内定辞退とは？断り方・伝え方のマナー、電話・メール例文

更新日：2026年09月28日

内定を辞退するには、気を付けたいポイントとマナーがあります。内定辞退の連絡を電話やメールで入れる際の例文と共に確認していきましょう。

• 内定とは？　内々定・採用との違い・意味

内定辞退とは？

内定辞退とは、企業から内定通知をもらった後、自己都合で内定を辞退することです。内定辞退の連絡は、電話またはメールでするのが基本です。

転職でも内定辞退は可能？

転職活動でも、内定を辞退することは可能です。今後のキャリアを考えたうえで、さまざまな理由から入社を見送る人がいます。

内定辞退を決める理由としては、下記のようなケースが挙げられます。

• 業務内容や待遇が自分の希望と一致しなかった
• 他の内定先が提示する条件のほうが自分の理想に近かった
• 現在の職場から引き留めや待遇改善の提案を受けた
• 結婚や介護などライフステージの変化により転職の優先度が下がった
• 面接や選考を通じて企業との相性に不安を感じた

このように、内定辞退は転職希望者が自身の将来設計をあらためて考えた結果として行われる判断であり、特別なことではありません。

ただし、企業は入社準備を進めていますので、早めに連絡し、選考の機会をもらったことへの感謝と、辞退へのおわびを丁寧に伝えることが、社会人として大切な姿勢です。

• 内定辞退した企業に再応募してもいい？

内定承諾後辞退との違い

内定承諾後辞退とは、企業から内定通知をもらい、正式な入社意思を示した後に入社を辞退することです。

内定承諾の意思表示をしたことで、企業と労働者の間に労働契約が成立している点が、内定承諾前の辞退と大きく異なります。

▼内定辞退について、ケース別の疑問にも答えています

• 人材紹介会社を介した内定を辞退してもいい？
• 内定辞退は後の転職活動にどう影響する？

内定辞退する時に押さえるべきマナー

先述のとおり、内定を辞退することは可能です。民法627条1項により、期間の定めのない労働契約について、労働者から解約を申し入れることが認められています。

ここでは、内定辞退を伝える際に押さえておきたいマナーについて解説します。企業とわだかまりを残さないためにも、誠意ある対応を心掛けましょう。

【マナー1】誠意を示す丁寧な対応を心掛ける

縁あって内定をもらった企業に断りの連絡を入れるというのは、心苦しく気が重いものです。「せっかく内定をもらったのに申し訳ない……」「怒られそうで怖い……」とちゅうちょしてしまう方もいるでしょう。

しかし、企業側は採用のために膨大な時間と労力、そしてコストを掛けています。あなたと一緒に働けることを楽しみにしている社員もいるでしょう。

また、1人に内定を出したことによって、別の最終候補者を不採用にしているなど、場合によっては採用活動をゼロからやり直さなくてはならない可能性もあります。

内定を辞退する際は、そのような企業側の思いや事情を心に留め、誠意を持って辞退することへのおわびと選考の機会をもらったことへの感謝を伝えましょう。

【マナー2】内定辞退の連絡をしないのは絶対NG

内定辞退の連絡は必ず行うようにしましょう。

内定辞退の連絡をせず、企業が入社を前提に本人専用の備品を購入するなど、個別の事情によって具体的な損害が生じた場合は、損害賠償を巡るトラブルに発展する可能性があります。

また、内定辞退の連絡をしなかった企業が、のちのち自社の取引先になることもあるでしょう。不要なトラブルを避け、気持ち良く次のステップへ進めるよう内定辞退の連絡は必ず行いましょう。

