内定辞退の書類はどう書けばいい？

先日、ある企業から内定をいただいた後に、別の企業からも内定の連絡を受けました。後者の企業に、電話で内定辞退の旨を伝えたところ、「電話では受け付けたが、書面で送ってほしい」と言われました。

内定を辞退するときは「手紙も書くべき」ということを書いてある本やサイトは多いのですが、「さて、どう書けばいいのやら」とまったくわかりません。あまり時間をあけるのは相手に対して失礼だと思っているのですが、具体的には、何をどういう書式で書けばよいのでしょうか？

しま（24歳　女性）

企業によっては、電話で内定辞退を受け付けることもありますが、電話だけですと本人確認ができないため、書面で提出するように求められる場合が多いのです。

ビジネス文書として、「今回内定をいただいたことへのお礼」と「一身上の都合により、辞退したい旨」を記載して送付すれば、何ら問題ありません。

むしろ問題なのは、企業から依頼されたにもかかわらず放置しておくことです。しまさんが書かれているように、時間をあけてしまうのは、採用担当者に対して失礼ですし、再度、企業から催促の連絡があるかもしれません。

一般的な採用試験で内定に至った場合は、辞退の理由にはとくに触れず、「一身上の都合で辞退させていただきます」と記載してかまいません。理由を記載する場合は、「第一志望の企業に入社する」という理由ではなく、「本当に自分でやりたいことを再度考えてみる」「スキルアップのために勉強をする」というような理由を考えてみましょう。

縁故により内定をもらっていた場合は、辞退の理由を、応募企業だけではなく、紹介者に対しても説明する必要があります。

参考までに、企業に送付する内定辞退の文章を記載いたします。

拝啓

ますますご清祥のことと、お慶び申し上げます。

このたびは、内定をいただき、まことにありがとうございました。私にとって、とても良いお話で、最後まで悩みましたが、以前から考えていました・・・の分野をどうしても極めたいと考え、まことに勝手ではございますが、今回いただきました内定を、ご辞退させていただきたいと思います。

今後、貴社が益々発展されることを、心より祈願いたします。ありがとうございました。

敬具

キャリアアドバイザー　谷所健一郎