履歴書をメールで送る時のマナーや正しい送り方、例文や添付の注意点

更新日：2024年03月28日

転職活動では、会社の採用担当者からメールで履歴書の送付を求められることがあります。メールのやりとりを通してビジネス上のマナーを見られている場合もあるため、「普段からメールのやりとりをしているから大丈夫」と油断せず、丁寧に対応する必要があります。

この記事では、メールで履歴書を送付する際に気を付けるポイントや選択すべき添付ファイルの形式などをご紹介します。

• 「メール送付」以外の履歴書の書き方・フォーマットのダウンロードはこちら

履歴書をメールで送る際のマナー

採用担当者からメールで履歴書を送付する指示があった場合、守るべきマナーがいくつかあります。まずは基本のマナーを押さえておきましょう。なお、送信する際の例文も後述します。

履歴書は指示されたらすぐに送る

採用担当者から履歴書送付の指示があったら、「すぐに送る」ことが大切。なかなか送信できない場合、「メールを確認しない人なのかな？」「仕事もスローペースなのかな？」とマイナスの印象を持たれてしまう可能性があります。

ただし、深夜にメールを送ると生活リズムが不規則なのではないかなど、不要なイメージを相手方に与えてしまう懸念もあります。あまり極端な時間帯にメールを送るのは避けておいたほうが無難でしょう。

履歴書は転職活動で必要になる書類のため、事前にメールで送れるデータを準備しておくのがベスト。

もし、紙の履歴書しか準備しておらず提出までに時間がかかってしまうという場合、取り急ぎ「いつまでに送付します」という具体的な日にちをメールで返信しておき、必ずその期限までに送りましょう。

セキュリティ対策をして送る

ビジネスで個人情報など重要な情報を扱う際は、細心の注意と相応の取り扱いが求められます。

応募企業に提出する履歴書も、セキュリティ対策をせずに送ってしまうと「入社してからも重要なデータをずさんに扱うのでは？」と不安に思われてしまう可能性も。

手間は掛かりますが、閲覧者をメールアドレスで指定できるクラウドストレージサービスを利用するなど、セキュリティ対策を行いましょう。

• どんなセキュリティ対策をするのがベスト？

件名、本文は簡潔に

採用担当者は日々たくさんのメールをチェックしているので、件名、本文共に内容が分かりにくいとストレスに感じるかもしれません。

件名には、採用担当者がメールを受信した際、誰からのどんな連絡かがすぐに分かるよう、「名前」「用件」を簡潔に記載しましょう。ただし、相手のメールに返信する場合は、「Re」を付けたままで件名も変える必要はありません。

本文には、宛先・あいさつ・内容・締め・署名を記載します。

次の章では、履歴書をメールで送る際の例文とポイントをご紹介します。

履歴書をメールで送る際の例文

メールで履歴書を送る際の例文とそのポイントをご紹介します。参考にしてください。

PDFを添付して送る場合

送信前に、履歴書がPDF形式になっているか、不要なデータが入ったりしていないか、分かりやすいファイル名（「履歴書_氏名.pdf」など）になっているかを確認しましょう。

クラウドストレージサービスを利用して送る場合

クラウドストレージサービスとは、インターネット上でファイル共有ができるサービスです。

ファイルアップロード後に発行されたURLを採用担当者に伝えることで、履歴書などの応募書類を共有できます。

ダウンロードのURLとダウンロード期限日、ダウンロードできる回数を明記します。

履歴書をメールで送る際の文章作成のポイント

履歴書をメールで送る際の文章作成のポイントを、項目ごとに確認していきましょう。

宛先

宛先は、「法人格＋会社名　部署名　担当者氏名」のように記載します。部署や氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」で問題ありません。

あいさつ

基本的には、「お世話になっております。●●（氏名）です」で書き出し、初回のみ「お世話になります」とすると良いでしょう。在職中の人も、現職の社名を記載する必要はありません。