【マナー3】なるべく早く連絡する

内定辞退を決めたらすぐに連絡をすることが大切です。伝えづらいからと時間を置くほど、企業側に迷惑が掛かります。

辞退を決めた時点で、回答期限を待たず、速やかに連絡することが望まれます。

【マナー4】連絡は相手の状況に配慮した時間に

内定辞退の連絡は、基本的に企業の営業時間内に行います。

電話の場合は、始業後すぐや昼の休憩時間、終業前などバタつきやすい時間はなるべく避け、相手に配慮した時間帯にかけるとベストです。

例えば、営業時間が9:00～18:00の企業であれば、10時から11時30分ごろ、または14時から16時ごろが一つの目安です。

メールは電話ほど送信時間にこだわる必要はありませんが、可能であれば営業時間内に送ります。仕事の都合などで夜遅くに送る場合は、冒頭に「夜分遅くに失礼いたします」と添えると丁寧です。

内定辞退を伝える際に意識したいこと

内定辞退を伝える際、メールでも電話でも共通して意識すべきポイントが2つあります。

【例文あり】話の構成を意識する

内定辞退の連絡を入れる際は、

1. お礼の言葉
2. 辞退する旨
3. おわびの言葉
4. 結び

の4つの構成を意識することが大切です。

まずは内定をもらったことに対するお礼の言葉を伝えてから、辞退の意思を明確に伝えましょう。

次いで、辞退することへのおわびと、結びの言葉で締めます。

内定辞退の理由は分かりやすく簡潔に伝える

内定辞退の理由は具体的に述べる必要はありません。相手への配慮を忘れず、簡潔な表現を心掛けましょう。

述べる場合は、

• 他社の内定を受けることにした
• 現職にとどまる決断をした
• 今後のキャリアをあらためて検討した

など、差し支えのない内容で簡潔にまとめます。

採用担当者から折り返し確認がないように、あらかじめ理由を記載しておくと良いでしょう。

企業から詳細を聞かれた場合は、伝えられる範囲で回答すればOKです。答えたくない内容の場合は「申し訳ございませんが、詳細については差し控えさせていただけますと幸いです」など、丁寧に伝えましょう。

内定辞退の電話の例文・かけ方・話し方

実際の例文から、電話で内定辞退を行う際の話の進め方を見てみましょう。

電話のかけ方については、こちらも参考にしてみてください。

• 内定通知の電話対応はどうしたらいい？　受け答えの例文と折り返し方
• 転職活動中の電話のかけ方・折り返し方・例文　これさえ覚えれば大丈夫！

電話で内定辞退する際のポイント・注意点

メモを用意し、慌てずゆっくり話す

緊張して早口になってしまったり、急いで話すあまり重要なことを話し忘れたりしないように気を付けましょう。

普段電話慣れしている人でも、内定を辞退する電話は緊張するものです。電話をかける際は、お礼、辞退の意思、おわび、結びの言葉をメモしておき、落ち着いてゆっくり話すことを心掛けましょう。

内定のお礼を伝える

採用担当者に代わったら、まずは内定をもらったこととへのお礼を伝えましょう。

「このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」と簡潔に述べたうえで、辞退の意向を伝えます。冒頭で感謝を示すことで、その後の話を丁寧に進めやすくなります。

内定辞退の旨をはっきりと伝える

お礼の後は、内定を辞退したい旨を簡潔に、はっきりと告げます。相手に辞退の意思が伝わらないと「それは辞退するということでしょうか？」と聞き直されてしまうことになります。

「辞退を考えています」ではなく、「内定を辞退させていただきます」と、結論をはっきり伝えましょう。

　

内定辞退メールの例文・書き方・送り方

内定辞退の連絡をメールで行う場合、以下の例文を参考にして文章を作成してみましょう。なお、内定承諾後や入社日が近い場合は、まず電話で辞退を伝え、その後、確認のためにメールを送ると丁寧です。

メールで内定辞退する際のポイント・注意点

メールで内定辞退を伝える際にリスクとなるのは、担当者がメールを見逃してしまうことです。採用担当者には毎日膨大な数のメールが届いており、その中に埋もれてしまう可能性もあります。

件名で要件が一目で分かるように

「内定辞退のご連絡（名前）」のように、一目で用件が分かる簡潔な件名にしましょう。

メール文の構成は電話と同じ

本文の構成は、電話で内定辞退する際と同様です。内定のお礼、結論（内定を辞退する旨）、内定辞退の理由、結びと続きます。辞退理由は必須ではありませんが、伝える場合は簡潔にまとめましょう。

