内定通知書とは？いつ届く？辞退できる？法的効力や内定承諾書との違いを解説

掲載日：2026年11月05日

転職活動で内定の連絡を受けても、内定通知書がいつ届くのか、受け取った後に何をすれば良いのか迷う人もいるでしょう。辞退の可否や法的効力、関連書類との違いが気になることもあります。

この記事では、内定通知書の記載事項や届く時期、受け取り後の対応、条件交渉や内定取り消しの扱いを解説します。入社を判断する際の参考にしてください。

内定通知書とは？

内定通知書は、企業が応募者に採用内定を知らせる書類です。ここでは、記載事項や法的効力、通知方法による違いも解説します。

内定通知書の主な記載事項

内定通知書の書式や記載内容は企業によって異なりますが、次のような事項が主な記載項目として挙げられます。

• 通知日、応募者の氏名：通知書の発行日や内定者の氏名
• 企業名、代表者名：企業の名称や代表者の氏名
• 採用内定の旨：採用内定を通知する文章
• 入社予定日：入社する日付や、未定の場合の案内
• 労働条件：雇用形態、仕事内容、勤務地、給与、勤務時間など
• 入社手続き：内定承諾書などの提出書類、提出期限、提出方法
• 問い合わせ先：採用担当者の氏名や電話番号、メールアドレス

労働条件は、別途交付される労働条件通知書に記載される場合もあります。内定通知書だけで条件を把握できない場合は、労働条件通知書も確認しましょう。不明点や面接時の説明との相違があれば、承諾する前に採用担当者へ問い合わせ、内容を確かめることが大切です。

内定通知書に法的効力はある？

内定通知書は、労働契約の成立を示す証拠となる場合があります。ただし、受け取っただけで必ず契約が成立するわけではなく、通知内容や採用までの経緯などから判断されます。

労働契約が成立している場合、企業は自由に内定を取り消すことはできません。取り消しが認められるのは、重大な経歴詐称など、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当と認められる場合に限られます。

• 詳しくは内定取り消しが認められるケースへ

口頭やメールの内定通知にも効力はある？

口頭やメールによる内定通知でも、労働契約が成立したと認められれば法的効力があります。労働契約は双方の合意によって成立するため、紙の通知書がないことだけを理由に、契約の成立が否定されるわけではありません。

口頭の場合は、後で「言った・言わない」の争いになりやすいため、通知日時や担当者名、伝えられた内容を記録し、メールなどで確認しましょう。メールの場合も、本文や添付書類を保存しておくことが大切です。返信した内容も残しておくと、やりとりを確認できます。

内定通知書が届いたらどうすればいい？

内定通知書が届いたら、記載内容を確認し、回答期限までに意思を伝えましょう。ここでは、受け取った後の主な対応を紹介します。

記載内容に間違いがないか確認する

内定通知書が届いたら、氏名や入社予定日、雇用形態、配属先などに間違いがないか確認しましょう。

給与や勤務地、仕事内容、勤務時間などが記載されている場合は、求人票や面接時の説明と照らし合わせ、認識の相違がないか確かめることが大切です。労働条件が別の書類で示されている場合は、労働条件通知書なども併せて確認してください。

誤りや説明と異なる点があれば、そのまま承諾せず、採用担当者に問い合わせましょう。「面接では〇〇と伺いましたが、通知書では△△となっています」と、確認したい箇所を伝えるとスムーズです。

単なる記載ミスなのか、条件が変更されたのかを確認し、必要に応じて訂正版の発行を依頼しましょう。訂正版を受け取ったら、修正内容を確かめ、当初の通知書と併せて保管してください。

回答期限までに意思表示をする

内定通知書に回答期限が記載されている場合は、期限までに入社するか辞退するかを伝えましょう。回答方法が指定されていれば、その方法に従います。期限の記載がない場合は、採用担当者にいつまでに回答すれば良いか確認してください。

入社を決めた場合は、採用へのお礼と入社の意思を伝え、内定承諾書などの提出手続きを進めます。辞退する場合も、連絡を先延ばしにせず、感謝の気持ちと辞退の意思を丁寧に伝えることが大切です。