内容

本文では、なるべく簡潔に分かりやすく用件を伝えます。

履歴書を添付していること、添付ファイルにパスワードを設定している場合は、後から送るメールで知らせる旨も忘れずに記載しましょう。

後から送るメールの件名、内容には、先に送った添付ファイルのパスワードである旨を記載してください。

締め

締めの文面には、忙しいなか履歴書を確認してもらうことへの感謝が伝わるような言葉を添えられると好印象でしょう。

署名

署名には、氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。こちらにも、現職の情報を記載する必要はありません。

履歴書の送付方法が明示されていない場合のメール例文

企業側から履歴書の送付方法を明示されていないケースもあります。

その場合は、できればどのように送るべきか確認しましょう。相手に指示をもらうのではなく、こちらからも送付方法を提案できるとベターです。

履歴書を添付する際の注意点

メールで履歴書を送付する際、確認しておきたい3つの注意点をご紹介します。

履歴書のファイル形式はPDFがベスト

履歴書のメール送付を指示された場合、ファイル形式はPDFを選択するのがベストです。WordやExcelのテンプレートを使って作成した場合でも、送る際にはPDFファイルに変換しましょう。

• 履歴書のWordフォーマットはこちら

PDFファイルに変換すると、第三者が修正できなくなるだけでなく、レイアウトを保ったまま印刷できるため、採用担当者の手間を最小限に抑えられます。

なお、手書きの履歴書をスキャンしPDFとして送ることも間違いではないですが、字がつぶれてしまったり顔写真が不鮮明になったりすることも考えられます。

パソコンを持っていない場合はスマートフォンでPDFの履歴書を作成できるツールもあります。

Word、Excelを添付用PDFに変換する方法【簡単3ステップ】

WordやExcelで作成した履歴書をたったの3ステップでPDFに変換する方法をご紹介します。

PDFデータに変換したら、必ず一度ファイルを開いて内容をチェックしましょう。WordやExcelファイルの段階では枠内に収まっていた文字や行が、PDFにしたことではみ出してしまう場合があるためです。

ほかにも、消えてしまっている文字がないか、レイアウト崩れがないかなど、読み直して確認しましょう。

ファイル名は「履歴書+氏名」で付ける

添付履歴書のファイル名の付け方に厳密なルールはありませんが、なんでもOKというわけではありません。採用担当者がたくさんの履歴書を受け取り管理することを考慮し、パッと見て誰の何のデータかが分かるようなファイル名にする必要があります。

「履歴書（職務経歴書の場合は職務経歴書）_氏名.pdf」など、分かりやすいファイル名を付けると良いでしょう。

ファイル名に日付を入れるのも一般的ですが、その際はメールを送付する日にちを付けるようにしましょう。履歴書の記入日同様、古い日付のまま送るのは印象が悪くなるため注意が必要です。

パスワード付きファイル送付にはセキュリティ面のリスクも

パスワードを付けたPDFやZIPファイルと、パスワードを記載した2通のメールを送る方法は、重要な情報をメールで送る際のセキュリティ対策として長く有効とされてきました。しかし、最近では有効な方法とは言えないという意見が多くを占めるようになってきています。

メールは、悪意を持った第三者が比較的容易に内容を「盗み見」できるツールです。たとえパスワード付きZIPファイルを添付したメールとパスワードを記載したメールを別々に送ったとしても、その両方を盗み見されたら意味がありません。

またZIPファイルの場合、ウイルス対策ソフトでのスキャンができないなど、セキュリティ面での問題が指摘されています。

そのほか、セキュリティとは違う視点ですが、ZIPファイルはスマートフォンでは開くことができず不便に感じる人もいるでしょう。

とはいえ、今もパスワード付きファイルの送付を指定する企業はあります。その場合は、指定に従い送るのが無難でしょう。

指定がない場合は、DropboxやGoogleドライブ、OneDriveといったクラウドストレージサービスを活用することをおすすめします。

ZIPファイルのリスクや、クラウドサービスについては以下の記事で詳しく紹介しています。

• 履歴書を応募企業にメールで送る時、どうやってセキュリティを担保すべきか？

メールを送る前の最終チェックリスト

採用担当者は選考中、一通のメールを含め、転職者の行動すべてに注目しています。履歴書を添付し、メールの文面も完成して、後は送信するだけ！　となったら、その前にもう一度見直しを行いましょう。

