退職届はコピー用紙でもOK？便箋？種類や選び方を解説

掲載日：2024年02月09日

退職の段取りをスムーズに進めるには、用紙の選び方やそれぞれの注意点について知っておく必要があります。退職届を書く際の用紙の種類や選び方をご紹介するので、参考にしてください。

• 退職届・退職願の正しい書き方へ｜例文・テンプレートダウンロード

退職届に使う用紙の種類と選び方

退職届を作成する前に、まず会社の就業規則を見て、退職届に使用する用紙、および退職を申し出る時期や提出方法の指定がないかを確認しておきましょう。就業規則に明記されていない場合は、人事部などに問い合わせます。

所定の要件を満たしていない場合は、退職届を受理してもらえない可能性もあるため注意が必要です。

会社指定の用紙やフォーマットがなければ、自分で退職届に使う用紙を準備する必要があります。

退職届に適切な用紙としては、主に以下の4種類があります。

それぞれの用紙について、メリットや選び方を説明します。

白無地の用紙（けい線なしの便箋など）

退職届には、白色で無地の用紙を使うのが一般的です。けい線なしの便箋などで、文字が透けない厚みがあるものが見栄えも良く望ましいです。

ただ、手書きの場合、けい線がないため書いているうちに文字が曲がりやすいのが難点です。あまりに字が曲がってしまい読みづらい場合には書き直すことをおすすめします。

不安な人は、定規など真っすぐなものを当てながら書くといった工夫をしましょう。

コピー用紙

けい線なしの白いコピー用紙も退職届を書く際に使用できます。書類の印刷時によく用いられる紙であり、多くの人にとって身近な用紙でもあります。

ただし、再生紙は文字が透けやすいので避けたほうが無難です。

印刷して使える！　退職届のダウンロードテンプレートはこちら

• 退職届・退職願の正しい書き方・渡し方｜テンプレートや手書き例文

けい線入りの便箋

けい線入りの便箋も退職届を書く際に使用できます。引かれているけい線に沿って書けばよいため、コピー用紙のように字が曲がる心配はなく書きやすい用紙です。

紙は白地でシンプルなものを選び、色が付いているものやデザインがプリントされている便箋は使わないようにしましょう。けい線の色が黒やグレーのものは問題ありません。

退職届専用用紙

退職届専用用紙は、その名のとおり退職届を作成するために使う用紙なので問題なく使用可能です。

書店、文具店のほか、100円ショップなどでも購入できます。

退職届専用用紙には、テンプレートや作成の注意点、また退職届を入れる封筒などもセットになっていることが多いため、初めて退職届を作成する際にもおすすめです。

退職届に使う用紙のサイズ

退職届に使う用紙のサイズはB5もしくはA4が一般的です。それぞれ詳しく解説します。

B5サイズ

退職届は封筒に入れ、手渡す相手以外に見られないようにするのがマナーです。

その点、B5であればサイズが小さく、人に見られにくいメリットがあります。三つ折りにして封筒に入れれば、スーツやジャケットの内ポケットに収められます。

内ポケットがない服を着用している場合は、透けないファイルや表面に退職届の記載がない封筒に入れて持ち運び、上司に渡しましょう。

A4サイズ

A4サイズはビジネスシーンで最もよく用いられる用紙のサイズです。

B5サイズより一回り大きく、B5サイズのように折りたたんだとしても内ポケットに入るサイズではないため、持ち運ぶ際には注意が必要です。

かばんにしまっておき手渡す際に取り出す、手帳やノートなどほかのもので隠しながら持っていくなどの工夫をしましょう。

退職届に使う用紙が買える場所

退職届に使う用紙が購入できる場所をご紹介します。

書店・文具店

コピー用紙、便箋、退職届専用用紙など、ご紹介したすべての用紙を取り扱っている可能性が高いのが書店や文具店です。

それぞれの用紙を見比べたい場合は、なるべく規模の大きな店舗を訪れることをおすすめします。

100円ショップ

コピー用紙や便箋のほか、お店によっては退職届専用用紙も100円ショップで購入できる場合があります。

コンビニエンスストア

コンビニエンスストアにも、コピー用紙や便箋が置いてある可能性があります。

ネットショップ

近くに用紙が購入できる場所がない場合はネットショップがおすすめです。

ただし、手元に到着するまでに日数がかかる場合があるので、注文のタイミングには気を付けましょう。

用紙も手に取って確認できないため、商品情報や購入者の口コミをしっかり読むことをおすすめします。

自宅にあるコピー用紙を使う

プリンタを持っている場合、自宅にA4用紙を常備している人も多いのではないでしょうか。

けい線がないため、真っすぐ書くことに苦手意識を持っている場合は注意が必要ですが、コピー用紙で退職届を作成することに問題はありません。

退職届を入れる封筒

退職届は三つ折りにして封筒へ入れるのが一般的です。使用する用紙のサイズに合わせて適切な封筒を選びましょう。

退職届を入れる封筒の選び方

退職届を入れる封筒は、白地で中身が透けて見えない程度の厚さがあるものを選びます。

茶色の封筒は、一般的に白色の封筒よりも安くてビジネスシーンでよく使われていますが、退職届のような大切な書類では白色の封筒を準備するのが一般的です。

サイズは、用紙がB5であれば長形4号、A4であれば長形3号が三つ折りした時にちょうど収まるサイズになっています。

なお、郵便番号枠がない無地の封筒を選びましょう。

退職届を入れる封筒の書き方

