履歴書のコピーはNG？　使い回しがダメな理由と作成時の注意点

更新日：2024年03月28日

転職活動では、応募した企業の数だけ履歴書を作成することになります。

履歴書の作成は、一部作るだけでも大きな労力がかかることから、ついつい面倒に感じてしまうこともあるでしょう。

履歴書をコピーして使い回しても良いのか、また、パソコンや手書きで履歴書を作成する際のポイントなどをご紹介します。

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履歴書のコピーや使い回しはNG？

結論からお伝えすると、履歴書をコピーして使い回すことはNGです。応募先ごとに履歴書を作り直し、提出するのがマナーと言えます。

履歴書のコピーや使い回しがNGな4つの理由

履歴書のコピーがNGとされている理由には、主に以下の4つが挙げられます。

著作権や商標権に触れる可能性があるため

市販の履歴書には、著作権や商標権があります。そのため、コピーが不可となっている場合が大半です。

仮に白紙（記入前）の履歴書だとしても、複製して使用することはルール違反に該当するので注意しましょう。

手を抜いている印象を与えてしまうため

履歴書をコピーすれば、たしかに手間は省けますが、採用担当者からは、楽をしている、手を抜いているといった印象を持たれかねません。

やるべきことを怠ることで、マナーを守らない人、やる気がない人といったイメージにつながり、内定が遠のいてしまう可能性があるでしょう。

入社意欲を伝えられないため

企業は、自社に入社したいという熱意を強く持っている人を採用しようと考えています。履歴書をコピーする行為は、自分の作業を簡略化するためのものであり、採用担当者にとっては熱意が感じられるものではありません。

たとえ、志望動機や自己PRがどんなに良い内容だとしても、コピーと判明すればマイナスの印象を与えることになってしまうでしょう。

志望動機や自己PRが同じ内容になるため

名前や住所、学歴などは、どの企業に提出するとしても内容に変わりはありません。一方、志望動機や自己PRは、その企業ならではの内容に変えることが必要です。

しかし、履歴書をコピーしてしまうと、どの企業に対しても同じ志望動機や自己PRになってしまいます。採用担当者からは、企業研究が足りない薄い内容、自社にそぐわない的外れな内容と思われてしまう可能性が高いです。

以下の記事では、志望動機と自己PRの書き方について詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

• 【例文あり】志望動機は「書き出し」と「締めくくり」で差をつける！　人事の目を引く書き方とは？
• 受かる！　自己PRの書き方・伝え方、面接での伝え方【自己PR例文集】

履歴書のコピーは自分で持っておくと良い

履歴書をコピーして使い回すことは、著作権や商標権の侵害になる可能性があるためNGですが、コピーを自分のために保存して使うことは問題ありません。

履歴書のコピーを自分で持っておくべき理由をご紹介します。

書いた内容を読み返すため

自分で書いた履歴書であっても、提出してしまうと何を書いたのか覚えていないこともあると思います。面接では、提出した履歴書をもとに質問されることが多いため、何を書いたのか忘れてしまうと上手に受け答えができない可能性があります。

コピーがあれば、面接までの間に読み返し、面接を想定して頭の中で練習することも可能です。書いた内容をしっかりと把握して面接に挑むためにも、作成した履歴書はコピーし、企業ごとに保管しておきましょう。

次に履歴書を書く際の参考にするため

履歴書のコピーは、次の履歴書を書く際の参考としても利用できます。

履歴書を書くたびに、入学年や卒業年を調べているとかなりの時間がかかりますが、コピーが手元にあれば、学歴や職歴の部分は比較的早く書き上げられるようになります。

また、書類選考を通過できなかった場合、コピーしておいた履歴書を見直すことで、志望動機や自己PRを再度練り直し、次回作成する履歴書でブラッシュアップさせることも可能です。

履歴書はパソコンと手書きどちらで作成するのが良い？

履歴書の作成方法にはパソコンか手書きかがあり、どちらで作成するのが良いか迷うこともあるでしょう。

大前提として、履歴書の作成方法について応募先企業からパソコンか手書きかの指定がある場合もあるため、確認しておくことが大切です。

もし指定がない場合は、パソコンと手書きそれぞれのメリット・デメリットを把握したうえで、企業ごとに柔軟に対応することをおすすめします。

履歴書をパソコンで作成するメリット・デメリット

履歴書をパソコンで作成することのメリット・デメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

履歴書をパソコンで作成するメリット

• 字の上手さは関係なく、読みやすい履歴書になる
• 間違えてもすぐに修正ができる
• パソコンスキルのアピールにつながる
• 一部を書き換えるだけで他社にも使える