文末に「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」など、相手への感謝や配慮を示す一文を添えると丁寧です。

電話がつながらずメールした場合は、一言添える

また先に電話をしたが担当者とつながらず、メールで連絡をしたいという場合には「お電話させていただきましたが、ご不在のようでしたので、メールにてご連絡させていただきました」と一言添えておくと失礼な印象にはならないでしょう。

可能な範囲で辞退理由を記載する

メールでも辞退理由を詳しく説明する必要はありません。

理由を記載する場合は、「今後のキャリアを慎重に検討した結果、他社へ入社することを決めました」など、差し支えのない範囲で簡潔に伝えましょう。企業や待遇への不満を書くことは避けます。

返信が1日以上ない場合は電話連絡を

メールを送信した翌営業日になっても返信がない場合は、担当者に電話で確認しましょう。

休日を挟む場合は、次の営業日まで待ちます。辞退の意思が伝わっていない状態を防ぐため、「昨日、内定辞退のメールをお送りしましたが、ご確認いただけましたでしょうか」と簡潔に伝えましょう。

• 内定辞退の詫び状の書き方

内定辞退のよくある質問や疑問

内定辞退をする人によくある疑問と回答をまとめました。

内定辞退は電話が良い？メールのみでもOK？

内定辞退の連絡をするにあたって、電話をするのが怖いという話を聞きます。そもそも電話が苦手な場合もありますが恐らく「電話口で責められたり叱られたりするのでは……？」という懸念があるのかもしれません。

内定承諾前の辞退であれば、メールで連絡しても問題ありません。一方、内定承諾後や入社日が迫っている場合は、企業がすでに受け入れ準備を進めている可能性があるため、電話で直接伝えるのが望ましいでしょう。

内定企業にとって残念なことですが、求職者が複数の企業を比較し、内定を辞退する可能性があることは、企業側も理解しています。

大切なのは、企業が時間と労力を掛けて自分を選んでくれたことへの感謝と、内定を辞退することへのおわびの気持ちを、なるべく早く、そして確実に伝えることです。

担当者と電話で連絡がつかない場合は先にメールを送り、辞退の意思を伝えます。メールには「先ほどお電話いたしましたが、ご不在でしたので、メールにてご連絡いたしました」と添えると良いでしょう。

メールを送った翌営業日になっても返信がない場合は、担当者へ電話をかけ、メールが届いているか確認しましょう。

電話で辞退を伝えた後、必要に応じて確認のメールを送っても良いでしょう。通常は手紙を送ったり、企業へ直接出向いて謝罪したりする必要はありません。

また、より丁寧な対応をしたいと考えている方は、一度電話で内定辞退を伝えたうえで、メールや手紙でおわびの気持ちを伝えても良いでしょう。

内定辞退の理由は正直に伝えるべき？

内定辞退の理由を詳しく伝える義務はありません。事実と異なる理由を作る必要もなく、差し支えのない範囲で簡潔に伝えれば十分です。企業側から内定辞退の理由を踏み込んで聞かれる場合もあるでしょう。

その際に「第一志望の企業から内定が出た」などと伝えると、他社と比較して企業を否定しているように受け取られる可能性があります。

「希望する職種で働ける企業への入社を決めた」「自分の適性や今後のキャリアを検討した結果、他社への入社を決断した」など、企業への不満ではなく、自分の判断や将来像を軸に説明すると良いでしょう。

詳しい理由を伝えたくない場合は、「申し訳ございませんが、詳細については差し控えさせていただけますと幸いです」と丁寧に伝えても問題ありません。

内定辞退の連絡が遅れてしまった場合の対処法は？

内定を受け取った場合は、内定を承諾するか辞退するかを決めることになります。

返答期限は企業から指定されることが一般的で、期限までに返答することが社会人としてのマナーです。

返答期限を過ぎたことに気づいたら、そのままにせず、速やかに採用担当者へ電話をかけましょう。まず連絡が遅れたことを謝罪したうえで、内定を辞退する意思を明確に伝えます。担当者につながらない場合は先にメールを送り、あらためて電話をかけましょう。

