60秒ビジネスハック

仕事力を高める「マニュアル化」術

掲載日：2013.07.03

仕事を効率化したければ、「これは自分にしかできない」という考え方を捨てるべし！　仕事のノウハウをチームで共有すれば、残業0も夢ではありません。

仕事の最適化のツボは「形式知」にあり

「自分の抱えている仕事が多すぎてつらい」と悩むビジネスマンの多くには、独自のやり方で業務を進めてしまって、ほかの人に引き継げなくなっているケースが見られがち。仕事のノウハウには、やり方を覚えさえすれば多くの人ができるようになる「形式知」と、特別なスキルや経験に基づいた「暗黙知」があることを意識し、自分の経験を「形式知」にできるよう、マニュアル化する習慣をつけましょう。

仕事をマメに記録する「メモ魔」になる

時間に追われているなかでマニュアル化を進めるために、まずは仕事の合間に短い行動メモをつけましょう。この段階では、自分だけにわかる書きなぐり状態でも問題ありません。行動メモをとる習慣をつけると、本人も気づかなかった段取りやノウハウが見えてくるようになります。後日、自分の仕事をハッキリと振り返れるようにしてみましょう。

マニュアル化でチームの仕事力もアップ

1週間や1カ月、あるいはプロジェクトの区切りなど、一定期間のメモがたまったら、それらのメモをチームのメンバーにも読んでもらえるような文書にまとめましょう。それをマニュアルとしてチームに共有することで、自分が抱えていた業務を分業できます。さらに、文書化することで自らの経験の整理にもなり、次回以降の効率化にもつながります。結果として、チーム全体だけではなく自分自身の仕事力も向上するというわけです。