履歴書をパソコンで作成するデメリット

• 無機質な印象を与える可能性がある
• 印刷の手間がかかる

パソコンで作成した履歴書は、文字が読みやすいため、採用担当者がストレスを感じにくいというメリットがあります。

間違えても簡単に修正できるため、スムーズに履歴書を完成させられるでしょう。

また、パソコンスキルの証明にもなるため、事務職やITエンジニア職などパソコンを日常的に使う職場では評価アップにつながることもあります。

一方、履歴書をパソコンで作成すると無機質な印象を採用担当者に与える場合があります。ただし、あくまで履歴書に書かれている内容によって評価されるため、マイナスにつながることはありません。

• 【6種類】履歴書テンプレート・ダウンロード（Word、Excel、PDF）

履歴書を手書きで作成するメリット・デメリット

履歴書を手書きで作成することのメリット・デメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

履歴書を手書きで作成するメリット

• 丁寧に書くと好印象を与えられる
• 誠実さや熱意、人柄が伝わりやすい
• 他者との差別化が図れる

履歴書を手書きで作成するデメリット

• 作成に時間がかかる
• 間違えた場合、初めから作り直しになる

パソコンで作成した履歴書の割合が増える中、時間をかけて手書きにすることで入社意欲や熱意を感じる採用担当者もいます。

また、丁寧に書くことで、誠実で丁寧な仕事ぶりをイメージさせることもできます。ほかの応募者がパソコンの履歴書ばかりの場合には、差別化を図ることも可能です。

ただし、手書きは丁寧に書かないとかえって低評価になるリスクもあります。雑な字で書いてしまうと、入社意欲が低い、仕事が雑といった印象を与えてしまうため、できる限りきれいな字で提出することが必要です。

また、きれいに書かれた履歴書であっても、誤字・脱字が一つでもあると台無しです。誤字・脱字があれば一から作り直すことになるため、パソコンのように簡単には手直しできません。

パソコンか手書きのどちらか迷った場合の判断軸

企業から指定がなければ、パソコンでも手書きでも、どちらで提出しても構いません。前述したパソコン・手書きのメリット・デメリット、また担当する業務内容や職種を踏まえて選ぶと良いでしょう。

具体的に、判断軸となる業務内容や職種の一例をまとめましたので、参考にしてみてください。

パソコンで履歴書を作成するのが良いケース

• ITエンジニア職への転職
• 事務職への転職
• パソコンを日常的に使う職種

手書きで履歴書を作成するのが良いケース

• 手書きの業務がある職種

パソコンで履歴書を作成することで、パソコンスキルを証明することが可能です。ITエンジニア職や事務職など、パソコンを日常的に使う職種では、評価アップにつながることがあるでしょう。

同様に、書類やお客さまへの手紙を手書きで書いている仕事に応募する場合は、字のきれいさが求められる場合もあるため、丁寧な字で書かれた手書きの履歴書が高評価を受ける場合もあります。

• 履歴書は手書きとパソコンどっちがいい？　人事の印象はどう変わる？

履歴書を作成する際に注意すべきこと

履歴書の作成において、誤字脱字、日付の間違い、西暦和暦の統一、空白の欄を作らないこと、作成が終わったら読み直しをすることなどは、パソコンにも手書きにも共通する注意点です。

それに加えて、パソコンと手書きそれぞれで注意すべき点があります。履歴書を作成する前に確認しておきましょう。

履歴書をパソコンで作成する際の注意点

まずは、履歴書をパソコンで作成する際の注意点です。

文字（フォント）をそろえる

履歴書をパソコンで作成する場合は、フォントの種類や大きさをそろえるように注意しましょう。

名前は大きめに書くべきですが、それ以外の文字の大きさをそろえることで、すっきり読みやすい履歴書になります。一般的な文字サイズは、10.5pt〜11ptです。

WordやExcelで履歴書を作成する場合、フォントの種類は、誰でも読みやすい明朝体かゴシック体がおすすめです。

文字化けに注意する

氏名や社名に旧字体が入っている場合は、文字化けしないように注意が必要です。採用担当者が使用する端末次第では、文字化けして正しい表記にならないこともあります。

文字化けが不安な場合は、文字化けしない漢字に置き換えても構いません。

履歴書のサイズを確認する

パソコンで作成した履歴書を印刷する前に、企業からサイズの指定がないかを確認してみましょう。サイズの指定があれば、それに応じて履歴書を用意すべきです。

指定がない場合はどのサイズでも問題ないため、B5（B5の2枚つづり、またはB4の2つ折り）でもA4（A4の2枚つづり、またはA3の2つ折り）でも構いません。職務経歴書は通常A4サイズとなっており、履歴書のサイズも合わせる人もいますが、採用担当者はサイズが異なってもそれほど気にしない人も多いでしょう。