企業ごとに内定承諾・辞退の手続き方法や期限は異なります。内定通知書に誓約書が同封されており期限までに返送を求める方法か、採用担当者から入社日などの確認を兼ねて入社の意志確認をするケースが一般的です。

返答しないまま期限を過ぎても、自動的に内定辞退として処理されるとは限りません。どのような方法であっても、必ず自分から辞退の意思を伝えることが大切です。内定辞退の返事が遅れてしまった場合の対処法は、以下でも解説しています。

内定承諾するか迷っているため、回答期限を延ばしてほしい。対処法は？

内定通知をもらったものの、他社の選考も並行しているなどの理由で承諾を迷う場合は、回答期限を延長してもらえないか、企業へ相談することができます。

この時、延長を希望する理由と、「〇月〇日まで」のように具体的な回答期限を伝えることがポイントです。ただし、延長が認められるかどうかは企業の採用状況や方針によるため、必ず応じてもらえるとは限りません。

他社の選考が続いている場合は、「現在進行中の選考も含めて、今後のキャリアを慎重に検討したうえで回答したい」と、事実に沿って伝えましょう。

延長を申し出る際は、内定への感謝を伝えたうえで、「勝手なお願いで恐縮ですが」と丁寧に依頼しましょう。企業から提示された期限を一方的に変更するのではなく、あくまでも相談する姿勢が大切です。

内定承諾をするか迷った時点で、なるべく早めに連絡を入れることも大切です。万が一、連絡が遅くなってしまった場合は、その理由もきちんと説明しましょう。

• 返事を待ってもらいたい場合の例文は？

内定承諾書を提出した後は断れない？

内定承諾書を提出した後でも、内定を辞退することは可能です。ただし、内定承諾によって労働契約が成立していると認められる場合があり、承諾前の辞退とは意味合いが異なります。

内定承諾後に辞退しただけで、直ちに損害賠償責任が生じるわけではありません。ただし、入社を前提に備品を購入するなど、個別の事情によって企業に具体的な損害が生じた場合は、トラブルに発展する可能性があります。

内定承諾書の回答期限は企業によって異なります。承諾するか迷っている場合は、安易に提出せず、期限を迎える前に回答を待ってもらえないか相談しましょう。承諾後に事情が変わって辞退する場合は、先延ばしにせず速やかに連絡することが大切です。

• 内定承諾書提出後に辞退するリスクやマナー、連絡方法

「採用」「内々定」「内定」はどう違う？

企業の採用に関する単語には「採用」「内々定」「内定」などがありますが、それぞれ意味が異なります。

採用	企業が用意した選考プログラムのすべてを通過した状態。応募者はまだ入社に合意していない状態。
内々定	企業が内定を出す前で“◯月に内定を出す”といった口約束の段階。労働契約は成立していない状態。
内定	企業が応募者に採用の意思を正式に通知し、双方の合意により労働契約が成立している状態

内定のみ、すでに労働契約が成立した状態です。

内定の後に辞退することも可能ですが、企業に多大な迷惑を掛けます。入社の意思がない場合は、労働契約が締結していない「採用」「内々定」の時点で速やかに辞退しましょう。

まとめ

内定辞退はとても心苦しく感じるものであり、つい連絡をためらったり後回しにしてしまったりするものです。しかし、内定辞退の連絡が遅れると、企業に迷惑を掛けてしまいます。

ビジネスでは、いつどこで誰と関わりを持つか分かりません。「あの時きちんと対応すべきだった……」と後悔しないよう、内定辞退を決めたら速やかに連絡し、感謝とおわびの気持ちを誠実に伝えることが大切です。

貴重な時間を選考に割き自分を選んでくれた企業に迷惑を掛けないよう、感謝とおわびの気持ちを込めた対応を心掛けましょう。

監修者

マイナビ転職　編集部

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