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社内行事はどうしてあるの？　その上手な断り方

掲載日：2016.2.15

会社によっては、休日などの勤務時間外を使って、社内行事を開催することがあります。しかし、インターネットで「会社　行事」で検索すると、候補に「断り方」「欠席　理由」というワードが……。“正直、参加は嫌だな”と感じている人は少なくないようです。

そもそも、なぜ社内行事は行われるのでしょう？　行うからには、何かメリットがあるはずですよね。社内運動会を企画運営する「運動会屋」の米司隆明さんにお話を伺いました。

「ずばり、社内行事は会社の結束力を高める効果があります。特に運動会の場合は、『何チームでしたか？』『どの種目出ましたか？』といった共通の話題ができるので、話が弾みます。また、知らない部署に知り合いができたり、いつも怖い上司の笑顔が見られたりすることも。社内の風通しが良くなり、離職率が改善された、という声もありますね」（米司さん　以下同）

米司さんによれば、社内運動会を行う企業の多くは参加を任意にしています。最初、乗り気ではなかったものの参加してみたら、想像以上に楽しめたことから、社内で口コミが広がり、年々参加者が増える傾向にあるのだとか。また、近年は全国展開している企業が一堂に会して、数千、数万人規模で開催することも。こういった行事を通じて、社内の交流を図っているようです。

社内行事の欠席をスマートに伝えるには？

そうはいっても、社内行事に出るのはやっぱりおっくう……。ベストセラー『伝え方が9割』の著者でコピーライターの佐々木圭一さんに、行事別の断り方を教えてもらいました。

「社内行事は、幹事の負担度合いによって3つのレベルに分けることができると思います。比較的ライトなのがお花見やBBQ大会、続いて新年会や忘年会、半期打ち上げ。最もレベルが高いのは、社内運動会、社員旅行、ゴルフ接待などでしょう」（佐々木さん　以下同）

●負担度1：お花見、BBQ大会の場合
【例】「加藤さんからのお誘いなので、何としても行きたかったのですが、行けなくて本当に残念です」

「『加藤さんからのお誘いなので～』と“あなた限定”が入っているだけで、断った時に相手に与えるダメージが少なくなります。ウソをつくぐらいなら、欠席する具体的な理由を伝える必要はないでしょう」

●負担度2：新年会や忘年会、半期打ち上げの場合
【例】「一緒に頑張ってきた井上さんと、お疲れさまの乾杯をしたかったのですが、今回はお伺いできなくて残念です」

「打ち上げなどの飲み会は団結力を高めることが目的です。それを理解し、『井上さんと一緒に盛り上がりたかった』と、“あなた限定”と“チームワーク化”を取り入れるのがいいでしょう」

●負担度3：社内運動会、社員旅行、ゴルフ接待
【例】場所や日程のご調整ありがとうございます。今井さんの幹事だったら、たくさんの人が集まりそうですね！　素敵な企画にお誘いいただけて、とてもうれしいです。ただ、予定が合わず残念です。

「『今井さんが幹事なら～』と相手の“認められたい欲”などを満たしましょう。ただし、直接言うとウソくさくなるので、メールで伝えるのが望ましいです」

とはいえ、社内行事は行けるなら行くのがベストと佐々木さんは言います。「誘う側は、もっと仲良くしたい、もっとお互いをよく知りたいという思いがあるはず。そういった思いをくみ取り、どうしようもない時だけ、これらの断り文句を使ってください」

社内行事に参加することで、仕事を円滑に運びやすくなることもあります。参加のメリット、不参加のデメリットなどをよく考え、どうしても断る時は、イベントを主催してくれる相手の気持ちにも敬意を払い、角が立たないように伝えましょう！

（名久井梨香＋ノオト）

取材協力／運動会屋・米司隆明

NPO法人ジャパンスポーツコミュニケーションズ代表理事。「運動会屋」とは、運動会に関するプロフェッショナルチーム。運動会の企画運営、会場探し、機材の提供、保険加入、移動交通の提案などをワンストップで提供している。著書に、『会社の悩みは、運動会で解決しよう！』（クロスメディア・マーケティング）がある。

取材協力／佐々木圭一

コピーライター/作詞家/上智大学非常勤講師。上智大学大学院を卒業後、株式会社博報堂入社。日本人初、米国の広告賞「One Show Design」 でゴールド賞を獲得するなど、国内外55の名だたる広告賞を受賞。著書の『伝え方が9割』（ダイヤモンド社）は、3年連続年間ベスト10入りをし、シリーズ85万部を突破。「映像版 伝え方講座」も行っている。　https://www.ugokasu.co.jp/school/