• 履歴書のサイズはB5？　A4？

メールで送る際はPDF化する

履歴書をパソコンで作成する際はWord、Excelなどで作成するのが一般的ですが、採用担当者にメールで提出する際はPDFに変換して送りましょう。

PDFにすることで第三者が修正できなくなるだけでなく、レイアウト崩れを防ぐことにもつながります。

• 履歴書をメール添付で送る時のマナー＆例文＜PDF作成・セキュリティ対策も解説＞

証明写真は印刷してから貼る

履歴書に証明写真が必要な場合は、履歴書を印刷してから貼り付けることになります。

履歴書をメールで提出する際は、証明写真を画像データとして挿入してからPDF形式に変換し提出するようにしましょう。

• 履歴書写真のキレイな撮り方！　サイズや服装、証明写真で好印象を与えるコツ

履歴書を手書きで作成する際の注意点

次に、履歴書を手書きで作成する際の注意点をお伝えします。

できるだけ丁寧な字で書く

手書きで履歴書を作成する際、必ずしも達筆であることは求められませんが、できる限り読みやすい字を書くことはもちろん、全体のレイアウトを整えることを意識しましょう。

丁寧に書いた履歴書は読みやすく、採用担当者に「丁寧に仕事ができそうな人」「一生懸命で誠実な人」と好印象を与えられます。

消せるボールペンは使わない

消えるボールペンなど便利な筆記用具もありますが、履歴書の作成には使いません。消せるボールペンは、誤字を修正する際に便利ですが、提出までに摩擦で消えてしまう可能性があります。

いざ面接という時に重要な部分が消えていると、採用担当者が読めないだけでなく、楽に修正できるように消せるボールペンを使ったのではないかと思われてしまう可能性もあります。

修正液や修正テープは使わない

履歴書の作成途中に誤字・脱字を見つけた場合は、面倒でも最初から書き直すのがマナーです。

修正液や修正テープ、訂正印ではミスした部分が分かる乱雑な履歴書になってしまい、採用担当者に良い印象を与えることができません。

履歴書の書き間違えの修正方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

• 履歴書の書き間違えの正しい修正方法｜修正液や修正テープは問題ない？

時間に余裕を持って作成する

手書きで履歴書を作るのは時間がかかる作業です。誤字や脱字が発生すると、更に多くの時間を費やすことになります。提出日の直前に徹夜で書き上げるなどすると、ミスがあった時に書き直しの時間が取れなくなる可能性もあるでしょう。

そのため、あらかじめ時間に余裕を持って作成することが大切です。提出日の数日前には書き上げ、ミスがないか読み直しの時間を作るようにしましょう。

パソコンで作成した履歴書を印刷する時のポイント

最後に、パソコンで作成した履歴書を印刷する際のポイントをご紹介します。

厚手の上質紙を使用する

履歴書を自宅で印刷する場合は用紙を購入することになりますが、一般的な用紙よりも厚手に作られた上質紙を利用しましょう。

普通紙での印刷がダメというわけではありませんが、上質紙を使うことで市販の履歴書に負けない仕上がりになります。迷った時は、市販されている履歴書用の印刷用紙を選べば間違いありません。

A4かB5サイズになるよう2枚つづり、または見開きで印刷する

市販の印刷用紙は、半分に折った状態でB5サイズになるものが一般的です。市販のサイズと合わせるなら、履歴書の左右を片面ずつB5サイズで印刷するか、B4サイズの用紙に見開きで印刷をして折る必要があります。

2枚つづりで印刷した場合は、顔写真があるほうを上にして2枚を重ね、左上をクリップで留めて提出します。企業の担当者がコピーをする可能性を考慮し、ホチキスではなくクリップを用いるのが一般的です。

コンビニで印刷しても良い

自宅にプリンタがない場合、コンビニで印刷しても構いません。コンビニの印刷サービスの用紙やインクは家庭用のものより高品質であることが多いため、よりきれいな履歴書に仕上げられるでしょう。

印刷する際は、コンビニにあるネットワークプリント、またはSDカードやUSBメモリでデータを持参して印刷します。操作方法が分からなくても、店員さんに質問すればすぐに教えてくれるはずです。

まとめ

履歴書をコピーすることは、履歴書の著作権の観点やマナーの点からやめておくべきです。また、応募企業ごとに志望動機や自己PRを書き換え、入社意欲を伝えることが大切です。

ただし、企業に提出せずにコピーして自分で保管する分には問題ありません。

履歴書を作成する時は、パソコン・手書きのいずれかを利用することになりますが、指定がなければどちらで作成しても構いません。

採用担当者の応募者に対する評価は、履歴書を確認する時からスタートしています。ここで紹介したポイントを押さえ、「この人なら一緒に仕事がしたい」と思ってもらえるような履歴書を作成しましょう。

マイナビ転職　編集部

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