マナーを守ったメールを作成することはビジネスの基本であり、きちんと送ることができて当然です。

また、メールは一度送ったら取り消すことができません。間違ったら再送すればいいという軽い考えはNGです。念入りにチェックを行い、うっかりミスを防ぎましょう。

メールの送付時にあらためてチェックすべきポイントをご紹介します。

送る相手のメールアドレスが間違っていないか

メールを送る相手のメールアドレスを間違えていないか確認します。アルファベットや数字が一つ違うだけでメールは届きません。声に出して読んだり、何度も見返したりしたうえで送信しましょう。

宛名の会社名・部署名・担当者名の漢字などが間違っていないか

宛名を間違えることは失礼に当たります。もちろん漢字の間違いもNGです。変換ミスしていないか確認しましょう。

本文に誤字脱字がないか

メールの本文に誤字脱字がないかチェックします。どんなに注意しても変換ミスや脱字はつきものです。心配な場合はWordやGoogleドキュメントなどで文章を校正したうえで送信しましょう。

必要書類の添付を忘れていないか

履歴書のPDFなど必要書類の添付を忘れていないか確認します。送付すべき書類と違う書類を添付してしまう場合もあるので、添付後にもう一度開いて確認しましょう。

ダウンロードURLが間違っていないか

ダウンロードURLを記載した場合は、異なるURLを添付していないか実際にファイルを開いて確認します。

前に送った社名や担当者名、ダミー文字が残っていないか

複数の企業にメールで履歴書を送付する際には本文をコピー＆ペーストすることもあると思いますが、その際、別の企業の社名や担当者までコピー＆ペーストしてしまうミスはありがちです。特に失礼と受けとられてしまうポイントなので、ミスがないか入念に確認しましょう。

文字サイズやフォントがバラバラになっていないか

メール文面に装飾は不要です。また、ほかのツールで作成した文面をコピー＆ペーストした場合、元のツールの書式が残ってしまっていることもあります。最後にすべての文章の書式をクリアし、プレーンテキストで送りましょう。

敬語が正しく使えているか

話し言葉と書き言葉では使い方が異なる敬語も多いため、不安な場合はしっかり調べてから記載しましょう。

• メールで使うのは「御社」「貴社」どちらが正解？

会社のメールアドレスを使っていないか

在職中に転職活動を行っている場合でも、社用メールを使うのはNGです。必ずプライベートのメールアドレスを使いましょう。

履歴書をメールで送る際によくある質問

最後に、履歴書をメールで送る際によくある質問をまとめました。

スマートフォンから履歴書を送っても良いですか？

履歴書をメールで送付するよう連絡を受けたもののパソコンを持っていなかったり、何らかの理由でパソコンが使えなかったりした場合は、スマートフォンで履歴書を送付しても問題はありません。

スマートフォンを使ってメールを作成する際も、パソコンで送る際と同様、以下のことに気を付けましょう。

特にスマートフォンのメールの場合は件名を入れ忘れてしまいがちです。誰から送られてきた何のメールか分からず履歴書を開いてもらえないといったことのないように注意しましょう。

履歴書をメールで送る前に電話連絡をしたほうが良いですか？

募集要項や求人情報に「電話連絡のうえ送付」や「要事前連絡」とある場合は、電話を入れてからメールを送りましょう。

記載がない場合は、電話連絡せずに送付しましょう。ただし、もし送付方法に不明な点がある場合や質問がある場合は、メールもしくは電話で確認してから送ると良いでしょう。

まとめ

メールで履歴書を送ることは一般的です。しかし、メールならではのマナーや注意点はさまざまあります。

「普段いろいろな人とメールでやりとりしているから大丈夫」と油断せず、ダブルチェック、トリプルチェックをしたうえで送信するよう心掛けてください。

ここでご紹介した例文も参考にしながら、採用担当者に履歴書を送付しましょう。

マイナビ転職　編集部

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