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弁解・釈明すること

言い訳に聞こえない弁解や釈明の方法は? 職場で使える処世術、賢いオフィス・コミュニケーションや便利な言い回しをくまなく伝授!

「弁解・釈明すること」4コマ漫画

責任転嫁の構造を打破しよう

ミスをしでかした後、迷惑をかけた人に謝って、ミスを償う処置もして、一応事態は収束したとします。さて、その後、あなたはどうするでしょう。

多分、ゆっくり物事を振り返って、本当の原因はどこにあったのか考えてみるのではないでしょうか? そして、さまざまな要因を考慮してみて、このミスはどうも自分だけが原因で起こったのではないと分かったら、どうしますか?

責任逃れはやめよう

私の最近の失敗は、雑誌で取材した人の名前の漢字を間違ったことです。ご本人から指摘され、とりあえず謝罪をしました。ところがその後、私は取材窓口のPR担当者と、間違った漢字で2週間あまりも電子メールのやりとりをしていたことに気づきました。

つまり、担当者はその間、間違いを一度も指摘せぬままにしていたのです。とはいうものの、最終的な責任はやはり確認を怠った私にあります。結局本人に正式な謝罪の手紙を書き、「間違いやすい漢字なのでよくあること」と許してもらいました。その直後、PR担当から「自分が指摘しなくて申し訳なかった」というメールが来ました(どうも、自分のせいにされるのではないかと気にしていたようでした)。

このように、ミスは小さな複合原因が重なって起こることが多く、数人がそれにかかわっている場合も少なくありません。そんな時でも、仕事先に対しては、自分が当事者(共同責任の場合は当事者の代表)だという気持を忘れずに対処することが重要だと思うのです。

ミスをした時は、少しでも責任を他人に転嫁したくなってしまいます。でも私の例でも分かるように、「おたくのPR担当者が間違いを指摘しなかったからこうなったんです」というのは八つ当たりであり、大人の論理では通用しません。特に相手と長く付き合っていく場合は、責任転嫁はしないほうが得です。

釈明は時として必要なこと

では、グループで仕事を進めており、いろいろな人の小さな思い違いがミスにつながったような場合はどうすればいいのでしょうか。

仕事先に対しては言い訳なしで謝罪しなければなりませんが、グループ内で原因探しをする場合には、自分の非を認めると同時に、自分に責任がない点は筋道たてて釈明したほうがいいでしょう。自分の釈明が他人を責めることにつながるからといって、黙っているのはよくありません。

その場合でも、ここからここまでは自分の責任、とはっきり認めてから弁明することが前提です。そうすることが、ミスの再発予防につながるのです。かつては、自己弁明は潔くないとされましたが、今は必要とあらば堂々と釈明するほうがいいでしょう。

見え透いた言い訳はジョークの種?

英語には、The dog ate my homework.という言い方があります。これは、「犬が宿題を食べちゃった」ので、宿題を提出できませんという弁解。子供が言うと可愛いけど、大人が言うとあまりバカバカしいので冗談にしかならない、という意味で見え透いた言い訳を形容する時に使います。

日本にもこれと同じような言い訳があります。通称「そば屋の出前」ですね(これは、そば屋さんが「○○さんから催促の電話が来たよ」と言われて「『今、出ました』って言っとけ」と答えたところからきています)。

納品に間に合わない時、あるいはすでに遅れてしまった時に、「もうすぐですから、待っててください」などと言って、相手に「そば屋の出前じゃないんだから」と切り返されたことはありませんか? 見え透いた言い訳より、「申し訳ありませんが、どうしても今日中には納品できそうもありません。明日朝一でお届けします」と、はっきり言ったほうが相手も見通しがたてやすいはずです。

その他の仕事に役立つコミュニケーション能力
PROFILE
朽木ゆり子(くちきゆりこ)

東京生まれ。国際基督教大学卒、同大学院修士課程修了後、ニューヨークのコロンビア大学大学院で学ぶ。帰国後、フリーランスのライター・編集者を経て雑誌エスクァイアの副編集長に。94年、家族と共にニューヨークに移住。著作にはアート関係のノンフィクション『盗まれたフェルメール』(新潮社)『パルテノン・スキャンダル』(新潮社)など。そのほか『はたらく女性のための英会話レスキューブック』(集英社)では、仕事を助ける英語コミュニケーションを解説した。

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