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転職活動中の電話の掛け方・折り返し方・例文 これさえ覚えれば大丈夫！
更新日：2024年06月20日
記事まとめ（要約）
- 始業直後や昼休憩、終業前を避けた時間帯に掛けるのが良い
- 相手からの電話に出られなかった時は、自分から折り返しを
- 質問や日程調整、内定の辞退など用件別の例文
採用を行う企業の多くは、応募者から提出された応募書類など、限られた判断材料で選考を進めています。そのため応募者の電話対応から受ける印象は、選考に大きな影響を与えている可能性があります。
そこでなるべく好印象を与えるためにも、正しい電話のマナーを覚えておきましょう。
「新卒の就職活動の時に覚えた」「今も仕事で電話しているから大丈夫」など安心せず、ビジネスマナーの基本だからこそ、しっかり確認しておきましょう！
電話前には準備が必要
理想とされる電話の対応は、マナーをわきまえ、堂々としている印象を与えることです。電話中に慌てることがないように準備、場所、タイミングの3点を意識しましょう。
【準備】
どのような用件で電話を掛けるかにもよりますが、すぐ手の届く場所に
- 求人広告など、電話を掛ける企業の情報が分かる資料
- 電話で話したい用件をまとめたメモ
- スケジュール帳
- 筆記用具
を置いておいたほうが良いでしょう。
あらかじめ用件をまとめてメモしておくことで聞き漏らしを防ぎ、スムーズに話を進められます。
【場所】
緊急の場合を除き、雑音などが入らない電波の良い場所で電話を掛けるようにします。せっかく電話を掛けたにもかかわらず、大事なポイントを聞き漏らしてしまっては意味がありません。
また、雑音が多かったり、電話越しに周りの声が届いては相手に不快な思いをさせてしまいかねません。落ち着いて話せる場所を選びましょう。
【タイミング】
相手方から希望の時間を伝えられていないならば、始業直後や昼休憩、終業前を避けた時間帯（相手方の勤務時間にもよりますが、9時や10時始業の企業が多いので午前中なら10時30分ごろから、午後なら14時から16時までの間など）に電話を掛けるのが良いでしょう。
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電話は緊張してしまう！ 心掛けるべきことは？
就職・転職を希望している企業への電話となると、普段冷静な人であっても緊張するものです。「うまく話そう」と意気込むのではなく、まずは早口にならず、ハキハキと話すことを心掛けると良いでしょう。
ハキハキと話すためのポイントは、電話越しであっても背筋を伸ばして正しい姿勢を保つこと。電話の相手に自分の姿勢は見えないと気を抜くのではなく、姿勢から礼節を保ち、ゆっくり話すようにしましょう。
落ち着いて、堂々とした印象をアピールすることができれば、「忙しい時やトラブルにも冷静に対応してくれるだろう」との期待が高まるかもしれません。
電話を掛ける時の基本手順・例文
【STEP.1】自分の名前を名乗る
まずは自分の名前を名乗りましょう。
「お忙しいところ、失礼いたします」
とあいさつをした後、自分の名前を名乗りましょう。
「××というサイトで求人広告を見た（名前）と申します」
人事部直通電話などがある場合は
「○○職に応募した（名前）です」
などでも良いでしょう。
【STEP.2】相手の呼び出し方
相手がいるかどうか確認しましょう。
「（用件）の件で電話いたしました。◯◯部××課の△△さまにお取り次ぎいただけないでしょうか」
採用担当者の名前が分からない時は、「採用ご担当者さま」「人事ご担当者さま」などの言い方で問題ありません。
⇒担当者が不在の時
必ず戻りの時間を聞くようにしましょう。
「何時ごろお戻りでしょうか。その時間に改めさせていただきます」
⇒担当者につながった時
担当者を確認してから、時間があるか確認しましょう。
「◯◯さまでいらっしゃいますね」
と確認し、自分の名前を名乗った後、
「今お時間よろしいでしょうか？」
と許可を得てから用件を話しましょう。
【STEP.3】用件を伝える
用件を端的に伝えましょう。
「本日は（用件）の件で電話いたしました」
【STEP.4】相手の返答を聞く／内容を確認する
相手の返答を確認しながら、大事なことは繰り返すと良いでしょう。より丁寧な印象を与えます。
「○○ということですね？」
【STEP.5】お礼を述べて切る
お礼を述べて、相手が電話を切ったのを確認してから切りましょう。
「本日はお忙しいなか、ありがとうございました。失礼いたします」
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電話の折り返し方・例文
相手から掛かってきた電話に出られなかった時には、再度電話が掛かってくるのを待つのではなく、自分から折り返し電話をするようにしてください。
相手は用があって電話を掛けてきているので、なるべく早く折り返すようにしましょう。ただし、静かな場所で掛けるということや、掛ける時間帯にも配慮するということは既にお伝えしたとおりです。
折り返す時には、