他社の選考結果を待っているなど、期限までに判断できない場合は、期限が過ぎる前に理由と回答予定日を示し、延長を相談しましょう。ただし、延長が認められるとは限りません。

無断で期限を過ぎないよう注意し、合意した新たな期限までに必ず回答しましょう。

内定通知書と関連書類の違い

内定通知書と似た書類には、採用通知書や内定承諾書などがあります。ここでは、書類の目的や役割、主な違いを確認しておきましょう。

採用通知書との違い

採用通知書と内定通知書は、どちらも企業が採用の意思を伝える書類です。法律上の明確な区別はなく、名称や発行時期は企業によって異なります。労働契約の成立は、書類名ではなく、通知内容や採用までの経緯などから判断されます。

内定承諾書との違い

内定通知書は企業が応募者に採用内定を知らせる書類で、内定承諾書は応募者が企業に入社の意思を示す書類です。

労働条件通知書との違い

内定通知書は採用内定を、労働条件通知書は給与や勤務時間、勤務地、仕事内容などの労働条件を示す書類です。

内定通知書の交付義務はありませんが、企業は労働契約締結時に、一定の労働条件を書面などで明示する義務があります。本人が希望すれば、印刷・保存できる電子メールなどでの明示も可能です。

雇用契約書との違い

内定通知書は企業が採用内定を知らせる書類で、雇用契約書は企業と応募者が合意した労働条件を確認する書類です。双方が署名などをして取り交わします。ただし、雇用契約書の作成は法律上の義務ではなく、書面がなくても双方の合意により労働契約は成立します。

内定通知書を受け取った後に辞退できる？

内定通知書を受け取ったら、提示された条件を確認し、入社するかどうかを慎重に判断しましょう。ここでは、辞退する際の注意点や、企業へ意思を伝えるときのマナーを説明します。

内定通知後の辞退は可能

内定通知書を受け取った後でも、辞退することは可能です。通知書を受け取ったことだけで、必ず入社しなければならないわけではありません。提示された労働条件や仕事内容を確認し、自分の転職の目的に合うかを検討しましょう。

辞退する場合の伝え方

辞退を決めたら、回答期限を待たず、速やかに採用担当者へ連絡しましょう。連絡方法の指定があれば従い、入社日が迫っている場合は電話で伝えるなど、確実に届く方法を選びます。

選考に時間を割いてもらったことや内定への感謝を述べ、辞退の意思を明確に伝えてください。理由は「適性や今後のキャリアを検討した結果」など、簡潔に説明すれば十分です。

他社と比較して企業を批判したり、曖昧な表現で返答を引き延ばしたりすることは避けましょう。メールで連絡する場合は、返信がなければ電話などで届いているかを確認し、最後まで誠実に対応することが大切です。

企業は内定通知書を出した後でも内定を取り消せる？

労働契約が成立している場合、企業が自由に内定を取り消すことはできません。ここでは、取り消しが認められる条件を解説します。

内定取り消しが認められるケース

労働契約が成立している場合、内定取り消しには、客観的に合理的であり、社会通念上相当な理由が必要です。例えば、重大な経歴詐称や、採用条件である業務に不可欠な資格の未取得などが挙げられます。

原則として、企業が採用内定当時に知ることができず、また知ることが期待できなかった事実であることが求められます。内定後に新たな事情が生じたとしても、それだけで取り消しが認められるわけではありません。通知書に取り消し事由があっても、可否は個別に判断されます。

内定取り消しが認められないケース

労働契約が成立している場合、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない内定取り消しは無効となります。「ほかに良い人材が見つかった」「採用担当者の評価が変わった」といった企業側の都合だけで取り消すことは、原則として認められません。

また、内定時に把握していた経歴や適性などを、後から取り消しの理由にすることも問題となります。

業績悪化を理由とする場合も、それだけで認められるわけではありません。人員削減の必要性や取り消しを回避する努力、対象者の選定、説明・協議などの手続きが考慮されます。