退職届を入れる封筒には、表面の中央よりやや上部から「退職届」と縦に記入します。

そして裏面の左下に自分の所属部署と名前をフルネームで書きます。

退職届は封（のり付け）をしてもしなくても構いません。ただし、封筒のふたは折っておきます。

封を閉じた場合は、封の中央に「〆」のマークを記載します。黒色のボールペンもしくは万年筆を使って書くようにしましょう。

退職届を郵送する場合の封筒

退職届を郵送する場合は、封筒を2種類用意しましょう。

一つは退職届を入れる白無地の封筒で、もう一つは退職届を入れた封筒を入れる白色の一回り大きい封筒です。

退職届の封筒が長形4号ならば郵送用の封筒は長形3号、退職届の封筒が長形3号ならば、郵送用の封筒は角形5号を用意します。

退職届の用紙サイズ	封筒サイズ	郵送用の封筒サイズ
B5（182×257mm）	長形4号（90×205mm）	長形3号（120×235mm）
A4（210×297mm）	長形3号（120×235mm）	角形5号（190×240mm）

なお退職届を送る場合は、原則としていきなり送るのではなく事前に会社に連絡を入れて、郵送の許可を取ったうえで送ります。その際、誰宛てに送るべきか担当者も確認しておきましょう。

大きめの封筒の表面には宛先の住所と宛名を記載しますが、会社名で御中にするのではなく、担当者の個人宛てにします。宛名がないままだと誰が封筒を開くか分からず、退職の情報が社内に漏れてしまう恐れがあります。

封筒の表面の左下には、「親展」と赤字で記載し赤い線で囲みます。「親展」には宛名以外の人が開封することを防ぐ目的があります。裏面には、封の中央に「〆」マークを記載し、左下に自分の住所と名前をフルネームで記載します。中身を知らせるための添え状も忘れずに同封しましょう。

退職届の封筒の書き方見本や切手代など、詳しくはこちら。

• 退職届・退職願の封筒の選び方・書き方・入れ方・郵送の基本マナー

退職届と退職願の違い

退職届と退職願には明確な違いがあります。

会社の承諾を得た後に退職を届け出る書類が退職届で、退職の承諾を得るために伺いを立てるのが退職願です。

したがって、退職願を提出し退職の承諾を得た後に退職届を提出するという流れになります。

それぞれの書類の役割や提出するタイミングは異なりますが、使う用紙はいずれも同じもので問題ありません。

退職届に関する注意事項

最後に、退職届に関する注意事項をまとめましたので参考にしてください。

郵送する場合、退職届の添え状も同様の用紙で良い

退職届は手渡しが基本ですが、退職届を郵送する場合には添え状も必要になります。

添え状も、コピー用紙や便箋といった退職届と同様の用紙で問題ありません。

退職届に限らず、会社宛てに書類を郵送する際は添え状を同封するのがマナーなので、忘れないようにしましょう。

退職届は手書きでもパソコンでも良い

会社からの指定がなければ、退職届の作成は手書きでもパソコンでも問題ありません。

しかし、手書きでの作成を礼儀として捉える会社や、誠意が伝わりやすいと考えている人もいるため、一般的には縦書きの手書きで提出する人が多いようです。迷うようであれば、手書きで作成するのが無難でしょう。

• 退職届・退職願の正しい書き方｜テンプレートや手書き例文・辞表との違い

会社都合の退職でも提出を求められる場合もある

会社都合の退職であっても、手続きを進めるうえで会社側から退職届の提出を求められるケースがあります。基本的には指示に従って提出しましょう。

ただし、退職届の文面には「一身上の都合」とは書かず、「会社都合」である旨を明記しましょう。退職勧奨があった場合も同様に「一身上の都合」とは書かず、「退職勧奨」による退職であることを明らかにします。

「一身上の都合」と記載してしまうと、場合によっては自己都合による退職扱いになってしまいます。

また、後々のトラブルを防ぐためにも、提出する退職届はコピーをとって保管しておくと良いでしょう。

• 会社都合退職と自己都合退職の違いとは？　正しい知識とメリット・デメリット

退職届は一度提出すると取り下げることは難しい

退職届は、一度提出してしまうと自分の意思で取り下げることは困難です。

会社側は、基本的には提出された退職届の撤回に対応する義務はないため、受理した時点で効力が発生することになります。

一方、退職願は提出後であっても会社側からの退職の合意がなければ取り下げることは可能です。ただし、一度退職の意思表示をしてしまうと、その後会社に残りづらくなるケースも考えられるため、慎重に検討してから提出しましょう。

まとめ

会社指定の用紙やフォーマットがなければ、退職届に用いる用紙は白無地の紙もしくはけい線が入っている白い紙で、B5サイズもしくはA4サイズのものを用意しましょう。

また、封筒は郵便番号枠のない白無地で、中身が透けない厚さのものを選べば問題ありません。

円満に退職するためにも、これらのマナーをしっかりと守り、「最後まで丁寧な仕事をする人だ」と良い印象を持ってもらったまま次のステップに進めるよう心掛けましょう。

監修者

マイナビ転職　編集部

退職に関するQ＆A

• 退職を伝えるタイミング・退職願を出すタイミングはいつ？
• 退職は何日前までに申し出るべき？　法律と辞めるまでにかかる日数
• 同僚に退職を伝えるタイミングは？　まずは誰に言うべき？
• 退職願・退職届はメールで送っても良い？　送付時のマナーや例文
• 退職届に書く2つの日付｜正しい書き方と書くべき日付の決め方を解説