「お世話になっております。（名前）と申します。先ほど人事部の○○さまからお電話をいただき、折り返し連絡いたしました。○○さまはいらっしゃいますでしょうか？」
と自分の名前と、担当者名、そして折り返し電話した旨を伝えましょう。
担当者が出たら、
「××職の面接を希望している（名前）です。先ほどはお電話に出ることができず、申し訳ございませんでした」
とあいさつするようにしましょう。
もし相手が留守番電話に伝言を残していた場合には、二度手間を防ぐためにも
「留守番電話の件、確認いたしました。ご連絡ありがとうございます」
と伝え、その後は通常の電話の掛け方と同じ流れになります。
質問や日程調整、辞退など用件別の例文
では、今度は細かく用件別に例文を見ていきましょう。
※注意※
中途採用の場合、電話で応募や質問を受け付けていない会社が多いです。電話での応募・質問を受け付けていない場合に電話してしまうと、迷惑に思う担当者もいるので、まずは求人情報に記載されている応募手順などを確認すること、また求人情報の中にメールアドレスが記載されていたり、求人サイトなどの場合「質問フォーム」などが設けられていることが多いので、まずはそちらから問い合わせをしてみると良いでしょう。
もし電話で応募・質問が可能な場合は、以下を参考にしてください。
電話で応募をする場合
熱意を感じてもらえるように意識しましょう。電話で応募することになっている場合には、採用担当者も電話で応募者の人となりを感じたいと思っているはずです。
「○○で求人広告を拝見しました。私は××に興味を持っており、ぜひとも御社の面接を受けさせていただきたく思います。応募はまだ受け付けていらっしゃいますでしょうか」
と一言でいいので、なぜ応募するのかについても触れておくと良いでしょう。
応募前に、応募資格や求人情報の内容について問い合わせる場合
選考・採用の初期段階の電話であることを意識し、
「○○で求人広告を拝見しました。こちらに記載されている△△についてお尋ねします」
と失礼のないように話しましょう。ただし給与や休日、そのほか待遇に関する質問は答えてもらえないケースも多く、不安や疑問を解消してから応募したい気持ちは分かりますが、避けたほうが無難です。
面接日程の調整や変更を依頼する場合
「大変申し訳ございません。○日にどうしても外せない用事が入ってしまい、面接の日程を調整していただくことはできますでしょうか」
とせっかく設定してもらった時間の変更をお願いすることに対する謝罪の気持ちを述べます。もっとも、いったん決めた日程を変更するのは本当にどうしようもない急用ができた場合だけにしましょう。
内定や選考を辞退する場合
「色々と検討しましたところ、大変ご迷惑をお掛けしてしまいますが、今回は御社の内定（選考）を辞退させていただきたいと思い、お電話いたしました」
と伝えます。辞退の理由について質問された場合は、誠意を持って答えてください。
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こんな時はどうする!? やり取りの例文
聞き取れない場合
電話を掛ける場所に配慮していても、相手方の環境が良くなかったり、早口であったりすると、聞き取れないことも起こりえます。このような時には慌てずに
「申し訳ありません。電波の状態が悪いようですのでもう一度お願いできますでしょうか？」
「申し訳ありません。少々お電話が遠いようです」
と伝えます。この時、責めるような言い方をして、相手の気分を害してはいけません。
移動中など、電話対応が難しい時に掛かってきた場合
時には移動中などで電話対応が難しい時や、相手の声を聞き取りにくい場所にいる時に電話が掛かってくるかもしれません。このような場合は、
「恐れ入ります。今、移動中でして……。改めてこちらからお電話を差し上げたいのですが、ご都合のよろしい日時はございますか」
と、自分から折り返し電話することと、相手の都合の良い日時を聞きましょう。
相手から「折り返します」と言われたら？
その言葉に甘えたほうが良い場合もあります。例えば、担当者の時間がいつ空くか分からない場合には、担当者の都合のいい時間に電話を掛けてもらったほうがスムーズでしょう。
もっとも、その電話を取れない可能性が高い場合などには、「折り返します」という提案を断って、相手の希望する時間に電話を掛けるべきです。この場合には、
「ありがとうございます。今回は、こちらからお電話させていただきたく思います。申し訳ありませんが、ご都合のよろしい時間帯を教えていただけますか？」
と丁寧に尋ねましょう。
まとめ
電話のやり取りは、就職・転職においては非常に重要です。顔が見えないため受け答え次第では「マナーがなっていない」と思われ、評価を下げてしまう可能性もあります。
逆に言えば、電話を通じてビジネスマナーがしっかり身に付いていることや、誠実な態度を示すことができ、好印象を残すこともできます。
社会人にとって電話のマナーは重要です。一度覚えれば就職・転職してからも無駄になることはなく、必ず役立つので、しっかりマスターしておきましょう！
マイナビ転職 編集部
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