取り消しを告げられたら、理由を書面で確認し、納得できない場合は総合労働相談コーナーなどへ相談しましょう。

内定通知書が届く時期の目安は？

内定通知書が届く時期に一律の決まりはありません。内定の連絡から数日～1週間程度で届くケースもありますが、企業の手続きや送付方法によって異なります。

なかなか届かない場合の対処法

内定通知書がなかなか届かない場合は、まず通知予定日や送付方法を確認しましょう。

連絡する前に、メールの迷惑メールフォルダーや郵便物も確認し、登録した住所・メールアドレスに誤りがないか見直します。発送手続きや社内決裁に時間がかかる場合もあるため、届かないだけで内定が取り消されたと判断しないことが大切です。

予定日を過ぎている場合は、採用担当者へ問い合わせてください。予定日が不明な場合は、郵送にかかる日数も考慮し、内定連絡から1週間程度を目安に、発送状況や到着予定を確認しましょう。

問い合わせる際には、責めるような言い方を避け、通知書の送付状況と受け取れる時期を尋ねます。

電話で確認する場合の例文

メールで問い合わせる際の例文

内定通知書が発行されないこともある

企業によっては、内定通知書を発行せず、電話やメールで内定を通知する場合もあります。内定通知書の交付自体は法律上の義務ではないため、発行されないことだけで内定が無効になるわけではありません。

ただし、内定通知書が発行されなくても、企業には労働契約の締結時に一定の労働条件を書面などで明示する義務があります。労働条件通知書などで給与、仕事内容、勤務地、勤務時間、契約期間などを必ず確認しましょう。

内定通知書に関するよくある質問

ここでは、内定通知書に関するよくある質問に回答します。

内定通知書を受け取った後でも条件の交渉はできますか？

内定通知書を受け取った後でも、給与や入社日などの条件を交渉することは可能です。希望がある場合は、内定を承諾する前に相談しましょう。提示された条件を確認し、交渉したい項目と希望する内容、理由を整理します。

給与について交渉する場合は、経験や実績、入社後に担う役割を踏まえて希望額を伝えましょう。入社日について相談する場合は、引き継ぎに必要な期間を説明すると良いでしょう。

内定への感謝と入社意欲を示し、一方的な要求ではなく相談として持ちかけることが大切です。ただし、企業の規定や採用計画によっては、変更に応じてもらえない場合もあります。

希望が通らなくても入社するかどうかを考えておき、条件が変更された際は、労働条件通知書などの書面で合意内容を確認してください。

内定通知書をなくしたらどうすればいいですか？

内定通知書をなくした場合は、保管場所や郵便物、メールの添付ファイルなどを確認しましょう。

見つからなければ、採用担当者に紛失したことを伝え、おわびしたうえで再発行やデータの再送を依頼します。「内定通知書を紛失してしまい、申し訳ございません。再発行またはデータの再送をお願いできますでしょうか」と、丁寧に相談してください。

再発行の方法や対応にかかる時間は企業によって異なります。回答期限や提出期限が迫っている場合は、その旨を伝え、必要な手続きや期限を確認しましょう。紛失したことを連絡せず、手続きを遅らせることは避けてください。

再発行された書類は内容を確認し、入社関連書類とまとめて保管すると共に、コピーやデータを残しておくと安心です。

まとめ

内定通知書は、企業が応募者に採用内定を知らせる書類です。届いたら氏名や入社予定日、労働条件などを一つずつ確認し、不明点や面接時の説明との相違があれば採用担当者へ問い合わせましょう。

関連書類の役割も理解し、回答期限までに入社するか辞退するかの意思を伝えましょう。受け取った後でも辞退や条件交渉は可能ですが、早めに誠実に対応してください。一方、労働契約が成立している場合、企業が自由に内定を取り消せるわけではありません。

内定の通知方法や書類の名称にかかわらず、提示された労働条件と必要な手続きを確認し、納得して入社を決めることが大切です。

監修者

マイナビ転職　編集部

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