

    • 職歴メーカー

    診断

    • ジョブリシャス診断(適職診断)

    • 適性診断

    • 社会人力診断

    人気記事

    • 「NGな志望動機・志望理由」ワースト5【面接官の本音】

    • 【例文あり】志望動機は「書き出し」と「締めくくり」で差を付ける! 人事の目を引く書き方とは?

    • 【面接日程メールの例文とマナー】企業へのメールの書き方とよくある減点ポイント

    • 「仕事辞めたい」7つの理由  会社や仕事が合わない、苦痛、やる気が出ない…… リアル対処法

    • やりたい仕事がない・分からない時の探し方を転職のプロが解説!【タイプ&方法別】

    転職・退職で知って得する

    • 源泉徴収票とは? もらえる時期や必要なタイミング、見るべきポイント4つ

    • 失業手当(失業保険)はどんな人がもらえる? 金額・期間・手続き方法を解説【社労士監修】

    • 離職票はいつ届く? 書き方、手続きや再発行のやり方

    • 雇用契約書とは? 労働条件通知書との違い、もらえない時の対処法

    • 履歴書の扶養家族・配偶者とは? 書き方と考え方、扶養家族数の数え方【専門家監修】

    注目コンテンツ

    • 【例文あり】面接日程調整メールの書き方と返信マナー、よくある減点ポイント

    • 転職のベストな時期は? 専門家と転職者に聞いた、春からの転職活動が「オイシイ」5つの理由

    • 履歴書の送付状(添え状)の書き方とNG文面【テンプレートあり】

    • 【僕の上司は猫】第18話 仕事始め。

    • 2024年版
      モデル年収平均ランキング

    • 今月の注目コンテンツ

    ヤメコミ! ─働く人の悲喜こもごも、仕事辞めたい瞬間を無料4コマ漫画でお届け─ マイナビ転職YouTube公式チャンネル 転職MYコーチ(履歴書添削)
    • twitter
    • facebook
    • line
    • hatena

    人気求人特集

    • 初年度年収600万円の求人特集

    • 初年度年収800万円の求人特集

    • 初年度年収1,000万円の求人特集

    • 初年度年収1,200万円の求人特集

    • 原則定時退社の求人特集

    • 年間休日120日以上の求人特集

    すべての「働く」を、もっとひらく。マイナビ転職

    豊富な転職・求人情報と転職ノウハウであなたの転職活動を支援する【マイナビ転職】。マイナビ転職は正社員の求人を中心に“日本最大級”常時 約8,000件以上の全国各地の豊富な求人情報をご紹介する転職・求人サイトです。毎週火・金更新であなたの希望の職種や勤務地、業種などの条件から検索することができます。職務経歴書や転職希望条件を匿名で登録するとあなたに興味を持った企業からスカウトされるサービスや、転職活動に役立つ職務経歴書サンプルや転職Q&A、会員登録をすると専門アドバイザーによる履歴書の添削、面接攻略など充実した転職支援サービスを利用できる転職サイトです。